Kanban förklaras för nybörjare | Den kompletta guiden

Kanban är en arbetsflödeshanteringsmetod för att definiera, hantera och förbättra tjänster som levererar kunskapsarbete. Det syftar till att hjälpa dig att visualisera ditt arbete, maximera effektiviteten och förbättra kontinuerligt. Från japanska översätts kanban som skylt eller skylt. Ursprunget från tillverkning blev det senare ett territorium som Agile programvaruutvecklingsteam gjorde anspråk på. Nyligen började den bli erkänd av affärsenheter i olika branscher.

Eftersom fler och fler människor hör om Kanban, finns det ofta misstolkningar.
Vad är Kanban exakt? Hur man bygger ett Kanban-system?
Här är de viktigaste sakerna du behöver veta om metoden och dess praktiska tillämpning.

Vad är Kanban? Definition och kort introduktion.

Kanban-definition. Ursprungligen uppstod det som ett schemaläggningssystem för mager tillverkning, med ursprung i Toyota Production System (TPS). I slutet av 1940-talet introducerade Toyota tillverkningen ”just in time”. Tillvägagångssättet representerar ett dragsystem. Detta innebär att produktionen baseras på kundernas efterfrågan snarare än den vanliga push-metoden för att producera varor och driva dem till marknaden.

Deras unika produktionssystem lade grunden till Lean-tillverkning eller helt enkelt Lean. Dess huvudsyfte är att minimera avfallsaktiviteter utan att offra produktiviteten. Huvudmålet är att skapa mer värde för kunden utan att generera fler kostnader.

Det ursprungliga Kanban-systemet, Källa: TOYOTA Global webbplats

Kanban-metoden

I början av 2000-talet insåg nyckelaktörer i mjukvaruindustrin snabbt hur Kanban kunde användas för att förändra hur produkter och tjänster levererades positivt.

Med ett ökat fokus på effektivitet och genom att utnyttja en dvans inom datateknik lämnade Kanban fordonsindustrins rike och applicerades framgångsrikt på andra komplexa kommersiella sektorer som IT, mjukvaruutveckling, R & D och andra.

Det som vi nu känner igen som Kanban-metoden med alla kärnelement framkom i början av 2007.

Du kan börja bygga ditt Kanban-system genom att ställa in det enklaste Kanban-kortet med tre grundläggande kolumner – ”Begärt”, ”Pågår” och ”Klar”. När den är konstruerad, hanterad och fungerar korrekt fungerar den som en informationsförvaring i realtid och markerar flaskhalsar i systemet och allt annat som kan avbryta smidiga arbetsmetoder.

Men hur fungerar Kanban-metoden?

Låt oss upptäcka mer.

De 4 kanban-kärnmetoderna

David J. Anderson (en pionjär inom området Lean / Kanban för kunskapsarbete) har formulerat Kanban-metoden som ett tillvägagångssätt för inkrementell, evolutionär process och systemförändring för kunskapsorganisationer. Det är fokuserat på att få saker gjorda, och dess grundläggande delar kan delas in i fyra grundläggande principer och sex metoder.

Princip 1: Börja med vad du gör nu

Kanbans flexibilitet gör att den kan läggas på befintliga arbetsflöden, system och processer utan att störa vad som redan görs framgångsrikt; naturligtvis kommer det att belysa frågor som behöver åtgärdas och hjälpa till att bedöma och planera ändringar, så att deras implementering är så störande som möjligt.

Kanbans mångsidighet gör att du kan introducera det stegvis för alla typer av organisationer utan rädsla för överengagemang eller ”kulturchock”, eftersom det inte finns något behov av att göra omfattande förändringar redan från början.

Princip 2: Håller med att fortsätta ökande , Evolutionary Change

Kanban-metoden är utformad för att möta minimalt motstånd. Det uppmuntrar kontinuerliga små inkrementella och evolutionära förändringar av den nuvarande processen. I allmänhet avskräcks svepande förändringar eftersom de vanligtvis stöter på motstånd på grund av rädsla eller osäkerhet.

Princip 3: Respektera den nuvarande processen, roller & Ansvar

Kanban erkänner att befintliga processer, roller, ansvar och titlar har värde och i allmänhet är värt att bevara. Kanban-metoden förbjuder inte förändring, men den föreskriver inte heller det som ett ”universalmedel”. Det är utformat för att främja och uppmuntra inkrementella, logiska förändringar utan att utlösa rädsla för förändring i sig.

Princip 4: Uppmuntra handlingar av ledarskap vid alla nivåer

Detta är den nyaste Kanban-principen.Det påminner dig om att ledarskap kommer från människors vardagliga handlingar i frontlinjen för sina lag. Alla måste främja ett kontinuerligt förbättringssätt (Kaizen) för att uppnå optimal prestanda på lag / avdelning / företagsnivå. Detta kan inte vara en ledning nivåaktivitet.

De 6 övningarna i Kanban

När man siktar på att implementera Kanban-metoden måste varje organisation vara försiktig med de praktiska stegen. Det finns sex grundläggande metoder som identifierats av David Anderson som måste vara närvarande för att lyckas med genomförandet.

Visualisera arbetsflödet

Ett enkelt Kanban-kort

För att visualisera din process med ett Kanban-system behöver du ett kort med kort och kolumner Board representerar ett steg i ditt arbetsflöde. Varje Kanban-kort representerar ett arbetsobjekt.

Det första och viktigaste för dig är att förstå vad som krävs för att få ett objekt från en begäran till en leveransprodukt. Först efter att du har förstått hur arbetsflödet för närvarande fungerar kan du sträva efter att förbättra det genom att göra de nödvändiga justeringarna.

När du börjar arbeta med artikel X drar du det från kolumnen ”Att göra” och när den är klar flyttar du den till ”Klar”. På det här sättet kan du enkelt spåra framsteg och upptäcka flaskhalsar.

Begränsa pågående arbete

Digital Kanban Board med WIP-gränser

En av Kanbans primära funktioner är att säkerställa ett hanterbart antal aktiva objekt som pågår samtidigt. det finns inga pågående arbetsgränser, du gör inte Kanban. Att byta teamets fokus halvvägs kommer i allmänhet att skada processen och multitasking är en säker väg att generera avfall och ineffektivitet.

Att begränsa WIP betyder att man implementerar ett dragsystem på delar eller hela arbetsflödet. Att ställa in maximala objekt per steg säkerställer att ett kort bara” dras ”till nästa steg när det finns ledig kapacitet. Sådana begränsningar kommer snabbt att belysa problemområden i ditt flöde så att du kan identifiera och lösa dem.

Hantera flöde

Hantera flödet handlar om att hantera arbete men inte folket. Med flöde menar vi rörelse av arbetsobjekt genom produktionsprocessen.

Ett av huvudmålen när man implementerar ett Kanban-system är att skapa ett jämnt, hälsosamt flöde. Istället för att mikrohantera människor och försöka hålla dem upptagna hela tiden bör vi fokusera på att hantera arbetsprocesserna och förstå hur man får det arbetet snabbare genom systemet. Detta skulle innebära att vårt Kanban-system skapar värde snabbare.

Gör processpolicyer explicita

Du kan inte förbättra något du inte gör förstå. Det är därför din process bör definieras tydligt, publiceras och socialiseras. Människor skulle inte associera och delta i något de inte tror skulle vara till nytta.

När alla är bekanta med det gemensamma målet skulle de kunna arbeta och fatta beslut angående en positiv inverkan.

Feedback Loops

För team och företag som vill vara mer smidiga är implementering av feedback loopar ett obligatoriskt steg. De säkerställer att organisationer svarar tillräckligt på potentiella förändringar och möjliggör kunskapsöverföring mellan intressenter. Ett exempel på en sådan återkopplingsslinga är det dagliga stand up-mötet för gruppsynkronisering. Det äger rum framför Kanban-styrelsen, och varje medlem berättar för de andra vad de gjorde föregående dag och vad de kommer att göra idag.

Det finns också granskning av serviceleverans, verksamhetsgranskning, strategigranskning och möten för riskgranskning. Frekvensen beror på många faktorer, men tanken är att de är regelbundna, vid en strikt fast timme, rakt på sak och aldrig onödigt långa.

Idealet den genomsnittliga längden på en stand up bör vara mellan 10-15 minuter, och andra kan nå upp till en timme eller mer beroende på lagets storlek och ämnen.

Förbättra tillsammans (med modeller & den vetenskapliga metoden)

Sättet att uppnå kontinuerlig förbättring och hållbar förändring inom en organisation är genom en gemensam vision om en bättre framtid och en kollektiv förståelse för de problem som behöver åtgärdas.

Team med en gemensam förståelse för sina mål, arbetsflöde, process och risker är mer benägna att bygga en delad förståelse för ett problem och arbeta tillsammans för att förbättra.

Den positiva sidan av Kanban

Numera antar många organisationer Kanban-metoden för att bli mer smidig och få ordning på sina kaotiska arbetsprocesser. Enkelt sagt, ett kanban-system hjälper dig att göra mer arbete.

Men låt oss gräva lite djupare och se de verkliga fördelarna med att använda Kanban.

Alla är på samma sida

Grundtanken med Kanban är att visualisera varje arbete på en whiteboard. På detta sätt förvandlas Kanban-styrelsen till ett centralt informationscentrum. Alla uppgifter är synliga och de går aldrig vilse, vilket ger öppenhet i hela arbetsprocessen. Varje teammedlem kan ha en snabb uppdatering om status för varje projekt eller uppgift.

Kanban avslöjar flaskhalsar i ditt arbetsflöde

När du har skapat en Kanbanbräda och du fyller det med kort, du kommer att se att vissa kolumner blir överfulla av uppgifter. Detta hjälper dig att synliggöra flaskhalsar i ditt arbetsflöde och hantera dem ordentligt. Du kan till exempel få en uppfattning om hur stora uppgifter ska vara så att ditt team snabbt kan flytta dem framåt.

Kanban ger flexibilitet

Om du tittar på de grundläggande Kanban-principerna, du förstår snabbt att alla team kan använda det i din organisation, från R & D till HR.

Huvudskälet är att Kanban respekterar din organisations nuvarande tillstånd, och att det inte kräver revolutionerande förändringar. Tvärtom föreslår det att du bör fortsätta med inkrementell, evolutionär förändring och kontinuerligt förbättra.

Ditt team blir mer lyhört

Kanban skapades för att möta den faktiska kundens efterfrågan just i tid, snarare än att driva varor till marknaden. kunskapsarbete, gör Kanban det enkelt att svara på kundens ständigt föränderliga krav. Det gör att team kan vara smidigare, anpassa sig till förändrade prioriteringar, omorganisera eller byta fokus snabbt.

Du fokuserar s för att avsluta arbetet för att öka samarbetet och produktiviteten

En av Kanbans främsta fördelar är att det kräver att team fokuserar på sina nuvarande uppgifter tills de är klara. Detta är möjligt tack vare begreppet att begränsa pågående arbete.

Att begränsa WIP främjar team att samarbeta för att slutföra arbetsobjekt snabbare, vilket å andra sidan eliminerar distraktioner som kontextväxling och multitasking. I slutet av dagen har detta en positiv inverkan på teamets produktivitet.

Modern Kanban

Med utvecklingen av teknik har Kanban också förbättrats kontinuerligt. Digital Kanban-kortlösningar har utvecklats för att lösa problemen som uppstår i fjärrlag.

Digital Kanban Board Exempel

Enkel åtkomst för avlägsna teammedlemmar

Numera är team ofta distribuerade över hela världen. De kan inte arbeta på en fysisk skrivtavla och behöver därför en digital som de kan komma åt var som helst för att vara mer smidiga. Kanban-brädor i molnet är det mest effektiva sättet att få alla på samma spår. De ger åtkomst till all information från vilken enhet som helst och visar handlingar live.

Flödesanalys

Dessutom möjliggör programvaran Kanban en sofistikerad analytisk process som hjälper dig att spåra prestanda i detalj, upptäcka flaskhalsar och genomföra nödvändiga ändringar.

Integrationer med andra verktyg

Digitala kort är också enkla att integrera med andra system. De kan ge ett värdefullt perspektiv på hela processen, spara tid och öka effektiviteten.

Automatisering av arbetsflöde

Online-kanban-lösningen låter dig automatisera vissa delar av dina processer och spara värdefull tid. Med anpassade automater kan alla typiska arbetsflöden effektiviseras.

Kanban i ett nötskal

Ett Kanban-system är mer än klisterlappar på vägg. Det enklaste sättet att förstå Kanban är att anamma dess filosofi och tillämpa den på ditt dagliga arbete. Om du läser, förstår och resonerar med de fyra kärnprinciperna verkar den praktiska övergången vara logisk och till och med oundviklig.

Visualisera arbetsflöde, ställa in WIP-gränser, hantera flöde, säkerställa tydliga policyer och samarbetsförbättringar tar din process långt utöver vad du kan tänka dig. Kom ihåg att organisera regelbundna återkopplingsslingor, och alla dessa delar tillsammans kommer att avslöja Kanbans verkliga kraft.

Sammanfattningsvis

Att försöka lära sig vad som är Kanban kan vara svårt i början men nu när du vet vad det är kan du få ut det mesta av de viktigaste fördelarna med Kanban:

• Fysiska och digitala Kanban-kort hjälper dig att visualisera ditt arbete
• Kanban är lätt att använda och – bara börja med vad du har
• WIP-gränser ger dig möjlighet att bli effektivare
• Kanban-principerna och metoderna erbjuder en evolutionär väg mot smidighet utan att störa de nuvarande processerna