The ideell sektor tjänar allmänhetens intresse och spelar en viktig roll i våra ekonomier. Arbetar hårt för att stärka samhällen och ta itu med en rad olika frågor och utmaningar, ideella organisationer berikar våra liv på en mängd olika sätt. De gynnar vårt samhälle inom områden som religion, vetenskap, ekonomi, hälsa, konst och kultur, medborgerliga rättigheter, miljö och utbildning och mer.
Individer, företag, stiftelser och regeringar hjälper alla till att få det att hända genom att investera tid, resurser och medel i ideella organisationer.
Ideella stadgar ökar graden av ansvarsskyldighet, öppenhet och effektivitet hos alla ideella organisationer för att främja spetskompetens i sin tjänst och väcka förtroende.
Hur tar vi bort en styrelseledamot? Hur ofta ska styrelsen träffas? Det här är några av de många vanliga frågorna som uppstår vid ideella möten, som alla kan och bör besvaras i ideella stadgar. En ideell författning bör svara på dessa och andra frågor samtidigt som alla gällande statliga lagar följs.
I den här artikeln delar vi flera grundläggande riktlinjer och bästa praxis så att du kan uppnå en välskött och ansvarsfullt styrd organisation.
Vad är ideella stadgar?
Statliga organisationer är en ideell bruksanvisning. Ideella stadgar (eller stadgar och artiklar i organisationen) är det viktigaste styrdokumentet för en ideell organisation. De är de viktigaste officiella dokumenten för en organisation, ideell organisation eller vinstdrivande.
Styrelsen skapar stadgar när organisationen upprättas. Stadgar kompletterar de regler som redan definierats av statens företagskod och kommer att vägleda hur din ideella verksamhet ska drivas. Det är viktigt att erhålla gällande statliga lagar och se till att din ideella organisations stadgar överensstämmer. Dessutom har vissa städer ytterligare regler för ideella organisationer.
Stadgar används för att styra styrelsens åtgärder och beslut. De hjälper till att förebygga eller lösa konflikter och oenigheter. De kan skydda organisationen från potentiella problem genom att tydligt beskriva regler kring myndighetsnivåer, rättigheter och förväntningar.
Om styrelsen underlåter att följa stadgarna kan den hållas ansvarig för brott mot deras skyldighet gentemot ideell organisation.
Ideella stadgar Best Practices
Få hjälp.
Det är viktigt att notera att stadgar är juridiska dokument. Det innebär att det finns lagkrav för vad som ska inkluderas. Dessa krav varierar beroende på i vilket land din ideella verksamhet verkar. Till exempel kräver vissa statliga lagar att medlemskap, styrelseval och andra frågor ska anges i bolagsordningen. För att vara säker på att dina stadgar är i överensstämmelse med statliga lagar, få hjälp med att utarbeta eller ändra dina stadgar från en kvalificerad professionell med erfarenhet av ideella frågor. Inte alla advokater förstår ideella frågor. Och även när du får hjälp är det fortfarande styrelsens ansvar att ge input under hela processen och att rösta för att anta den slutliga produkten.
Gör dem offentliga.
Även om stadgar inte beaktas. offentliga dokument som gör dem offentliga och lättillgängliga ökar organisationens ansvarsskyldighet och öppenhet – vilket säkerställer förtroende hos givare, supportrar och stödmottagare.
Ta inte med information som ändras ofta.
Stadgarna bör endast innehålla grundläggande regler för ideell organisation. Information som sannolikt kommer att ändras ofta (t.ex. personalbeskrivningar, riktlinjer för insamling eller marknadsföring, stadgar etc.) bör inte inkluderas. Dessa är bättre lämpade för procedurmanualer eller policymanualer.
Var inte särskilt specifik. Det är till exempel bättre att säga att styrelsemöten kommer att hållas varje månad snarare än att ange att de ska hållas den första torsdagen i varje månad kl. 19.30.
Skräddarsy dem.
Stadgar är som skelett. De bestämmer hur enheten ska ”röra sig” och fungera, men ”musklerna och organen” kommer att variera – eftersom varje ideell organisation har sina egna unika behov. Goda stadgar matchar alltså organisationens uppdrag, specifika mål för styrning, operativa behov och mer.
En kyrklig ideell stadga, till exempel, ser annorlunda ut än skolans ideella stadgar. Stadgar bör också ta hänsyn till organisationens kultur, antalet personer som är involverade i att hantera organisationen och förväntningarna och attityderna hos medlemmarna och styrelseledamöterna.
Vet skillnaden mellan ”ska” och ”kan ”.
När du skriver dina ideella stadgar är skillnaden mellan orden” ska ”och” maj ”avgörande. Använd ordet ”ska” när det är något som styrelseledamöter är skyldiga att göra. Använd ”kan” när uppgiften är valfri.
Var inte för ambitiös.
Inkludera endast bestämmelser som är realistiska. Till exempel behöver du inte godkänna 2/3 av varje röstberättigad medlem om du i praktiken inte ens har kunnat få 2/3 av medlemmarna att rösta. Om styrelsen inte kommer att noggrant följa specifika bestämmelser (t.ex. tidsfrister) är det mycket bättre att utelämna dem.
Granska dem regelbundet.
Se till att dina stadgar granskas. ungefär vartannat år. Eftersom styrelseledamotens villkor gör det svårt för styrelsen att hålla reda på ändringar i stadgar, ska denna skyldighet inkluderas som ett ansvar för den verkställande direktören. Föreskrifter bör återspegla exakt hur organisationen fungerar och förbli relevanta.
Obs: Om du har gjort stora struktur- eller myndighetsförändringar måste du rapportera dem i nästa formulär 990.
Ideella stadgar allmänna bestämmelser
I. Namn och syfte
Du kan ange namnet i titeln, till exempel ”Bylaws of XYZ Corporation”. För att betona, eftersom syftet anges i bolagsordningen är det inte nödvändigt att ändra det i stadgar. Om du tar med ett ändamålsavsnitt i dina stadgar bör det upprepa exakt vad som står i bolagsordningen.
II. Val, roller och villkor för styrelseledamöter och tjänstemän
Stadgar bör sammanfatta styrelsemedlemmarnas skyldigheter att agera i god tro, i organisationens bästa.
De flesta ideella organisationer inkluderar en president, vice president, sekreterare och kassör. Beskriv kvalifikationer och uppgifter , samt detaljer om val och uppsägning (avgång och avskedande). Du kan till exempel ange att avgång från styrelsen måste vara skriftlig och att en styrelseledamot kan avlägsnas med 75% av de återstående styrelseledamöterna om tillräcklig orsak finns för borttagning.
Inkludera en bestämmelse som anger termbegränsningar. Ex tillräckligt, en period kan vara tre år, med tidsbegränsningar på två på varandra följande villkor.
III. Medlemskapsfrågor (kategorier, ansvarsområden)
Medlemskap i din ideella organisation kan begränsas till styrelseledamöterna. Om du har medlemmar listar du kriterier för medlemskapsberättigande, avgifter, medlemmars rättigheter, rösträtt och avslutande av medlemskap.
Skriv avsnitt som täcker mötesfrekvens och när årsmötet ska hållas. Det kan finnas ett avsnitt om hur man hanterar speciella möten och meddelanden om möten.
IV. Riktlinjer för möten (frekvens, kvorum)
En kvorum är det minsta antalet styrelseledamöter som måste vara närvarande för att officiella beslut ska kunna fattas. Till exempel, om en organisation för närvarande har trettio medlemmar och i stadgarna anges att en tredjedel av medlemmarna utgör beslutsfattande, kan officiella beslut endast fattas vid styrelsemöten där tio eller fler medlemmar är närvarande.
Anmärkning: Många stater anger det minsta som krävs för ett kvorum, så se till att du kontrollerar reglerna och bestämmelserna i ditt land.
V. Styrelsestruktur (storlek, ständiga kommittéer, om sådana finns)
Ange lägsta och högsta antal styrelseledamöter (t.ex. minst tre och högst tjugo styrelseledamöter). Vissa stater anger ett minimum, och andra anger en formel för ett minimum och maximum.
Namnge de ständiga kommittéerna, till exempel finanskommittén eller en verkställande kommitté. Dessutom bör denna artikel beskriva hur ett speciellt eller akut styrelsemöte kan sammankallas. Du kan också välja att ge styrelsen möjlighet att skapa kommittéer och arbetsgrupper istället för att namnge specifika kommittéer i stadgarna.
VI. Ersättning och ersättning för styrelseledamöter
Ersättning är ett uttalande som begränsar styrelseledamöternas personliga ansvar. I vissa fall krävs ideella organisationer för att ersätta styrelseledamöter och befattningshavare, det vill säga skydda och försvara dem mot förlust eller skada till följd av risk. I andra fall är de förbjudna att göra det.
Skissera ersättningsarrangemang för styrelseledamöter, tjänstemän och anställda. Använd IRS-formuläret 1023 för att förstå det språk du kan använda för godkännande av kompensationsarrangemang.
VII. Verkställande direktörens roll
Styrelsen anställer verkställande direktören. Han / hon har det dagliga ansvaret för organisationen. Se till att ange styrelsens befogenhet att säga upp verkställande direktören, inklusive antalet röster som krävs för att genomföra detta beslut.
VIII. Policy för intressekonflikter
Inkludera en bestämmelse för hantering av intressekonflikter. Använd det språk som rekommenderas av IRS. För vägledning, se IRS-formulär 1023.
Du kan inkludera policyen för intressekonflikter i dina ideella stadgar. Annars anger du helt enkelt i stadgarna att intressekonfliktpolitiken ska utvecklas som ett separat dokument.
IX. Ändring av stadgar
För att undvika besvärliga förfaranden, gör dina stadgar inte alltför svåra att ändra.Överväg att låta ett ändringsförslag godkännas med majoritetsröstning vid ett regelbundet planerat styrelsemöte.
X. Upplösning av organisationen
Vanligtvis måste ideella organisationer ha en upplösningsklausul om inte annat anges i lag. När upplösningsklausuler krävs enligt lag måste de i allmänhet specificera att organisationens tillgångar kommer att fördelas för skattebefriade ändamål.
Därför kan en välgörenhets upplösningsklausul ange att välgörenhetens tillgångar kommer att distribueras för andra välgörenhetsorganisationer syften om välgörenheten upplöses. Huruvida din organisation måste ha en upplösningsklausul beror på vilken typ av organisation du skapar och din stats lagar.
Slutsats
Det sista steget är att styrelsen granskar och godkänner stadgarna. Styrelsens ordförande bör underteckna stadgarna och låta sekreteraren intyga signaturen eller låta alla styrelseledamöter underteckna stadgarna.
Att utarbeta goda ideella stadgar är en konst som kräver noggrann uppmärksamhet på lagar och regler. Det kräver en balans mellan precision och flexibilitet, bästa praxis och noggrann anpassning till ideell organisation.
Vi hoppas att den här artikeln hjälper din ideella praxis som återspeglar ansvarsskyldighet och öppenhet, juridisk, etisk och ansvarsfull insamling. och effektiv styrning. Att förstärka dessa med sunda metoder visar att din ideella organisation förtjänar allmänhetens förtroende. Framför allt visar detta att du menar allvar med att främja ditt uppdrag och sträva mot excellens.
Ansvarsfriskrivning:
Inget angivet eller underförstått i denna artikel ska tolkas som juridisk, skattemässig eller professionell rådgivning. Donorbox är inte ett advokatbyrå. För frågor angående din specifika situation, kontakta en kvalificerad advokat