Cómo crear un formulario de ingreso de datos en Excel (guía paso a paso)

Vea el video sobre el uso de formularios de ingreso de datos en Excel

A continuación se muestra un tutorial detallado por escrito sobre el formulario de entrada de datos de Excel en caso de que prefiera leer antes que ver un video.

Excel tiene muchos características útiles cuando se trata de la entrada de datos.

Y una de esas características es el formulario de entrada de datos.

En este tutorial, le mostraré qué son los formularios de entrada de datos y cómo crear y utilícelos en Excel.

¿Por qué necesita saber acerca de los formularios de entrada de datos?

¡Quizás no!

Pero si la entrada de datos es parte de su trabajo diario, le recomiendo que revise esta función y vea cómo puede ayudarlo a ahorrar tiempo (y hacerlo más eficiente).

Hay dos problemas comunes a los que me he enfrentado (y he visto que la gente se enfrenta) cuando se trata de la entrada de datos en Excel:

1. Es hora- consumidor. Debe ingresar los datos en una celda, luego ir a la siguiente celda e ingresar los datos correspondientes. A veces, debe desplazarse hacia arriba y ver qué columna es y qué datos deben ingresarse. O desplácese hacia la derecha y luego vuelva al principio en caso de que haya muchas columnas.
2. Es propenso a errores. Si tiene un gran conjunto de datos que necesita 40 entradas, existe la posibilidad de que termine ingresando algo que no fue diseñado para esa celda.

Un formulario de ingreso de datos puede ayudar al hacer el procese más rápido y menos propenso a errores.

Antes de mostrarle cómo crear un formulario de ingreso de datos en Excel, permítame mostrarle rápidamente lo que hace.

A continuación se muestra un conjunto de datos que normalmente es mantenido por el equipo de contratación en una organización.

Cada vez que un usuario tiene que agregar un nuevo registro, / ella tendrá que seleccionar la celda en la siguiente fila vacía y luego ir celda por celda para hacer la entrada para cada columna.

Si bien esta es una forma perfecta de hacerlo, una forma más eficiente sería be utilizar un formulario de entrada de datos en Excel.

A continuación se muestra un formulario de entrada de datos que puede utilizar para realizar entradas en este conjunto de datos.

Los campos resaltados son donde ingresaría los datos. Una vez hecho esto, presione la tecla Enter para que los datos formen parte de la tabla y continúe con la siguiente entrada.

A continuación se muestra una demostración de cómo funciona:

Como puede ver, esto es más fácil que la entrada de datos normal, ya que tiene todo en un solo cuadro de diálogo.

Formulario de entrada de datos en Excel

El uso de un formulario de entrada de datos en Excel requiere un poco de trabajo previo.

Observará que no hay opción para usar un formulario de entrada de datos en Excel (no en ninguna pestaña en la cinta).

Para usarlo, primero deberá agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido (o la cinta).

Agregar la opción de formulario de entrada de datos a la barra de herramientas de acceso rápido

A continuación se muestran los pasos para agregar la opción de formulario de entrada de datos a la barra de herramientas de acceso rápido:

1. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de los iconos existentes en la barra de herramientas de acceso rápido.
2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel que se abre, seleccione Todos los comandos opción de th e menú desplegable.
4. Desplácese hacia abajo en la lista de comandos y seleccione Form.
5. Haga clic en el botón «Agregar».
6. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores agregue el ícono de formulario a la barra de herramientas de acceso rápido (como se muestra a continuación).

Una vez que lo tenga en QAT, puede haga clic en cualquier celda de su conjunto de datos (en la que desea realizar la entrada) y haga clic en el icono de formulario.

Partes del formulario de entrada de datos

Una entrada de datos El formulario en Excel tiene muchos botones diferentes (como puede ver a continuación).

Aquí hay una breve descripción de lo que trata cada botón:

• Nuevo: Esto borrará cualquier dato existente en el formulario y le permitirá crear un nuevo registro.
• Eliminar: Esto le permitirá eliminar un registro. Por ejemplo, si presiono la tecla Eliminar en el ejemplo anterior, eliminará el registro de Mike Banes.
• Restaurar: si está editando una entrada existente, puede restaurar los datos anteriores en el formulario (si no ha hecho clic en Nuevo o no ha pulsado Intro).
• Find Prev: Esto encontrará la entrada anterior.
• Find Next: Esto encontrará la entrada siguiente.
• Criterios: esto le permite encontrar registros específicos. Por ejemplo, si estoy buscando todos los registros, donde el candidato fue contratado, necesito hacer clic en el botón Criterios, ingresar «Contratado» en el campo Estado y luego usar los botones de búsqueda. Un ejemplo de esto se cubre más adelante en este tutorial.
• Cerrar: Esto cerrará el formulario.
• Barra de desplazamiento: puede utilizar la barra de desplazamiento para recorrer los registros.

Ahora repasemos todas las cosas que puede hacer con un formulario de entrada de datos en Excel .

Tenga en cuenta que debe convertir sus datos en una tabla de Excel y seleccionar cualquier celda de la tabla para poder abrir el cuadro de diálogo del formulario de entrada de datos.

Si no lo ha hecho Si seleccionó una celda en la tabla de Excel, mostrará un mensaje como se muestra a continuación:

Creando una nueva entrada

A continuación se muestran los pasos para crear una nueva entrada usando el formulario de entrada de datos en Excel:

1. Seleccione cualquier celda en la tabla de Excel.
2. Haga clic en el Icono de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Ingrese los datos en los campos del formulario.
4. Presione la tecla Enter (o haga clic en el Botón Nuevo) para ingresar el registro en la tabla y obtener un formulario en blanco para el siguiente registro.

Navegando A través de registros existentes

Uno de los beneficios de usar El formulario de entrada de datos le permite navegar y editar fácilmente los registros sin tener que salir del cuadro de diálogo.

Esto puede ser especialmente útil si tiene un conjunto de datos con muchas columnas. Esto puede ahorrarle mucho desplazamiento y el proceso de ir y venir.

A continuación se muestran los pasos para navegar y editar los registros mediante un formulario de entrada de datos:

1. Seleccione cualquier celda en la tabla de Excel.
2. Haga clic en el icono de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Para ir a la siguiente entrada, haga clic en el botón Buscar siguiente y para vaya a la entrada anterior, haga clic en el botón Buscar anterior.
4. Para editar una entrada, simplemente haga el cambio y presione enter. En caso de que desee volver a la entrada original (si no ha presionado la tecla Intro), haga clic en el botón Restaurar.

También puede usar la barra de desplazamiento para navegar entradas una por una.

La instantánea anterior muestra la navegación básica por la que recorre todos los registros uno después del otro.

Pero también puede navegar rápidamente a través de todos los registros según los criterios.

Por ejemplo, si desea revisar todas las entradas cuyo estado es En progreso , puede hacerlo siguiendo los pasos a continuación:

• Seleccione cualquier celda de la tabla de Excel.
• Haga clic en el icono Formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
• En el cuadro de diálogo Formulario de ingreso de datos, haga clic en el botón Criterios.
• En el campo Estado, ingrese En curso. Tenga en cuenta que este valor no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Entonces, incluso si ingresa EN CURSO, aún funcionará.
• Use los botones Buscar anterior / Buscar siguiente para navegar a través de las entradas donde el estado es En progreso.

Criterios es una característica muy útil cuando tiene un gran conjunto de datos y desea revisar rápidamente aquellos registros que cumplen con un determinado conjunto de criterios.

Tenga en cuenta que puede usar varios campos de criterios para navegar a través de los datos.

Por ejemplo, si desea revisar todos los registros En progreso después del 07-08-2018, puede usar > 07-08-2018 en los criterios para el campo Fecha y En curso como valor en el campo de estado. Ahora, cuando navegue con los botones Buscar anterior / Buscar siguiente, solo mostrará los registros posteriores al 07-08-2018 en los que el estado sea En curso.

También puede usar caracteres comodín en los criterios.

Por ejemplo, si ha sido inconsistente al ingresar los datos y ha usado variaciones de una palabra (como En progreso, progreso, en progreso y en progreso), entonces necesita usar caracteres comodín para obtener estos registros.

A continuación se muestran los pasos para hacer esto:

1. Seleccione cualquier celda en la tabla de Excel.
2. Haga clic en el icono Formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Haga clic en el botón Criterios.
4. En el campo Estado, ingrese * progreso
5. Use los botones Buscar anterior / Buscar siguiente para navegar por las entradas cuyo estado es En progreso.

Esto funciona como un asterisco (*) es un carácter comodín que puede representar cualquier número de caracteres en Excel. Entonces, si el estado contiene el progreso, los botones Buscar anterior / Buscar siguiente lo recogerán sin importar lo que esté antes).

Eliminación de un registro

Puede eliminar registros del formulario de entrada de datos en sí.

Esto puede ser útil cuando desea encontrar un tipo específico de registros y eliminarlos.

A continuación se muestran los pasos para eliminar un registro utilizando Datos Formulario de entrada:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla de Excel.
2. Haga clic en el ícono de Formulario en la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Navegue hasta el registro desea eliminar
4. Haga clic en el botón Eliminar.

Si bien puede sentir que todo esto parece mucho de trabajo solo para ingresar y navegar por los registros, ahorra mucho tiempo si trabaja con muchos datos y tiene que ingresar datos con bastante frecuencia.

Restringir la entrada de datos según las reglas

Puede usar la validación de datos en las celdas para asegurarse de que los datos ingresados cumplan con algunas reglas.

Por ejemplo, si desea asegurarse de que la columna de fecha solo acepta una fecha durante el ingreso de datos, puede crear una regla de validación de datos para permitir solo fechas.

Si un usuario ingresa un dato que no es una fecha, lo hará no se permitirá y se mostrará un error al usuario.

A continuación se explica cómo crear estas reglas al realizar la entrada de datos:

1. Seleccione las celdas (o incluso la columna completa ) donde desea crear una regla de validación de datos. En este ejemplo, he seleccionado la columna A.
2. Haga clic en la pestaña Datos.
3. Haga clic en la opción Validación de datos.
4. En el cuadro de diálogo Validación de datos, dentro de la pestaña Configuración, seleccione Fecha en el menú desplegable Permitir.
5. Especifique la fecha de inicio y finalización. Las entradas dentro de este intervalo de fechas serían válidas y el resto se denegarían.
6. Haga clic en Aceptar.

Ahora, si usa el formulario de ingreso de datos para ingresar datos en la columna Fecha, y si no es una fecha, entonces no se permitirá.

Verá un mensaje como se muestra a continuación:

De manera similar, puede usar la validación de datos con formularios de ingreso de datos para asegurarse de que los usuarios no terminen ingresando datos incorrectos. Algunos ejemplos en los que puede usar esto son los números, la longitud del texto, las fechas, etc.

Aquí hay algunas cosas importantes que debe saber sobre el Formulario de ingreso de datos de Excel:

1. Puede use caracteres comodín mientras navega por los registros (a través de la opción de criterios).
2. Debe tener una tabla de Excel para poder usar el formulario de ingreso de datos. Además, debe tener una celda seleccionada para usar el formulario. Sin embargo, hay una excepción a esto. Si tiene un rango con nombre con el nombre Base de datos, el formulario de Excel también se referirá a este rango con nombre, incluso si tiene una tabla de Excel.
3. El ancho del campo en el formulario de entrada de datos depende en el ancho de columna de los datos. Si el ancho de su columna es demasiado estrecho, lo mismo se reflejará en el formulario.
4. También puede insertar viñetas en el formulario de entrada de datos. Para hacer esto, use el atajo de teclado ALT + 7 o ALT + 9 de su teclado numérico. Aquí hay un video sobre viñetas.

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