Spåra ändringar är ett verktyg i Microsoft Word som låter dig visa eventuella markeringar, ändringar eller kommentarer till ett dokument.
I det här inlägget lär jag dig hur du använder Spåra ändringar för att redigera Word-dokument och hur du accepterar eller avvisar dessa ändringar som granskare.
Varför använda Spårändringar?
Det är särskilt användbart när du delar dokument med andra kollegor, eftersom det låter dig se exakt vilka ändringar som gjordes och av vem. Dessutom ger det mer makt till dokumentets ägare som kan acceptera eller avvisa ändringar som gjorts i dokumentet.
Digital kommunikation delar ofta Word-dokument som innehåller webbplatsinnehåll med kollegor över hela universitetet och ber dem att använda Spåra ändringar för att göra ändringar eller frågor. Detta gör det möjligt för oss att tydligt se vilka redigeringar som har gjorts och påskynda den tid vi spenderar på att redigera webbsidor.
Så här använder du spårändringar
Om du inte vet hur du använder spårändringar, Microsoft har en mycket användbar onlineguide för att använda Spåra ändringar.
Du kan också följa dessa steg om du använder Microsoft Word-appen:
Aktivera Spåra ändringar
- Öppna Microsoft Word.
- Välj fliken Granskning högst upp i dokumentet.
- Antingen klicka på Spåra ändringsknappen (PC) eller växla spårändringsomkopplaren (Mac).
- Se till att du ändrar Simple Markup till All Markup från listrutan bredvid Spåra ändringar.
Redigera
När spårändringar har aktiverats kan du starta redigera dokumentet. Alla ändringar du gör i texten markeras med en grå stapel till vänster om den ändrade texten.
När du lägger till text kommer den tillagda texten att ha en annan färg än den normala texten. det är lätt att hitta för granskare.
När du tar bort text kommer den raderade texten att noteras i en kommentar till höger marginal för dokumentet.
När du formaterar om text kommer typen av omformatering att noteras i en kommentar i höger marginal i dokumentet.
Du kan också kommentera textstycken genom att välja Ny kommentar på fliken Granska. Kommentaren visas i dokumentets högra marginal.
Granska
Om du granskar ett dokument kan du antingen acceptera eller avvisa ändringar som gjorts av en annan person. För att göra detta klickar du bara på den ändrade texten (eller anteckningen i marginalen) och väljer sedan antingen Acceptera eller Avvisa från fliken Granskning.
Du kan också välja att acceptera eller avvisa alla ändringar samtidigt från rullgardinsmenyerna bredvid varje alternativ.
