Jak vytvořit formulář pro zadávání dat v aplikaci Excel (podrobný průvodce)

Podívejte se na video o používání formulářů pro zadávání dat v aplikaci Excel

Níže je uveden podrobný písemný výukový program o formuláři pro zadávání dat aplikace Excel pro případ, že byste raději četli před sledováním videa.

Excel má mnoho užitečné funkce, pokud jde o zadávání dat.

A jednou z takových funkcí je formulář pro zadávání dat.

V tomto tutoriálu vám ukážu, jaké jsou formuláře pro zadávání dat a jak je vytvořit a použijte je v aplikaci Excel.

Proč potřebujete vědět o formulářích pro zadávání dat?

Možná ne!

Pokud je však zadávání dat součástí vaší každodenní práce, doporučuji vám tuto funkci vyzkoušet a zjistit, jak vám může ušetřit čas (a zvýšit vaši efektivitu).

Existují dva běžné problémy, kterým jsem čelil (a viděl jsem, jak lidé čelí) při zadávání dat v aplikaci Excel:

1. Je čas – náročné. Musíte zadat data do jedné buňky, pak přejít do další buňky a zadat pro ni data. Někdy musíte posunout nahoru a zjistit, o který sloupec jde a jaké údaje je třeba zadat. Nebo přejděte doprava a pak se vraťte na začátek, pokud existuje mnoho sloupců.
2. Je náchylný k chybám. Pokud máte velkou datovou sadu, která potřebuje 40 záznamů, je možné, že nakonec zadáte něco, co pro tuto buňku nebylo určeno.

Formulář pro zadávání dat vám může pomoci udělat zpracovávat rychleji a méně náchylné k chybám.

Než vám ukážu, jak vytvořit formulář pro zadávání dat v aplikaci Excel, dovolte mi rychle vám ukázat, co dělá.

Níže je sada dat který obvykle udržuje najímací tým v organizaci.

Pokaždé, když uživatel musí přidat nový záznam, / ona bude muset vybrat buňku v dalším prázdném řádku a poté procházet buňku po buňce, aby vytvořila položku pro každý sloupec.

I když je to naprosto skvělý způsob, jak to udělat, efektivnější způsob by používat formulář pro zadávání údajů v aplikaci Excel.

Níže je formulář pro zadávání údajů, pomocí kterého můžete zadávat údaje do této sady dat.

Zvýrazněná pole jsou místem, kam byste zadali data. Po dokončení stiskněte klávesu Enter, aby se data stala součástí tabulky, a přejděte k další položce.

Níže je ukázka toho, jak to funguje:

Jak vidíte, je to jednodušší než běžné zadávání dat, protože má vše v jediném dialogovém okně.

Formulář pro zadávání dat v aplikaci Excel

Používání formuláře pro zadávání dat v aplikaci Excel vyžaduje trochu práce.

Všimli byste si, že neexistuje možnost použít formulář pro zadávání dat v aplikaci Excel (ne na žádné kartě v pás karet).

Chcete-li jej použít, budete jej nejprve muset přidat na panel nástrojů Rychlý přístup (nebo na pás karet).

Přidání možnosti formuláře pro zadávání dat na panel nástrojů Rychlý přístup

Níže je uveden postup přidání možnosti formuláře pro zadávání dat na panel nástrojů Rychlý přístup:

1. Klepněte pravým tlačítkem na libovolnou ze stávajících ikon na panelu nástrojů Rychlý přístup.
2. Klikněte na možnost „Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup“.
3. V dialogovém okně „Možnosti aplikace Excel“, které se otevře, vyberte možnost „Všechny příkazy“ možnost od th Rozbalovací nabídka.
4. Přejděte dolů v seznamu příkazů a vyberte příkaz Form.
5. Klikněte na tlačítko „Přidat“.
6. Klikněte na OK.

Výše uvedené kroky by přidejte ikonu formuláře na panel nástrojů Rychlý přístup (jak je znázorněno níže).

Jakmile jej máte v QAT, můžete klikněte na libovolnou buňku v datové sadě (do které chcete provést zadání) a klikněte na ikonu Formulář.

Části formuláře pro zadávání údajů

Zadání dat Formulář v aplikaci Excel má mnoho různých tlačítek (jak vidíte níže).

Zde je stručný popis toho, o čem jednotlivé tlačítka jsou:

• Nové: Toto vymaže všechna stávající data ve formuláři a umožní vám vytvořit nový záznam.
• Odstranit: To vám umožní odstranit existující záznam. Například pokud ve výše uvedeném příkladu stisknu klávesu Delete, odstraní se záznam pro Mikea Banese.
• Obnovit: Pokud upravujete existující položku, můžete obnovit předchozí data ve formuláři (pokud jste neklikli na Nový nebo stiskli Enter).
• Najít předchozí: Nalezne předchozí položku.
• Najít další: Najde další položku.
• Kritéria: To vám umožní najít konkrétní záznamy. Například pokud hledám všechny záznamy, kde byl kandidát najat, musím kliknout na tlačítko Kritéria, do pole Stav zadat „Zaměstnán“ a poté použít tlačítka pro hledání. Příklad tohoto popisu je popsán dále v tomto výukovém programu.
• Zavřít: Tím se formulář zavře.
• Posuvník: K procházení záznamů můžete použít posuvník.

Nyní si projdeme všechny věci, které můžete dělat pomocí formuláře pro zadávání dat v aplikaci Excel. .

Upozorňujeme, že je třeba převést data do tabulky aplikace Excel a vybrat libovolnou buňku v tabulce, aby bylo možné otevřít dialogové okno formuláře pro zadávání dat.

Pokud jste Pokud jste vybrali buňku v tabulce Excel, zobrazí se výzva, jak je uvedeno níže:

Vytvoření nového záznamu

Níže jsou uvedeny kroky pro vytvoření nové položky pomocí formuláře pro zadávání dat v aplikaci Excel:

1. Vyberte libovolnou buňku v tabulce Excel.
2. Klikněte na Ikona formuláře na panelu nástrojů Rychlý přístup.
3. Zadejte data do polí formuláře.
4. Stiskněte klávesu Enter (nebo klikněte na Nové tlačítko) pro zadání záznamu do tabulky a získání prázdného formuláře pro další záznam.

Navigace Prostřednictvím existujících záznamů

Jedna z výhod používání Formulář pro zadávání dat spočívá v tom, že můžete snadno procházet a upravovat záznamy, aniž byste opustili dialogové okno.

To může být užitečné zejména v případě, že máte datovou sadu s mnoha sloupci. To vám může ušetřit spoustu rolování a procesu přecházení tam a zpět.

Níže jsou uvedeny kroky pro navigaci a úpravy záznamů pomocí formuláře pro zadávání údajů:

1. Vyberte libovolnou buňku v tabulce Excel.
2. Klikněte na ikonu Formulář na panelu nástrojů Rychlý přístup.
3. Chcete-li přejít na další položku, klikněte na tlačítko „Najít další“ a na přejít na předchozí položku, kliknout na tlačítko „Najít předchozí“.
4. Chcete-li položku upravit, jednoduše proveďte změnu a stiskněte klávesu Enter. Chcete-li se vrátit k původnímu záznamu (pokud jste nestiskli klávesu Enter), klikněte na tlačítko „Obnovit“.

K procházení můžete také použít posuvník položky jeden po druhém.

Výše uvedený snímek zobrazuje základní navigaci, kde procházíte všechny záznamy jeden po ostatní.

Ale můžete také rychle procházet všechny záznamy na základě kritérií.

Například pokud chcete projít všechny položky, kde je stav „Probíhá , můžete to udělat pomocí následujících kroků:

• Vyberte libovolnou buňku v tabulce aplikace Excel.
• Klikněte na ikonu Formulář na panelu nástrojů Rychlý přístup.
• V dialogovém okně Formulář pro zadávání údajů klikněte na tlačítko Kritéria.
• Do pole Stav zadejte „Probíhá“. Tato hodnota nerozlišuje velká a malá písmena. Takže i když zadáte PROBÍHÁ, stále to bude fungovat.
• Pomocí tlačítek Najít předchozí / Najít další procházejte položky, kde je stav Probíhá.

Kritéria jsou velmi užitečnou funkcí, pokud máte velkou sadu dat a chcete rychle projít záznamy, které splňují danou sadu kritérií.

Pamatujte, že k procházení dat můžete použít více polí kritérií.

Například pokud chcete projít všechny záznamy „Probíhá“ po 07-08-2018, můžete použít > 07-08-2018 v kritériích pro pole Datum a Probíhá jako hodnota ve stavovém poli. Když nyní procházíte pomocí tlačítek Najít předchozí / Najít další, zobrazí se záznamy až po 7. 8. 2018, kde je stav Probíhá.

V kritériích můžete také použít zástupné znaky.

Například pokud jste zadávání údajů nekonzistentně používali a použili variace slova (například Probíhá, progress, in progress, and inprogress), pak k získání těchto záznamů musíte použít zástupné znaky.

Níže je uveden postup, jak to provést:

1. Vyberte libovolnou buňku v tabulku Excel.
2. Klikněte na ikonu Formulář na panelu nástrojů Rychlý přístup.
3. Klikněte na tlačítko Kritéria.
4. Do pole Stav zadejte * pokrok
5. Pomocí tlačítek Najít předchozí / Najít další můžete procházet položky, u nichž je stav Probíhá.

To funguje jako hvězdička (*) je zástupný znak, který může v aplikaci Excel představovat libovolný počet znaků. Pokud tedy stav obsahuje „průběh“, bude zachycen tlačítky Najít předchozí / Najít další bez ohledu na to, co je před ním).

Smazání záznamu

Můžete smazat záznamy ze samotného formuláře Zadávání dat.

To může být užitečné, když chcete najít konkrétní typ záznamů a tyto smazat.

Níže jsou uvedeny kroky pro smazání záznamu pomocí Data Vstupní formulář:

1. Vyberte libovolnou buňku v tabulce aplikace Excel.
2. Klikněte na ikonu Formulář na panelu nástrojů Rychlý přístup.
3. Přejděte k záznamu chcete smazat
4. Klikněte na tlačítko Smazat.

I když máte pocit, že to všechno vypadá hodně práce při zadávání a procházení záznamů, šetří spoustu času, pokud pracujete se spoustou dat a zadávání dat musíte provádět poměrně často.

Omezení zadávání údajů na základě pravidel

Můžete použít ověření dat v buňkách, abyste se ujistili, že zadaná data odpovídají několika pravidlům.

Například pokud chcete se ujistit, že sloupec data přijímá pouze datum během zadávání dat, můžete vytvořit pravidlo pro ověření dat, které povolí pouze data.

Pokud uživatel zadá data, která nejsou datem, bude nebude povoleno a uživateli se zobrazí chyba.

Takto je možné při zadávání dat vytvořit tato pravidla:

1. Vyberte buňky (nebo dokonce celý sloupec) ), kde chcete vytvořit pravidlo pro ověření dat. V tomto příkladu jsem vybral sloupec A.
2. Klikněte na kartu Data.
3. Klikněte na možnost Ověření dat.
4. V dialogovém okně „Ověření údajů“ na kartě „Nastavení“ vyberte v rozbalovací nabídce „Povolit“ možnost „Datum“.
5. Zadejte počáteční a konečné datum. Záznamy v tomto časovém období by byly platné a zbytek by byl zamítnut.
6. Klikněte na OK.

Nyní, pokud použijete formulář pro zadávání údajů k zadávání údajů do sloupce Datum a pokud se nejedná o datum, nebude to povoleno.

Zobrazí se níže uvedená zpráva:

Podobně můžete pomocí ověřování dat pomocí formulářů pro zadávání údajů zajistit, aby uživatelé nakonec nezadali nesprávná data. Mezi příklady, které můžete použít, patří čísla, délka textu, data atd.

Zde je několik důležitých věcí, které byste měli vědět o formuláři pro zadávání dat aplikace Excel:

1. Můžete při procházení záznamů používejte zástupné znaky (volba prostřednictvím kritérií).
2. Abyste mohli používat formulář pro zadávání údajů, musíte mít tabulku aplikace Excel. Chcete-li použít formulář, musíte v něm mít také vybranou buňku. Existuje však jedna výjimka. Pokud máte pojmenovanou oblast s názvem „Databáze“, bude se na tuto pojmenovanou oblast odkazovat i formulář aplikace Excel, i když máte tabulku Excel.
3. Šířka pole ve formuláři Zadávání dat je závislá na šířku sloupce dat. Pokud je šířka vašeho sloupce příliš úzká, totéž by se projevilo ve formuláři.
4. Ve formuláři pro zadávání dat můžete také vložit odrážky. Chcete-li to provést, použijte klávesovou zkratku ALT + 7 nebo ALT + 9 na numerické klávesnici. Zde je video o odrážkách.

Mohly by se vám také líbit následující výukové programy pro Excel:

• 100+ dotazů na rozhovor v Excelu.
• Rozbalovací seznamy v aplikaci Excel.
• Najít a odebrat duplikáty v aplikaci Excel.
• Text aplikace Excel do sloupců.