Hvordan lage et dataregistreringsskjema i Excel (trinnvis veiledning)

Se videoen om bruk av skjemaer for datainnføring i Excel

Nedenfor er en detaljert skriftlig veiledning om Excel Data Entry-skjema i tilfelle du foretrekker å lese fremfor å se på en video.

Excel har mange nyttige funksjoner når det gjelder dataregistrering.

Og en slik funksjon er datainnføringsskjemaet.

I denne opplæringen vil jeg vise deg hva som er datainnføringsskjemaer og hvordan du lager og bruk dem i Excel.

Hvorfor trenger du å vite om datainnføringsskjemaer?

Kanskje du ikke gjør det!

Men hvis datainnføring er en del av det daglige arbeidet ditt, anbefaler jeg at du sjekker ut denne funksjonen og ser hvordan den kan hjelpe deg med å spare tid (og gjøre deg mer effektiv).

Det er to vanlige problemer som jeg har møtt (og sett folk står overfor) når det gjelder datainnføring i Excel:

1. Det er på tide- forbruker. Du må angi dataene i en celle, og deretter gå til neste celle og angi dataene for den. Noen ganger må du bla opp og se hvilken kolonne det er og hvilke data som må legges inn. Eller bla til høyre og kom tilbake til begynnelsen i tilfelle det er mange kolonner.
2. Det er feilutsatt. Hvis du har et stort datasett som trenger 40 oppføringer, er det en mulighet for at du kan ende opp med å skrive inn noe som ikke var ment for den cellen.

Et skjema for datainnføring kan hjelpe ved å lage behandle raskere og mindre feilutsatt.

Før jeg viser deg hvordan du lager et dataregistreringsskjema i Excel, la meg raskt vise deg hva det gjør.

Nedenfor er et datasett som vanligvis vedlikeholdes av ansettelsesteamet i en organisasjon.

Hver gang en bruker må legge til en ny post, må han / hun må velge cellen i neste tomme rad og deretter gå celle for celle for å gjøre oppføringen for hver kolonne.

Selv om dette er en helt fin måte å gjøre det på, vil en mer effektiv måte være å bruke et dataregistreringsskjema i Excel.

Nedenfor er et skjema for dataregistrering som du kan bruke til å gjøre oppføringer til dette datasettet.

De uthevede feltene er der du vil legge inn dataene. Når du er ferdig, trykker du på Enter-tasten for å gjøre dataene til en del av tabellen og gå videre til neste oppføring.

Nedenfor er en demo av hvordan de fungerer:

Som du kan se, er dette enklere enn vanlig dataregistrering, siden det har alt i en dialogboks.

Datainnføringsskjema i Excel

Bruk av et dataregistreringsskjema i Excel trenger litt forarbeid.

Du vil merke at det ikke er noe alternativ å bruke et dataregistreringsskjema i Excel (ikke i noen fane i båndet).

For å bruke det, må du først legge det til verktøylinjen for hurtig tilgang (eller båndet).

Legge til alternativ for datainntastingsskjema til verktøylinjen for hurtig tilgang

Nedenfor finner du trinnene for å legge til alternativet for datainntastingsskjema i hurtigtilgangsverktøylinjen:

1. Høyreklikk på et av de eksisterende ikonene i hurtigtilgangsverktøylinjen.
2. Klikk på Tilpass verktøylinje for hurtig tilgang.
3. I dialogboksen Excel-alternativer som åpnes, velger du Alle kommandoer alternativ fra th rullegardinmeny.
4. Rull nedover listen over kommandoer og velg Form.
5. Klikk på Legg til -knappen.
6. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil legg til skjemaikonet i verktøylinjen for hurtig tilgang (som vist nedenfor).

Når du har det i QAT, kan du klikk på en hvilken som helst celle i datasettet ditt (der du vil oppføre oppføringen) og klikk på skjemaikonet.

Deler av dataregistreringsskjemaet

En dataregistrering Skjema i Excel har mange forskjellige knapper (som du kan se nedenfor).

Her er en kort beskrivelse av hva hver knapp handler om:

• Ny: Dette sletter eksisterende data i skjemaet og lar deg opprette en ny post.
• Slett: Dette lar deg slette en eksisterende ta opp. Hvis jeg for eksempel trykker på Delete-tasten i eksemplet ovenfor, vil den slette posten for Mike Banes.
• Gjenopprett: Hvis du redigerer en eksisterende oppføring, kan du gjenopprette de forrige dataene i skjemaet. (hvis du ikke har klikket Ny eller trykk Enter).
• Finn forrige: Dette vil finne forrige oppføring.
• Finn neste: Dette vil finne neste oppføring.
• Kriterier: Dette lar deg finne bestemte poster. For eksempel, hvis jeg leter etter alle postene der kandidaten ble ansatt, må jeg klikke på kriterieknappen, skrive inn Innleid i Status-feltet og deretter bruke søkeknappene. Eksempel på dette blir dekket senere i denne opplæringen.
• Lukk: Dette lukker skjemaet.
• Rullefelt: Du kan bruke rullefeltet til å gå gjennom postene.

La oss nå gå gjennom alle ting du kan gjøre med et dataregistreringsskjema i Excel .

Merk at du trenger å konvertere dataene dine til en Excel-tabell og velge en hvilken som helst celle i tabellen for å kunne åpne dialogboksen Dataregistreringsskjema.

Hvis du ikke har t valgte en celle i Excel-tabellen, vil den vise en melding som vist nedenfor:

Opprette en ny oppføring

Nedenfor er trinnene for å opprette en ny oppføring ved hjelp av dataregistreringsskjemaet i Excel:

1. Velg hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
2. Klikk på Skjemaikon på verktøylinjen for hurtig tilgang.
3. Skriv inn dataene i skjemafeltene.
4. Trykk på Enter-tasten (eller klikk på Ny knapp) for å legge inn posten i tabellen og få et tomt skjema for neste post.

Navigering Gjennom eksisterende poster

En av fordelene ved å bruke Dataregistreringsskjema er at du enkelt kan navigere og redigere postene uten å forlate dialogboksen.

Dette kan være spesielt nyttig hvis du har et datasett med mange kolonner. Dette kan spare deg for mye rulling og prosessen med å gå frem og tilbake.

Nedenfor er trinnene for å navigere og redigere postene ved hjelp av et dataregistreringsskjema:

1. Velg hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
2. Klikk på skjemaikonet i verktøylinjen for hurtig tilgang.
3. For å gå til neste oppføring, klikk på Finn neste -knappen og for å gå til forrige oppføring, klikk «Finn forrige» -knappen.
4. For å redigere en oppføring, gjør du bare endringen og trykk enter. Hvis du vil gå tilbake til den opprinnelige oppføringen (hvis du ikke har trykket på enter-tasten), klikker du på Gjenopprett -knappen.

Du kan også bruke rullefeltet til å navigere gjennom oppføringer en etter en.

Øyeblikksbildet ovenfor viser grunnleggende navigering der du går gjennom alle postene en etter annet.

Men du kan også raskt navigere gjennom alle postene basert på kriterier.

Hvis du for eksempel vil gå gjennom alle oppføringene der statusen er Pågår , kan du gjøre det ved å følge trinnene nedenfor:

• Velg hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
• Klikk på skjemaikonet i verktøylinjen for hurtig tilgang.
• I dialogboksen Dataregistreringsskjema klikker du på kriterieknappen.
• I statusfeltet skriver du inn Pågår. Merk at denne verdien ikke er mellom store og små bokstaver. Så selv om du skriver IN-PROGRESS, vil det fortsatt fungere.
• Bruk knappene Finn forrige / Finn neste for å navigere gjennom oppføringene der statusen er Pågår.

Kriterier er en veldig nyttig funksjon når du har et stort datasett, og du vil raskt gå gjennom de postene som oppfyller et gitt sett med kriterier.

Merk at du kan bruke flere kriteriefelt for å navigere gjennom dataene.

Hvis du for eksempel vil gå gjennom alle Pågående poster etter 07-08-2018, kan du bruke > 07-08-2018 i kriteriene for Dato -feltet og Pågår som verdien i statusfeltet. Nå når du navigerer ved hjelp av Finn forrige / Finn neste knappene, vil den bare vise poster etter 07-08-2018 der statusen er i gang.

Du kan også bruke jokertegn i kriterier.

Hvis du for eksempel har vært inkonsekvent med å legge inn dataene og har brukt varianter av et ord (for eksempel pågår, progress, in progress, and inprogress), så må du bruke jokertegn for å få disse postene.

Nedenfor er trinnene for å gjøre dette:

1. Velg hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
2. Klikk på skjemaikonet i verktøylinjen for hurtig tilgang.
3. Klikk på kriterieknappen.
4. I statusfeltet skriver du inn * fremgang
5. Bruk knappene Finn forrige / Finn neste for å navigere gjennom oppføringene der statusen er i gang.

Dette fungerer som en stjerne (*) er et jokertegn som kan representere et hvilket som helst antall tegn i Excel. Så hvis statusen inneholder fremdrift, blir den hentet av Finn forrige / Finn Neste-knappene uansett hva som er før den).

Slette en oppføring

Du kan slette poster fra selve dataregistreringsskjemaet.

Dette kan være nyttig når du vil finne en bestemt type poster og slette disse.

Nedenfor er trinnene for å slette en post ved hjelp av Data Oppføringsskjema:

1. Velg en hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
2. Klikk på skjemaikonet i verktøylinjen for hurtig tilgang.
3. Naviger til posten du vil slette
4. Klikk på Slett-knappen.

Selv om du kanskje føler at alt dette ser ut som mye bare for å gå inn og navigere gjennom poster, sparer det mye tid hvis du jobber med mye data og må gjøre dataregistrering ganske ofte.

Begrensning av dataregistrering basert på regler

Du kan bruke datavalidering i celler for å sikre at de oppgitte dataene samsvarer med noen få regler.

For eksempel hvis du vil forsikre deg om at datakolonnen bare godtar en dato under dataregistrering, kan du opprette en datavalideringsregel for bare å tillate datoer.

Hvis en bruker skriver inn data som ikke er en dato, vil den ikke tillatt, og brukeren får vist en feil.

Slik oppretter du disse reglene når du skriver data:

1. Velg cellene (eller til og med hele kolonnen ) der du vil opprette en datavalideringsregel. I dette eksemplet har jeg valgt kolonne A.
2. Klikk på kategorien Data.
3. Klikk på alternativet Datavalidering.
4. I dialogboksen «Datavalidering», i kategorien «Innstillinger», velg «Dato» fra rullegardinmenyen «Tillat».
5. Angi start- og sluttdato. Oppføringer innenfor dette datoperioden vil være gyldige, og resten vil bli nektet.
6. Klikk OK.

Nå, hvis du bruker skjemaet for datainnføring for å legge inn data i kolonnen Dato, og hvis det ikke er en dato, vil det ikke være tillatt.

Du vil se en melding som vist nedenfor:

På samme måte kan du bruke datavalidering med dataregistreringsskjemaer for å sikre at brukerne ikke ender med å oppgi feil data. Noen eksempler hvor du kan bruke dette er tall, tekstlengde, datoer osv.

Her er noen viktige ting du må vite om Excel-dataregistreringsskjema:

1. Du kan bruk jokertegn mens du navigerer gjennom postene (gjennom alternativet kriterier).
2. Du må ha en Excel-tabell for å kunne bruke skjemaet for datainnføring. Du må også ha en celle valgt for å bruke skjemaet. Det er imidlertid ett unntak fra dette. Hvis du har et navngitt område med navnet Database, vil Excel-skjemaet også henvise til dette navngitte området, selv om du har en Excel-tabell.
3. Feltbredden i skjemaet Dataregistrering er avhengig på kolonnebredden til dataene. Hvis kolonnebredden din er for smal, gjenspeiles det samme i skjemaet.
4. Du kan også sette inn punktpunkter i dataregistreringsskjemaet. For å gjøre dette, bruk hurtigtasten ALT + 7 eller ALT + 9 fra det numeriske tastaturet. Her er en video om punktpunkter.

Du kan også like følgende Excel-veiledninger:

• 100+ Excel-intervjuspørsmål.
• Rullegardinlister i Excel.
• Finn og fjern duplikater i Excel.
• Excel-tekst til kolonner.