Adatbeviteli űrlap létrehozása az Excel programban (lépésről lépésre ismertető útmutató)

Nézze meg az Adatbeviteli űrlapok használata az Excelben című videót

Az alábbiakban részletes írásbeli bemutató található az Excel adatbeviteli űrlapról, ha inkább olvasni szeretne egy videót.

Az Excel sok hasznos funkciók, amikor az adatbevitelről van szó.

És az egyik ilyen szolgáltatás az adatbeviteli űrlap.

Ebben az oktatóanyagban bemutatom, hogy mik az adatbeviteli űrlapok, és hogyan lehet létrehozni és használja őket az Excelben.

Miért kell tudnia az adatbeviteli űrlapokról?

Talán nem!

De ha az adatbevitel a mindennapi munkád része, akkor azt javaslom, hogy nézd meg ezt a funkciót, és nézd meg, hogyan segíthet időt (és hatékonyabbá tegye).

Két általános probléma van, amellyel szembesültem (és láttam, hogy az emberek szembesülnek) az Excel adatbevitelével kapcsolatban:

1. Itt az idő- fogyasztó. Az adatokat egy cellába kell beírnia, majd a következő cellába kell lépnie, és be kell adnia az adatokat. Néha felfelé kell görgetnie, és meg kell néznie, melyik oszlopról van szó, és milyen adatokat kell megadni. Vagy görgessen jobbra, majd térjen vissza az elejére, ha sok oszlop van.
2. Ez hibára hajlamos. Ha hatalmas adatkészlete van, amelynek 40 bejegyzésre van szüksége, akkor előfordulhat, hogy végül olyat ír be, amelyet nem az adott cellának szánt.

Az adatbeviteli űrlap segíthet azáltal, hogy gyorsabban és kevésbé hibára hajlamos.

Mielőtt bemutatnám, hogyan hozhat létre adatbeviteli űrlapot az Excelben, hadd mutassam meg gyorsan, hogy mit csinál.

Az alábbiakban egy adatsor található. amit általában a felvevő csapat tartja fenn egy szervezetben.

Minden alkalommal, amikor a felhasználónak új rekordot kell hozzáadnia, / neki ki kell választania a cellát a következő üres sorban, majd cellánként kell haladnia, hogy beírja az egyes oszlopokat.

Bár ez tökéletesen rendben van, hatékonyabb lenne Használjon adatbeviteli űrlapot az Excelben.

Az alábbiakban egy olyan adatbeviteli űrlapot találunk, amellyel bejegyzéseket tehetünk az adatkészletbe.

A kiemelt mezőkben adhatja meg az adatokat. Ha elkészült, nyomja meg az Enter billentyűt, hogy az adatok a táblázat részévé váljanak, és folytassa a következő bejegyzéssel.

Az alábbiakban bemutatjuk a működését:

Mint láthatja, ez egyszerűbb, mint a szokásos adatbevitel, mivel minden egyetlen párbeszédpanelen van.

Adatbeviteli űrlap az Excelben

Az adatbeviteli űrlap használata az Excelben egy kis előkészületet igényel.

Észreveheti, hogy nincs lehetőség az adatbeviteli űrlap használatára az Excelben (a a szalag).

A használatához először hozzá kell adnia a Gyorselérési eszköztárhoz (vagy a szalaghoz).

Adatbeviteli űrlapopció hozzáadása a Gyorselérési eszköztárhoz

Az alábbiakban bemutatjuk az adatbeviteli űrlap beállításának hozzáadását a Gyorselérési eszköztárhoz:

1. Kattintson a jobb gombbal a Gyorselérés eszköztár bármelyik ikonjára.
2. Kattintson a „Gyorselérési eszköztár testreszabása” elemre.
3. A megnyíló “Excel beállítások” párbeszédpanelen válassza az “Összes parancs” lehetőséget. opció a th-ból e legördülő menü.
4. Görgesse lefelé a parancsok listáját, és válassza a “Form” lehetőséget.
5. Kattintson a „Hozzáadás” gombra.
6. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések adja hozzá az Űrlap ikont a Gyorselérési eszköztárhoz (az alábbiak szerint).

Ha megvan a QAT-ban, akkor Kattintson az adatkészlet bármely cellájára (amelybe be kívánja írni a bejegyzést), majd kattintson az Űrlap ikonra.

Az adatbeviteli űrlap részei

Adatbevitel Az Excel formában számos különféle gomb található (amint az alább látható).

Íme egy rövid leírás arról, hogy az egyes gombok miről szólnak:

• Új: Ez törli az űrlapon lévő összes adatot, és új rekordot hozhat létre.
• Törlés: Ez lehetővé teszi egy meglévő törlését. rekord. Például, ha a fenti példában megnyomom a Törlés gombot, az törli a Mike Banes rekordját.
• Visszaállítás: Ha egy meglévő bejegyzést szerkeszt, visszaállíthatja az előző adatokat az űrlapon. (ha még nem kattintott az Új gombra, vagy nem nyomja meg az Enter billentyűt).
• Előző keresése: Megtalálja az előző bejegyzést.
• Következő keresése: Ezzel megtalálja a következő bejegyzést.
• Feltételek: Ez lehetővé teszi, hogy konkrét rekordokat találjon. Például, ha az összes olyan rekordot keresem, ahol a jelöltet felvették, akkor a Criteria gombra kell kattintanom, az Állapot mezőbe be kell írni a „Hired” elemet, majd a keresés gombokat kell használni. Erre a példával később az oktatóanyag foglalkozik.
• Bezárás: Ezzel bezárja az űrlapot.
• Görgetősáv: A görgetősáv segítségével végigviheti a rekordokat.

Most nézzük át mindazt, amit az Excel adatbeviteli űrlapjával megtehet. .

Ne feledje, hogy az adatait Excel táblává kell konvertálnia, és a táblázat bármely celláját ki kell választania, hogy megnyithassa az Adatbeviteli űrlap párbeszédpanelt.

Ha van t nem választott ki egy cellát az Excel táblázatban, akkor az alábbi parancs jelenik meg:

Új bejegyzés létrehozása

Az alábbiakban bemutatjuk az új bejegyzés létrehozásának lépéseit az Excel adatbeviteli űrlapjának használatával:

1. Jelöljön ki bármelyik cellát az Excel táblázatban.
2. Kattintson a Űrlapikon a Gyorselérési eszköztáron.
3. Írja be az adatokat az űrlapmezőkbe.
4. Nyomja meg az Enter billentyűt (vagy kattintson a Új gomb) a rekord beírásához a táblázatba és egy üres űrlap megszerzéséhez a következő rekordhoz.

Navigálás Meglévő rekordok révén

A használat egyik előnye Az adatbeviteli űrlap az, hogy könnyedén navigálhat és szerkesztheti a rekordokat anélkül, hogy elhagyná a párbeszédpanelt.

Ez különösen hasznos lehet, ha sok oszlopot tartalmazó adatkészlet van. Ez rengeteg görgetést és az előre-hátra haladást takaríthat meg.

Az alábbiakban bemutatjuk a rekordok közötti navigációt és szerkesztést az adatbeviteli űrlap segítségével:

1. Jelöljön ki egy cellát az Excel táblázatban.
2. Kattintson a Gyorselérés eszköztár űrlap ikonjára.
3. A következő bejegyzéshez kattintson a “Következő keresés” gombra, és a lépjen az előző bejegyzéshez, kattintson a “Előző keresés” gombra.
4. Bejegyzés szerkesztéséhez egyszerűen hajtsa végre a módosítást, és nyomja meg az Enter billentyűt. Ha vissza szeretne térni az eredeti bejegyzéshez (ha nem nyomja meg az Enter billentyűt), kattintson a “Visszaállítás” gombra.

A görgetősáv segítségével navigálhat is. bejegyzések egyenként.

A fenti pillanatkép az alapvető navigációt mutatja, ahol az összes rekordot végigmegy a egyéb.

De a kritériumok alapján gyorsan át is navigálhat az összes rekordban.

Például, ha végig szeretné nézni az összes bejegyzést, amelynek állapota Folyamatban van , ezt az alábbi lépésekkel teheti meg:

• Jelöljön ki egy cellát az Excel táblázatban.
• Kattintson a Gyorselérés eszköztár űrlap ikonjára.
• Az Adatbeviteli űrlap párbeszédpanelen kattintson a Feltételek gombra.
• Az Állapot mezőbe írja be a “Folyamatban” kifejezést. Vegye figyelembe, hogy ez az érték nem különbözteti meg a kis- és nagybetűket. Tehát akkor is működne, ha beírja az IN-PROGRESS parancsot.
• A Keresés Előző / Következő keresése gombokkal navigálhat a bejegyzések között, ahol az állapot Folyamatban.

A kritériumok nagyon hasznos funkciók, ha hatalmas adatkészlettel rendelkezik, és gyorsan át akarja nézni azokat a rekordokat, amelyek megfelelnek egy adott kritériumkészletnek.

Ne feledje, hogy az adatok közötti navigáláshoz több feltételmezőt is használhat.

Például, ha az összes „Folyamatban lévő” rekordot végig szeretné nézni 2018-08-07 után, használhatja > 07-08-2018 a „Dátum” mező kritériumaiban, a „Folyamatban” pedig az állapotmező értékeként. Most, amikor a Keresés Előző / Következő keresése gombokkal navigál, csak 2018-08-07 után jelenítenek meg olyan rekordokat, amelyek állapota folyamatban van.

Helyettesítő karaktereket is használhat a feltételekben.

Például, ha következetlen volt az adatok megadása, és egy szó variációit használta (például folyamatban, be folyamatban van, folyamatban van és folyamatban van), akkor helyettesítő karaktereket kell használnia ezeknek a rekordoknak a megszerzéséhez.

Az alábbiakban bemutatjuk a következő lépéseket:

1. jelöljön ki bármelyik cellát a az Excel táblázat.
2. Kattintson a Gyorselérés eszköztár űrlap ikonjára.
3. Kattintson a Feltételek gombra.
4. Az Állapot mezőbe írja be a * progress
5. A Előző / Következő keresése gombokkal navigálhat a bejegyzések között, ahol az állapot folyamatban van.

Ez csillagként működik (*) helyettesítő karakter, amely tetszőleges számú karaktert képviselhet az Excelben. Tehát, ha az állapot tartalmazza a „haladást”, akkor a Keresés Előző / Következő keresés gombok veszik fel, függetlenül attól, hogy mi van előtte).

Rekord törlése

Törölhet rekordok magából az adatbeviteli űrlapból.

Ez hasznos lehet, ha egy adott típusú rekordot szeretne megtalálni és ezeket törölni szeretné.

Az alábbiakban bemutatunk egy rekord törlését az adatok használatával. Nevezési lap:

1. Jelöljön ki egy cellát az Excel táblázatból.
2. Kattintson a Gyorselérés eszköztár űrlap ikonjára.
3. Navigáljon a rekordhoz törölni szeretné
4. Kattintson a Törlés gombra.

Bár úgy érezheti, hogy mindez soknak tűnik munka csak a rekordok beírása és azok közötti eligazodás érdekében, sok időt takarít meg, ha sok adattal dolgozik, és gyakran kell adatbevitelt végeznie.

Az adatbevitel korlátozása szabályok alapján

Az adatok hitelesítését a cellákban ellenőrizheti, hogy a megadott adatok megfelelnek-e néhány szabálynak.

Például, ha biztosítani kívánja, hogy a dátum oszlop csak az adatbevitel során fogadjon el dátumot, létrehozhat egy adatellenőrzési szabályt, amely csak a dátumokat engedélyezi.

Ha a felhasználó olyan adatokat ad meg, amelyek nem dátumok, akkor nem engedélyezett, és a felhasználó hibát fog megjeleníteni.

Az alábbiak szerint hozhatja létre ezeket a szabályokat az adatbevitel során:

1. Válassza ki a cellákat (vagy akár a teljes oszlopot) ), ahol adatellenőrzési szabályt szeretne létrehozni. Ebben a példában az A oszlopot választottam.
2. Kattintson az Adatok fülre.
3. Kattintson az Adatok ellenőrzése lehetőségre.
4. Az “Adatok érvényesítése” párbeszédpanel “Beállítások” lapján válassza az “Engedélyezés” legördülő menü “Dátum” elemét.
5. Adja meg a kezdő és a befejező dátumot. Az ezen a dátumtartományon belüli bejegyzések érvényesek, a többi pedig tagadva lesz.
6. Kattintson az OK gombra.

Most, ha az adatbeviteli űrlappal írja be az adatokat a Dátum oszlopba, és ha ez nem dátum, akkor nem engedélyezett.

Az alább látható üzenetet fogja látni:

Hasonlóképpen használhatja az adatellenőrzést az adatbeviteli űrlapokkal annak biztosítására, hogy a felhasználók végül ne téves adatokat adjanak meg. Néhány példa erre: számok, szöveg hossza, dátumok stb.

Íme néhány fontos tudnivaló az Excel adatbeviteli űrlapról:

1. használjon helyettesítő karaktereket a rekordokban való navigálás során (a feltételek opción keresztül).
2. Az adatbeviteli űrlap használatához Excel táblával kell rendelkeznie. Az űrlap használatához ki kell választani egy cellát is. Ennek ellenére van egy kivétel. Ha van egy megnevezett tartománya az Adatbázis névvel, akkor az Excel űrlap is hivatkozni fog erre a megnevezett tartományra, még akkor is, ha van Excel táblája.
3. Az Adatbevitel űrlap mezőszélessége függ az adatok oszlopszélességén. Ha az oszlop szélessége túl keskeny, ugyanez tükröződik az űrlapon is.
4. Feladatokat is beszúrhat az adatbeviteli űrlapba. Ehhez használja a numerikus billentyűzet ALT + 7 vagy ALT + 9 billentyűparancsát. Itt van egy videó a pontokról.

A következő Excel oktatóanyagok is tetszhetnek:

• 100+ Excel interjúkérdés.
• Legördülő listák az Excelben.
• Keresse meg és távolítsa el az duplikátumokat az Excelben.
• Excel szöveg oszlopokba.