Een gegevensinvoerformulier maken in Excel (stapsgewijze handleiding)

Bekijk de video over het gebruik van gegevensinvoerformulieren in Excel

Hieronder vindt u een gedetailleerde schriftelijke tutorial over het Excel-gegevensinvoerformulier voor het geval u liever leest dan een video te bekijken.

Excel heeft er veel handige functies als het gaat om gegevensinvoer.

En een dergelijke functie is het gegevensinvoerformulier.

In deze zelfstudie laat ik u zien wat gegevensinvoerformulieren zijn en hoe u en gebruik ze in Excel.

Waarom moet je weten over formulieren voor gegevensinvoer?

Misschien niet!

Maar als gegevensinvoer deel uitmaakt van uw dagelijkse werk, raad ik u aan deze functie te bekijken en te kijken hoe u hiermee tijd kunt besparen (en u efficiënter maken).

Er zijn twee veelvoorkomende problemen waarmee ik te maken heb (en gezien heb met mensen) als het gaat om gegevensinvoer in Excel:

1. Het is tijd- consumeren. U moet de gegevens in één cel invoeren en vervolgens naar de volgende cel gaan en de gegevens ervoor invoeren. Soms moet u omhoog scrollen om te zien welke kolom het is en welke gegevens moeten worden ingevoerd. Of scrol naar rechts en ga dan terug naar het begin voor het geval er veel kolommen zijn.
2. Het is foutgevoelig. Als je een enorme gegevensset hebt die 40 invoeren nodig heeft, is het mogelijk dat je uiteindelijk iets invoert dat niet bedoeld was voor die cel.

Een gegevensinvoerformulier kan helpen door de sneller en minder foutgevoelig.

Voordat ik u laat zien hoe u een gegevensinvoerformulier in Excel maakt, wil ik u snel laten zien wat het doet.

Hieronder vindt u een gegevensset die doorgaans wordt onderhouden door het aanwervende team in een organisatie.

Elke keer dat een gebruiker een nieuw record moet toevoegen, / zij zal de cel in de volgende lege rij moeten selecteren en vervolgens cel voor cel moeten gaan om de invoer voor elke kolom te maken.

Hoewel dit een prima manier is om het te doen, zou een efficiëntere manier zijn om een gegevensinvoerformulier in Excel te gebruiken.

Hieronder vindt u een gegevensinvoerformulier dat u kunt gebruiken om gegevens in deze gegevensset in te voeren.

De gemarkeerde velden zijn waar u de gegevens zou invoeren. Als u klaar bent, drukt u op Enter om de gegevens een onderdeel van de tabel te maken en door te gaan naar de volgende invoer.

Hieronder ziet u een demo van hoe het werkt:

Zoals u kunt zien, is dit eenvoudiger dan gewone gegevensinvoer, omdat alles in één dialoogvenster staat.

Gegevensinvoerformulier in Excel

Voor het gebruik van een gegevensinvoerformulier in Excel is wat voorwerk nodig.

Het zou u opvallen dat er geen optie is om een gegevensinvoerformulier in Excel te gebruiken (niet op een tabblad in het lint).

Om het te gebruiken, moet u het eerst toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang (of het lint).

Optie voor gegevensinvoerformulier toevoegen aan werkbalk Snelle toegang

Hieronder staan de stappen om de optie voor het invoeren van gegevens toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang:

1. Klik met de rechtermuisknop op een van de bestaande pictogrammen in de werkbalk Snelle toegang.
2. Klik op Werkbalk voor snelle toegang aanpassen.
3. Selecteer in het dialoogvenster Excel-opties dat wordt geopend de optie Alle opdrachten optie van th e drop-down.
4. Scroll door de lijst met commandos en selecteer Form.
5. Klik op de knop Toevoegen.
6. Klik op OK.

De bovenstaande stappen zouden voeg het formulierpictogram toe aan de werkbalk Snelle toegang (zoals hieronder weergegeven).

Zodra u het in QAT heeft, kunt u klik op een cel in uw dataset (waarin u de gegevens wilt invoeren) en klik op het pictogram Formulier.

Delen van het gegevensinvoerformulier

Een gegevensinvoer Formulier in Excel heeft veel verschillende knoppen (zoals u hieronder kunt zien).

Hier is een korte beschrijving van waar elke knop over gaat:

• Nieuw: hiermee worden alle bestaande gegevens in het formulier gewist en kunt u een nieuw record maken.
• Verwijderen: hiermee kunt u een bestaande Vermelding. Als ik in het bovenstaande voorbeeld bijvoorbeeld op de Delete-toets druk, wordt het record voor Mike Banes verwijderd.
• Herstellen: als je een bestaand item bewerkt, kun je de vorige gegevens in het formulier herstellen (als je niet op Nieuw hebt geklikt of op Enter hebt gedrukt).
• Vorige vinden: hiermee wordt het vorige item gevonden.
• Volgende zoeken: hiermee wordt het volgende item gevonden.
• Criteria: hiermee kunt u specifieke records zoeken. Als ik bijvoorbeeld op zoek ben naar alle records waarin de kandidaat is aangenomen, moet ik op de knop Criteria klikken, ‘Ingehuurd’ invoeren in het veld Status en vervolgens de zoekknoppen gebruiken. Een voorbeeld hiervan wordt later in deze tutorial behandeld.
• Sluiten: hiermee wordt het formulier gesloten.
• Schuifbalk: u kunt de schuifbalk gebruiken om door de records te bladeren.

Laten we nu eens kijken wat u allemaal kunt doen met een gegevensinvoerformulier in Excel .

Merk op dat u uw gegevens moet converteren naar een Excel-tabel en een cel in de tabel moet selecteren om het dialoogvenster Gegevensinvoerformulier te kunnen openen.

Als u dat niet hebt gedaan Als u een cel in de Excel-tabel heeft geselecteerd, wordt een prompt weergegeven zoals hieronder weergegeven:

Een nieuw item maken

Hieronder staan de stappen om een nieuw item te maken met behulp van het gegevensinvoerformulier in Excel:

1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.
2. Klik op het Formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
3. Voer de gegevens in de formuliervelden in.
4. Druk op Enter (of klik op de Nieuwe knop) om het record in de tabel in te voeren en een leeg formulier voor het volgende record te krijgen.

Navigeren Via bestaande records

Een van de voordelen van gebruik Het gegevensinvoerformulier is dat u gemakkelijk door de records kunt navigeren en deze kunt bewerken zonder het dialoogvenster te verlaten.

Dit kan vooral handig zijn als u een dataset met veel kolommen heeft. Dit kan u veel scrollen en heen en weer gaan besparen.

Hieronder staan de stappen om te navigeren en de records te bewerken met behulp van een gegevensinvoerformulier:

1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.
2. Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
3. Om naar het volgende item te gaan, klikt u op de knop Volgende zoeken en op ga naar het vorige item, klik op de Find Prev-knop.
4. Om een item te bewerken, breng je de wijziging aan en druk je op enter. Als u terug wilt naar de oorspronkelijke invoer (als u niet op enter heeft gedrukt), klikt u op de knop Herstellen.

U kunt ook de schuifbalk gebruiken om door items een voor een.

De bovenstaande momentopname toont de basisnavigatie waarbij u alle records een voor een doorloopt. andere.

Maar je kunt ook snel door alle records navigeren op basis van criteria.

Bijvoorbeeld als je alle items wilt doorlopen waarvan de status In-progress , kunt u dat doen door de onderstaande stappen te volgen:

• Selecteer een cel in de Excel-tabel.
• Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
• Klik in het dialoogvenster Gegevensinvoerformulier op de knop Criteria.
• Typ In uitvoering in het veld Status. Merk op dat deze waarde niet hoofdlettergevoelig is. Dus zelfs als u IN-PROGRESS invoert, zou het nog steeds werken.
• Gebruik de Find Prev / Find Next-knoppen om door de items te navigeren waar de status is In uitvoering.

Criteria is een zeer nuttige functie wanneer u een enorme gegevensset heeft en u snel die records wilt doornemen die aan een bepaalde reeks criteria voldoen.

Merk op dat u meerdere criteriavelden kunt gebruiken om door de gegevens te navigeren.

Als u bijvoorbeeld alle In-progress-records na 07-08-2018 wilt doorlopen, kunt u gebruik maken van > 07-08-2018 in de criteria voor Datum veld en In uitvoering als de waarde in het statusveld. Wanneer u nu navigeert met de knoppen Vorige zoeken / Volgende zoeken, worden alleen records weergegeven na 07-08-2018 met de status In behandeling.

U kunt ook jokertekens gebruiken in criteria.

Als u bijvoorbeeld inconsistent bent geweest bij het invoeren van de gegevens en varianten van een woord hebt gebruikt (zoals In uitvoering, in progress, bezig en in uitvoering), dan moet u jokertekens gebruiken om deze records op te halen.

Hieronder volgen de stappen om dit te doen:

1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.
2. Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
3. Klik op de knop Criteria.
4. Typ * progress
5. Gebruik de knoppen Vorige zoeken / Volgende zoeken om door de items te navigeren waarvan de status In behandeling is.

Dit werkt omdat een asterisk (*) een jokerteken is dat een willekeurig aantal tekens in Excel kan vertegenwoordigen. Dus als de status de voortgang bevat, wordt deze opgepikt door de knoppen Vorige zoeken / Volgende zoeken, ongeacht wat ervoor staat).

Een record verwijderen

U kunt verwijderen records uit het Data Entry-formulier zelf.

Dit kan handig zijn als u een specifiek type records wilt vinden en deze wilt verwijderen.

Hieronder staan de stappen om een record te verwijderen met behulp van Data Invoerformulier:

1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.
2. Klik op het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang.
3. Navigeer naar het record die je wilt verwijderen
4. Klik op de knop Verwijderen.

Hoewel je misschien denkt dat dit allemaal veel werk alleen om records in te voeren en door records te navigeren, het bespaart veel tijd als u met veel gegevens werkt en vrij vaak gegevens moet invoeren.

Gegevensinvoer beperken op basis van regels

U kunt gegevensvalidatie in cellen gebruiken om ervoor te zorgen dat de ingevoerde gegevens voldoen aan een aantal regels.

Bijvoorbeeld als u wilt er zeker van zijn dat de datumkolom alleen een datum accepteert tijdens het invoeren van gegevens, kunt u een gegevensvalidatieregel maken om alleen datums toe te staan.

Als een gebruiker gegevens invoert die geen datum zijn, zal het niet toegestaan en de gebruiker krijgt een fout te zien.

Hier is hoe u deze regels maakt bij het invoeren van gegevens:

1. Selecteer de cellen (of zelfs de hele kolom ) waar u een regel voor gegevensvalidatie wilt maken. In dit voorbeeld heb ik kolom A geselecteerd.
2. Klik op het tabblad Gegevens.
3. Klik op de optie Gegevensvalidatie.
4. Selecteer in het dialoogvenster Gegevensvalidatie op het tabblad Instellingen de optie Datum in de vervolgkeuzelijst Toestaan.
5. Specificeer de begin- en einddatum. Invoer binnen dit datumbereik zou geldig zijn en de rest zou worden geweigerd.
6. Klik op OK.

Nu, als u het gegevensinvoerformulier gebruikt om gegevens in de Datum-kolom in te voeren, en als het geen datum is, dan is het niet toegestaan.

U ziet een bericht zoals hieronder weergegeven:

Evenzo kunt u gegevensvalidatie gebruiken met gegevensinvoerformulieren om ervoor te zorgen dat gebruikers niet de verkeerde gegevens invoeren. Enkele voorbeelden waar u dit kunt gebruiken zijn getallen, tekstlengte, datums, enz.

Hier zijn een paar belangrijke dingen die u moet weten over het Excel Data Entry Form:

1. U kunt gebruik jokertekens tijdens het navigeren door de records (via de optie criteria).
2. U moet een Excel-tabel hebben om het gegevensinvoerformulier te kunnen gebruiken. U moet ook een cel hebben geselecteerd om het formulier te gebruiken. Hierop is echter één uitzondering. Als je een benoemd bereik hebt met de naam Database, dan zal het Excel-formulier ook naar dit benoemde bereik verwijzen, zelfs als je een Excel-tabel hebt.
3. De veldbreedte in het gegevensinvoerformulier is afhankelijk op de kolombreedte van de gegevens. Als uw kolombreedte te smal is, wordt hetzelfde weerspiegeld in het formulier.
4. U kunt ook opsommingstekens invoegen in het gegevensinvoerformulier. Gebruik hiervoor de sneltoets ALT + 7 of ALT + 9 van uw numerieke toetsenbord. Hier is een video over opsommingstekens.

Misschien vind je de volgende Excel-tutorials ook leuk:

• 100+ Excel-interviewvragen.
• Vervolgkeuzelijsten in Excel.
• Zoek en verwijder duplicaten in Excel.
• Excel-tekst naar kolommen.