Comment créer un formulaire de saisie de données dans Excel (guide pas à pas)

Regardez la vidéo sur lutilisation des formulaires de saisie de données dans Excel

Voici un tutoriel écrit détaillé sur le formulaire de saisie de données Excel au cas où vous préférez lire plutôt que regarder une vidéo.

Excel en a beaucoup fonctionnalités utiles en matière de saisie de données.

Et lune de ces fonctionnalités est le formulaire de saisie de données.

Dans ce didacticiel, je vais vous montrer ce que sont les formulaires de saisie de données et comment créer et utilisez-les dans Excel.

Pourquoi avez-vous besoin de connaître les formulaires de saisie de données?

Peut-être que non!

Mais si la saisie de données fait partie de votre travail quotidien, je vous recommande de consulter cette fonctionnalité et de voir comment elle peut vous aider à gagner du temps (et vous rendre plus efficace).

Il y a deux problèmes courants auxquels jai été confronté (et que jai vu des gens faire face) en ce qui concerne la saisie de données dans Excel:

1. Il est temps- consommant. Vous devez entrer les données dans une cellule, puis passer à la cellule suivante et saisir les données correspondantes. Parfois, vous devez faire défiler vers le haut et voir de quelle colonne il sagit et quelles données doivent être saisies. Ou faites défiler vers la droite, puis revenez au début au cas où il y aurait beaucoup de colonnes.
2. Il est sujet aux erreurs. Si vous avez un énorme ensemble de données qui nécessite 40 entrées, il est possible que vous finissiez par saisir quelque chose qui nétait pas destiné à cette cellule.

Un formulaire de saisie de données peut vous aider en faisant le processus plus rapide et moins sujet aux erreurs.

Avant de vous montrer comment créer un formulaire de saisie de données dans Excel, permettez-moi de vous montrer rapidement ce quil fait.

Voici un ensemble de données qui est généralement géré par léquipe de recrutement dans une organisation.

Chaque fois quun utilisateur doit ajouter un nouvel enregistrement, il / elle devra sélectionner la cellule dans la ligne vide suivante, puis aller cellule par cellule pour faire lentrée pour chaque colonne.

Bien que ce soit une manière parfaitement appropriée de le faire, une manière plus efficace serait être dutiliser un formulaire de saisie de données dans Excel.

Voici un formulaire de saisie de données que vous pouvez utiliser pour effectuer des entrées dans cet ensemble de données.

Les champs en surbrillance sont lendroit où vous saisiriez les données. Une fois terminé, appuyez sur la touche Entrée pour intégrer les données dans le tableau et passez à lentrée suivante.

Voici une démonstration de son fonctionnement:

Comme vous pouvez le voir, cest plus facile que la saisie de données ordinaire car elle contient tout dans une seule boîte de dialogue.

Formulaire de saisie de données dans Excel

Lutilisation dun formulaire de saisie de données dans Excel nécessite un peu de travail préalable.

Vous remarquerez quil ny a pas doption pour utiliser un formulaire de saisie de données dans Excel (pas dans aucun onglet dans le ruban).

Pour lutiliser, vous devrez dabord lajouter à la barre doutils daccès rapide (ou au ruban).

Ajout dune option de formulaire de saisie de données à la barre doutils daccès rapide

Voici les étapes pour ajouter loption de formulaire de saisie de données à la barre doutils daccès rapide:

1. Cliquez avec le bouton droit sur lune des icônes existantes dans la barre doutils daccès rapide.
2. Cliquez sur « Personnaliser la barre doutils daccès rapide ».
3. Dans la boîte de dialogue « Options Excel » qui souvre, sélectionnez « Toutes les commandes » option de th e menu déroulant.
4. Faites défiler la liste des commandes et sélectionnez « Form ».
5. Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
6. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus ajoutez licône Formulaire à la barre doutils daccès rapide (comme indiqué ci-dessous).

Une fois que vous lavez dans QAT, vous pouvez cliquez sur nimporte quelle cellule de votre ensemble de données (dans laquelle vous voulez faire lentrée) et cliquez sur licône Formulaire.

Parties du formulaire de saisie de données

Une saisie de données Le formulaire dans Excel comporte de nombreux boutons différents (comme vous pouvez le voir ci-dessous).

Voici une brève description de lobjet de chaque bouton:

• Nouveau: Cela effacera toutes les données existantes dans le formulaire et vous permettra de créer un nouvel enregistrement.
• Supprimer: Cela vous permettra de supprimer un existant record. Par exemple, si jappuie sur la touche Supprimer dans lexemple ci-dessus, cela supprimera lenregistrement de Mike Banes.
• Restauration: si vous modifiez une entrée existante, vous pouvez restaurer les données précédentes dans le formulaire (si vous navez pas cliqué sur Nouveau ou appuyez sur Entrée).
• Rechercher Précédent: Ceci trouvera lentrée précédente.
• Rechercher Suivant: Ceci trouvera lentrée suivante.
• Critères: Cela vous permet de trouver des enregistrements spécifiques. Par exemple, si je recherche tous les enregistrements où le candidat a été embauché, je dois cliquer sur le bouton Critères, saisir «Embauché» dans le champ Statut, puis utiliser les boutons de recherche. Un exemple de ceci est traité plus loin dans ce didacticiel.
• Fermer: Cela fermera le formulaire.
• Barre de défilement: vous pouvez utiliser la barre de défilement pour parcourir les enregistrements.

Passons maintenant en revue tout ce que vous pouvez faire avec un formulaire de saisie de données dans Excel .

Notez que vous devez convertir vos données en un tableau Excel et sélectionner nimporte quelle cellule du tableau pour pouvoir ouvrir la boîte de dialogue du formulaire de saisie de données.

Si vous navez pas t sélectionné une cellule dans le tableau Excel, il affichera une invite comme indiqué ci-dessous:

Création dune nouvelle entrée

Voici les étapes pour créer une nouvelle entrée à laide du formulaire de saisie de données dans Excel:

1. Sélectionnez une cellule dans le tableau Excel.
2. Cliquez sur licône Icône de formulaire dans la barre doutils daccès rapide.
3. Saisissez les données dans les champs du formulaire.
4. Appuyez sur la touche Entrée (ou cliquez sur licône Nouveau bouton) pour entrer lenregistrement dans le tableau et obtenir un formulaire vierge pour lenregistrement suivant.

Navigation Via des enregistrements existants

Lun des avantages de lutilisation Le formulaire de saisie de données vous permet de naviguer et de modifier facilement les enregistrements sans jamais quitter la boîte de dialogue.

Cela peut être particulièrement utile si vous avez un ensemble de données avec de nombreuses colonnes. Cela peut vous épargner beaucoup de défilement et le processus de va-et-vient.

Voici les étapes pour parcourir et modifier les enregistrements à laide dun formulaire de saisie de données:

1. Sélectionnez nimporte quelle cellule du tableau Excel.
2. Cliquez sur licône Formulaire dans la barre doutils daccès rapide.
3. Pour passer à lentrée suivante, cliquez sur le bouton «Suivant» et sur aller à lentrée précédente, cliquez sur le bouton «Rechercher précédent».
4. Pour modifier une entrée, effectuez simplement la modification et appuyez sur Entrée. Si vous souhaitez revenir à lentrée dorigine (si vous navez pas appuyé sur la touche Entrée), cliquez sur le bouton « Restaurer ».

Vous pouvez également utiliser la barre de défilement pour naviguer dans entrées une par une.

Linstantané ci-dessus montre la navigation de base où vous parcourez tous les enregistrements un après le autre.

Mais vous pouvez aussi parcourir rapidement tous les enregistrements en fonction de critères.

Par exemple, si vous voulez parcourir toutes les entrées dont le statut est « En cours , vous pouvez le faire en suivant les étapes ci-dessous:

• Sélectionnez une cellule dans le tableau Excel.
• Cliquez sur licône Formulaire dans la barre doutils daccès rapide.
• Dans la boîte de dialogue Formulaire de saisie de données, cliquez sur le bouton Critères.
• Dans le champ Statut, saisissez « En cours ». Notez que cette valeur nest pas sensible à la casse. Ainsi, même si vous saisissez EN COURS, cela fonctionnera toujours.
• Utilisez les boutons Rechercher Précédent / Rechercher Suivant pour parcourir les entrées où se trouve létat En cours.

Les critères sont une fonctionnalité très utile lorsque vous disposez dun vaste ensemble de données et que vous souhaitez parcourir rapidement les enregistrements qui répondent à un ensemble de critères donné.

Notez que vous pouvez utiliser plusieurs champs de critères pour naviguer dans les données.

Par exemple, si vous voulez parcourir tous les enregistrements « En cours » après le 08/07/2018, vous pouvez utiliser > 07-08-2018 dans les critères du champ Date et En cours comme valeur dans le champ détat. Désormais, lorsque vous naviguez à laide des boutons Rechercher Précédent / Suivant, il naffichera que les enregistrements après le 08/07/2018 dont létat est En cours.

Vous pouvez également utiliser des caractères génériques dans les critères.

Par exemple, si vous avez été incohérent dans la saisie des données et avez utilisé des variantes dun mot (comme En cours, en en cours, en cours et en cours), vous devez utiliser des caractères génériques pour obtenir ces enregistrements.

Voici les étapes à suivre pour ce faire:

1. Sélectionnez une cellule dans le tableau Excel.
2. Cliquez sur licône Formulaire dans la barre doutils daccès rapide.
3. Cliquez sur le bouton Critères.
4. Dans le champ Statut, saisissez * progress
5. Utilisez les boutons Rechercher Précédent / Rechercher Suivant pour parcourir les entrées dont létat est En cours.

Cela fonctionne comme un astérisque (*) est un caractère générique qui peut représenter nimporte quel nombre de caractères dans Excel. Donc, si le statut contient la « progression », il sera récupéré par les boutons Rechercher Précédent / Suivant, peu importe ce qui se trouve devant lui).

Suppression dun enregistrement

Vous pouvez supprimer enregistrements du formulaire de saisie de données lui-même.

Cela peut être utile lorsque vous souhaitez rechercher un type spécifique denregistrements et les supprimer.

Voici les étapes pour supprimer un enregistrement à laide de Data Formulaire de saisie:

1. Sélectionnez une cellule du tableau Excel.
2. Cliquez sur licône Formulaire dans la barre doutils daccès rapide.
3. Accédez à lenregistrement que vous voulez supprimer
4. Cliquez sur le bouton Supprimer.

Vous pensez peut-être que tout cela ressemble beaucoup de travail juste pour entrer et naviguer dans les enregistrements, cela vous fait gagner beaucoup de temps si vous travaillez avec beaucoup de données et que vous devez effectuer des entrées de données assez souvent.

Restreindre la saisie de données en fonction de règles

Vous pouvez utiliser la validation des données dans les cellules pour vous assurer que les données saisies sont conformes à quelques règles.

Par exemple, si vous voulez vous assurer que la colonne de date naccepte quune date lors de la saisie des données, vous pouvez créer une règle de validation des données pour nautoriser que les dates.

Si un utilisateur entre une donnée qui nest pas une date, il le fera ne sera pas autorisé et lutilisateur verra une erreur.

Voici comment créer ces règles lors de la saisie de données:

1. Sélectionnez les cellules (ou même la colonne entière ) où vous souhaitez créer une règle de validation des données. Dans cet exemple, jai sélectionné la colonne A.
2. Cliquez sur longlet Données.
3. Cliquez sur loption Validation des données.
4. Dans la boîte de dialogue « Validation des données », dans longlet « Paramètres », sélectionnez « Date » dans le menu déroulant « Autoriser ».
5. Spécifiez la date de début et de fin. Les entrées comprises dans cette plage de dates seraient valides et toutes les autres seraient refusées.
6. Cliquez sur OK.

Maintenant, si vous utilisez le formulaire de saisie de données pour saisir des données dans la colonne Date, et sil ne sagit pas dune date, cela ne sera pas autorisé.

Vous verrez un message comme indiqué ci-dessous:

De même, vous pouvez utiliser la validation des données avec des formulaires de saisie de données pour vous assurer que les utilisateurs ne finissent pas par saisir les mauvaises données. Quelques exemples où vous pouvez lutiliser sont les nombres, la longueur du texte, les dates, etc.

Voici quelques informations importantes à savoir sur le formulaire de saisie de données Excel:

1. Vous pouvez utilisez des caractères génériques lors de la navigation dans les enregistrements (via loption de critères).
2. Vous devez disposer dun tableau Excel pour pouvoir utiliser le formulaire de saisie de données. En outre, vous devez avoir une cellule sélectionnée pour utiliser le formulaire. Il y a cependant une exception à cela. Si vous avez une plage nommée avec le nom «Base de données», le formulaire Excel fera également référence à cette plage nommée, même si vous avez un tableau Excel.
3. La largeur du champ dans le formulaire de saisie de données dépend sur la largeur de colonne des données. Si la largeur de votre colonne est trop étroite, la même chose sera reflétée dans le formulaire.
4. Vous pouvez également insérer des puces dans le formulaire de saisie de données. Pour ce faire, utilisez le raccourci clavier ALT + 7 ou ALT + 9 à partir de votre pavé numérique. Voici une vidéo sur les puces.

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