Uppdaterad januari 2021
Att hämta hyran är en av de primära aspekter av din uthyrningsverksamhet, och det finns många sätt att få in det kassaflödet. Vissa hyresvärdar föredrar att deras hyresgäster använder checkar; andra accepterar kontanter. Beroende på var du bor kan du till och med vara begränsad av din statliga och lokala lagstiftning när det gäller vilka typer av hyresbetalningar du kan få.
Oavsett hur dina hyresgäster betalar hyra, är det bra att tillhandahålla dem med ett kvitto på betalningen. Detta är särskilt viktigt när kontroller kommer via posten eller skickas direkt till dig. Att inte tillhandahålla ett kvitto och ett betalningsbevis, särskilt om hyran betalas kontant, med check eller postanvisning, kan i slutändan orsaka mycket skada och problem på vägen.
Om du inte gör det Om du inte har rätt hyresvärdesystem kan du hamna i ekonomiska problem. Det blir svårare att arkivera för utvisning om du inte har hyresintäkter och du kanske inte kan samla in det du är skyldig!
Det är dags för dig att lära dig mer om hyresintaget. Kolla in en exempelmall och ta reda på varför du alltid ska använda det här enkla dokumentet.
En innehållsförteckning för uthyrningsformat
I den här artikeln kommer vi att ta upp dessa viktiga aspekter av hyresintäkter:
- Vikten av hyresbetalningar
- Ansvar och transparens
- Paper Trail Organization
- Var uppmärksam på Lag
- När ska jag använda hyresintäkter
- Onlinebetalningar: Behöver jag fortfarande hyresintäkter?
- Exempel på hyremottagning och hur Att använda den
- Datum och identifierande information
- Belopp och tidpunkt
- Förfallodag
- Betalningstyp
- Statliga lagar om hyresintäkter
- Sätt det i hyresavtalet!
- Vanliga frågor om hyresintäkter
- Hur gör jag ett kvitto för uthyrning?
- Hur ser ett hyresbevis ut?
- Vilken information ska det finnas om ett hyresbevis?
- Är ett hyresbevis bevis på uppehållstillstånd?
- När måste kvitton för uthyrning utfärdas?
Vikten av hyresbetalningar
Hyreskvitton kan vara en mycket viktig del av hyresprocessen, även om de ges till hyresgästerna i en enkel form. Ibland kan de vara det enda verifierbara sättet att bevisa att hyran erhölls i ett visst belopp och / eller på ett visst datum.
Tyvärr finns det tillfällen när hyra av fastigheter blir en han sa-hon nämnda situation mellan dig och dina hyresgäster. I dessa fall kan du kunna bevisa att du gav ett hyreskvitto till din hyresgäst kan hjälpa till att lösa tvister eller till och med vinna ett utvisningsärende i domstol. Det är ett extremt exempel, men det kan verkligen hjälpa.
Hyresbetalningskvitton gör allt följande i ett enda steg:
- Ge ansvar till både hyresvärden och hyresgästen
- Skapa ett förtroendefullt förhållande mellan dig och din hyresgäst
- Håll ett pappersspår av alla betalningar
- Organisera mottagna betalningar
Låt oss prata mer om varför var och en av dessa faktorer är viktigt för att bevara ditt företags framgång.
Ansvar och öppenhet
Hyresintäkter kan fungera som ett sätt att skapa förtroende och ansvarsskyldighet mellan dig och dina hyresgäster. Genom att tillhandahålla ett kvitto bekräftar du att du erkänner deras betalning och att du inte kommer att försöka be dem om mer hyra den månaden.
Även om du aldrig skulle överväga att göra det kommer vissa hyresvärdar att göra falska anspråk de fick aldrig hyra. Detta kan bränna hyresgäster och få dem att vara otro mot framtida hyresvärdar. Hyresvärdar som vet hur man skriver ett hyrakvitto och levererar det omedelbart kan undvika detta problem.
Dessutom kan du förse din hyresgäst med ett hyrakvitto om att deras betalning har behandlats utan problem. Hyresgäster som skickar sin hyra eller lämnar in checkar vill vara säkra på att allt rensas ordentligt, så att hyremottaget kan fungera som ett bra kommunikationsverktyg i denna situation.
Paper Trail Organization
Hyreskvitton är ett utmärkt sätt att organisera din betalningshistorik. Genom att ha kvitton från varje månad som du fick hyra kan du enkelt och tydligt se vad du har fått betalt och vad som inte har betalats.
Att ha hyreskvitton är också ett bra sätt att se till att du inte får låt inte obetald hyra gå obemärkt förbi. Om du är upptagen eller ofokuserad kan det vara möjligt att inte märka när en hyresgästs hyra är försenad. Genom att helt enkelt bläddra igenom dina kopior av hyreskvittot varje månad kommer du dock enkelt att kunna bekräfta vem som gjorde och vem som inte betalade.
Slutligen kommer det pappersspår som skapas av hyreskvitton att vara mycket användbart om du någonsin behöver utmana hyresgästen eller hyresavtalet i domstol.Ansökan om bortvisning kommer till exempel att stödjas bättre om du har ett tydligt pappersspår av hyresintäkter i månader som har betalats än om du bara har ditt ord kontra ditt hyresgästs.
Som hyresvärd, det är mycket viktigt att hålla ordning och se till att du har allt du behöver för att hålla reda på. Använd hyresintäkter till din fördel när du organiserar ditt uthyrningsföretag för att hitta stora framgångar!
Var uppmärksam på lagen
Är du uppdaterad om dina lokala lagar? Visste du att vissa lagar kräver att hyresvärdar ger hyresintäkter inom en viss tid efter att ha fått en hyresbetalning?
Vissa stater och lokala jurisdiktioner kräver till och med att du ger ut hyresintäkter i vissa situationer. Om du inte är säker på om du är skyldig att ange ett hyreskvitto eller inte, fortsätt läsa för att lära dig mer om varför och när hyreskvitton kan krävas.
När ska du använda hyrakvitton
Att ge hyresintäkter för alla betalningar offline är god praxis. Om betalningar görs online kan en historik över dessa transaktioner kontrolleras när som helst, men detta är inte alltid fallet med kontanter, en postanvisning eller checkbetalningar.
Det finns ett antal gånger när du bör vara säker på att ge ett hyreskvitto till din hyresgäst:
- Om de begär det: Det är din hyresgästs lagliga rätt, i de flesta stater, att begära ett kvitto för eventuell hyresbetalning.
- Om du vill hålla dem ansvariga: Påminn hyresgästerna om att hyreshistoriken kan tillhandahållas kreditinstitut för att förbättra (eller sänka) deras kreditpoäng.
- Om det krävs enligt lag: Statlig och lokal lagar kan kräva detta.
- Om de betalar kontant: Det finns inget annat sätt att spåra den här betalningen, så du bör alltid ge ett kvitto för kontanta betalningar om du väljer att acceptera en kontant betalning.
Om du bearbetar din hyresbetalning offline rekommenderar vi starkt att du anger hyreskvitton för varje betalning du får. Att vara ansvarig är det bästa sättet att bli en stor hyresvärd, och detta ansvar kommer att gynna dig på lång sikt.
Betalningar online: Behöver jag fortfarande hyresintäkter?
När tekniken blir mer och mer integrerad i vårt dagliga liv är fler människor än någonsin bekväma att betala sina räkningar elektroniskt. Faktum är att många föredrar att hantera saker på det här sättet! Om du använder ett onlinebetalningssystem för uthyrning kanske du undrar vad du ska göra med hyresintäkter och om de fortfarande är något att oroa sig för.
Hantering av hyresbetalningar online har många fördelar:
- Transparens
- Mindre risk för mänskliga fel (dvs. maila till fel adress)
- Minskar förvirring
- Effektiviserar betalning
- Påskyndar betalningshantering
- Gör det enklare att betala hyra
- Skapar ett digitalt pappersspår
- Säkrare än att betala med kontanter, checkar eller postanvisningar
Behöver du fortfarande ange ett hyresbevis när du accepterar onlinebetalningar?
Ja; du måste fortfarande tillhandahålla ett hyreskvitto i alla samma situationer där du skulle tillhandahålla ett hyreskvitto för betalningar som accepteras offline. Huvudskillnaden när du accepterar betalningar online är att kvittot kan vara inbyggt i den tjänst du använder!
Om du använder en hyresbetalningsportal har den troligen en kvittofunktion som du kan anpassa efter dina behov . Detta innebär att kvittot skickas automatiskt när hyresgästens betalning har överförts till ditt konto.
Om du accepterar betalningen online via en annan plattform kan du skapa ett digitalt kvitto och skicka tillbaka det till hyresgästen. . Hyresvärdar som planerar att göra detta bör innehålla information om hur kvitton kommer att levereras i det ursprungliga hyresavtalet för att undvika förvirring om detta senare.
Oavsett om din onlinebetalningsportal kan skapa poster, se till att du vet hur du gör ett kvitto för mottagna hyresbetalningar.
Exempel på hyremottagning och hur du använder det
Om du inte är säker på vilken typ av hyresvärdesformat du ska vara använder för att skapa dina hyresintäkter, vi har bara den exempelmall du behöver:
Hyremottagningsexempel
Denna hyremottagningsmall kan ge dig en uppfattning om hur för att skapa egna personliga mallar. Allt du behöver göra varje gång du får en betalning är att justera datum och belopp innan du delar ut kvittot!
Låt oss dela upp de viktigaste komponenterna du måste inkludera när du slutför ditt eget utskrivbara hyreskvitto.
Datum och identifierande information
Börja först hyreskvittot med all nödvändig identifierande kontaktinformation. Du bör inkludera:
- Datum
- Hyresgästens namn
- Fastighetsadress
Denna informationsetikett betalningen för vem den kom ifrån, för vilken fastighet och på vilket datum. All denna information är viktig för ett pappersspår och för bokföringsändamål.
Belopp och tidpunkt
Lista sedan upp det belopp som betalas för hyran och vilken hyresperiod som hyran täcker. Till exempel, om en hyresgäst gav dig $ 500 för sin aprilhyra, skulle du märka den som sådan i detta avsnitt. Att inkludera de exakta beloppen och perioden hjälper till att skapa bättre poster.
Dessutom bör ditt hyrakvitto ange om hyran betalas sent och om sena avgifter har betalats tillsammans med hyran. Ibland kommer hyresgäster förebyggande att inkludera sena avgifter när de vet att de betalar sent. Att hålla reda på detta är viktigt så att både du och din hyresgäst är medveten om huruvida några avgifter behöver tas ut och sedan betalas.
Balans förfaller
Om din hyresgäst fortfarande har en återstående saldo ska du inkludera det i detta kvitto. Detta hjälper dig att hålla er båda på samma sida om hyresgästen saknar gamla betalningar, glömmer att täcka vissa avgifter eller helt enkelt underskattar dig.
Även om det är lätt att anta att din hyresgäst medvetet inte betalar dig tillräckligt hyran, kan de ha blivit riktigt förvirrade någon gång under hyresprocessen. Genom att varna hyresgästen om att de fortfarande har ett saldo när de ger ett hyreskvitto, kan du se till att det inte sker någon felkommunikation.
Dessutom kan det vara bra att ha ett register över underbetalningar om du någonsin behöver gå till utvisningsdomstol att få en hyresgäst bort. Hyresgäster i utvisningsdomstolen kan försöka hävda att de bara någonsin betalat sin hyra sent en gång. Om dina hyresintäkter kan bevisa något annat kommer du att ha ett starkare fall när du återfår kontrollen över din hyresfastighet.
Betalningstyp
Slutligen, se till att inkludera vilken betalningsmetod som gjordes i. Detta är en viktig information. Om det inte ingår i kvittot kan hyresgästen hävda att de betalade kontant och du spelade inte in det.
Om du har betalningstypen registrerad på detta kvitto blir det lättare att dubbelkontrollera statusen för något som en check eller postanvisning om det behövs. När det är möjligt, försök att inkludera relevanta check- och postanvisningsnummer för att göra denna spårning ännu enklare.
Om möjligt bör du markera om någon check eller postanvisning har behandlats ännu. Detta är viktigt eftersom det finns en chans att postanvisningen har problem eller att checken studsar. I sådana fall måste du hämta hyran igen, och hyresgästen kan försöka använda hyreskvittot för att undvika att betala.
Ange lagar om hyresintäkter
Som nämnts tidigare, det finns ett antal stater som kräver att du ger hyresgästen ett hyresbevis i specifika situationer. Om du arbetar i någon av dessa stater, se till att du är uppdaterad om de nuvarande lagarna för hyremottagning som påverkar dina fastigheter.
Här är några av de stater som kräver kvitton och när de är krävs:
- Hyresgästen betalar kontant:
Washington, Maryland, New York - Hyresgästen begär hyreskvitto:
Washington, Maryland, New York och många fler! - Alla situationer:
Massachusetts
Att veta hur man fyller i ett hyreskvitto enligt dina lokala lagar är mycket viktigt. Förutom statliga lagar om hyresintäkter har vissa städer ytterligare krav. Kontrollera din lokala stadskod för att avgöra om denna typ av lag påverkar dina fastigheter.
Lägg det i hyresavtalet!
Som med många saker är det alltid en bra idé att inkludera information om förfarandet som kommer att följas med hyresintäkter i hyresavtalet innan det undertecknas. Hyresavtalet bör innehålla så mycket information som möjligt på ett tydligt sätt. Detta säkerställer att båda parter är medvetna om processer och förväntningar, och det kan vara ett bra försvarsverktyg i domstol om det behövs.
När det gäller hyresbetalningar och hyresintäkter, se till att allt följande är klart i villkoren för hyresavtalet innan du tecknar saker med din hyresgäst:
- När hyran förfaller
- Hur mycket hyra är
- Acceptabla betalningstyper
- Om och hur hyresintäkter kommer att utfärdas
- Vad händer om en check studsar
- Vad händer om hyran är sen
- Vad hyresgästen ska göra om de har några hyresrelaterade frågor
Precis som du ställer villkor om användningen av säkerhetsdepositioner i hyresavtalet, bör du inkludera hyresbetalnings- och kvittoinformation.
Genom att vara väldigt tydlig om alla dessa saker i hyresavtalet kan du hjälpa till att eliminera problematiska förvirringar senare. Ditt förhållande till din hyresgäst kommer att dra nytta av ett starkare hyresavtal, så var inte rädd för att bli detaljerad när du utarbetar villkoren i avtalet.
Vanliga frågor om hyresintäkter
Hur Jag gör ett kvitto för uthyrning?
I de flesta fall finns det inga strikta regler för hur ett hyreskvitto måste se ut. Även om vi har ett exempelformat som hjälper dig att skapa din egen hyremottagningsmall kan kvittot skapas på olika sätt!
Om du vill ha saker otroligt enkla kan du köpa en bok med kvittenspapper som du kan fylla i för hand. När en hyresgäst tar med dig en betalning eller skickar den till dig via e-post skulle du omedelbart fylla i den och få tillbaka den till dem. Dessa kvittoböcker håller en kopia åt dig och en kopia för hyresgästen, så de är ett bra sätt att hålla ett pappersspår i båda ändar.
Alternativt kan du skapa en enkel mall som du kan fylla i och skriva ut, som den vi tillhandahöll ovan. Spara ett exemplar för dig själv och ge ett till hyresgästen.
Att göra ett hyreskvitto behöver inte vara en komplicerad affär. Så länge den nödvändiga informationen är inkluderad kan kvittot ta många former. Naturligtvis kan det vara bra att hålla saker så professionella som möjligt. Skulle du behöva lämna in en rättegång om saknade betalningar längs linjen, kommer det att ha ett professionellt pappersspår bara till din fördel.
Hur ser ett hyresintag ut?
Vanligtvis är ett hyrakvitto ett e-postmeddelande eller ett papper som spårar betalningen som mottogs, när den mottogs och vad den var för. Som nämnts ovan finns det inget strikt sätt att ett hyreskvitto måste se ut! Medan vissa städer och jurisdiktioner kan ha exempelformat som de rekommenderar hyresvärdar att följa kan du vanligtvis skapa din egen mall.
Tänk på vilken typ av information du behöver förmedla och hur du vill förmedla den. Om du har en logotyp eller mall som används i större delen av din dokumentation, kan du överväga att skapa ett hyresbevisformat som passar in i den vanliga designen. Det enda du behöver se till är att all information överförs på ett tydligt och korrekt sätt genom hyreskvittot.
Vilken information ska det finnas om ett hyreskvitto?
De flesta situationer kräver att dessa fyra huvudsakliga saker tas med på hyreskvittot:
- Betalningsdatum
- Identifierande information (fastighetsadress och hyresgästens namn)
- Betalt belopp
- Betalningstyp
Genom att täcka dessa fyra grundläggande saker ger du nödvändig information om vem, vad, när och hur hyran betalades. Det är de viktigaste faktorerna som behöver spelas in, och det är viktigt att spela in dem så exakt som möjligt. Genom att använda ett hyreskvitto kan du hjälpa till att se till att båda parter är på samma sida.
Det finns några ytterligare saker som också kan inkluderas. Du kan till exempel inkludera ett återstående saldo eller förfallet belopp om hyresgästen underbetalt eller fortfarande är underbetald från en föregående månad med missad hyra. Att inkludera denna information på hyreskvittot kan fungera som en mild påminnelse och samtidigt bygga ett starkt argument för utvisningsdomstol, om det behövs.
Är ett hyresbevis bevis för uppehållstillstånd?
I de flesta fall kommer ett hyreskvitto inte att betraktas som bevis på uppehållstillstånd. Det slutliga beslutet om huruvida det kan användas som en giltig form av bevis beror på var du befinner dig och vilken typ av bevis du behöver.
Även om ett hyreskvitto kanske inte är vad din hyresgäst behöver för att få ett nytt ID utfärdat eller för att på annat sätt bevisa sitt hemvist kan en kopia av deras hyresavtal passa räkningen! Om din hyresgäst vill få bevis på uppehållstillstånd kan de komma till dig och begära en extra kopia av hyresavtalet om de inte har tillgång till sin egen kopia.
Detta är en rimlig begäran och är inte något du bör vara försiktig med. Du kan också rekommendera att din hyresgäst överväger att använda sina el- eller kabelräkningar, om tillämpligt, för att bevisa att de är bosatta.
När måste kvitton för hyra utfärdas?
Som hyresvärd är det alltid en bra idé att vara beredd att utfärda hyresintäkter i förväg. Det är i ditt bästa intresse att vara medveten om när du är skyldig att tillhandahålla hyresintäkter innan du blir ombedd.
Du bör alltid ange ett hyreskvitto:
- När ombedd att göra det av din hyresgäst
- När det enligt lag eller lokal lagstiftning krävs
- När din hyresgäst betalar kontant
- Vid hantering av offlinebetalningar
Oavsett om det krävs enligt lag eller inte, är det ett bra sätt att hålla dig och din hyresgäst ansvarig för att hålla ett pappersspår av alla offlinebetalningar. Hyreshistoriken kan vara svår att spåra om du inte vet när du fick betalt, och det skulle vara omöjligt att bevisa ditt fall i domstol om du skulle behöva avvisa en hyresgäst som betalade offline utan den.
Om du använder ett onlinehyresbetalningsverktyg, se till att kontrollera vilken typ av hyresintäkter det ger och hur du kan komma åt dessa poster. Onlineverktyg producerar ofta detta pappersspår, så att du kan spara dig från att göra dubbelt så mycket om funktionen ingår.
Håll ditt företag i rekord
Ge ut ett kvitto för hyresbetalning varje tid som din hyresgäst gör en betalning kan verka som en stor ansträngning för ett mycket kort urval, men detta betalningsregister kan hålla både dig och din hyresgäst i en bättre position genom ditt förhållande till hyresvärd.
Genom att ge ut hyresintäkter kan du säkerställa:
- Du skapar ett pappersspår.
- Hyrkommunikationen är transparent.
- Du följer dina lagliga skyldigheter som hyresvärd.
Kom ihåg att det inte behöver vara svårt att ge ut hyresintäkter. När du väl har använt vår hyremottagningsmall för att skapa din egen anpassade mall kan du helt enkelt ändra den varje gång du får en betalning. Håll det snabbt, enkelt och enkelt!
Ditt företag och din hyresgäst kommer att tacka dig!