Jak utworzyć formularz wprowadzania danych w programie Excel (przewodnik krok po kroku)

Obejrzyj wideo dotyczące korzystania z formularzy wprowadzania danych w programie Excel

Poniżej znajduje się szczegółowy pisemny samouczek dotyczący formularza wprowadzania danych w programie Excel na wypadek, gdybyś wolał czytać niż oglądać wideo.

Excel ma wiele przydatne funkcje, jeśli chodzi o wprowadzanie danych.

Jedną z takich funkcji jest formularz wprowadzania danych.

W tym samouczku pokażę, czym są formularze wprowadzania danych i jak tworzyć i używaj ich w programie Excel.

Dlaczego musisz wiedzieć o formularzach wprowadzania danych?

Może nie!

Ale jeśli wprowadzanie danych jest częścią Twojej codziennej pracy, radzę sprawdzić tę funkcję i zobaczyć, jak może pomóc Ci zaoszczędzić czas (i sprawi, że będziesz bardziej efektywny).

Są dwa typowe problemy, z którymi się mierzyłem (i widziałem ludzi) podczas wprowadzania danych w Excelu:

1. Już czas- trawiący. Musisz wprowadzić dane w jednej komórce, a następnie przejść do następnej komórki i wprowadzić do niej dane. Czasami trzeba przewinąć w górę i zobaczyć, która to kolumna i jakie dane należy wprowadzić. Lub przewiń w prawo, a następnie wróć na początek, jeśli jest wiele kolumn.
2. Jest podatny na błędy. Jeśli masz ogromny zestaw danych, który wymaga 40 wpisów, istnieje możliwość, że w końcu wprowadzisz coś, co nie było przeznaczone dla tej komórki.

Formularz wprowadzania danych może pomóc, tworząc przetwarzać szybciej i mniej podatne na błędy.

Zanim pokażę, jak utworzyć formularz wprowadzania danych w programie Excel, pozwól, że szybko pokażę, co robi.

Poniżej znajduje się zestaw danych którym zwykle zajmuje się zespół zatrudniający w organizacji.

Za każdym razem, gdy użytkownik musi dodać nowy rekord, / będzie musiała wybrać komórkę w następnym pustym wierszu, a następnie przejść komórka po komórce, aby utworzyć wpis dla każdej kolumny.

Chociaż jest to doskonały sposób na zrobienie tego, skuteczniejszy be korzystać z formularza wprowadzania danych w programie Excel.

Poniżej znajduje się formularz wprowadzania danych, którego można używać do wprowadzania danych do tego zestawu danych.

Podświetlone pola to miejsca, w których należy wprowadzić dane. Po zakończeniu naciśnij klawisz Enter, aby uczynić dane częścią tabeli i przejść do następnego wpisu.

Poniżej znajduje się demonstracja, jak to działa:

Jak widać, jest to łatwiejsze niż zwykłe wprowadzanie danych, ponieważ zawiera wszystko w jednym oknie dialogowym.

Formularz wprowadzania danych w programie Excel

Korzystanie z formularza wprowadzania danych w programie Excel wymaga trochę pracy wstępnej.

Można zauważyć, że nie ma opcji użycia formularza wprowadzania danych w programie Excel (nie na żadnej karcie w wstążki).

Aby z niego skorzystać, musisz najpierw dodać go do paska narzędzi szybkiego dostępu (lub wstążki).

Dodawanie opcji formularza wprowadzania danych do paska narzędzi szybkiego dostępu

Poniżej przedstawiono kroki, aby dodać opcję formularza wprowadzania danych do paska narzędzi szybkiego dostępu:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną z istniejących ikon na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
2. Kliknij „Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu”.
3. W otwartym oknie dialogowym „Opcje programu Excel” wybierz „Wszystkie polecenia” opcja od th e menu rozwijane.
4. Przewiń listę poleceń i wybierz „Formularz”.
5. Kliknij przycisk „Dodaj”.
6. Kliknij OK.

Powyższe kroki dodaj ikonę Formularz do paska narzędzi szybkiego dostępu (jak pokazano poniżej).

Gdy już umieścisz ją w QAT, możesz kliknij dowolną komórkę w swoim zbiorze danych (w której chcesz dokonać wpisu) i kliknij ikonę formularza.

Części formularza wprowadzania danych

Wprowadzanie danych Formularz w programie Excel ma wiele różnych przycisków (jak widać poniżej).

Oto krótki opis tego, czego dotyczy każdy przycisk:

• Nowy: Spowoduje to wyczyszczenie wszelkich istniejących danych w formularzu i umożliwi utworzenie nowego rekordu.
• Usuń: pozwoli to na usunięcie istniejącego rekord. Na przykład, jeśli naciśnę klawisz Delete w powyższym przykładzie, usunie to rekord Mikea Banesa.
• Przywróć: Jeśli edytujesz istniejący wpis, możesz przywrócić poprzednie dane w formularzu (jeśli nie kliknąłeś Nowy ani nie naciśnąłeś Enter).
• Znajdź poprzedni: znajdzie poprzedni wpis.
• Znajdź następny: znajdzie następny wpis.
• Kryteria: umożliwia znalezienie określonych rekordów. Na przykład, jeśli szukam wszystkich rekordów, w których kandydat był zatrudniony, muszę kliknąć przycisk Kryteria, wpisać „Zatrudniony” w polu Status, a następnie użyć przycisków wyszukiwania. Przykład tego zostanie omówiony w dalszej części tego samouczka.
• Zamknij: spowoduje zamknięcie formularza.
• Pasek przewijania: możesz użyć paska przewijania, aby przeglądać rekordy.

Teraz przejdźmy przez wszystkie rzeczy, które możesz zrobić za pomocą formularza wprowadzania danych w programie Excel .

Pamiętaj, że musisz przekonwertować dane do tabeli programu Excel i wybrać dowolną komórkę w tabeli, aby móc otworzyć okno dialogowe formularza wprowadzania danych.

Jeśli nie Jeśli wybrałeś komórkę w tabeli programu Excel, pojawi się monit, jak pokazano poniżej:

Tworzenie nowego wpisu

Poniżej przedstawiono kroki tworzenia nowego wpisu za pomocą formularza wprowadzania danych w programie Excel:

1. Wybierz dowolną komórkę w tabeli programu Excel.
2. Kliknij przycisk Ikona formularza na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
3. Wprowadź dane w polach formularza.
4. Naciśnij klawisz Enter (lub kliknij Nowy przycisk), aby wprowadzić rekord do tabeli i otrzymać pusty formularz dla następnego rekordu.

Nawigacja Poprzez istniejące rekordy

Jedna z zalet używania Formularz wprowadzania danych umożliwia łatwe nawigowanie i edytowanie rekordów bez opuszczania okna dialogowego.

Może to być szczególnie przydatne, jeśli masz zestaw danych z wieloma kolumnami. Może to zaoszczędzić wiele czasu na przewijaniu i przechodzeniu w tę iz powrotem.

Poniżej znajdują się kroki, aby nawigować i edytować rekordy za pomocą formularza wprowadzania danych:

1. Wybierz dowolną komórkę w tabeli programu Excel.
2. Kliknij ikonę Formularz na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
3. Aby przejść do następnego wpisu, kliknij przycisk „Znajdź następny” i przejdź do poprzedniego wpisu, kliknij przycisk „Znajdź poprzednie”.
4. Aby edytować wpis, po prostu wprowadź zmianę i naciśnij Enter. W przypadku, gdy chcesz powrócić do pierwotnego wpisu (jeśli nie naciśniesz klawisza Enter), kliknij przycisk „Przywróć”.

Możesz także użyć paska przewijania do nawigacji wpisy jeden po drugim.

Powyższa migawka przedstawia podstawową nawigację, w której przeglądasz wszystkie rekordy jeden po inne.

Ale możesz też szybko przejrzeć wszystkie rekordy na podstawie kryteriów.

Na przykład, jeśli chcesz przejrzeć wszystkie wpisy, których stan to „W toku , możesz to zrobić, wykonując poniższe czynności:

• Zaznacz dowolną komórkę w tabeli programu Excel.
• Kliknij ikonę Formularz na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
• W oknie dialogowym Formularz wprowadzania danych kliknij przycisk Kryteria.
• W polu Stan wpisz „W toku”. Zwróć uwagę, że w tej wartości wielkość liter nie jest rozróżniana. Więc nawet jeśli wpiszesz IN-PROGRESS, nadal będzie działać.
• Użyj przycisków Znajdź poprzedni / Znajdź następny, aby poruszać się po wpisach, których W toku.

Kryteria to bardzo przydatna funkcja, gdy masz ogromny zbiór danych i chcesz szybko przejrzeć te rekordy, które spełniają zadany zestaw kryteriów.

Pamiętaj, że możesz korzystać z wielu pól kryteriów, aby poruszać się po danych.

Na przykład, jeśli chcesz przejrzeć wszystkie rekordy „W toku” po 07-08-2018, możesz użyć „> 07-08-2018” w kryteriach pola „Data” i „W toku” jako wartość w polu stanu. Teraz, gdy nawigujesz za pomocą przycisków Znajdź poprzedni / Znajdź następny, pokaże się tylko rekordy po 07-08-2018, gdy stan to W toku.

Możesz także użyć symboli wieloznacznych w kryteriach.

Na przykład, jeśli nie konsekwentnie wprowadzałeś dane i użyłeś odmian słowa (na przykład W toku, w postęp, w toku i w trakcie), musisz użyć symboli wieloznacznych, aby uzyskać te rekordy.

Poniżej przedstawiono kroki, aby to zrobić:

1. Wybierz dowolną komórkę w tabeli programu Excel.
2. Kliknij ikonę Formularz na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
3. Kliknij przycisk Kryteria.
4. W polu Stan wpisz * postęp
5. Użyj przycisków Znajdź poprzedni / Znajdź następny, aby poruszać się po pozycjach o statusie W toku.

To działa jak gwiazdka (*) to symbol wieloznaczny, który może reprezentować dowolną liczbę znaków w programie Excel. Więc jeśli stan zawiera „postęp”, zostanie on odebrany przez przyciski Znajdź poprzedni / Znajdź następny, bez względu na to, co było przed nim).

Usuwanie rekordu

Możesz usunąć rekordy z samego formularza wprowadzania danych.

Może to być przydatne, gdy chcesz znaleźć określony typ rekordów i je usunąć.

Poniżej znajdują się kroki, aby usunąć rekord za pomocą danych Formularz wejściowy:

1. Wybierz dowolną komórkę w tabeli programu Excel.
2. Kliknij ikonę Formularz na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
3. Przejdź do rekordu chcesz usunąć
4. Kliknij przycisk Usuń.

Chociaż może Ci się wydawać, że to wszystko wygląda na dużo pracy tylko po to, aby wprowadzać rekordy i nawigować po nich, oszczędza to dużo czasu, jeśli pracujesz z dużą ilością danych i musisz dość często wprowadzać dane.

Ograniczanie wprowadzania danych na podstawie reguł

Możesz użyć sprawdzania poprawności danych w komórkach, aby upewnić się, że wprowadzone dane są zgodne z kilkoma regułami.

Na przykład, jeśli chcesz mieć pewność, że kolumna daty akceptuje tylko datę podczas wprowadzania danych, możesz utworzyć regułę sprawdzania poprawności danych, aby zezwalać tylko na daty.

Jeśli użytkownik wprowadzi dane, które nie są datami, niedozwolone, a użytkownikowi zostanie wyświetlony błąd.

Oto jak utworzyć te reguły podczas wprowadzania danych:

1. Wybierz komórki (lub nawet całą kolumnę ), w którym chcesz utworzyć regułę sprawdzania poprawności danych. W tym przykładzie wybrałem kolumnę A.
2. Kliknij kartę Dane.
3. Kliknij opcję Data Validation.
4. W oknie dialogowym „Sprawdzanie poprawności danych”, na karcie „Ustawienia” wybierz opcję „Data” z listy rozwijanej „Zezwalaj”.
5. Określ datę rozpoczęcia i zakończenia. Wpisy w tym zakresie dat byłyby prawidłowe, a reszta byłaby odrzucona.
6. Kliknij OK.

Teraz, jeśli użyjesz formularza wprowadzania danych do wprowadzenia danych w kolumnie Data, a jeśli nie jest to data, nie będzie to dozwolone.

Zobaczysz komunikat, jak pokazano poniżej:

Podobnie możesz użyć sprawdzania poprawności danych w formularzach wprowadzania danych, aby upewnić się, że użytkownicy nie wprowadzą błędnych danych. Oto kilka przykładów, w których możesz tego użyć, to liczby, długość tekstu, daty itp.

Oto kilka ważnych rzeczy, które należy wiedzieć o formularzu wprowadzania danych w programie Excel:

1. Możesz używaj symboli wieloznacznych podczas poruszania się po rekordach (poprzez opcję kryteriów).
2. Aby móc korzystać z formularza wprowadzania danych, musisz mieć tabelę programu Excel. Aby użyć formularza, musisz również zaznaczyć w nim komórkę. Jest jednak jeden wyjątek od tej reguły. Jeśli masz nazwany zakres o nazwie „Baza danych”, formularz Excel będzie również odnosił się do tego nazwanego zakresu, nawet jeśli masz tabelę programu Excel.
3. Szerokość pola w formularzu wprowadzania danych jest zależna na szerokość kolumny danych. Jeśli szerokość kolumny jest zbyt wąska, to samo zostanie odzwierciedlone w formularzu.
4. Możesz również wstawiać wypunktowania w formularzu wprowadzania danych. Aby to zrobić, użyj skrótu klawiaturowego ALT + 7 lub ALT + 9 na klawiaturze numerycznej. Oto film o punktach.

Mogą Ci się spodobać również następujące samouczki dotyczące programu Excel:

• Ponad 100 pytań do wywiadów dotyczących programu Excel.
• Listy rozwijane w programie Excel.
• Znajdź i usuń duplikaty w programie Excel.
• Excel Tekst do kolumn.