Så här skapar du ett datainmatningsformulär i Excel (steg-för-steg-guide)

Titta på videon om hur du använder datainmatningsformulär i Excel

Nedan följer en detaljerad skriftlig handledning om Excel-datainmatningsformulär om du föredrar att läsa framför att titta på en video.

Excel har många användbara funktioner när det gäller datainmatning.

Och en sådan funktion är datainmatningsformuläret.

I denna handledning kommer jag att visa dig vad som är datainmatningsformulär och hur du skapar och använd dem i Excel.

Varför behöver du veta om datainmatningsformulär?

Du kanske inte gör det!

Men om datainmatning är en del av ditt dagliga arbete, rekommenderar jag att du kolla in den här funktionen och se hur den kan hjälpa dig att spara tid (och göra dig mer effektiv).

Det finns två vanliga problem som jag har mött (och sett människor möter) när det gäller datainmatning i Excel:

1. Det är dags- förbrukande. Du måste ange data i en cell och sedan gå till nästa cell och ange data för den. Ibland måste du rulla upp och se vilken kolumn det är och vilka data som måste anges. Eller bläddra till höger och kom sedan tillbaka till början om det finns många kolumner.
2. Det är felbenäget. Om du har en enorm datamängd som behöver 40 poster, finns det en möjlighet att du kan komma att skriva in något som inte var avsett för den cellen.

Ett formulär för datainmatning kan hjälpa till genom att göra bearbeta snabbare och mindre felbenägen.

Innan jag visar hur du skapar ett datainmatningsformulär i Excel, låt mig snabbt visa dig vad det gör.

Nedan är en datamängd som vanligtvis upprätthålls av anställningsteamet i en organisation.

Varje gång en användare måste lägga till en ny post, / hon måste välja cellen i nästa tomma rad och sedan gå cell för cell för att göra posten för varje kolumn.

Även om detta är ett helt bra sätt att göra det, skulle ett effektivare sätt vara att använda ett datainmatningsformulär i Excel.

Nedan finns ett datainmatningsformulär som du kan använda för att göra poster till denna datamängd.

De markerade fälten är där du skulle ange data. När du är klar trycker du på Enter-tangenten för att göra data till en del av tabellen och gå vidare till nästa post.

Nedan följer en demo av hur den fungerar:

Som du kan se är det enklare än vanlig datainmatning eftersom det har allt i en enda dialogruta.

Datainmatningsformulär i Excel

Att använda ett datainmatningsformulär i Excel behöver lite förarbete.

Du skulle märka att det inte finns något alternativ att använda ett datainmatningsformulär i Excel (inte på någon flik i menyfliksområdet).

För att kunna använda det måste du först lägga till det i verktygsfältet Snabbåtkomst (eller menyfliksområdet).

Lägga till alternativ för datainmatningsformulär till verktygsfältet Snabbåtkomst

Nedan följer stegen för att lägga till alternativet för datainmatningsformulär i verktygsfältet Snabbåtkomst:

1. Högerklicka på någon av de befintliga ikonerna i snabbåtkomstverktygsfältet.
2. Klicka på Anpassa snabbåtkomstverktygsfält.
3. I dialogrutan ”Excel-alternativ” som öppnas väljer du ”Alla kommandon” alternativ från th rullgardinsmeny.
4. Bläddra ner i listan med kommandon och välj ”Form”.
5. Klicka på knappen ”Lägg till”.
6. Klicka på OK.

Ovanstående steg skulle lägg till formulärikonen i verktygsfältet för snabbåtkomst (som visas nedan).

När du väl har det i QAT kan du klicka på vilken cell som helst i din dataset (där du vill göra posten) och klicka på formulärikonen.

Delar av datainmatningsformuläret

En datainmatning Form i Excel har många olika knappar (som du kan se nedan).

Här är en kort beskrivning av vad varje knapp handlar om:

• Ny: Detta rensar alla befintliga data i formuläret och låter dig skapa en ny post.
• Radera: Detta gör att du kan radera en befintlig spela in. Om jag till exempel trycker på Delete-tangenten i exemplet ovan kommer den att ta bort posten för Mike Banes.
• Återställ: Om du redigerar en befintlig post kan du återställa tidigare data i formuläret (om du inte har klickat på Ny eller tryckt på Enter).
• Sök före: Här hittar du den tidigare posten.
• Sök nästa: Här hittar du nästa post.
• Kriterier: Detta gör att du kan hitta specifika poster. Om jag till exempel letar efter alla poster, där kandidaten var anställd, måste jag klicka på Kriterieknappen, ange ”Anställd” i statusfältet och sedan använda sökknapparna. Exempel på detta beskrivs senare i den här självstudien.
• Stäng: Detta stänger formuläret.
• Bläddringsfält: Du kan använda rullningsfältet för att gå igenom posterna.

Låt oss nu gå igenom alla saker du kan göra med ett datainmatningsformulär i Excel .

Observera att du måste konvertera dina data till en Excel-tabell och välja vilken cell som helst i tabellen för att kunna öppna dialogrutan Datainmatningsformulär.

Om du inte har t valde en cell i Excel-tabellen, kommer den att visa en uppmaning enligt nedan:

Skapa en ny post

Nedan följer stegen för att skapa en ny post med hjälp av datainmatningsformuläret i Excel:

1. Välj vilken cell som helst i Excel-tabellen.
2. Klicka på Formikon i snabbåtkomstverktygsfältet.
3. Ange data i formulärfälten.
4. Tryck på Enter-tangenten (eller klicka på Ny knapp) för att ange posten i tabellen och få ett tomt formulär för nästa post.

Navigera Genom befintliga poster

En av fördelarna med att använda Datainmatningsformulär är att du enkelt kan navigera och redigera posterna utan att någonsin lämna dialogrutan.

Detta kan vara särskilt användbart om du har en dataset med många kolumner. Detta kan spara mycket bläddring och processen att gå fram och tillbaka.

Nedan följer stegen för att navigera och redigera posterna med hjälp av ett datainmatningsformulär:

1. Markera vilken cell som helst i Excel-tabellen.
2. Klicka på formulärikonen i verktygsfältet Snabbåtkomst.
3. Klicka på knappen ”Hitta nästa” för att gå till nästa post och till gå till föregående post, klicka på knappen ”Sök före”.
4. Om du vill redigera en post gör du ändringen och trycker på Enter. Om du vill återgå till den ursprungliga posten (om du inte har tryckt på Enter-tangenten) klickar du på ”Återställ” -knappen.

Du kan också använda rullningsfältet för att navigera genom poster en efter en.

Ovanstående ögonblicksbild visar grundläggande navigering där du går igenom alla poster en efter annat.

Men du kan också snabbt navigera genom alla poster baserat på kriterier.

Till exempel om du vill gå igenom alla poster där statusen är Pågår , du kan göra det med följande steg:

• Välj vilken cell som helst i Excel-tabellen.
• Klicka på formulärikonen i verktygsfältet för snabbåtkomst.
• I dialogrutan Datainmatningsformulär klickar du på knappen Kriterier.
• I fältet Status anger du Pågår. Observera att detta värde inte är skiftlägeskänsligt. Så även om du anger IN-PROGRESS så skulle det fortfarande fungera.
• Använd knapparna Sök före / Hitta nästa för att navigera genom posterna där statusen är Pågår.

Kriterier är en mycket användbar funktion när du har en enorm dataset och du vill snabbt gå igenom de poster som uppfyller en viss uppsättning kriterier.

Observera att du kan använda flera kriteriefält för att navigera genom data.

Om du till exempel vill gå igenom alla posterna ”Pågår” efter 07-08-2018 kan du använda > 07-08-2018 i kriterierna för fältet Datum och Pågår som värdet i statusfältet. Nu när du navigerar med hjälp av Find Prev / Find Next-knapparna, visar den bara poster efter 08-08-2018 där statusen pågår.

Du kan också använda jokertecken i kriterier.

Till exempel, om du har varit inkonsekvent med att mata in data och har använt varianter av ett ord (t.ex. framsteg, pågående och pågående), måste du använda jokertecken för att få dessa poster.

Nedan följer stegen för att göra detta:

1. Välj vilken cell som helst i Excel-tabellen.
2. Klicka på formulärikonen i verktygsfältet Snabbåtkomst.
3. Klicka på knappen Kriterier.
4. I fältet Status anger du * förlopp
5. Använd knapparna Sök före / Hitta nästa för att navigera genom de poster där statusen är pågående.

Detta fungerar som en asterisk (*) är ett jokertecken som kan representera valfritt antal tecken i Excel. Så om statusen innehåller ”framsteg” kommer den att plockas upp av knapparna Hitta före / Hitta nästa oavsett vad som står före den.

Radera en post

Du kan radera från själva datainmatningsformuläret.

Detta kan vara användbart när du vill hitta en viss typ av poster och ta bort dessa.

Nedan följer stegen för att ta bort en post med hjälp av Data Anmälningsformulär:

1. Välj vilken cell som helst i Excel-tabellen.
2. Klicka på formulärikonen i verktygsfältet för snabbåtkomst.
3. Navigera till posten du vill ta bort
4. Klicka på knappen Radera.

Även om du kanske känner att allt ser ut som mycket arbete bara för att komma in och navigera genom poster, det sparar mycket tid om du arbetar med massor av data och måste göra datainmatning ganska ofta.

Begränsa datainmatning baserat på regler

Du kan använda datavalidering i celler för att se till att de angivna uppgifterna överensstämmer med några regler.

Till exempel om du vill se till att datumkolumnen bara accepterar ett datum under datainmatning, du kan skapa en datavalideringsregel för att endast tillåta datum.

Om en användare anger en data som inte är ett datum kommer det att tillåts inte och användaren visas ett fel.

Så här skapar du dessa regler när du gör datainmatning:

1. Markera cellerna (eller till och med hela kolumnen) ) där du vill skapa en datavalideringsregel. I det här exemplet har jag valt kolumn A.
2. Klicka på fliken Data.
3. Klicka på alternativet Datavalidering.
4. I dialogrutan ”Datavalidering”, under fliken ”Inställningar”, välj ”Datum” i rullgardinsmenyn ”Tillåt”.
5. Ange start- och slutdatum. Inmatningar inom detta datumintervall skulle vara giltiga och vila alla nekades.
6. Klicka på OK.

Nu, om du använder datainmatningsformuläret för att mata in data i kolumnen Datum, och om det inte är ett datum, är det inte tillåtet.

Du kommer att se ett meddelande som visas nedan:

På samma sätt kan du använda datavalidering med datainmatningsformulär för att se till att användare inte slutar ange fel data. Några exempel där du kan använda detta är siffror, textlängd, datum etc.

Här är några viktiga saker att veta om Excel-datainmatningsformulär:

1. Du kan använd jokertecken medan du navigerar genom posterna (genom kriterierna).
2. Du måste ha en Excel-tabell för att kunna använda datainmatningsformuläret. Du måste också ha en cell vald i den för att använda formuläret. Det finns dock ett undantag från detta. Om du har ett namngivet intervall med namnet Databas, kommer Excel-formuläret också att referera till det namngivna intervallet, även om du har en Excel-tabell.
3. Fältbredden i datainmatningsformuläret är beroende på kolumnbredden för data. Om din kolumnbredd är för smal återspeglas detsamma i formuläret.
4. Du kan också infoga punktpunkter i datainmatningsformuläret. För att göra detta använder du kortkommandot ALT + 7 eller ALT + 9 från det numeriska tangentbordet. Här är en video om punktpunkter.

Du kanske också gillar följande Excel-självstudier:

• 100+ Excel-intervjufrågor.
• Listrutor i Excel.
• Hitta och ta bort dubbletter i Excel.
• Excel-text till kolumner.