Actualizat în ianuarie 2021
Colectarea chiriei este una dintre principalele aspecte ale afacerii dvs. de închiriere și există multe modalități de a aduce fluxul de numerar respectiv. Unii proprietari preferă chiriașii lor folosind cecuri; alții acceptă numerar. În funcție de locul în care locuiți, s-ar putea chiar să fiți restricționat de legile dvs. de stat și locale în ceea ce privește tipurile de plăți pe chirie pe care le puteți primi.
Indiferent de modul în care chiriașii plătesc chiria, este o bună practică să le oferiți cu chitanță de plată. Acest lucru este important mai ales atunci când cecurile vin prin poștă sau vi se înmânează direct. Dacă nu furnizați o chitanță și o dovadă a plății, mai ales în cazul plății chiriei în numerar, prin cec sau mandat, poate provoca în cele din urmă multe daune și probleme pe drum.
Dacă nu Nu aveți sistemul corect de primire a chiriei, puteți ajunge la probleme financiare. Depunerea pentru evacuare va fi mai dificilă dacă nu aveți chitanțe de chirie și s-ar putea să vă simțiți în imposibilitatea de a colecta ceea ce vi se datorează pe bună dreptate!
Este timpul să aflați mai multe despre chitanța de chirie. Consultați un șablon eșantion și aflați de ce ar trebui să utilizați întotdeauna acest document simplu.
Un cuprins pentru formatul chitanței de închiriere
În acest articol, vom acoperi aceste aspecte importante a chitanțelor de chirie:
- Importanța chitanțelor de plată a chirii
- Responsabilitate și transparență
- Organizarea traseelor de hârtie
- Acordați atenție Lege
- Când se utilizează chitanțele de chirie
- Plăți online: mai am nevoie de chitanțe de chirie?
- Exemplu de chitanță de închiriere și cum Pentru a-l utiliza
- Data și informațiile de identificare
- Suma și calendarul
- Sold restant
- Tipul de plată
- Legile statului privind încasările de chirie
- Puneți-le în leasing!
- Întrebări frecvente despre chitanțele de închiriere
- Cum fac o chitanță de închiriat?
- Cum arată o chitanță de chirie?
- Ce informații ar trebui să apară pe o chitanță de chirie?
- Este o chitanță de chirie o dovadă a rezidenței?
- Când trebuie emise chitanțele de închiriat?
Importanța chitanțelor de plată a chiriilor
Chitanțele de chirii pot fi o parte foarte importantă a procesului de închiriere, chiar dacă acestea sunt date chiriașilor într-o formă simplă. Uneori, acestea pot fi singurul mod verificabil de a demonstra că chiria a fost primită într-o anumită sumă și / sau la o anumită dată.
Din păcate, există momente în care închirierea proprietăților devine o a spus situația dintre tine și chiriașii tăi. În aceste cazuri, posibilitatea de a dovedi că ați dat chirie chiriei dvs. poate ajuta la soluționarea litigiilor sau chiar la câștigarea unui caz de evacuare în instanță. Acesta este un exemplu extrem, dar poate ajuta cu adevărat.
Chitanțele de plată a chiriilor fac toate următoarele într-un singur document:
- Oferiți răspundere atât proprietarului, cât și chiriașului
- Creați o relație de încredere între dvs. și chiriașul dvs.
- Păstrați o urmă de hârtie a tuturor plăților
- Organizați plățile primite
Să vorbim mai multe despre motivul pentru care fiecare dintre acești factori este important pentru păstrarea succesului afacerii dvs. Furnizând o chitanță, confirmați că recunoașteți plata acestora și că nu veți încerca să le cereți mai multă chirie în luna respectivă.
Deși nu ați lua în considerare niciodată acest lucru, unii proprietari vor pretinde în mod fals nu au primit niciodată chirie. Acest lucru poate arde chiriașii și îi poate face să nu aibă încredere în viitorii proprietari. Proprietarii care știu să scrie o chitanță de chirie și să o livreze cu promptitudine pot evita această problemă.
În plus, furnizarea chiriașului de o chitanță de chirie îi permite să știe că plata lor a fost procesată fără probleme. Chiriașii care își trimit chiria sau trimit cecuri vor dori să fie siguri că totul este eliminat corect, astfel încât chitanța chiriei poate acționa ca un instrument excelent de comunicare în această situație.
Organizarea traseelor de hârtie
Chitanțele de închiriere sunt o modalitate excelentă de a vă organiza istoricul plăților de închiriere. Deținând chitanțe din fiecare lună în care ați primit chirie, puteți vedea cu ușurință și clar ce ați fost plătit și ce nu a fost plătit.
Deținerea chitanțelor de chirie este, de asemenea, o modalitate excelentă de a vă asigura că nu Nu lasa chiria neplătită să treacă neobservată. Dacă sunteți ocupat sau nefocalizat, este posibil să nu observați când chiria unui chiriaș întârzie. Prin simpla răsfoire a copiilor de pe chitanța de închiriere în fiecare lună, totuși, veți putea confirma cu ușurință cine a plătit și cine nu a plătit.
În cele din urmă, urmele de hârtie create de chitanțele de chirie vor fi foarte utile. dacă vreodată trebuie să contestați chiriașul sau contractul de închiriere.Depunerea pentru evacuare, de exemplu, va fi mai bine susținută dacă aveți o urmă de hârtie clară a chitanțelor de chirie pentru lunile plătite decât dacă aveți doar cuvântul dvs. față de cel al chiriașului dvs.
În calitate de proprietar, este foarte important să rămâi organizat și să te asiguri că ai tot ceea ce ai nevoie pentru a ține evidența în ordine. Folosiți chitanțele de închiriere în avantajul dvs. atunci când vă organizați afacerea de închiriere pentru a găsi mari succese!
Acordați atenție legii
Sunteți la curent cu legile dvs. locale? Știați că unele legi impun proprietarilor să primească chitanțe de chirie într-o anumită perioadă de timp după ce au primit plata chiriei?
Unele state și jurisdicții locale solicită chiar să acordați chitanțe de chirie în anumite situații. Dacă nu sunteți sigur dacă vi se cere sau nu să furnizați o chitanță de chirie, continuați să citiți pentru a afla mai multe despre motivul și când pot fi necesare chitanțele de chirie.
Când să utilizați chitanțele de chirie
Oferirea de chitanțe de chirie pentru orice plată offline este o practică bună. Dacă plățile se fac online, istoricul acestor tranzacții poate fi verificat în orice moment, dar acest lucru nu este întotdeauna cazul în numerar, ordin de plată sau plăți cu cec.
Există de mai multe ori când ar trebui să fiți sigur că dați o chitanță de chirie chiriașului dvs.:
- Dacă o solicită: este dreptul legal al chiriașului dvs., în majoritatea statelor, să solicitați o chitanță pentru orice plată a chiriei.
- Dacă doriți să le păstrați la răspundere: reamintiți chiriașilor că istoricul de închiriere poate fi furnizat agențiilor de credit pentru a-și îmbunătăți (sau a reduce) scorul de credit.
- Dacă este obligatoriu din punct de vedere legal: de stat și local legile pot impune acest lucru.
- Dacă plătesc în numerar: nu există o altă modalitate de a urmări această plată, deci trebuie să dați întotdeauna o chitanță pentru plățile în numerar dacă alegeți să acceptați o plată în numerar.
Dacă efectuați plata procesului de închiriere offline, vă recomandăm să oferiți chitanțe de închiriere pentru fiecare plată pe care o primiți. A fi responsabil este cel mai bun mod de a deveni un mare proprietar, iar această responsabilitate vă va aduce beneficii pe termen lung.
Plăți online: mai am nevoie de chitanțe de chirie?
Pe măsură ce tehnologia devine din ce în ce mai integrată în viața noastră de zi cu zi, mai mulți oameni ca oricând se simt confortabil să își plătească facturile pe cale electronică. De fapt, mulți preferă să se ocupe de lucrurile așa! Dacă utilizați un sistem de plăți online pentru chirie, s-ar putea să vă întrebați ce să faceți cu chitanțele de chirie și dacă acestea sunt sau nu încă ceva de care să vă preocupați.
Gestionarea plăților de chirie online are multe avantaje:
- Transparență
- Mai puține șanse de eroare umană (de exemplu, trimiterea la o adresă greșită)
- Reduce confuzia
- Simplifică plata
- Accelerează procesarea plăților
- Simplifică plata chiriei
- Creează un traseu digital de hârtie
- Mai sigur decât plata în numerar, cec sau mandat
Când acceptați plăți online, mai trebuie să furnizați o chitanță de închiriere?
Da; trebuie totuși să furnizați o chitanță de chirie în toate aceleași situații în care ați furniza o chitanță de chirie pentru plățile acceptate offline. Principala diferență atunci când acceptați plăți online este că chitanța poate fi încorporată în serviciul pe care îl utilizați!
Dacă utilizați un portal de plată a chiriei, probabil că are o funcție de chitanță pe care o puteți personaliza pentru a se potrivi nevoilor dvs. . Aceasta înseamnă că chitanța va fi trimisă automat atunci când plata chiriașului a fost transferată în contul dvs.
Dacă acceptați plata online prin altă platformă, puteți crea o chitanță digitală și o puteți trimite înapoi chiriașului . Proprietarii care intenționează să facă acest lucru ar trebui să includă informații despre modul în care vor fi livrate chitanțele în contractul original de închiriere, pentru a evita confuzia cu privire la aceasta ulterior.
Indiferent dacă portalul dvs. de plăți online poate crea înregistrări sau nu, asigurați-vă că știi cum să faci o chitanță pentru plățile de chirie primite.
Exemplu de chitanță de închiriere și cum să o folosești
Dacă nu ești sigur despre ce tip de format de chitanță ar trebui să fii folosind pentru a vă crea chitanțele de chirie, avem doar modelul de șablon de care aveți nevoie:
Exemplu de chitanță de închiriere
Acest șablon de chitanță de închiriere vă poate oferi o idee despre cum pentru a configura propriile șabloane personalizate. Tot ce va trebui să faceți de fiecare dată când primiți o plată este să ajustați datele și sumele înainte de a preda chitanța!
Să descompunem componentele cheie pe care trebuie să le includeți atunci când finalizați chitanța de chirie tipărită.
Data și informațiile de identificare
Mai întâi, începeți chitanța de închiriere cu toate informațiile de contact de identificare necesare. Ar trebui să includeți:
- Data
- Numele (numele) chiriașului
- Adresa proprietății
Aceste informații sunt etichetate plata pentru cine a venit, pentru ce proprietate și la ce dată. Toate aceste informații sunt importante pentru o urmă de hârtie și în scopuri contabile.
Suma și calendarul
Apoi, enumerați suma plătită pentru chirie și perioada de închiriere pe care o acoperă chiria respectivă. De exemplu, dacă un chiriaș v-ar da 500 USD pentru chiria din aprilie, îl veți eticheta ca atare în această secțiune. Includerea sumelor exacte și a perioadei ajută la crearea unor evidențe mai bune.
În plus, chitanța dvs. de închiriere ar trebui să indice dacă chiria este plătită cu întârziere și dacă s-au plătit sau nu taxe de întârziere împreună cu chiria. Uneori, chiriașii vor include preventiv taxele de întârziere atunci când știu că plătesc cu întârziere. Urmărirea acestui lucru este importantă, astfel încât atât dvs., cât și chiriașul dvs. știți dacă trebuie sau nu să se aplice taxe și apoi să fie plătite.
Sold datorat
Dacă chiriașul dvs. are încă o soldul rămas datorat, ar trebui să îl includeți în această chitanță. Acest lucru vă va ajuta să vă mențineți pe aceeași pagină în cazul în care chiriașului îi lipsesc plățile vechi, uitând să acopere anumite taxe sau pur și simplu să vă plătiți puțin.
Deși este ușor să presupuneți că chiriașul dvs. nu vă plătește în mod intenționat suficient chirie, s-ar putea să devină cu adevărat confuzi la un moment dat în timpul procesului de închiriere. Avertizând chiriașul că încă mai are un sold datorat la primirea unei chitanțe de chirie, vă puteți asigura că nu există nicio comunicare greșită.
În plus, deținerea unei evidențe a plăților insuficiente vă poate ajuta dacă vreți să mergeți la instanța de evacuare a avea evacuat un chiriaș. Locatarii din instanța de evacuare pot încerca să susțină că și-au plătit chiria doar o dată târziu. Dacă chitanțele dvs. de chirie pot dovedi contrariul, veți avea un caz mai puternic în recâștigarea controlului asupra proprietății dvs. de închiriere.
Tipul de plată
În cele din urmă, asigurați-vă că includeți ce metodă a fost efectuată plata în. Aceasta este o informație esențială. Dacă nu este inclus pe chitanță, chiriașul ar putea pretinde că a plătit în numerar și nu l-ați înregistrat.
Dacă aveți tipul de plată înregistrat pe această chitanță, va fi mai ușor să verificați dublu starea ceva de genul unui cec sau ordin de plată, dacă este necesar. Când este posibil, încercați să includeți cecurile relevante și numerele de ordine de plată pentru a simplifica și mai mult această urmărire.
Dacă este posibil, ar trebui să marcați dacă s-au procesat sau nu vreun cec sau mandat. Acest lucru este important, deoarece există șansa ca ordinul de plată să aibă o problemă sau ca cecul să răsară. În aceste cazuri, va trebui să colectați din nou chiria, iar chiriașul poate încerca să folosească chitanța chiriei pentru a evita plata.
Legile statului privind chitanțele de chirie
După cum sa menționat anterior, există o serie de state care necesită să oferiți chiriașului o chitanță de chirie în situații specifice. Dacă lucrați într-una dintre aceste state, asigurați-vă că sunteți la curent cu legile actuale privind primirea chiriei care vă afectează proprietățile.
Iată câteva dintre statele care necesită chitanțe și când acestea sunt obligatoriu:
- Locatarul plătește în numerar:
Washington, Maryland, New York - Locatarul solicită o chitanță de chirie:
Washington, Maryland, New York și multe altele! - Toate situațiile:
Massachusetts
Este foarte important să știi cum să completezi o chitanță de chirie în conformitate cu legile tale locale. În plus față de legile statului privind încasările de chirie, unele orașe au cerințe suplimentare. Verificați codul local al orașului pentru a determina dacă acest tip de lege vă va afecta proprietățile.
Puneți-l în arendă!
La fel ca în multe lucruri, este întotdeauna o idee bună să includeți informații despre procedura care va fi urmată cu chitanțele de chirie în contractul de închiriere înainte de a fi semnat. Contractul de leasing ar trebui să conțină cât mai multe informații posibil într-un mod clar. Acest lucru asigură faptul că ambele părți sunt conștiente de procese și așteptări și poate fi un instrument excelent de apărare în instanță, dacă este necesar.
Când vine vorba de plăți și chitanțe de chirie, asigurați-vă că toate următoarele sunt clare. în condițiile contractului de leasing înainte de a semna lucruri cu chiriașul dvs.:
- Când se datorează chiria
- Cât este chiria
- Tipurile de plată acceptabile
- Dacă și cum vor fi emise chitanțele de chirie
- Ce se va întâmpla dacă un cec va răsuci
- Ce se va întâmpla dacă chiria întârzie
- Ce chiriașul ar trebui să facă dacă are întrebări legate de chirie
La fel cum ați introdus condiții privind utilizarea depozitelor de garanție în contractul de leasing, ar trebui să includeți informații privind plata chiriei și chitanța.
Fiind foarte clar despre toate aceste lucruri în avans în leasing, puteți ajuta la eliminarea confuziilor problematice ulterior. Relația dvs. cu chiriașul dvs. va beneficia de un contract de închiriere mai puternic, așa că nu vă fie teamă să fiți detaliat atunci când stabiliți condițiile contractului.
Întrebări frecvente despre chitanțele de închiriere
Cum se face Fac o chitanță de închiriat?
În majoritatea cazurilor, nu există reguli stricte cu privire la aspectul unei chitanțe de chirie. Deși avem un format de eșantion care să vă ajute să creați propriul șablon de chitanță pentru chirii, chitanța poate fi creată în diferite moduri!
Dacă doriți să păstrați lucrurile incredibil de simple, puteți cumpăra o carte de hârtie de chitanță pe care o puteți completa manual. Când un chiriaș îți aduce o plată sau ți-o trimite prin poștă, vei completa imediat aceasta și o vei primi înapoi. Aceste cărți de chitanțe păstrează o copie pentru dvs. și o copie pentru chiriaș, deci sunt o modalitate bună de a păstra o urmă de hârtie la ambele capete.
Alternativ, puteți crea un șablon ușor pe care îl puteți completa și tipărește, ca cea pe care am furnizat-o mai sus. Păstrați o copie salvată pentru dvs. și dați-o unuia locatarului.
Efectuarea unei chitanțe de chirie nu trebuie să fie o chestiune complicată. Atâta timp cât sunt incluse informațiile solicitate, chitanța poate lua mai multe forme. Desigur, poate fi bine să păstrăm lucrurile cât mai profesioniste posibil. În cazul în care trebuie să depuneți un dosar în justiție cu privire la lipsa plăților pe linie, să aveți un traseu profesional de hârtie va funcționa doar în favoarea dvs.
Cum arată o chitanță de chirie?
De obicei, o chitanță de chirie este un e-mail sau o bucată de hârtie care urmărește plata care a fost primită, când a fost primită și pentru ce a fost destinată. După cum s-a menționat mai sus, nu există un mod strict de a arăta o chitanță de chirie! Deși unele orașe și jurisdicții pot avea exemple de formate pe care le recomandă proprietarilor să le urmeze, de obicei vă puteți crea propriul șablon.
Gândiți-vă ce tip de informații trebuie să transmiteți și cum doriți să le transmiteți. Dacă aveți un logo sau șablon care este utilizat pe majoritatea documentației dvs., luați în considerare crearea unui format de chitanță de închiriere care să se încadreze în designul obișnuit. Singurul lucru pe care trebuie să-l asigurați este că toate informațiile sunt transmise în mod clar și corect prin chitanța de chirie.
Ce informații ar trebui să existe pe chitanța de chirie?
Majoritatea situațiilor vor necesita ca aceste patru lucruri principale să fie incluse pe o chitanță de închiriere:
- Data plății
- Informații de identificare (adresa proprietății și numele chiriașului)
- Suma plătită
- Tipul de plată
Prin acoperirea acestor patru lucruri de bază, oferiți informațiile necesare despre cine, ce, când și cum a fost plătită chiria. Aceștia sunt principalii factori care trebuie înregistrați și este important să îi înregistrați cât mai exact posibil. Utilizând o chitanță de închiriere, vă puteți ajuta să vă asigurați că ambele părți sunt pe aceeași pagină.
Există câteva lucruri suplimentare care pot fi incluse, de asemenea. De exemplu, ați putea include un sold rămas sau o sumă datorată dacă chiriașul a plătit în mod insuficient sau este încă subplătit dintr-o lună anterioară de chirie ratată. Includerea acestor informații pe chitanța de închiriere poate acționa ca un memento ușor, construind, de asemenea, un caz solid pentru instanța de evacuare, dacă este necesar.
Este o chitanță de chirie o dovadă a rezidenței?
În majoritatea cazurilor, o chitanță de chirie nu va fi considerată drept dovadă a rezidenței. Decizia finală cu privire la faptul dacă poate fi folosită sau nu ca formă validă de dovadă va depinde de locul în care vă aflați și de ce tip de dovadă aveți nevoie.
În timp ce o chitanță de chirie ar putea să nu fie cea de care are nevoie chiriașul dvs. pentru a obține un nou act de identitate sau pentru a dovedi altfel locul de reședință, o copie a contractului lor de închiriere se poate potrivi facturii! În cazul în care chiriașul dvs. dorește să obțină dovada rezidenței, acesta poate veni la dvs. solicitând o copie suplimentară a contractului de închiriere dacă nu are acces la propria copie.
Aceasta este o cerere rezonabilă și nu este ceva de care ar trebui să fii precaut. De asemenea, puteți recomanda chiriașului să ia în considerare utilizarea facturilor de utilități sau cablu, dacă este cazul, pentru a dovedi rezidența lor.
Când trebuie emise chitanțele de închiriere?
În calitate de proprietar, a fi pregătit să emiteți chitanțe de chirie în avans este întotdeauna o idee bună. Este în interesul dumneavoastră să fiți conștienți de momentul în care vi se cere să furnizați chitanțe de chirie înainte ca acestea să fie solicitate.
Ar trebui să furnizați întotdeauna o chitanță de chirie:
- Când a solicitat acest lucru de către chiriașul dvs.
- Când este cerut legal de legislația locală sau de stat
- Când chiriașul dvs. plătește în numerar
- Când se procesează plăți offline
Indiferent dacă este impus sau nu prin lege, păstrarea unei piste pe hârtie a tuturor plăților offline este o modalitate excelentă de a vă ține cont și chiriașul. Istoricul închirierii poate fi greu de urmărit dacă nu știți când ați fost plătit și ar fi imposibil să vă dovediți cazul în instanță dacă ar trebui să evacuați un chiriaș care a plătit offline fără acesta.
Dacă utilizați un instrument de plată a închirierii online, asigurați-vă că verificați ce tip de chitanțe de închiriere oferă și cum puteți accesa aceste înregistrări. Instrumentele online produc adesea această pistă de hârtie, astfel încât să vă puteți salva de la a face dublul muncii dacă funcția este inclusă.
Păstrați afacerea în evidență
Oferind o chitanță de plată a chiriei la fiecare timpul în care chiriașul dvs. efectuează o plată poate părea mult efort pentru un eșantion foarte scurt, dar această evidență a plății vă poate menține atât pe dvs., cât și pe chiriașul dvs. într-o poziție mai bună, prin relația proprietar-chiriaș.
Oferind chitanțe de chirie, vă puteți asigura:
- Creați o pistă de hârtie.
- Comunicarea chiriei este transparentă.
- Vă respectați obligațiile legale ca proprietar.
Amintiți-vă că acordarea chitanțelor de chirie nu trebuie să fie un proces dificil. După ce ați folosit șablonul nostru de chitanță pentru chirie pentru a vă crea propriul șablon personalizat, îl puteți modifica pur și simplu de fiecare dată când primiți o plată. Păstrați-l rapid, simplu și ușor!
Compania dvs. și chiriașul vă vor mulțumi!