En av de tidskrävande uppgifterna i Microsoft Word är att rensa text från externa källor, särskilt när dokumentet har extra hårda avkastningar som du vill ta bort. Dessa dokument inkluderar text kopierad från en PDF, transkriptioner från ett Zoom-möte, text från YouTube eller andra tjänster och dokument som tagits emot från kollegor och kunder som kan använda andra program. Utmaningen är att du slösar för mycket tid på att manuellt rensa upp dessa filer för att ta bort hårda returer som inte behövs i dokumenttexten.
För de enkla stegen för att enkelt ta bort hårda returer eller styckemärken från textfil i Microsoft Word fortsätt läsa eller titta på min video:
Visa styckemärken i ett dokument
Det första du vill göra är att få mer information. Du gör detta genom att arbeta med Visa / dölj. Detta är på fliken Hem i gruppen Stycke. Du hittar detta med en styckemarkeringssymbol. Välj det här alternativet så visas tecken som inte skrivs ut, ibland kallade dolda tecken. Du kan se var hårda avkastningar sker i slutet av raderna och var de bryter texten på besvärliga platser. I exemplet nedan är det ganska enkelt att se var de hårda avkastningarna kommer in. Det vill säga att texten inte omsluts med det som kallas en mjuk avkastning. Det finns hårda avkastningar i slutet av varje rad som skapar alla möjliga redigerings- och formateringsproblem i ett Word-dokument.
Hur man tar bort hårda returer
Även om det kan vara en ganska tidskrävande process kan vi redigera texten manuellt för att ta bort extra hårda avkastningar, lägg till ett mellanslag eller skiljetecken vid behov och fortsätt att städa upp dokumentet på detta sätt. Det finns dock ett mycket enklare tillvägagångssätt för att ta bort hårda avkastningar. Och det är att använda kommandona Sök och ersätt. Den grundläggande processen för att ta bort hårda returer eller styckemärken enligt nedan är:
- Spara originaldokumentet med ett nytt namn.
- Starta kommandot Ersätt.
- Ersätt vid behov flera hårda avkastningar som du vill behålla med en platshållare.
- Hitta och ersätt återstående hårda avkastningar med Mer > Special från Sök och Byt ut dialogrutan. Välj styckemärke bland alternativen under Special. Beroende på ditt dokument, ersätt styckemarkeringarna med ett mellanslag eller ingenting alls.
- Om du skapade platshållare för styckemärkena som du vill behålla, vänd om stegen du använde för steg 3 för att återställa stycket märken du vill behålla i dokumentet.
- Granska och redigera ditt dokument efter behov för att slutföra rensningen av filen.
Så här hittar du & Ersätt styckemärken
Till att börja med hittar du kommandona Sök och ersätt till höger på fliken Hem. Du kan också använda följande kortkommandon:
- Sök: + F
- Ersätt: + H
Du har antagligen använt dessa innan för att hitta text, kanske skiljetecken, och ersätta den med något annat. Men det finns mer i den här funktionen än att bara leta efter text och ersätta den med något annat. Välj först Byt ut. Välj Mer i dialogrutan Sök och ersätt. Detta ger dig möjlighet att kunna förfina hur du hittar och ersätter. För att ta bort hårda returer från en textfil, välj alternativet Special. Här ser du valfritt antal olika symboler och tecken som du kan hitta och ersätta inklusive styckemärket.
För att städa upp vår dokument vill vi ofta hitta var styckemärket förekommer och ersätta det antingen med ett mellanslag eller ingenting om det redan finns ett mellanslag. Om du gör detta regelbundet är det andra sättet att skapa detta med markeringssymbolen (^) och bokstaven P. Du hittar markeringen längst upp på tangentbordet ovanför nummer 6-tangenten. Så ^ P är ett annat sätt att visa styckemärket. Följ sedan med innehållet du vill ersätta, till exempel ett mellanslag. Obs! Innan du börjar redigera, skapa en kopia av ditt dokument om du behöver gå tillbaka till originalet.
Men det finns en annan sak att se upp för eftersom du kanske vill ha några hårda avkastningar eller styckemärken på slutet på de sanna styckena. Du kommer att märka i exemplet ovan att det finns två hårda avkastningar i slutet av styckena. För den här typen av dokument vill vi inte nödvändigtvis leta efter alla styckemärken och ersätta dem för nu skapar vi en annan plats där vi måste spendera vår tid på att städa upp dokumentet.
I det här fallet vill du också leta efter eventuella händelser där det finns två hårda avkastningar. Därefter ersätter du de två hårda avkastningarna med platshållare. Nu kan denna platshållare i huvudsak vara något som normalt inte skulle visas på dokumentet. Platshållarna kan vara ett par asterisker (**), tre utropstecken (!!!) – bara något som kan vara en plats som du kommer att komma tillbaka till när du är redo att redigera dokumentet. Om du inte är för säker än kan du ersätta de dubbla hårda avkastningarna individuellt med hjälp av Hitta nästa och sedan ersätta. När du förstår hur det fungerar, försök ersätt alla. Nu har du de platshållarna där du faktiskt vill se ett styckemärke. Senare kan du gå tillbaka till texten och leta efter dessa platshållare och ersätta dem med de två hårda avkastningarna för varje plats där du faktiskt vill ha dem i det slutliga dokumentet.
Därefter är det dags att städa upp de hårda avkastningarna du vill ta bort från dokumentet. Be Word enkelt att söka efter varje förekomst av en hård retur och, beroende på innehållet, ersätt den med ingenting (lämna Ersätt tom) eller möjligen lägg till ett mellanslag. Försök än en gång att ersätta alla när du testar några händelser.
Dina sista steg kan vara att återställa de hårda avkastningarna som för närvarande representeras av platshållare som två asterisker. Kom ihåg att platshållarna inte har någon specifik betydelse. Du använder dem helt enkelt som något du kan hitta och ersätter dem sedan med två hårda avkastningar. Återigen hittar du dem i dialogrutan Sök och ersätt i avsnittet Mer under Special. Kolla in de andra alternativen eftersom du kommer att se många saker att söka efter i ett dokument utöver enkel text och skiljetecken.
Nu har du ett dokument som förmodligen bara behöver lite rengöring som att lägga till eller ta bort några mellanslag. Allt som krävs är några klick och några korrigeringar för att spara tid på att redigera dina Word-dokument så att du kan fokusera på vad som är viktigare för dig.
Av Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoft Certified Trainer, Productivity Speaker, Certified Virtual Presenter