Kanban explicat pentru începători | Ghidul complet

Kanban este o metodă de gestionare a fluxului de lucru pentru definirea, gestionarea și îmbunătățirea serviciilor care furnizează cunoștințe. Acesta își propune să vă ajute să vă vizualizați munca, să maximizați eficiența și să vă îmbunătățiți continuu. Din japoneză, kanban este tradus ca afiș sau panou. Provenind din producție, a devenit ulterior un teritoriu revendicat de echipele de dezvoltare software Agile. Recent, a început să fie recunoscut de unitățile de afaceri din diverse industrii.

Pe măsură ce tot mai mulți oameni aud despre Kanban, există deseori interpretări greșite.
Ce este exact Kanban? Cum se construiește un sistem Kanban?
Iată cele mai importante lucruri pe care trebuie să le cunoașteți despre metodă și aplicarea sa practică.

Ce este Kanban? Definiție și scurtă introducere.

Definiție Kanban. Inițial, a apărut ca un sistem de programare pentru fabricarea slabă, provenind din sistemul de producție Toyota (TPS). La sfârșitul anilor 1940, Toyota a introdus producția „exact la timp”. Abordarea reprezintă un sistem de tragere. Aceasta înseamnă că producția se bazează pe cererea clienților, mai degrabă decât pe practica standard de împingere pentru a produce bunuri și a le împinge pe piață.

Sistemul lor unic de producție a pus bazele producției Lean sau pur și simplu Lean. Scopul său principal este de a minimiza activitățile de deșeuri fără a sacrifica productivitatea. Scopul principal este de a crea mai multă valoare pentru clientul fără a genera mai multe costuri.

Sistemul original Kanban, sursă: site-ul global TOYOTA

Metoda Kanban

La începutul secolului 21, jucătorii cheie din industria software-ului au realizat rapid cum Kanban ar putea fi folosit pentru a schimba modul în care produsele și serviciile au fost furnizate pozitiv.

Cu un accent sporit pe eficiență și prin valorificarea unui în domeniul tehnologiei computerizate, Kanban a părăsit domeniul industriei auto și a fost aplicat cu succes în alte sectoare comerciale complexe, cum ar fi IT, dezvoltarea de software, R & D și altele.

Într-adevăr, ceea ce recunoaștem acum ca metoda Kanban cu toate elementele de bază a apărut la începutul anului 2007.

Puteți începe să vă construiți sistemul Kanban configurând cea mai simplă placă Kanban cu trei coloane de bază – „Solicitat”, „În curs” și „Terminat”. Atunci când este construit, gestionat și funcționează corect, servește ca depozit de informații în timp real, evidențiind blocajele din sistem și orice altceva care ar putea întrerupe practicile de lucru ușoare.

Dar cum funcționează metoda Kanban?

Să descoperim mai multe.

Cele 4 practici de bază Kanban

David J. Anderson (un pionier în domeniul Lean / Kanban pentru activitatea de cunoaștere) a formulat metoda Kanban ca o abordare a procesului de schimbare progresivă, evolutivă și a sistemelor pentru organizațiile de lucru a cunoștințelor. Este axat pe realizarea lucrurilor, iar fundamentele sale pot fi împărțite în patru principii de bază și șase practici.

Principiul 1: Începeți cu ceea ce faceți acum

Flexibilitatea Kanban îi permite să fie suprapusă asupra fluxurilor de lucru, sistemelor și proceselor existente fără a perturba ceea ce se face deja cu succes; în mod firesc, va evidenția problemele care trebuie abordate și va ajuta la evaluarea și planificarea modificărilor, astfel încât implementarea lor este cât se poate de perturbatoare.

Versatilitatea Kanban vă permite să introduceți-l treptat tuturor tipurilor de organizații, fără teama de angajament excesiv sau „șoc cultural”, deoarece nu este nevoie să faceți modificări radicale chiar de la început.

Principiul 2: Sunt de acord să urmărim incremental , Schimbare evolutivă

Metodologia Kanban este concepută pentru a satisface rezistența minimă. Încurajează mici modificări continue și evolutive ale procesului actual. În general, schimbările radicale sunt descurajate, deoarece de obicei se confruntă cu rezistență din cauza fricii sau incertitudinii.

Principiul 3: Respectați procesul curent, roluri & Responsabilități

Kanban recunoaște că procesele, rolurile, responsabilitățile și titlurile existente au valoare și, în general, merită păstrate. Metoda Kanban nu interzice schimbarea, dar nici nu o prescrie ca „panaceu”. Este concepută pentru a promova și încuraja schimbări logice incrementale, fără a declanșa teama de schimbare.

Principiul 4: Încurajarea actelor de conducere la toate nivelurile

Acesta este cel mai nou principiu Kanban.Vă amintește că leadership-ul provine din acțiunile zilnice ale oamenilor în prima linie a echipelor lor. Toată lumea trebuie să promoveze o mentalitate de îmbunătățire continuă (Kaizen) pentru a atinge performanțe optime la nivel de echipă / departament / companie. Acest lucru nu poate fi un management activitate la nivel.

Cele 6 practici ale Kanban

Atunci când urmărește implementarea metodei Kanban, fiecare organizație trebuie să fie atentă cu pașii practici. Există șase practici de bază, identificate de David Anderson, care trebuie să fie prezente pentru implementarea cu succes.

Vizualizați fluxul de lucru

O placă Kanban simplă

Pentru a vă vizualiza procesul cu un sistem Kanban, veți avea nevoie de un tablou cu cărți și coloane. Fiecare coloană de pe bord reprezintă un pas în fluxul de lucru. Fiecare card Kanban reprezintă un articol de lucru.

Primul și cel mai important lucru pentru dvs. este să înțelegeți ce este necesar pentru a obține un articol de la o cerere la un produs livrabil. Numai după ce înțelegeți modul în care funcționează fluxul de lucru în prezent, puteți aspira să îl îmbunătățiți făcând ajustările necesare.

Când începeți să lucrați la articolul X, îl trageți din coloana „De făcut” și, atunci când este finalizată, o mutați în „Terminat”. În acest fel, puteți urmări cu ușurință progresul și observa blocaje.

Limitați lucrările în curs

Placă digitală Kanban cu limite WIP

Una dintre funcțiile principale ale Kanban este de a asigura un număr ușor de gestionat de elemente active în curs de desfășurare la un moment dat. Dacă nu există limite de lucru în curs, nu faceți Kanban. Schimbarea focalizării unei echipe pe jumătate va afecta în general procesul, iar multitaskingul este o cale sigură de a genera deșeuri și ineficiență.

Limitarea WIP înseamnă implementarea unui sistem de extragere pe piese sau a fluxului de lucru complet. Setarea elementelor maxime pe etapă asigură faptul că o carte este„ trasă ”doar la pasul următor, atunci când există capacitate disponibilă. Astfel de constrângeri vor ilumina rapid zonele cu probleme din fluxul dvs., astfel încât să le puteți identifica și rezolva.

Gestionați fluxul

Gestionarea fluxului este despre gestionarea munca dar nu oamenii. Prin flux, înțelegem mișcarea articolelor de lucru prin procesul de producție.

Unul dintre principalele obiective la implementarea unui sistem Kanban este de a crea un flux lin și sănătos. În loc să micro-gestionăm oamenii și să încercăm să-i ținem ocupați tot timpul, ar trebui să ne concentrăm pe gestionarea proceselor de lucru și înțelegerea modului de a obține acea muncă mai rapid prin sistem. Acest lucru ar însemna că sistemul nostru Kanban creează valoare mai repede.

Explicit politicile procesului

Nu puteți îmbunătăți ceva ce nu faceți a intelege. Acesta este motivul pentru care procesul dvs. ar trebui să fie clar definit, publicat și socializat. Oamenii nu s-ar asocia și nu vor participa la ceva ce nu cred că ar fi util.

Când toată lumea este familiarizată cu obiectivul comun, ar putea lucra și lua decizii în ceea ce privește un impact pozitiv.

Feedback Loops

Pentru echipele și companiile care doresc să fie mai agile, implementarea buclelor de feedback este un pas obligatoriu. Acestea asigură că organizațiile răspund în mod adecvat la schimbările potențiale și permit transferul de cunoștințe între părțile interesate. Un exemplu de astfel de buclă de feedback este întâlnirea zilnică de stand up pentru sincronizarea echipei. Are loc în fața consiliului Kanban și fiecare membru le spune celorlalți ce au făcut ziua precedentă și ce vor face astăzi.

Există, de asemenea, revizuirea prestării serviciilor, revizuirea operațiunilor, revizuirea strategiei și întâlnirile de revizuire a riscurilor. Frecvența depinde de mulți factori, dar ideea este că aceștia sunt obișnuiți, la o oră strict fixă, direct la obiect și niciodată inutil de lungi.

Idealul lungimea medie a unui stand-up ar trebui să fie între 10-15 minute, iar altele pot ajunge până la o oră sau mai mult, în funcție de dimensiunea echipei și subiecte.

Îmbunătățește-te în colaborare (folosind modele & metoda științifică)

Modul de a realiza îmbunătățiri continue și schimbări durabile în cadrul unei organizații este printr-o viziune comună a unui viitor mai bun și a unui colectiv înțelegerea problemelor care trebuie remediate.

Echipele cu o înțelegere comună a obiectivelor, fluxului de lucru, procesului și riscurilor lor sunt mai susceptibile de a construi o înțelegere comună a unei probleme și să lucreze împreună în vederea îmbunătățirii.

Latura pozitivă a Kanban

În zilele noastre, multe organizații adoptă metoda Kanban pentru a deveni mai agili și pentru a pune ordine proceselor lor de lucru haotice. Pur și simplu spus, un sistem Kanban vă ajută să faceți mai multă muncă.

Dar să săpăm puțin mai adânc și să vedem beneficiile reale ale utilizării Kanban.

Toată lumea este pe aceeași pagină

Ideea de bază a Kanban este vizualizarea fiecărei lucrări pe o tablă albă. În acest fel, placa Kanban se transformă într-un hub informațional central. Toate sarcinile sunt vizibile și nu se pierd niciodată, ceea ce aduce transparență întregului proces de lucru. Fiecare membru al echipei poate avea o actualizare rapidă a stării fiecărui proiect sau sarcină.

Kanban dezvăluie blocaje în fluxul dvs. de lucru

Odată ce creați un Tabla Kanban și o umpleți cu cărți, veți vedea că unele coloane vor fi supraaglomerate cu sarcini. Acest lucru vă va ajuta să evidențiați blocajele în fluxul de lucru și să le abordați în mod corespunzător. De exemplu, puteți obține o idee despre cât de mari ar trebui să fie sarcinile, astfel încât echipa dvs. să le poată avansa cu promptitudine.

Kanban aduce flexibilitate

Dacă aruncați o privire asupra principiilor de bază Kanban, veți înțelege rapid că orice echipă îl poate folosi în organizația dvs., de la R & D la HR.

Motivul principal este că Kanban respectă starea actuală a organizației dvs. și nu necesită modificări revoluționare. Dimpotrivă, sugerează că ar trebui să urmăriți schimbări progresive, evolutive și să vă îmbunătățiți continuu.

Echipa dvs. devine mai receptivă

Kanban a fost creat pentru a satisface cererea reală a clientului la timp, mai degrabă decât pentru a împinge bunurile pe piață. Astăzi, în munca de cunoștințe, Kanban facilitează răspunsul la cerințele clientului în continuă schimbare. Permite echipelor să fie mai agile, să se adapteze la schimbarea priorităților, să reorganizeze sau să schimbe focalizarea rapid.

pe finalizarea muncii pentru a spori colaborarea și productivitatea

Unul dintre principalele avantaje ale Kanban este acela că necesită echipe să se concentreze asupra sarcinilor lor curente până la finalizarea acestora. Acest lucru este posibil, datorită conceptului de limitare a lucrărilor în curs.

Limitarea WIP încurajează echipele să colaboreze pentru a finaliza mai repede lucrurile, ceea ce, pe de altă parte, elimină distrageri, cum ar fi schimbarea contextului și multitasking. La sfârșitul zilei, acest lucru are un impact pozitiv asupra productivității echipei.

Modern-Day Kanban

Odată cu dezvoltarea tehnologiei, Kanban s-a îmbunătățit continuu. Soluții de placă digitală Kanban au fost dezvoltate pentru a depăși problemele apărute în echipele la distanță.

Exemplu de placă digitală Kanban

Acces ușor pentru membrii echipei la distanță

În zilele noastre, echipele sunt adesea distribuite în întreaga lume. Nu pot lucra pe o tablă fizică și, prin urmare, au nevoie de una digitală la care ar putea accesa de oriunde pentru a fi mai agili. Plăcile Kanban din cloud sunt cel mai eficient mod de a-i face pe toți pe aceeași cale. Oferă acces la toate informațiile de pe orice dispozitiv în orice moment și afișează acțiuni live.

Analiza fluxului

Mai mult, software-ul Kanban permite un proces analitic sofisticat pentru a vă ajuta să urmăriți în detaliu performanța, să descoperiți blocaje și să implementați modificările necesare.

Integrări cu alte instrumente

Plăcile digitale sunt, de asemenea, ușor de integrat cu alte sisteme. Ele pot oferi o perspectivă valoroasă a întregului proces, pot economisi timp și pot crește eficiența.

Automatizarea fluxului de lucru

Soluția online Kanban vă permite să automatizați unele părți ale proceselor dvs. și să economisiți timp prețios. Cu automatele personalizate, orice flux de lucru tipic poate fi eficientizat.

Kanban in a Nutshell

Un sistem Kanban este mai mult decât note lipicioase pe perete. Cel mai simplu mod de a înțelege Kanban este să-i îmbrățișezi filosofia și să-l aplici în munca ta zilnică. Dacă citiți, înțelegeți și rezonați cu cele patru principii esențiale, tranziția practică ar părea logică și chiar inevitabilă.

Vizualizarea fluxului de lucru, stabilirea limitelor WIP, gestionarea fluxului, asigurarea politicilor explicite și îmbunătățirea colaborativă vă vor duce procesul mult mai mult decât ați putea crede. Nu uitați să organizați bucle de feedback regulate, iar toate aceste piese împreună vor dezvălui puterea reală a lui Kanban.

În rezumat

Încercarea de a afla ce este Kanban ar putea fi dificilă la început, dar acum că știi ce este, poți profita la maximum de principalele beneficii ale Kanban:

• Plăcile fizice și digitale Kanban vă ajută să vă vizualizați lucrările
• Kanban este ușor de adoptat și – începeți doar cu ceea ce aveți
• Limitele WIP vă permit să deveniți mai eficienți
• Principiile și practicile Kanban oferă o cale evolutivă către agilitate fără a perturba procesele actuale