Come creare un modulo di immissione dati in Excel (Guida passo passo)

Guarda il video sullutilizzo dei moduli di immissione dati in Excel

Di seguito è riportato un tutorial scritto dettagliato sul modulo di immissione dati di Excel nel caso in cui preferisci leggere piuttosto che guardare un video.

Excel ne ha molti funzioni utili quando si tratta di immissione dati.

E una di queste funzionalità è il modulo di immissione dati.

In questo tutorial, ti mostrerò cosa sono i moduli di immissione dati e come crearli e usarli in Excel.

Perché è necessario conoscere i moduli di immissione dati?

Forse no!

Ma se limmissione dei dati fa parte del tuo lavoro quotidiano, ti consiglio di controllare questa funzione e vedere come può aiutarti a risparmiare tempo (e renderti più efficiente).

Ci sono due problemi comuni che ho affrontato (e visto che le persone devono affrontare) quando si tratta di immissione di dati in Excel:

1. È ora- consumando. Devi inserire i dati in una cella, quindi andare alla cella successiva e inserire i dati per essa. A volte, è necessario scorrere verso lalto e vedere quale colonna è e quali dati devono essere inseriti. Oppure scorri verso destra e poi torna allinizio nel caso siano presenti molte colonne.
2. È soggetto a errori. Se hai un enorme set di dati che necessita di 40 voci, cè la possibilità che tu possa finire per inserire qualcosa che non era inteso per quella cella.

Un modulo di immissione dati può aiutare facendo il processo più veloce e meno soggetto a errori.

Prima di mostrarti come creare un modulo di immissione dati in Excel, lascia che ti mostri rapidamente cosa fa.

Di seguito è riportato un set di dati che viene in genere gestito dal team di assunzione di unorganizzazione.

Ogni volta che un utente deve aggiungere un nuovo record, / lei dovrà selezionare la cella nella successiva riga vuota e poi andare cella per cella per inserire la voce per ogni colonna.

Anche se questo è un modo perfetto per farlo, un modo più efficiente lo farebbe essere quello di utilizzare un modulo di immissione dati in Excel.

Di seguito è riportato un modulo di immissione dati che puoi utilizzare per inserire voci in questo set di dati.

I campi evidenziati sono dove inseriresti i dati. Una volta terminato, premi il tasto Invio per rendere i dati parte della tabella e passare alla voce successiva.

Di seguito è riportata una demo di come funziona:

Come puoi vedere, questo è più semplice del normale inserimento dei dati poiché ha tutto in ununica finestra di dialogo.

Modulo di immissione dati in Excel

Lutilizzo di un modulo di immissione dati in Excel richiede un po di lavoro preliminare.

Noterai che non esiste alcuna opzione per utilizzare un modulo di immissione dati in Excel (non in nessuna scheda in barra multifunzione).

Per usarlo, sarà necessario prima aggiungerlo alla barra degli strumenti di accesso rapido (o alla barra multifunzione).

Aggiunta dellopzione del modulo di immissione dati alla barra degli strumenti di accesso rapido

Di seguito sono riportati i passaggi per aggiungere lopzione del modulo di immissione dati alla barra degli strumenti di accesso rapido:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle icone esistenti nella barra degli strumenti di accesso rapido.
2. Fai clic su “Personalizza barra degli strumenti di accesso rapido”.
3. Nella finestra di dialogo “Opzioni di Excel” che si apre, seleziona “Tutti i comandi” opzione da th e menu a discesa.
4. Scorri lelenco dei comandi e seleziona “Modulo”.
5. Fare clic sul pulsante “Aggiungi”.
6. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti aggiungi licona Modulo alla barra degli strumenti di accesso rapido (come mostrato di seguito).

Una volta che lo hai in QAT, puoi fare clic su una cella qualsiasi nel set di dati (in cui si desidera inserire la voce) e fare clic sullicona Modulo.

Parti del modulo di immissione dati

Un inserimento dati Il modulo in Excel ha molti pulsanti diversi (come puoi vedere di seguito).

Ecco una breve descrizione dellargomento di ciascun pulsante:

• Nuovo: questo cancellerà tutti i dati esistenti nel modulo e ti permetterà di creare un nuovo record.
• Elimina: questo ti permetterà di eliminare un disco. Ad esempio, se premo il tasto Canc nellesempio precedente, verrà eliminato il record per Mike Banes.
• Ripristina: se stai modificando una voce esistente, puoi ripristinare i dati precedenti nel modulo (se non hai fatto clic su Nuovo o non hai premuto Invio).
• Trova precedente: troverà la voce precedente.
• Trova successivo: troverà la voce successiva.
• Criteri: questo ti permette di trovare record specifici. Ad esempio, se cerco tutti i record in cui il candidato è stato Assunto, devo fare clic sul pulsante Criteri, inserire “Assunto” nel campo Stato e quindi utilizzare i pulsanti Trova. Un esempio di ciò è trattato più avanti in questo tutorial.
• Chiudi: chiude il modulo.
• Barra di scorrimento: puoi utilizzare la barra di scorrimento per scorrere i record.

Ora esaminiamo tutte le cose che puoi fare con un modulo di immissione dati in Excel .

Tieni presente che devi convertire i tuoi dati in una tabella Excel e selezionare qualsiasi cella nella tabella per poter aprire la finestra di dialogo del modulo di immissione dati.

Se non lhai fatto ” t selezionato una cella nella tabella Excel, verrà visualizzato un prompt come mostrato di seguito:

Creazione di una nuova voce

Di seguito sono riportati i passaggi per creare una nuova voce utilizzando il modulo di immissione dati in Excel:

1. Selezionare una cella qualsiasi nella tabella Excel.
2. Fare clic sul Icona del modulo nella barra di accesso rapido.
3. Inserisci i dati nei campi del modulo.
4. Premi il tasto Invio (o fai clic sul Nuovo pulsante) per inserire il record nella tabella e ottenere un modulo vuoto per il record successivo.

Navigazione Attraverso i record esistenti

Uno dei vantaggi dellutilizzo di Il modulo di immissione dati consente di navigare e modificare facilmente i record senza mai lasciare la finestra di dialogo.

Ciò può essere particolarmente utile se si dispone di un set di dati con molte colonne. Questo può farti risparmiare molto scorrimento e il processo di andare avanti e indietro.

Di seguito sono riportati i passaggi per navigare e modificare i record utilizzando un modulo di immissione dati:

1. Seleziona una cella qualsiasi nella tabella Excel.
2. Fai clic sullicona Modulo nella barra di accesso rapido.
3. Per passare alla voce successiva, fai clic sul pulsante “Trova successivo” e vai alla voce precedente, fai clic sul pulsante “Trova precedente”.
4. Per modificare una voce, apporta semplicemente la modifica e premi invio. Nel caso in cui desideri ripristinare la voce originale (se non hai premuto il tasto Invio), fai clic sul pulsante “Ripristina”.

Puoi anche utilizzare la barra di scorrimento per navigare voci una per una.

Listantanea sopra mostra la navigazione di base in cui stai passando attraverso tutti i record uno dopo altro.

Ma puoi anche navigare rapidamente tra tutti i record in base a criteri.

Ad esempio, se desideri esaminare tutte le voci in cui lo stato è “In corso “, puoi farlo utilizzando i passaggi seguenti:

• Seleziona qualsiasi cella nella tabella di Excel.
• Fai clic sullicona Modulo nella barra di accesso rapido.
• Nella finestra di dialogo Modulo di immissione dati, fai clic sul pulsante Criteri.
• Nel campo Stato, inserisci “In corso”. Notare che questo valore non fa distinzione tra maiuscole e minuscole. Quindi, anche se inserisci IN-CORSO, funzionerà comunque.
• Utilizza i pulsanti Trova precedente / Trova successivo per navigare tra le voci in cui si trova lo stato In corso.

I criteri sono una funzione molto utile quando si dispone di un enorme set di dati e si desidera esaminare rapidamente quei record che soddisfano un determinato insieme di criteri.

Tieni presente che puoi utilizzare più campi di criteri per navigare tra i dati.

Ad esempio, se desideri esaminare tutti i record “In corso” dopo il 07-08-2018, puoi utilizzare “> 07-08-2018” nei criteri per il campo “Data” e “In corso” come valore nel campo dello stato. Ora, quando navighi utilizzando i pulsanti Trova precedente / Trova successivo, verranno visualizzati solo i record dopo l8 luglio 2018 in cui lo stato è In corso.

Puoi anche utilizzare caratteri jolly nei criteri.

Ad esempio, se sei stato incoerente nellinserimento dei dati e hai utilizzato varianti di una parola (come In corso, in avanzamento, in corso e in corso), quindi è necessario utilizzare caratteri jolly per ottenere questi record.

Di seguito sono riportati i passaggi per eseguire questa operazione:

1. Selezionare una cella in la tabella di Excel.
2. Fare clic sullicona Modulo nella barra di accesso rapido.
3. Fare clic sul pulsante Criteri.
4. Nel campo Stato, immettere * progresso
5. Utilizza i pulsanti Trova precedente / Trova successivo per spostarti tra le voci in cui lo stato è In corso.

Funziona come un asterisco (*) è un carattere jolly che può rappresentare un numero qualsiasi di caratteri in Excel. Quindi, se lo stato contiene “avanzamento”, verrà rilevato dai pulsanti Trova precedente / Trova successivo, indipendentemente da cosa si trova prima).

Eliminazione di un record

Puoi eliminare record dal modulo di immissione dati stesso.

Ciò può essere utile quando si desidera trovare un tipo specifico di record ed eliminarli.

Di seguito sono riportati i passaggi per eliminare un record utilizzando Dati Modulo di immissione:

1. Seleziona una cella qualsiasi nella tabella di Excel.
2. Fai clic sullicona Modulo nella barra di accesso rapido.
3. Vai al record che desideri eliminare
4. Fai clic sul pulsante Elimina.

Anche se potresti sentire che tutto questo sembra molto di lavoro solo per inserire e navigare tra i record, consente di risparmiare molto tempo se si lavora con molti dati e si deve inserire i dati abbastanza spesso.

Limitazione dellinserimento di dati in base a regole

Puoi utilizzare la convalida dei dati nelle celle per assicurarti che i dati inseriti siano conformi ad alcune regole.

Ad esempio, se vuoi assicurarti che la colonna della data accetti solo una data durante limmissione dei dati, puoi creare una regola di convalida dei dati per consentire solo le date.

Se un utente inserisce un dato che non è una data, lo farà non essere consentito e allutente verrà visualizzato un errore.

Ecco come creare queste regole durante limmissione dei dati:

1. Seleziona le celle (o anche lintera colonna ) in cui desideri creare una regola di convalida dei dati. In questo esempio, ho selezionato la colonna A.
2. Fai clic sulla scheda Dati.
3. Fai clic sullopzione Convalida dati.
4. Nella finestra di dialogo “Convalida dati”, nella scheda “Impostazioni”, seleziona “Data” dal menu a discesa “Consenti”.
5. Specifica la data di inizio e di fine. Le voci allinterno di questo intervallo di date sarebbero valide e tutto il resto verrebbe negato.
6. Fai clic su OK.

Ora, se utilizzi il modulo di immissione dati per inserire i dati nella colonna Data e se non è una data, non sarà consentita.

Vedrai un messaggio come mostrato di seguito:

Allo stesso modo, puoi utilizzare la convalida dei dati con i moduli di immissione dati per assicurarti che gli utenti non finiscano per inserire dati sbagliati. Alcuni esempi in cui puoi usare questo sono numeri, lunghezza del testo, date, ecc.

Ecco alcune cose importanti da sapere sul modulo di immissione dati di Excel:

1. Puoi utilizzare caratteri jolly durante la navigazione tra i record (tramite lopzione criteri).
2. È necessario disporre di una tabella Excel per poter utilizzare il modulo di immissione dati. Inoltre, è necessario avere una cella selezionata al suo interno per utilizzare il modulo. Cè però uneccezione a questo. Se si dispone di un intervallo denominato con il nome “Database”, anche il modulo Excel farà riferimento a questo intervallo denominato, anche se si dispone di una tabella Excel.
3. La larghezza del campo nel modulo di immissione dati dipende sulla larghezza della colonna dei dati. Se la larghezza della colonna è troppo stretta, lo stesso si rifletterà nel modulo.
4. Puoi anche inserire punti elenco nel modulo di immissione dati. Per fare ciò, usa la scorciatoia da tastiera ALT + 7 o ALT + 9 dal tastierino numerico. Ecco un video sui punti elenco.

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