Tietolomakkeen luominen Exceliin (vaiheittaiset ohjeet)

Katso video tietojen syöttölomakkeiden käytöstä Excelissä

Alla on yksityiskohtainen kirjallinen opetus Excel-tietojen syöttölomakkeesta, jos haluat lukea mieluummin kuin katsella videota.

Excelissä on paljon hyödyllisiä ominaisuuksia tietojen syöttämisessä.

Ja yksi tällainen ominaisuus on tietojen syöttölomake.

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, mitkä ovat tietojen syöttölomakkeet ja kuinka luoda ja käytä niitä Excelissä.

Miksi sinun on tiedettävä tietojen syöttölomakkeista?

Ehkä et!

Mutta jos tietojen syöttö on osa päivittäistä työtäsi, suosittelen, että tutustut tähän ominaisuuteen ja näet, kuinka se voi säästää aikaa (ja tehostaa sinua).

On kaksi yleistä ongelmaa, joita olen kohdannut (ja nähnyt ihmisten kohtaavan) Excelin tietojen syöttämisen yhteydessä:

1. On aika- vievää. Sinun on syötettävä tiedot yhteen soluun, siirry seuraavaan soluun ja kirjoita sen tiedot. Joskus sinun täytyy vierittää ylöspäin ja nähdä, mikä sarake on ja mitä tietoja on syötettävä. Tai vieritä oikealle ja palaa sitten alkuun, jos sarakkeita on paljon.
2. Se on virhealttiita. Jos sinulla on valtava tietojoukko, joka tarvitsee 40 merkintää, on mahdollista, että syötät jotain, jota ei ole tarkoitettu kyseiselle solulle.

Tietojen syöttölomake voi auttaa tekemällä prosessoi nopeammin ja vähemmän virhealttiita.

Ennen kuin näytän sinulle, kuinka luoda tietojen syöttölomake Excelissä, haluan näyttää sinulle nopeasti, mitä se tekee.

Alla on tietojoukko jota yleensä ylläpitää organisaation palkkaava tiimi.

Joka kerta, kun käyttäjän on lisättävä uusi tietue, hän / hänen on valittava solu seuraavalle tyhjälle riville ja siirryttävä sitten solulta solulle tehdäkseen merkinnän jokaiselle sarakkeelle.

Vaikka tämä on aivan hieno tapa tehdä se, tehokkaampi tapa olisi käytä tietojen syöttölomaketta Excelissä.

Alla on tietojen syöttölomake, jonka avulla voit tehdä merkintöjä tähän tietojoukkoon.

Korostetuissa kentissä voit syöttää tiedot. Kun olet valmis, paina Enter-näppäintä, jotta tiedoista tulee osa taulukkoa, ja siirry seuraavaan merkintään.

Alla on esittely sen toiminnasta:

Kuten näette, tämä on helpompaa kuin tavallinen tietojen syöttö, koska siinä on kaikki yhdessä valintaikkunassa.

Excelin tiedonsyöttölomake

Tietosyöttölomakkeen käyttäminen Excelissä vaatii vähän ennakkotyötä.

Huomaa, että Excelissä ei ole vaihtoehtoa käyttää tietojen syöttölomaketta (ei missään välilehdessä

Jos haluat käyttää sitä, sinun on ensin lisättävä se pikakäyttötyökaluriville (tai nauhaan).

Tietojen syöttölomakkeen vaihtoehdon lisääminen pikakäyttötyökaluriville

Seuraavassa on ohjeet tietojen syöttölomakkeen vaihtoehdon lisäämiseksi pikakäyttötyökaluriville:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa pikakäynnistystyökalurivin olemassa olevaa kuvaketta. li>
2. Napsauta Mukauta pikakäyttötyökaluriviä.
3. Valitse avautuvassa Excel-valintaikkunassa Kaikki komennot. vaihtoehto th e avattava valikko.
4. Vieritä komentoluetteloa alaspäin ja valitse Lomake.
5. Napsauta Lisää-painiketta.
6. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet lisää lomake-kuvake pikakäyttötyökaluriville (kuten alla).

Kun sinulla on se QAT: ssa, voit Napsauta mitä tahansa solua tietojoukossa (johon haluat tehdä merkinnän) ja napsauta Lomake-kuvaketta.

Tietolomakkeen osat

Tietosyöttö Excel-lomakkeessa on monia erilaisia painikkeita (kuten alla näkyy).

Tässä on lyhyt kuvaus siitä, mistä kukin painike on:

• Uusi: Tämä tyhjentää kaikki lomakkeessa olevat tiedot ja antaa sinun luoda uuden tietueen.
• Poista: Tämän avulla voit poistaa olemassa olevan ennätys. Jos esimerkiksi painan Poista-näppäintä yllä olevassa esimerkissä, se poistaa Mike Banesin tietueen.
• Palauta: Jos muokkaat olemassa olevaa merkintää, voit palauttaa lomakkeen edelliset tiedot. (jos et ole napsauttanut Uusi tai napsauttanut Enter-näppäintä).
• Etsi edellinen: Tämä löytää edellisen merkinnän.
• Etsi seuraava: Tämä löytää seuraavan merkinnän.
• Kriteerit: Tämän avulla voit etsiä tiettyjä tietueita. Esimerkiksi, jos etsin kaikkia tietueita, joissa ehdokas palkattiin, minun on napsautettava Kriteerit-painiketta, kirjoitettava Tila-kenttään ”Palkittu” ja käytettävä sitten hakupainikkeita. Esimerkki tästä on käsitelty myöhemmin tässä opetusohjelmassa.
• Sulje: Tämä sulkee lomakkeen.
• Vierityspalkki: Voit selata tietueita vierityspalkin avulla.

Käydään nyt läpi kaikki asiat, joita voit tehdä Excelin tietojen syöttölomakkeella. .

Huomaa, että sinun on muunnettava tietosi Excel-taulukoksi ja valittava mikä tahansa solu taulukossa, jotta tiedosyöttölomake-valintaikkuna voidaan avata.

Jos sinulla ei ole Kun valitsit solun Excel-taulukosta, se näyttää kehotteen seuraavan kuvan mukaisesti:

Uuden merkinnän luominen

Seuraavassa on ohjeet uuden merkinnän luomiseen Excelin tietojen syöttölomakkeella:

1. Valitse mikä tahansa solu Excel-taulukosta.
2. Napsauta Lomakekuvake Quick Access -työkalupalkissa.
3. Syötä tiedot lomakekenttiin.
4. Napsauta Enter-näppäintä (tai napsauta Uusi painike) kirjoittaa tietueen taulukkoon ja saada tyhjä lomake seuraavaa tietuetta varten.

Navigointi Olemassa olevien tietueiden kautta

Yksi käytön eduista Tietojen syöttölomake on, että voit helposti navigoida ja muokata tietueita poistumatta koskaan valintaikkunasta.

Tämä voi olla erityisen hyödyllinen, jos sinulla on tietojoukko, jossa on useita sarakkeita. Tämä voi säästää paljon vieritystä ja edestakaisen siirtymisen prosessia.

Alla on vaiheet, joiden avulla voit navigoida ja muokata tietueita tietojen syöttölomakkeella:

1. Valitse mikä tahansa solu Excel-taulukosta.
2. Napsauta Lomakuvaketta pikakäynnistystyökalurivillä.
3. Siirry seuraavaan merkintään napsauttamalla Etsi seuraava -painiketta ja siirry edelliseen kohtaan, napsauta Etsi edellinen -painiketta.
4. Voit muokata merkintää tekemällä muutoksen ja painamalla Enter. Jos haluat palata alkuperäiseen merkintään (jos et ole painanut Enter-näppäintä), napsauta Palauta-painiketta.

Voit myös liikkua vierityspalkilla merkinnät yksitellen.

Yllä oleva tilannekuva näyttää perusnavigoinnin, jossa käydään läpi kaikki tietueet yksi kerrallaan. muu.

Mutta voit myös selata kaikkia tietueita nopeasti ehtojen perusteella.

Esimerkiksi, jos haluat käydä läpi kaikki merkinnät, joiden tila on Keskeneräinen , voit tehdä sen käyttämällä seuraavia vaiheita:

• Valitse mikä tahansa solu Excel-taulukosta.
• Napsauta Lomakuvaketta Pikakäynnistystyökalupalkissa.
• Napsauta Tietojen syöttölomake -valintaikkunassa Kriteerit-painiketta.
• Kirjoita Tila-kenttään Keskeneräinen. Huomaa, että tämä arvo ei eroa isoja ja pieniä kirjaimia. Joten vaikka kirjoittaisitkin IN-PROGRESS-tilaan, se toimisi silti.
• Voit etsiä merkinnöissä, joissa tila on, Etsi Etsi / Etsi seuraava -painikkeilla. Keskeneräinen.

Kriteerit ovat erittäin hyödyllinen ominaisuus, kun sinulla on valtava tietojoukko ja haluat käydä läpi tietueet, jotka täyttävät tietyt kriteerit.

Huomaa, että voit käyttää useita ehtokenttiä tietojen selaamiseen.

Jos haluat esimerkiksi käydä läpi kaikki keskeneräiset tietueet 7.8.2018 jälkeen, voit käyttää > 07-08-2018 Päivämäärä-kentän ehdoissa ja Keskeneräinen tilakentän arvona. Nyt kun navigoit käyttämällä Etsi edellinen / Etsi seuraava -painikkeita, se näyttää vain 7.8.2018 jälkeiset tietueet, joissa tila on keskeneräinen.

Voit myös käyttää jokerimerkkejä ehdoissa.

Esimerkiksi, jos olet ollut epäjohdonmukainen tietojen syöttämisessä ja käyttänyt sanan muunnelmia (kuten Käynnissä, Sisään eteneminen, käynnissä ja keskeneräinen), sinun on käytettävä jokerimerkkejä näiden tietueiden saamiseksi.

Alla on ohjeet tämän tekemiseen:

1. Valitse mikä tahansa solu Excel-taulukko.
2. Napsauta Lomakuvaketta pikakäynnistystyökalurivillä.
3. Napsauta Kriteerit-painiketta.
4. Kirjoita Tila-kenttään * edistyminen
5. Käytä Etsi Edellinen / Etsi Seuraava -painikkeita selataksesi merkintöjä, joiden tila on Keskeneräinen.

Tämä toimii tähtinä (*) on jokerimerkki, joka voi edustaa mitä tahansa määrää merkkejä Excelissä. Joten jos tila sisältää edistyminen, se noutaa Etsi edellinen / Etsi seuraava -painikkeilla riippumatta siitä, mikä on ennen sitä.

Tietueen poistaminen

Voit poistaa tietueet itse tiedonsyöttölomakkeelta.

Tästä voi olla hyötyä, kun haluat etsiä tietyntyyppisiä tietueita ja poistaa ne.

Alla on vaiheet tietueen poistamiseksi tietojen avulla Ilmoittautumislomake:

1. Valitse mikä tahansa solu Excel-taulukosta.
2. Napsauta Lomakuvaketta pikakäynnistystyökalurivillä.
3. Siirry tietueeseen haluat poistaa
4. Napsauta Poista-painiketta.

Vaikka saatat tuntea, että tämä kaikki näyttää paljon työtä vain tietueiden syöttämiseksi ja selaamiseksi, se säästää paljon aikaa, jos työskentelet paljon tietoja ja joudut tekemään tietoja usein.

Tiedonsyötön rajoittaminen sääntöjen perusteella

Voit varmistaa solujen tietojen tarkistuksen varmistaaksesi, että syötetyt tiedot ovat muutamien sääntöjen mukaisia.

Esimerkiksi, jos haluat varmistaa, että päivämäärä-sarake hyväksyy päivämäärän vain syötettäessä tietoja, voit luoda tietojen vahvistussäännön sallia vain päivämäärät.

Jos käyttäjä syöttää tiedot, jotka eivät ole päivämääriä, se ei sallita ja käyttäjälle näytetään virhe.

Näiden sääntöjen luominen tietojen syöttämisen yhteydessä tapahtuu seuraavasti:

1. Valitse solut (tai jopa koko sarake) ), johon haluat luoda tietojen vahvistussäännön. Tässä esimerkissä olen valinnut sarakkeen A.
2. Napsauta Data-välilehteä.
3. Napsauta Data Validation -vaihtoehtoa.
4. Valitse Data Validation -valintaikkunan Asetukset-välilehden avattavasta Salli-valikosta Date.
5. Määritä aloitus- ja lopetuspäivä. Tämän ajanjakson merkinnät olisivat kelvollisia ja kaikki muut estetään.
6. Napsauta OK.

Nyt, jos syötät tietoja Päivämäärä-sarakkeeseen tietojen syöttölomakkeella, ja jos se ei ole päivämäärä, sitä ei sallita.

Näet alla olevan kuvan:

Vastaavasti voit käyttää tietojen vahvistusta tietojen syöttölomakkeiden kanssa varmistaaksesi, että käyttäjät eivät päädy vääriin tietoihin. Joitakin esimerkkejä siitä, kuinka voit käyttää tätä, ovat numerot, tekstin pituus, päivämäärät jne.

Tässä on muutama tärkeä tieto Excelin tietojen syöttölomakkeesta:

1. Voit käytä jokerimerkkejä selatessasi tietueita (kriteerivaihtoehdon kautta).
2. Sinulla on oltava Excel-taulukko voidaksesi käyttää tietojen syöttölomaketta. Lomakkeen käyttöä varten sinun on myös valittava solu. Tästä on kuitenkin yksi poikkeus. Jos sinulla on nimetty alue nimeltä Tietokanta, Excel-lomake viittaa myös tähän nimettyyn alueeseen, vaikka sinulla olisi Excel-taulukko.
3. Kentän leveys tiedonsyöttölomakkeessa on riippuvainen tietojen sarakkeen leveydellä. Jos sarakkeen leveys on liian kapea, sama heijastuu lomakkeeseen.
4. Voit lisätä luettelomerkkejä myös tietojen syöttölomakkeeseen. Voit tehdä tämän käyttämällä numeronäppäimistön pikanäppäintä ALT + 7 tai ALT + 9. Tässä on video luettelomerkkeistä.

Saatat pitää myös seuraavista Excel-oppaista:

• yli 100 Excel-haastattelukysymystä.
• Avattavat luettelot Excelissä.
• Etsi ja poista kopiot Excelistä.
• Excel-teksti sarakkeisiin.