Receptionister är en central anställd i alla företag. De är den första kontaktpunkten för alla besökare på kontoret eller någon som kontaktar en organisation, så att vara väl presenterad och artig är viktiga egenskaper.
En receptionist upprätthåller också säkerhet genom att logga alla besökare och eventuellt utfärda besökare passerar, plus ge support till HR-teamet efter behov.
Receptionistens uppgifter och ansvar för jobbet
Som framsidan av huset och ofta första kontaktpunkt för externa besökare, en receptionist arbetsbeskrivning bör innehålla:
- Dagbokhantering och hantering av mötesrum
- Eventuellt hantering av samordning av evenemang, både internt och externt
- Hantering av frågor och klagomål via telefon, e-post och allmän korrespondens
- Hälsning till alla besökare
- Överföra samtal vid behov
- Eventuellt hantera kontorsmateriel som pappersvaror, utrustning och möbler
- Utföra ad hoc-administrationsuppgifter
- Upprätthålla kontorstjänster efter behov (t.ex. rengörings- och underhållsföretag)
- Ta emot och skicka leveranser
- Assistera med e-post vid behov
- Ta och se till att meddelanden skickas till lämplig personal i rätt tid
- Hjälpa HR-teamet med rekryterings-, ombord- och uppsägningsprocesser
Receptionistens kvalifikationer och krav
Vissa företag kanske vill ha kandidater som har tidigare kontors-, administrativ- eller receptionistupplevelse.
Det är inte obligatoriskt att ha en högre utbildning för att ta en roll i receptionen. Receptionistens uppgifter bör dock omfatta:
- Organisatoriska färdigheter
- Uppmärksamhet på detaljer
- Exceptionell multitasker
- Utmärkt kommunikation färdigheter
- Tillmötesgående
- Stark kundservicekompetens
Det är också absolut nödvändigt att en receptionist har ett artigt telefonsätt och alls presenteras väl gånger.
Letar du efter en receptionistroll? Se våra senaste receptionistjobb här.
Letar du efter information om receptionistens lön? Gå över till vår Receptionist löneguide för insikter och trender.