Una dintre sarcinile care necesită timp în Microsoft Word este curățarea textului din surse externe, mai ales atunci când documentul are rezultate suplimentare pe care doriți să le ștergeți. Aceste documente includ text copiat dintr-un PDF, transcrieri dintr-o întâlnire Zoom, text de pe YouTube sau alte servicii și documente primite de la colegi și clienți care ar putea folosi alte programe. Provocarea este că pierzi prea mult timp curățând manual aceste fișiere pentru a elimina returnările dificile care nu sunt necesare în textul documentului.
Pentru pașii simpli pentru a elimina cu ușurință returnările hard sau semnele de paragraf dintr-un fișier text în Microsoft Word continuați să citiți sau să vizionați videoclipul meu:
Afișarea semnelor de paragraf într-un document
Primul lucru pe care doriți să-l faceți este să obțineți mai multe informații. Veți face acest lucru lucrând cu Afișare / Ascundere. Aceasta se află în fila Acasă din grupul Paragraf. Veți găsi acest lucru cu un simbol de paragraf. Selectați această opțiune și veți afișa acum caractere care nu se imprimă, uneori denumite caractere ascunse. Puteți vedea unde se întoarce greu la capetele liniilor și unde rup textul în locuri incomode. În exemplul de document de mai jos, este destul de ușor să vedeți unde intră randamentele dificile. Adică textul nu se înfășoară cu ceea ce se numește o returnare simplă. La sfârșitul fiecărei linii există returnări dificile care vor crea tot felul de probleme de editare și formatare într-un document Word.
Cum se elimină returnările hard
Deși poate fi un proces care necesită mult timp, am putea editați manual textul pentru a șterge returnările suplimentare, adăugați un spațiu sau punctuație dacă este necesar și continuați să curățați documentul în acest fel. Cu toate acestea, există o abordare mult mai ușoară pentru a elimina randamentele dificile. Și asta înseamnă să folosiți comenzile Găsiți și înlocuiți. Procesul de bază pentru eliminarea returnărilor sau a semnelor de paragraf descrise mai jos este:
- Salvați documentul original cu un nume nou.
- Lansați comanda Înlocuire.
- După cum este necesar, înlocuiți mai multe returnări hard pe care doriți să le păstrați cu un substituent.
- Găsiți și înlocuiți returnările hard rămase folosind Specialul More > Special din Find și caseta de dialog Înlocuiți. Alegeți Marcaj paragraf din opțiunile din Special. În funcție de documentul dvs., înlocuiți semnele de paragraf cu un spațiu sau nimic.
- Dacă ați creat substituenți pentru semnele de paragraf pe care doriți să le păstrați, inversați pașii pe care i-ați folosit pentru Pasul 3 pentru a repune paragraful. marcajele pe care doriți să le păstrați în document.
- Examinați și editați documentul după cum este necesar pentru a finaliza curățarea fișierului dvs.
Cum să găsiți & Înlocuiți semnele de paragraf
Pentru a începe, veți localiza comenzile Găsiți și înlocuiți în partea dreaptă a filei Acasă. De asemenea, puteți utiliza următoarele comenzi rapide de la tastatură:
- Găsiți: + F
- Înlocuiți: + H
Probabil că ați folosit acestea înainte de a găsi text, poate de punctuație, și înlocuiți-l cu altceva. Dar această caracteristică are mai mult decât simpla căutare de text și înlocuirea acestuia cu altceva. Mai întâi, alegeți Înlocuire. Din caseta de dialog Găsiți și înlocuiți, alegeți Mai multe. Acest lucru vă oferă opțiunea de a putea rafina modul în care găsiți și înlocuiți. Pentru a elimina returnările hard dintr-un fișier text, alegeți opțiunea Specială. Aici veți vedea orice număr de simboluri și caractere diferite pe care le puteți găsi și înlocui, inclusiv marca de paragraf.
Pentru a curăța documente, de multe ori dorim să aflăm unde apare semnul de paragraf și să îl înlocuim fie cu un spațiu, fie cu nimic, dacă există deja un spațiu în loc. Acum, dacă faceți acest lucru în mod regulat, cealaltă modalitate de a crea acest lucru este cu simbolul cursor (^) și litera P. Veți găsi cursorul în partea de sus a tastaturii deasupra tastei numărul 6. Deci ^ P este un alt mod de a afișa semnul de paragraf. Apoi, urmați cu conținutul pe care doriți să îl înlocuiți, cum ar fi un spațiu. Notă: Înainte de a începe editarea, creați o copie a documentului dvs. în cazul în care trebuie să reveniți la original.
Dar există un alt lucru de care trebuie să aveți grijă, deoarece este posibil să doriți să obțineți niște returnări sau semne de paragraf sfârșitul paragrafelor adevărate. Veți observa în exemplul de document de mai sus că există două returnări dificile la sfârșitul paragrafelor. Pentru aceste tipuri de documente, nu vrem neapărat să căutăm toate semnele de paragraf și să le înlocuim, deoarece acum creăm un alt loc în care va trebui să ne petrecem timpul curățând documentul.
În acest caz, veți dori să căutați, de asemenea, orice apariție în care există două reveniri dificile. Apoi, veți înlocui cele două randamente dificile cu substituenți. Acum, acest substituent ar putea fi în esență orice nu ar apărea în mod normal pe document. Substituenții ar putea fi câteva asteriscuri (**), trei semne de exclamare (!!!) – doar ceva care poate fi un loc la care veți reveni atunci când sunteți gata să finalizați editarea documentului. Dacă nu sunteți încă prea încrezător, puteți înlocui individual retururile hard dublu folosind Găsiți următor și apoi Înlocuiți După ce vedeți cum funcționează, încercați Înlocuiți totul. Acum aveți acele substituenți pentru care doriți efectiv să vedeți un semn de paragraf. Mai târziu, puteți să reveniți în text și să căutați aceste substituenți și să le înlocuiți cu cele două returnări hard pentru fiecare loc în care doriți efectiv în documentul final.
Apoi, este timpul să curățați returnările pe care doriți să le eliminați din document. Pur și simplu, cereți Word să caute fiecare apariție a unei returnări dificile și, în funcție de conținut, să îl înlocuiască cu nimic (lăsați Înlocuire necompletat) sau, eventual, să adăugați un spațiu. Încă o dată, încercați să înlocuiți toate odată ce ați testat câteva apariții.
Ultimii pași ar putea fi să resetați acele returnări hard care sunt reprezentate în prezent de substituenți, cum ar fi două asteriscuri. Amintiți-vă, substituenții nu au cu adevărat nicio semnificație specifică. Pur și simplu le folosiți ca ceva pe care îl puteți găsi și apoi le înlocuiți cu două reveniri dificile. Încă o dată, le veți găsi în caseta de dialog Găsiți și înlocuiți din secțiunea Mai multe sub Special. Consultați celelalte opțiuni, deoarece veți vedea o mulțime de lucruri de căutat într-un document dincolo de textul simplu și de punctuație.
Acum aveți un document care probabil are nevoie doar de un pic de curățare, cum ar fi adăugarea sau ștergerea câtorva spații. Este nevoie doar de câteva clicuri și câteva remedieri pentru a economisi timp editând documentele Word, astfel încât să vă puteți concentra asupra a ceea ce este mai important pentru dvs.
De Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Trainer certificat Microsoft, difuzor de productivitate, prezentator virtual certificat