So erstellen Sie ein Dateneingabeformular in Excel (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Sehen Sie sich das Video zur Verwendung von Dateneingabeformularen in Excel an

Nachfolgend finden Sie ein ausführliches schriftliches Tutorial zum Excel-Dateneingabeformular, falls Sie lieber lesen als ein Video ansehen möchten.

Excel hat viele nützliche Funktionen für die Dateneingabe.

Eine solche Funktion ist das Dateneingabeformular.

In diesem Lernprogramm werde ich Ihnen zeigen, was Dateneingabeformulare sind und wie sie erstellt werden und verwenden Sie sie in Excel.

Warum müssen Sie über Dateneingabeformulare Bescheid wissen?

Vielleicht nicht!

Wenn die Dateneingabe jedoch Teil Ihrer täglichen Arbeit ist, empfehlen wir Ihnen, diese Funktion zu prüfen und herauszufinden, wie Sie damit Zeit sparen können (und Sie effizienter machen).

Bei der Dateneingabe in Excel sind zwei Probleme aufgetreten (und ich habe gesehen, wie Menschen damit konfrontiert sind):

1. Es ist Zeit- verbrauchen. Sie müssen die Daten in eine Zelle eingeben, dann zur nächsten Zelle gehen und die Daten dafür eingeben. Manchmal müssen Sie nach oben scrollen und sehen, um welche Spalte es sich handelt und welche Daten eingegeben werden müssen. Oder scrollen Sie nach rechts und kehren Sie dann zum Anfang zurück, falls viele Spalten vorhanden sind.
2. Es ist fehleranfällig. Wenn Sie einen großen Datensatz haben, der 40 Einträge benötigt, besteht die Möglichkeit, dass Sie etwas eingeben, das nicht für diese Zelle bestimmt war.

Ein Dateneingabeformular kann helfen, indem Sie das Prozess schneller und weniger fehleranfällig.

Bevor ich Ihnen zeige, wie Sie ein Dateneingabeformular in Excel erstellen, möchte ich Ihnen schnell zeigen, was es tut.

Nachfolgend finden Sie einen Datensatz Dies wird normalerweise vom Einstellungsteam in einer Organisation verwaltet.

Jedes Mal, wenn ein Benutzer einen neuen Datensatz hinzufügen muss, muss er / Sie muss die Zelle in der nächsten leeren Zeile auswählen und dann Zelle für Zelle gehen, um den Eintrag für jede Spalte vorzunehmen.

Dies ist zwar eine vollkommen gute Methode, aber eine effizientere Verwenden Sie ein Dateneingabeformular in Excel.

Nachfolgend finden Sie ein Dateneingabeformular, mit dem Sie Einträge in diesen Datensatz vornehmen können.

In den hervorgehobenen Feldern würden Sie die Daten eingeben. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Eingabetaste, um die Daten in die Tabelle aufzunehmen und mit dem nächsten Eintrag fortzufahren.

Nachfolgend finden Sie eine Demo der Funktionsweise:

Wie Sie sehen, ist dies einfacher als die normale Dateneingabe, da alles in einem einzigen Dialogfeld enthalten ist.

Dateneingabeformular in Excel

Die Verwendung eines Dateneingabeformulars in Excel erfordert einige Vorarbeiten.

Sie werden feststellen, dass es keine Option gibt, ein Dateneingabeformular in Excel zu verwenden (in keiner Registerkarte in das Menüband).

Um es zu verwenden, müssen Sie es zuerst der Symbolleiste für den Schnellzugriff (oder dem Menüband) hinzufügen.

Hinzufügen einer Dateneingabeformularoption zur Symbolleiste für den Schnellzugriff

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Hinzufügen der Dateneingabeformularoption zur Symbolleiste für den Schnellzugriff:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der vorhandenen Symbole in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
2. Klicken Sie auf „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“.
3. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld „Excel-Optionen“ die Option „Alle Befehle“ aus. Option von th e Dropdown-Liste.
4. Scrollen Sie durch die Liste der Befehle und wählen Sie Form.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
6. Klicken Sie auf OK.

Die obigen Schritte würden ausgeführt Fügen Sie das Formularsymbol zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu (siehe Abbildung unten).

Sobald Sie es in QAT haben, können Sie es Klicken Sie auf eine Zelle in Ihrem Dataset (in der Sie die Eingabe vornehmen möchten) und klicken Sie auf das Formularsymbol.

Teile des Dateneingabeformulars

Eine Dateneingabe Das Formular in Excel verfügt über viele verschiedene Schaltflächen (wie Sie unten sehen können).

Hier finden Sie eine kurze Beschreibung der einzelnen Schaltflächen:

• Neu: Hiermit werden alle vorhandenen Daten im Formular gelöscht und Sie können einen neuen Datensatz erstellen.
• Löschen: Hiermit können Sie einen vorhandenen Datensatz löschen Aufzeichnung. Wenn ich im obigen Beispiel beispielsweise die Entf-Taste drücke, wird der Datensatz für Mike Banes gelöscht.
• Wiederherstellen: Wenn Sie einen vorhandenen Eintrag bearbeiten, können Sie die vorherigen Daten im Formular wiederherstellen (Wenn Sie nicht auf Neu geklickt oder die Eingabetaste gedrückt haben.)
• Zurück suchen: Hiermit wird der vorherige Eintrag gefunden.
• Weiter suchen: Hier wird der nächste Eintrag gefunden.
• Kriterien: Hiermit können Sie bestimmte Datensätze finden. Wenn ich beispielsweise nach allen Datensätzen suche, in denen der Kandidat eingestellt wurde, muss ich auf die Schaltfläche „Kriterien“ klicken, im Feld „Status“ „Eingestellt“ eingeben und dann die Schaltflächen „Suchen“ verwenden. Ein Beispiel hierfür wird später in diesem Lernprogramm behandelt.
• Schließen: Dadurch wird das Formular geschlossen.
• Bildlaufleiste: Mit der Bildlaufleiste können Sie die Datensätze durchsuchen.

Lassen Sie uns nun alle Dinge durchgehen, die Sie mit einem Dateneingabeformular in Excel tun können

Beachten Sie, dass Sie Ihre Daten in eine Excel-Tabelle konvertieren und eine beliebige Zelle in der Tabelle auswählen müssen, um das Dialogfeld Dateneingabeformular öffnen zu können.

Wenn Sie Wenn Sie keine Zelle in der Excel-Tabelle ausgewählt haben, wird die folgende Eingabeaufforderung angezeigt:

Erstellen eines neuen Eintrags

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Erstellen eines neuen Eintrags mithilfe des Dateneingabeformulars in Excel:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Excel-Tabelle aus.
2. Klicken Sie auf Formularsymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
3. Geben Sie die Daten in die Formularfelder ein.
4. Drücken Sie die Eingabetaste (oder klicken Sie auf Neue Schaltfläche), um den Datensatz in die Tabelle einzutragen und ein leeres Formular für den nächsten Datensatz zu erhalten.

Navigieren Durch vorhandene Datensätze

Einer der Vorteile der Verwendung Mit dem Dateneingabeformular können Sie problemlos durch die Datensätze navigieren und diese bearbeiten, ohne das Dialogfeld zu verlassen.

Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie einen Datensatz mit vielen Spalten haben. Dies erspart Ihnen viel Bildlauf und das Hin- und Herbewegen.

Im Folgenden finden Sie die Schritte zum Navigieren und Bearbeiten der Datensätze mithilfe eines Dateneingabeformulars:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Excel-Tabelle aus.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Formularsymbol.
3. Um zum nächsten Eintrag zu gelangen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter suchen und auf Gehen Sie zum vorherigen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorherige Suche“.
4. Um einen Eintrag zu bearbeiten, nehmen Sie einfach die Änderung vor und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn Sie zum ursprünglichen Eintrag zurückkehren möchten (wenn Sie die Eingabetaste nicht gedrückt haben), klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiederherstellen“.

Sie können auch über die Bildlaufleiste navigieren Einträge einzeln.

Der obige Schnappschuss zeigt die grundlegende Navigation, in der Sie alle Datensätze nacheinander durchgehen Sonstiges.

Sie können aber auch schnell anhand von Kriterien durch alle Datensätze navigieren.

Wenn Sie beispielsweise alle Einträge durchgehen möchten, bei denen der Status „In Bearbeitung“ lautet können Sie dies mit den folgenden Schritten tun:

• Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Excel-Tabelle aus.
• Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Formularsymbol.
• Klicken Sie im Dialogfeld Dateneingabeformular auf die Schaltfläche Kriterien.
• Geben Sie im Feld Status „In Bearbeitung“ ein. Beachten Sie, dass bei diesem Wert nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Selbst wenn Sie IN-PROGRESS eingeben, funktioniert dies weiterhin.
• Verwenden Sie die Schaltflächen Suchen Zurück / Weiter suchen, um durch die Einträge zu navigieren, in denen sich der Status befindet In Bearbeitung.

Kriterien sind eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie über einen großen Datensatz verfügen und schnell die Datensätze durchgehen möchten, die einen bestimmten Kriteriensatz erfüllen.

Beachten Sie, dass Sie mehrere Kriterienfelder verwenden können, um durch die Daten zu navigieren.

Wenn Sie beispielsweise nach dem 07-08-2018 alle in Bearbeitung befindlichen Datensätze durchgehen möchten, können Sie diese verwenden > 07-08-2018 in den Kriterien für Datum und In Bearbeitung als Wert im Statusfeld. Wenn Sie jetzt mit den Schaltflächen „Zurück suchen / Weiter suchen“ navigieren, werden nur Datensätze nach dem 07-08-2018 angezeigt, in denen der Status „In Bearbeitung“ lautet.

Sie können auch Platzhalterzeichen in Kriterien verwenden.

Zum Beispiel, wenn Sie bei der Eingabe der Daten inkonsistent waren und Variationen eines Wortes verwendet haben (z. progress, in progress und inprogress), dann müssen Sie Platzhalterzeichen verwenden, um diese Datensätze abzurufen.

Im Folgenden finden Sie die folgenden Schritte:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in aus die Excel-Tabelle.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Formularsymbol.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterien.
4. Geben Sie im Feld Status * progress
5. Verwenden Sie die Schaltflächen Vorherig suchen / Weiter suchen, um durch die Einträge zu navigieren, bei denen der Status „In Bearbeitung“ lautet.

Dies funktioniert, da ein Sternchen (*) ein Platzhalterzeichen ist, das eine beliebige Anzahl von Zeichen in Excel darstellen kann. Wenn der Status also den Fortschritt enthält, wird er von den Schaltflächen Zurück suchen / Weiter suchen übernommen, unabhängig davon, was davor steht.

Löschen eines Datensatzes

Sie können ihn löschen Datensätze aus dem Dateneingabeformular selbst.

Dies kann hilfreich sein, wenn Sie einen bestimmten Datensatztyp suchen und löschen möchten.

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Löschen eines Datensatzes mithilfe von Daten Eingabeformular:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Excel-Tabelle aus.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Formularsymbol.
3. Navigieren Sie zum Datensatz Sie möchten löschen
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

Während Sie vielleicht das Gefühl haben, dass dies alles sehr viel aussieht Wenn Sie nur mit Datensätzen arbeiten und durch Datensätze navigieren, sparen Sie viel Zeit, wenn Sie mit vielen Daten arbeiten und häufig Daten eingeben müssen.

Einschränken der Dateneingabe basierend auf Regeln

Sie können die Datenüberprüfung in Zellen verwenden, um sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten einigen Regeln entsprechen.

Zum Beispiel, wenn Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Datumsspalte nur ein Datum während der Dateneingabe akzeptiert, können Sie eine Datenüberprüfungsregel erstellen, die nur Datumsangaben zulässt.

Wenn ein Benutzer Daten eingibt, die kein Datum sind, wird dies der Fall sein Dies ist nicht zulässig, und dem Benutzer wird ein Fehler angezeigt.

So erstellen Sie diese Regeln bei der Dateneingabe:

1. Wählen Sie die Zellen (oder sogar die gesamte Spalte) aus ) wo Sie eine Datenüberprüfungsregel erstellen möchten. In diesem Beispiel habe ich Spalte A ausgewählt.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
3. Klicken Sie auf die Option Datenüberprüfung.
4. Wählen Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ auf der Registerkarte „Einstellungen“ in der Dropdown-Liste „Zulassen“ die Option „Datum“ aus.
5. Geben Sie das Start- und das Enddatum an. Einträge innerhalb dieses Datumsbereichs sind gültig und alle anderen werden abgelehnt.
6. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie das Dateneingabeformular verwenden, um Daten in die Spalte Datum einzugeben, und wenn es kein Datum ist, ist dies nicht zulässig.

Sie sehen eine Meldung wie unten gezeigt:

Ebenso können Sie die Datenüberprüfung mit Dateneingabeformularen verwenden, um sicherzustellen, dass Benutzer nicht die falschen Daten eingeben. Einige Beispiele, bei denen Sie dies verwenden können, sind Zahlen, Textlänge, Datumsangaben usw.

Hier einige wichtige Informationen zum Excel-Dateneingabeformular:

1. Sie können Verwenden Sie beim Navigieren durch die Datensätze Platzhalterzeichen (Option „Kriterien“).
2. Sie benötigen eine Excel-Tabelle, um das Dateneingabeformular verwenden zu können. Außerdem muss eine Zelle ausgewählt sein, um das Formular verwenden zu können. Es gibt jedoch eine Ausnahme. Wenn Sie einen benannten Bereich mit dem Namen Datenbank haben, verweist das Excel-Formular auch auf diesen benannten Bereich, selbst wenn Sie eine Excel-Tabelle haben.
3. Die Feldbreite im Dateneingabeformular ist abhängig auf die Spaltenbreite der Daten. Wenn Ihre Spaltenbreite zu schmal ist, wird dies auch im Formular angezeigt.
4. Sie können auch Aufzählungszeichen in das Dateneingabeformular einfügen. Verwenden Sie dazu die Tastenkombination ALT + 7 oder ALT + 9 auf Ihrem Ziffernblock. Hier ist ein Video zu Aufzählungspunkten.

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