Kotters 8-stegs ändringsmodell

”Förändring är den enda konstanten.” – Heraclitus, grekisk filosof

Det som var sant för mer än 2000 år sedan är lika sant idag. Vi lever i en värld där ”business as usual” är förändring. Nya initiativ, projektbaserat arbete, teknikförbättringar, att hålla sig före konkurrenterna – dessa saker samlas för att driva pågående förändringar i vårt sätt att arbeta.

Oavsett om du ” överväger en liten förändring av en eller två processer, eller en systemomfattande förändring av en organisation, är det vanligt att känna sig orolig och skrämd av utmaningens omfattning.

Du vet att förändringen måste hända, men du vet inte riktigt hur du ska göra det. Var börjar du? Vem involverar du? Hur ser du igenom det till slutet?

Det finns många teorier om hur man ”gör” förändringar. Många har sitt ursprung i guru för ledarskap och förändringsledning, John Kotter. En professor vid Harvard Business School och världsberömd förändringsexpert, Kotter introducerade sin åtta-stegs förändringsprocess i sin bok, ”Leading Change.” åtta steg för ledande förändring nedan.

Steg 1: Skapa brådskande

För att förändringar ska ske kan det hjälpa om hela företaget verkligen vill ha det. Utveckla en känsla av brådska kring behovet av förändring. Detta kan hjälpa dig att få den första motivationen att få saker att röra sig.

Det handlar inte bara om att visa människor dålig försäljningsstatistik eller prata om ökad konkurrens. Öppna en ärlig och övertygande dialog om vad som händer på marknaden och med din konkurrens. Om många börjar prata om den förändring du föreslår, kan brådskandet bygga och mata på sig själv.

Vad du kan göra:

• Identifiera potentiella hot och utveckla scenarier som visar vad som kan hända i framtiden.
• Undersök möjligheter som bör eller kan utnyttjas.
• Starta ärliga diskussioner och ge dynamiska och övertygande skäl att få människor att prata och tänka.
• Begär support från kunder, externa intressenter och branschfolk för att stärka ditt argument.

Steg 2: Bilda en kraftfull koalition

Övertyga människor att förändring är nödvändig. Detta kräver ofta starkt ledarskap och synligt stöd från nyckelpersoner inom din organisation. Att hantera förändring är inte tillräckligt – du måste leda det.

Du kan hitta effektiva förändringsledare i hela din organisation – de följer inte nödvändigtvis den traditionella företagshierarkin. För att leda förändring måste du samla en koalition eller ett team av inflytelserika personer vars makt kommer från en mängd olika källor, inklusive jobbtitel, status, expertis och politisk betydelse.

När du väl har bildat din ”ändra koalition” måste arbeta som ett team, fortsätta att bygga brådskande och fart kring behovet av förändring.

Vad du kan göra:

• Identifiera de sanna ledarna i din organisation, såväl som dina viktigaste intressenter.
• Be om ett emotionellt engagemang från dessa nyckelpersoner.
• Arbeta med teambuilding inom din förändringskoalition.
• Kontrollera ditt team för svaga områden och se till att du har en bra blandning av människor från olika avdelningar och olika nivåer inom ditt företag.

Steg 3: Skapa en vision för förändring

När du först börjar tänka på förändring kommer det antagligen att finnas många bra idéer och lösningar som flyter runt. Länka dessa begrepp till en övergripande vision som människor lätt kan förstå och komma ihåg.

En tydlig vision kan hjälpa alla att förstå varför du ber dem göra något. När människor själva ser vad du försöker uppnå, då tenderar de riktlinjer som de får att ge mer mening.

Vad du kan göra:

• Bestäm de värden som är centrala för förändringen.
• Utveckla en kort sammanfattning (en eller två meningar) som fångar vad du ”ser” som din organisations framtid.
• Skapa en strategi för att genomföra den visionen.
• Se till att din förändringskoalition kan beskriva visionen på fem minuter eller mindre.
• Öva ditt ”visionstal” ofta.

Steg 4: Kommunicera visionen

Vad du gör med din vision efter att du skapat den avgör din framgång. Ditt meddelande kommer förmodligen att ha stark konkurrens från annan daglig kommunikation inom företaget, så du måste kommunicera det ofta och kraftfullt och bädda in det i allt du gör.

Ring inte bara speciella möten för att kommunicera din vision. Prata istället om det varje chans du får. Använd visionen dagligen för att fatta beslut och lösa problem. När du håller den fräsch i allas hjärta kommer de att komma ihåg den och svara på den.

Det är också viktigt att ”prata.” Vad du gör är mycket viktigare – och trovärdigt – än vad du säger. Visa vilken typ av beteende du vill ha från andra.

Vad du kan göra:

• Prata ofta om din förändringsvision.
• Adressera folk ” oro och oro, öppet och ärligt.
• Tillämpa din vision på alla aspekter av operationer – från träning till prestationsgranskning. Knyt allt tillbaka till visionen.
• Led med gott exempel.

Steg 5: Ta bort hinder

Om du följer dessa steg och når denna punkt i förändringsprocessen har du pratat om din vision och byggt buy-in från alla nivåer i organisationen. Förhoppningsvis vill din personal bli upptagen och uppnå de fördelar som du har främjat.

Men motstår någon förändringen? Och finns det processer eller strukturer som hamnar i vägen?

Sätt in strukturen för förändring och kontrollera ständigt om det finns hinder för den. Att ta bort hinder kan ge människorna du behöver för att utföra din vision, och det kan hjälpa förändringen att gå framåt.

Vad du c ett gör:

• Identifiera, eller anställ, ändra ledare vars huvudroller är att leverera förändringen.
• Titta på din organisationsstruktur, arbetsbeskrivningar och prestations- och kompensationssystem för att se till att de överensstämmer med din vision.
• Känna igen och belöna människor för att få förändring att hända.
• Identifiera människor som motstår förändringen och hjälp dem att se vad som behövs .
• Vidta åtgärder för att snabbt ta bort hinder (mänskliga eller på annat sätt).

Steg 6: Skapa kortvariga vinster

Ingenting motiverar mer än Framgång. Ge ditt företag en smak av segern tidigt i förändringsprocessen. Inom en kort tidsperiod (detta kan vara en månad eller ett år, beroende på vilken typ av förändring), vill du ha några ”snabba vinster” som din personal kan se. Utan detta kan kritiker och negativa tänkare skada din framsteg.

Skapa kortsiktiga mål – inte bara ett långsiktigt mål. Du vill att varje mindre mål ska uppnås, med lite utrymme för misslyckande. Ditt förändringsteam kan behöva arbeta mycket hårt för att komma upp med dessa mål, men varje ”vinst” som du producerar kan ytterligare motivera hela personalen.

Vad du kan göra:

• Leta efter säkra eldprojekt som du kan implementera utan hjälp från starka kritiker av förändringen.
• Välj inte tidiga mål som är dyra. Du vill kunna motivera investeringen i varje projekt.
• Analysera noggrant de potentiella fördelarna och nackdelarna med dina mål. Om du inte lyckas med ett tidigt mål kan det skada hela ditt förändringsinitiativ.
• Belöna de människor som hjälper dig att nå målen.

Steg 7: Bygg vidare på förändringen

Kotter hävdar att många förändringsprojekt misslyckas eftersom segern förklaras för tidigt. Verklig förändring går djupt. Snabba vinster är bara början på vad som behöver göras för att uppnå långsiktig förändring.

Att lansera en ny produkt med ett nytt system är bra. Men om du kan lansera 10 produkter betyder det att det nya systemet fungerar. För att nå den 10: e framgången måste du fortsätta leta efter förbättringar.

Varje framgång ger möjlighet att bygga vidare på vad som gick rätt och identifiera vad du kan förbättra.

Vad du kan göra:

• Efter varje vinst, analysera vad gick rätt och vad som behöver förbättras.
• Sätt mål för att fortsätta bygga på den drivkraft du har uppnått.
• Lär dig mer om kaizen, tanken på kontinuerlig förbättring.
• Håll idéerna fräscha genom att ta med nya förändringar a herrar och ledare för din förändringskoalition.

Steg 8: Förankra förändringarna i företagskulturen

Slutligen, för att få en förändring att hålla fast, bör den bli en del av kärnan i din organisation.Din företagskultur avgör ofta vad som görs, så värdena bakom din vision måste visa sig i det dagliga arbetet.

Gör kontinuerliga ansträngningar för att se till att förändringen syns i alla aspekter av din organisation. Detta hjälper till att ge den förändringen en solid plats i organisationens kultur.

Det är också viktigt att företagets ledare fortsätter att stödja förändringen. Detta inkluderar befintlig personal och nya ledare som tas med in. Om du förlorar stödet från dessa människor kan du hamna tillbaka där du började.

Vad du kan göra:

• Prata om framsteg varje chans du får. Berätta framgångshistorier om förändringsprocessen och upprepa andra berättelser som du hör.
• Inkludera förändringsidealen och värdena när du anställer och utbildar ny personal.
• Publicera igenkänn nyckelmedlemmar i ditt original ändra koalition och se till att resten av personalen – ny och gammal – kommer ihåg deras bidrag.
• Skapa planer för att ersätta de viktigaste ledarna för förändring när de går vidare. Detta hjälper till att säkerställa att deras arv inte går förlorade eller glömt.

Omtryckt med tillstånd från Harvard Business Review. Från ”Leading Change” av John P. Kotter. Copyright © 2012 av Harvard Busin ess School Publishing Corporation; alla rättigheter förbehållna.

Infographic

Klicka på bilden nedan för att se Kotters modell representerad i en infografik: