Sådan oprettes en dataindtastningsformular i Excel (trinvis vejledning)

Se videoen om brug af dataindtastningsformularer i Excel

Nedenfor er en detaljeret skriftlig vejledning om Excel-dataindtastningsformular, hvis du foretrækker at læse frem for at se en video.

Excel har mange nyttige funktioner, når det kommer til dataindtastning.

Og en sådan funktion er dataindtastningsformularen.

I denne vejledning viser jeg dig, hvad der er dataindtastningsformularer, og hvordan du opretter og brug dem i Excel.

Hvorfor har du brug for at vide om dataindtastningsformularer?

Måske gør du det ikke!

Men hvis dataindtastning er en del af dit daglige arbejde, anbefaler jeg, at du tjekker denne funktion og ser, hvordan den kan hjælpe dig med at spare tid (og gør dig mere effektiv).

Der er to almindelige problemer, som jeg har haft (og set folk står over for), når det kommer til dataindtastning i Excel:

1. Det er tid- forbrugende. Du skal indtaste dataene i en celle og derefter gå til den næste celle og indtaste dataene for den. Nogle gange skal du rulle op og se, hvilken kolonne det er, og hvilke data der skal indtastes. Eller rul til højre, og kom derefter tilbage til starten, hvis der er mange kolonner.
2. Det er udsat for fejl. Hvis du har et enormt datasæt, der har brug for 40 poster, er der en mulighed for, at du ender med at indtaste noget, der ikke var beregnet til den celle.

En dataindtastningsformular kan hjælpe ved at lave behandle hurtigere og mindre udsat for fejl.

Før jeg viser dig, hvordan du opretter en dataindtastningsformular i Excel, skal jeg hurtigt vise dig, hvad den gør.

Nedenfor er et datasæt der vedligeholdes typisk af ansættelsesteamet i en organisation.

Hver gang en bruger skal tilføje en ny post, skal han / hun bliver nødt til at vælge cellen i den næste tomme række og derefter gå celle for celle for at foretage posten for hver kolonne.

Selvom dette er en perfekt fin måde at gøre det på, ville en mere effektiv måde være at bruge en dataindtastningsformular i Excel.

Nedenfor er en dataindtastningsformular, som du kan bruge til at oprette poster til dette datasæt.

De fremhævede felter er det sted, hvor du vil indtaste dataene. Når du er færdig, skal du trykke på Enter-tasten for at gøre dataene til en del af tabellen og gå videre til næste post.

Nedenfor er en demo af, hvordan det fungerer:

Som du kan se, er dette lettere end almindelig dataindtastning, da det har alt i en enkelt dialogboks.

Dataindtastningsformular i Excel

Brug af en dataindtastningsformular i Excel har brug for lidt forarbejde.

Du vil bemærke, at der ikke er nogen mulighed for at bruge en dataindtastningsformular i Excel (ikke i nogen fane i båndet.

For at bruge det skal du først føje det til værktøjslinjen Hurtig adgang (eller båndet).

Tilføjelse af dataindtastningsformularmulighed til værktøjslinjen Hurtig adgang

Nedenfor er trinene til at tilføje dataindtastningsformularindstillingen til værktøjslinjen Hurtig adgang:

1. Højreklik på et af de eksisterende ikoner i værktøjslinjen Hurtig adgang.
2. Klik på Tilpas værktøjslinje til hurtig adgang.
3. I dialogboksen Excel-indstillinger, der åbnes, skal du vælge Alle kommandoer mulighed fra th rullemenu.
4. Rul ned på listen over kommandoer, og vælg Form.
5. Klik på knappen Tilføj.
6. Klik på OK.

Ovenstående trin ville tilføj formularikonet til værktøjslinjen Hurtig adgang (som vist nedenfor).

Når du har det i QAT, kan du klik på en hvilken som helst celle i dit datasæt (hvor du vil oprette posten), og klik på ikonet Formular.

Dele af dataindtastningsformularen

En dataindtastning Form i Excel har mange forskellige knapper (som du kan se nedenfor).

Her er en kort beskrivelse af, hvad hver knap handler om:

• Ny: Dette rydder alle eksisterende data i formularen og giver dig mulighed for at oprette en ny post.
• Slet: Dette giver dig mulighed for at slette en eksisterende post optage. For eksempel, hvis jeg trykker på Delete-tasten i ovenstående eksempel, sletter den posten for Mike Banes.
• Gendan: Hvis du redigerer en eksisterende post, kan du gendanne de tidligere data i formularen (hvis du ikke har klikket på Ny eller trykket på Enter).
• Find forrige: Dette finder den forrige post.
• Find næste: Dette finder den næste post.
• Kriterier: Dette giver dig mulighed for at finde specifikke poster. For eksempel, hvis jeg leder efter alle poster, hvor kandidaten blev ansat, skal jeg klikke på knappen Kriterier, indtaste Ansat i statusfeltet og derefter bruge find-knapperne. Eksempel på dette er beskrevet senere i denne selvstudie.
• Luk: Dette lukker formularen.
• Rullebjælke: Du kan bruge rullebjælken til at gå gennem posterne.

Lad os nu gennemgå alle de ting, du kan gøre med en dataindtastningsformular i Excel .

Bemærk, at du skal konvertere dine data til en Excel-tabel og vælge en hvilken som helst celle i tabellen for at kunne åbne dialogboksen Dataindtastningsformular.

Hvis du ikke har t valgte en celle i Excel-tabellen, vil den vise en prompt som vist nedenfor:

Oprettelse af en ny post

Nedenfor er trinene til oprettelse af en ny post ved hjælp af dataindtastningsformularen i Excel:

1. Vælg en hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
2. Klik på Formularikon på værktøjslinjen Hurtig adgang.
3. Indtast dataene i formularfelterne.
4. Tryk på Enter-tasten (eller klik på Ny knap) for at indtaste posten i tabellen og få en blank form til næste post.

Navigering Gennem eksisterende optegnelser

En af fordelene ved at bruge Dataindtastningsformular er, at du nemt kan navigere og redigere poster uden nogensinde at forlade dialogboksen.

Dette kan især være nyttigt, hvis du har et datasæt med mange kolonner. Dette kan spare dig for meget rulning og processen med at gå frem og tilbage.

Nedenfor er trinene til at navigere og redigere poster ved hjælp af en dataindtastningsformular:

1. Vælg en hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
2. Klik på formularikonet i værktøjslinjen Hurtig adgang.
3. For at gå til næste post skal du klikke på knappen Find næste og til gå til den forrige post, klik på knappen Find forrige.
4. For at redigere en post skal du blot foretage ændringen og trykke på Enter. Hvis du vil vende tilbage til den oprindelige post (hvis du ikke har trykket på enter-tasten), skal du klikke på knappen Gendan.

Du kan også bruge rullepanelet til at navigere gennem poster en efter en.

Ovenstående øjebliksbillede viser grundlæggende navigation, hvor du går gennem alle poster en efter andet.

Men du kan også hurtigt navigere gennem alle poster baseret på kriterier.

Hvis du f.eks. vil gennemgå alle de poster, hvor status er Igangværende , du kan gøre det ved hjælp af nedenstående trin:

• Vælg en hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
• Klik på formularikonet i værktøjslinjen Hurtig adgang.
• I dialogboksen Dataindtastningsformular skal du klikke på knappen Kriterier.
• I feltet Status skal du indtaste Igangværende. Bemærk, at denne værdi ikke er store og små bogstaver. Så selvom du indtaster IN-PROGRESS, fungerer det stadig.
• Brug knapperne Find forrige / Find næste til at navigere gennem de poster, hvor status er Igangværende.

Kriterier er en meget nyttig funktion, når du har et stort datasæt, og du hurtigt vil gennemgå de poster, der opfylder et givet sæt kriterier.

Bemærk, at du kan bruge flere kriteriefelter til at navigere gennem dataene.

Hvis du f.eks. vil gennemgå alle Igangværende poster efter 07-08-2018, kan du bruge > 07-08-2018 i kriterierne for Dato -feltet og Igangværende som værdien i statusfeltet. Nu når du navigerer med knapperne Find forrige / Find næste, viser det kun poster efter 07-08-2018, hvor status er i gang.

Du kan også bruge jokertegn i kriterier.

For eksempel, hvis du ikke har været inkonsekvent med at indtaste dataene og har brugt variationer af et ord (f.eks. i gang, progress, in progress og inprogress), så skal du bruge jokertegn for at få disse poster.

Nedenfor er trinene til at gøre dette:

1. Vælg en hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
2. Klik på formularikonet i værktøjslinjen Hurtig adgang.
3. Klik på knappen Kriterier.
4. I feltet Status skal du indtaste * status
5. Brug knapperne Find forrige / Find næste til at navigere gennem de poster, hvor status er i gang.

Dette fungerer som en stjerne (*) er et jokertegn, der kan repræsentere et vilkårligt antal tegn i Excel. Så hvis status indeholder fremskridt, bliver den afhentet af knapperne Find forrige / Find næste, uanset hvad der er før den).

Sletning af en post

Du kan slette poster fra selve dataindtastningsformularen.

Dette kan være nyttigt, når du vil finde en bestemt type poster og slette disse.

Nedenfor er trinene til at slette en post ved hjælp af data Indtastningsformular:

1. Vælg en hvilken som helst celle i Excel-tabellen.
2. Klik på formularikonet i værktøjslinjen Hurtig adgang.
3. Naviger til posten du vil slette
4. Klik på knappen Slet.

Mens du måske føler, at alt dette ligner meget arbejde bare for at komme ind og navigere gennem poster, det sparer meget tid, hvis du arbejder med masser af data og er nødt til at foretage dataindtastning ganske ofte.

Begrænsning af dataindtastning baseret på regler

Du kan bruge datavalidering i celler for at sikre, at de indtastede data overholder nogle få regler.

For eksempel hvis du vil sikre dig, at datokolonnen kun accepterer en dato under dataindtastning, kan du oprette en datavalideringsregel, der kun tillader datoer.

Hvis en bruger indtaster data, der ikke er en dato, vil det ikke tilladt, og brugeren får vist en fejl.

Sådan oprettes disse regler, når der foretages dataindtastning:

1. Vælg cellerne (eller endda hele kolonnen ) hvor du vil oprette en datavalideringsregel. I dette eksempel har jeg valgt kolonne A.
2. Klik på fanen Data.
3. Klik på indstillingen Data Validering.
4. I dialogboksen Datavalidering skal du i fanen Indstillinger vælge Dato i rullemenuen Tillad.
5. Angiv start- og slutdato. Indgange inden for dette datointerval ville være gyldige, og resten afvises.
6. Klik på OK.

Nu, hvis du bruger dataindtastningsformularen til at indtaste data i kolonnen Dato, og hvis det ikke er en dato, er det ikke tilladt.

Du får vist en meddelelse som vist nedenfor:

På samme måde kan du bruge datavalidering med dataindtastningsformularer for at sikre, at brugerne ikke ender med at indtaste de forkerte data. Nogle eksempler, hvor du kan bruge dette, er tal, tekstlængde, datoer osv.

Her er et par vigtige ting at vide om Excel Dataindtastningsformular:

1. Du kan brug jokertegn, mens du navigerer gennem posterne (gennem kriterieindstilling).
2. Du skal have en Excel-tabel for at kunne bruge dataindtastningsformularen. Du skal også have valgt en celle i den for at bruge formularen. Der er dog en undtagelse fra dette. Hvis du har et navngivet område med navnet Database, henviser Excel-formularen også til dette navngivne område, selvom du har en Excel-tabel.
3. Feltbredden i formularen Dataindtastning er afhængig på kolonnebredden af dataene. Hvis din søjlebredde er for snæver, afspejles det samme i formularen.
4. Du kan også indsætte punktpunkter i dataindtastningsformularen. For at gøre dette skal du bruge tastaturgenvejen ALT + 7 eller ALT + 9 fra dit numeriske tastatur. Her er en video om punkttegn.

Du kan også lide følgende Excel-vejledninger:

• 100+ spørgsmål om Excel-interview.
• Rullelister i Excel.
• Find og fjern duplikater i Excel.
• Excel-tekst til kolonner.