Självstudien visar hur man grupperar rader i Excel för att göra komplicerade kalkylblad lättare att läsa . Se hur du snabbt kan dölja rader inom en viss grupp eller kollapsa hela konturen till en viss nivå.
Kalkylblad med mycket komplex och detaljerad information är svåra att läsa och analysera. Lyckligtvis ger Microsoft Excel ett enkelt sätt att organisera data i grupper så att du kan kollapsa och expandera rader med liknande innehåll för att skapa mer kompakta och förståeliga vyer.
- Hur gruppera rader i Excel
- Gruppera rader automatiskt (disposition)
- Gruppera rader manuellt (kapslade grupper)
- Hur man kollapsar rader i Excel
- Så här expanderar du rader
- Så här tar du bort konturer och tar bort rader
- Excel-grupperingstips
- Beräknar gruppundersummor automatiskt
- Tillämpa standard Excel-format till sammanfattningsrader
- Markera och kopiera endast synliga rader
- Dölj och visa kontursymboler
- Kontursymboler visas inte i Excel
Så här grupperar du rader i Excel
Gruppering i Excel fungerar bäst för strukturerade kalkylblad som har kolumnrubriker, inga tomma rader eller kolumner och en sammanfattningsrad ( Delsumma) för varje delmängd av rader. Med data ordentligt organiserade, använd ett av följande sätt att gruppera dem.
Gruppera rader automatiskt (skapa en disposition)
Om din dataset innehåller bara en informationsnivå är det snabbaste sättet att låta Excel gruppera rader åt dig automatiskt. Så här:
- Välj vilken cell som helst i en av raderna du vill gruppera.
- Gå till fliken Data > Konturgrupp, klicka på pilen under Grupp och välj Auto Outline.
Det är allt som finns till det!
Här är ett exempel på vilken typ av rader Excel kan gruppera:
Som visas i skärmdumpen nedan har raderna grupperats perfekt och konturerna representerar olika nivåer av data organisation har lagts till vänster om kolumn A.
När konturen har skapats kan du snabbt dölja eller visa detaljer inom en viss grupp genom att klicka på minus 
eller plus 
för den gruppen. Du kan också kollapsa eller expandera alla rader till en viss nivå genom att klicka på nivåknapparna 
i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet. Mer information finns i Så här kollapsar du rader i Excel.
Hur man grupperar rader manuellt
Om ditt kalkylblad innehåller två eller flera informationsnivåer kanske inte Excel Auto Outline gruppera dina data korrekt. I ett sådant fall kan du gruppera rader manuellt genom att utföra stegen nedan.
1. Skapa yttre grupper (nivå 1)
Välj en av de större delmängderna av data, inklusive alla mellanliggande rader och deras detaljrader.
I datasetet nedan, för att gruppera all data för rad 9 (East Total), väljer vi raderna 2 till 8.
På fliken Data, i gruppen Disposition, klicka på knappen Group, välj Rader och klicka på OK.
Detta lägger till en stapel till vänster i kalkylbladet som spänner över de valda raderna:
På ett liknande sätt skapar du så många yttre grupper som behövs.
I det här exemplet behöver vi ytterligare en yttergrupp för regionen Nord. För detta väljer vi rader 10 till 16 och klickar på fliken Data > Gruppknapp > Rader.
Att uppsättningen rader är nu också grupperad:
2. Skapa kapslade grupper (nivå 2)
Om du vill skapa en kapslad (eller inre) grupp markerar du alla detaljrader ovanför den relaterade sammanfattningsraden och klickar på knappen Grupp.
Till exempel, för att skapa äpplegruppen inom östra regionen, välj raderna 2 och 3 och tryck på Grupp. För att skapa Oranges-gruppen väljer du rader 5 till 7 och trycker på gruppknappen igen.
På samma sätt skapar vi kapslade grupper för de nordliga regionerna och får följande resultat:
3. Lägg till fler grupperingsnivåer om det behövs
I praktiken är datasatser sällan kompletta.Om det någon gång läggs till mer data i kalkylbladet, kommer du förmodligen att vilja skapa fler konturnivåer.
Som ett exempel, låt oss infoga raden Total i vår tabell och lägg sedan till den yttersta konturnivå. För att få det gjort markerar du alla rader utom raden Totalt totalt (rader 2 till 17) och klickar på fliken Data > Gruppknapp > Rader.
Som visas i skärmdumpen nedan är våra data nu grupperade i fyra nivåer:
- Nivå 1: Totalt totalt
- Nivå 2: Regiontotaler
- Nivå 3: Delsummor för objekt
- Nivå 4: Detaljrader
Nu när vi har en översikt över rader, låt oss se hur det gör det lättare att se våra data.
Hur man kollapsar rader i Excel
En av de mest användbara funktionerna i Excel-gruppering är möjligheten att dölja och visa detaljraderna för en viss grupp samt att kollapsa eller expandera hela konturen till en viss nivå med ett musklick.
Dölj rader inom en grupp
För att dölja raderna i en viss grupp, klicka bara på minusknappen längst ner i den gruppen ”s bar.
Till exempel så kan du snabbt dölja alla detaljrader för östra regionen, inklusive delsummor, och bara visa den östra raden totalt:
Ett annat sätt att kollapsa rader i Excel är att välja vilken cell som helst i gruppen och klicka på Dölj detaljknappen på fliken Data i gruppen Disposition:
Hur som helst kommer gruppen att minimeras till sammanfattningsraden och alla detaljrader döljs.
Dölj eller expandera hela disposition till en viss nivå
För att minimera eller expandera alla grupper på en viss nivå, klicka på motsvarande konturnummer i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet.
Nivå 1 visar minst mängd data medan det högsta antalet expanderar alla rader. Om din kontur till exempel har tre nivåer klickar du på nummer 2 för att dölja den tredje nivån (detaljrader) medan du visar de andra två nivåerna (sammanfattningsrader).
I vår exempeluppsättning har vi fyra konturer nivåer som fungerar på det här sättet:
- Nivå 1 visar endast totalsumma (rad 18) och döljer alla andra rader.
- Nivå 2 visar totalsumma för totalt och region (rader 9, 17 och 18).
- Nivå 3 visar totalsummor, region och artikel delsummor (rader 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 och 18).
- Nivå 4 visar alla rader.
Följande skärmdump visar konturen kollapsad till nivå 3.
Så här expanderar du rader i Excel
Om du vill expandera raderna inom en viss grupp klickar du på vilken cell som helst i den synliga sammanfattningsraden och sedan klickar du på knappen Visa detalj på fliken Data i gruppen Disposition:
Eller klicka på plustecknet för den hopfällda gruppen av rader som du vill expa nd:
Så här tar du bort konturer i Excel
Om du vill ta bort alla radgrupper samtidigt, rensa konturen. Om du bara vill ta bort några av radgrupperna (t.ex. kapslade grupper), gruppera sedan de valda raderna.
Så här tar du bort hela konturen
Gå till fliken Data > Konturgrupp, klicka på pilen under Upphäv grupp och klicka sedan på Rensa kontur.
Anmärkningar:
- Att ta bort konturer i Excel tar inte bort några data.
- Om du tar bort en kontur med några kollapsade rader kan dessa rader förbli dolda efter att konturen har rensats . För att visa raderna, använd någon av metoderna som beskrivs i Så här visar du rader i Excel.
- När konturen har tagits bort kommer du inte att kunna få tillbaka den genom att klicka på Ångra-knappen eller genom att trycka på Ångra genväg (Ctrl + Z). Du måste återskapa konturen från grunden.
Hur man tar bort gruppering av en viss grupp av rader
Ta bort gruppering för vissa rader utan att radera hela konturen, gör följande:
- Välj de rader du vill avgruppera.
- Gå till fliken Data > Konturgrupp, och klicka på knappen Upphäv grupp. Eller tryck på Skift + Alt + vänsterpil som är genvägen för gruppering i Excel.
- I dialogrutan Uppdela grupp väljer du Rader och klickar på OK.
Här är till exempel hur du kan avgruppera två kapslade radgrupper (äpples subtotal och apelsin subtotal) samtidigt som du håller den yttre östra gruppen totalt:
Excel-grupperingstips
Som du just har sett är det ganska enkelt att gruppera rader i Excel. Nedan kommer du hitta några användbara knep som gör ditt arbete med grupper ännu enklare.
Hur man beräknar gruppundersummor automatiskt
I alla ovanstående exempel har vi lagt in våra egna delsummarader med SUM-formler. Om du vill beräkna delsummor automatiskt använder du kommandot Delsumma med den sammanfattningsfunktion du väljer, t.ex. SUMMA, RÄKNING, GENOMSNITT, MIN, MAX, etc. Kommandot Delsumma infogar inte bara sammanfattningsrader utan skapar också en kontur med hopfällbara och utbyggbara rader och därmed slutföra två uppgifter samtidigt!
Tillämpa standard Excel-format på sammanfattningsrader
Microsoft Excel har de fördefinierade stilarna för två nivåer av sammanfattningsrader: RowLevel_1 (fet) och RowLevel_2 (kursiv ). Du kan använda dessa stilar före eller efter gruppering av rader.
För att automatiskt tillämpa Excel-stilar på en ny disposition, gå till fliken Data > Konturgrupp, klicka på Starta dialogrutan för disposition och markera sedan kryssrutan Automatiska format och klicka på OK. Därefter skapar du en disposition som vanligt.
Om du vill tillämpa stilar på en befintlig disposition väljer du också rutan Automatiska stilar som visas ovan, men klicka på knappen Apply Styles istället för OK.
Så här ser en Excel-kontur med standardformaten för sammanfattningsrader ut:
Så här markerar och kopierar du bara synliga rader
När du har kollapsat irrelevanta rader kanske du vill kopiera relevant information som visas någon annanstans. Men när du väljer de synliga raderna på vanligt sätt med musen väljer du faktiskt också de dolda raderna.
För att bara markera de synliga raderna måste du utföra några extra steg :
- Välj synliga rader med musen.
Vi har till exempel kollapsat alla detaljrader och väljer nu de synliga sammanfattningsraderna:
- Gå till fliken Start > Redigeringsgrupp och klicka på Sök & Välj > Gå till Special. Eller tryck på Ctrl + G (Gå till genväg) och klicka på knappen Special….
- I dialogrutan Gå till special väljer du Endast synliga celler och klickar på OK.
Som ett resultat väljs endast de synliga raderna (raderna intill dolda rader är markerade med en vit kant):
Och nu trycker du helt enkelt på Ctrl + C för att kopiera de markerade raderna och Ctrl + V att klistra in dem när vördnad du gillar.
Hur man döljer och visar kontursymboler
För att dölja eller visa konturerna och nivånumren i Excel, använd följande kortkommando: Ctrl + 8.
Genom att trycka på genvägen för första gången döljs kontursymbolerna, genom att trycka på den igen visas konturen.
Kontursymbolerna visas inte i Excel
Om du ser varken plus- och minussymbolerna i gruppfältet eller siffrorna längst upp i konturen, kontrollera följande inställning i din Excel:
- Gå till fliken Arkiv > Alternativ > Avancerad kategori.
- Rulla ned till avsnittet Visningsalternativ för det här kalkylbladet, välj kalkylbladet av intresse och se till att rutan Visa kontursymboler om en kontur tillämpas är markerad.
Så här grupperar du rader i Excel för att kollapsa eller utöka vissa delar av din dataset. På liknande sätt kan du gruppera kolumner i dina kalkylblad. Jag tackar för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka.
- Hur man döljer och grupperar kolumner i Excel
- Hur man visar kolumner i Excel
- Hur man döljer och visar rader i Excel
- Hur man infogar, använder och tar bort delsummor i Excel
- Hur man tar bort varannan rad eller varje nionde rad i Excel