Un tablou de bord Excel poate fi un instrument uimitor atunci când vine vorba de urmărirea KPI-urilor, compararea punctelor de date, și obținerea de vizualizări bazate pe date care pot ajuta conducerea să ia decizii.
În acest tutorial, veți afla cum să creați un tablou de bord Excel, cele mai bune practici pe care să le urmați în timp ce creați unul, caracteristici și instrumente pe care le puteți utiliza în Excel , lucruri de evitat cu orice preț și materiale de instruire recomandate.
Acest tutorial acoperă:
Ce este un tablou de bord Excel și în ce fel diferă de un raport?
Să înțelegem mai întâi ce este un tablou de bord Excel.
Un tablou de bord Excel este un singur pager (mai ales, dar nu întotdeauna necesar) care ajută managerii și liderii de afaceri să urmărească indicatorii cheie sau indicatorii cheie și să ia o decizie pe baza ei. Conține diagrame / tabele / vizualizări care sunt susținute de date.
Un tablou de bord este adesea numit raport, cu toate acestea, nu toate rapoartele sunt tablouri de bord.
Iată diferența:
- Un raport ar colecta și arăta date numai într-un singur loc. De exemplu, dacă un manager dorește să știe cum au crescut vânzările în ultima perioadă și ce regiune a fost cea mai profitabilă, un raport nu ar putea să răspundă. Ar raporta pur și simplu toate datele relevante privind vânzările. Aceste rapoarte sunt apoi utilizate pentru a crea tablouri de bord (în Excel sau PowerPoint) care vor ajuta la luarea deciziilor.
- Un tablou de bord, pe de altă parte, ar răspunde instantaneu la întrebări importante, cum ar fi regiunile care au performanțe mai bune și ce produse ar trebui să se concentreze conducerea. Aceste tablouri de bord ar putea fi statice sau interactive (în cazul în care utilizatorul poate face selecții și modifica vizualizări, iar datele s-ar actualiza dinamic).
Acum că avem o înțelegere a ceea ce este un tablou de bord, să ne scufundăm în și aflați cum să creați un tablou de bord în Excel.
Cum să creați un tablou de bord Excel?
Crearea unui tablou de bord Excel este un proces în mai mulți pași și trebuie să țineți cont de câteva lucruri cheie atunci când îl creați.
Chiar înainte de a lansa Excel, trebuie să fiți clar despre obiectivele tabloului de bord.
De exemplu, dacă creați un tablou de bord KPI pentru a urmări KPI-urile financiare ale unei companii, obiectivul dvs. ar fi să arătați comparația perioadei curente cu perioada trecută (s).
În mod similar, dacă creați un tablou de bord pentru departamentul Resurse Umane pentru a urmări instruirea angajaților, atunci obiectivul ar fi să arătați câți angajați au fost instruiți și câți trebuie instruiți pentru a atinge ținta.
Lucruri de făcut înainte de a începe chiar să creați un tablou de bord Excel
O mulțime de oameni încep să lucreze pe tabloul de bord imediat ce pun mâna pe date.
Și, în majoritatea cazurilor, ele aduc asupra lor mizeria reutilizării pe tabloul de bord, deoarece obiectivele clientului / părților interesate nu sunt îndeplinite.
Mai jos sunt câteva dintre la care trebuie să fi răspuns înainte de a începe să construiți un tablou de bord Excel:
Î: Care este scopul tabloului de bord?
Primul lucru de făcut imediat ce obțineți datele ( sau chiar înainte de a obține datele), este de a obține claritate asupra a ceea ce își dorește părțile interesate. Fiți clar în ce scop trebuie să servească tabloul de bord.
Urmăriți KPI-urile o singură dată sau în mod regulat? Este necesar să urmărească KPI-urile pentru întreaga companie sau din punct de vedere divizional ?. A pune întrebări corecte vă va ajuta să înțelegeți ce date aveți nevoie și cum să proiectați tabloul de bord.
Î: Care sunt sursele de date?
Știți întotdeauna de unde provin și în care se află datele ce format. Într-unul dintre proiectele mele, datele au fost furnizate ca fișiere PDF în limba spaniolă. Acest lucru a schimbat complet domeniul de aplicare și cea mai mare parte a timpului nostru a fost absorbită manual prin eliminarea datelor. Iată întrebările pe care ar trebui să le puneți: Cine deține datele? În ce format veți obține datele? Cât de des se actualizează datele?
Î: Cine va folosi acest tablou de bord Excel?
Un manager ar fi probabil interesat doar de informațiile pe care tabloul de bord le oferă, totuși, unii analiști de date din echipa sa poate avea nevoie de o vedere mai detaliată. În funcție de cine folosește tabloul de bord, trebuie să structurați datele și rezultatul final.
Î: Cât de des trebuie actualizat tabloul de bord Excel?
Dacă tablourile dvs. de bord sunt fi actualizat săptămânal sau lunar, este mai bine să creați un model plug-and-play (unde pur și simplu copiați-lipiți datele și acestea se vor actualiza automat). Dacă este doar un exercițiu unic, puteți renunța la automatizare și faceți acest lucru manual.
Î: Ce versiune de Office folosește clientul / părțile interesate?
Este mai bine să nu presupuneți că clientul / părțile interesate dețin cea mai recentă versiune de MS Office. Odată am creat un tablou de bord doar pentru a ști că părțile interesate foloseau Excel 2003.Acest lucru a dus la o anumită relucrare, deoarece funcția IFERROR nu funcționează în versiunea Excel 2003 (pe care o folosisem pe scară largă la crearea tabloului de bord).
Obținerea datelor în Excel
Odată ce aveți o idee bună despre ceea ce trebuie să creați, următorii pași sunt să puneți mâna pe date și să le obțineți în Excel.
Viața dvs. este ușoară atunci când clientul dvs. vă oferă date în Excel, totuși, dacă nu este cazul, trebuie să descoperiți un mod eficient de a-l obține în Excel.
Dacă vi se oferă fișiere CSV sau fișiere text, le puteți converti cu ușurință în Excel. Dacă aveți acces la o bază de date care stochează datele, puteți crea o conexiune și o puteți actualiza indirect.
Odată ce aveți datele, trebuie să le curățați și să le standardizați.
De exemplu, este posibil să trebuiască să scăpați de spațiile de conducere, finale sau duble, să găsiți și să eliminați duplicatele, să eliminați spațiile goale și erorile și așa mai departe.
În unele cazuri, poate fi necesar să restructurați date (de exemplu, spuneți că trebuie să creați un tabel pivot).
Acești pași ar depinde de proiect și de aspectul datelor dvs. în Excel.
Conturarea structurii tabloului de bord
Odată ce aveți datele în Excel, veți ști exact ce puteți și ce nu puteți utiliza în tabloul de bord Excel.
În această etapă, este o idee bună să vă întoarceți înapoi cu părților interesate cu o schiță a tabloului de bord Excel.
Ca o bună practică, creez o schiță simplă în PowerPoint împreună cu note suplimentare. Scopul acestui pas este de a vă asigura că părțile interesate înțeleg ce tip de tablou de bord se poate aștepta cu datele disponibile.
De asemenea, ajută, deoarece părțile interesate pot sugera modificări care i-ar adăuga mai multă valoare.
Iată un exemplu de schiță exemplară pe care am creat-o pentru unul dintre tablourile de bord KPI:
După ce ați elaborat schița, este timpul să începeți crearea tabloului de bord Excel.
Ca o bună practică, împărțiți registrul de lucru Excel în trei părți (acestea sunt foile de lucru pe care le creez cu același nume):
- Date – Aceasta poate fi una sau mai multe foi de lucru care conțin datele brute.
- Calcule – Aceasta este unde faci toate calculele. Din nou, este posibil să aveți una sau mai multe foi pentru calcule.
- Tablou de bord – Aceasta este foaia care are tabloul de bord. În majoritatea cazurilor, este o vizualizare cu o singură pagină care prezintă analize / statistici susținute de date.
Tabel Excel – Sosul secret al unui tablou de bord Excel eficient
Primul lucru pe care îl fac cu datele brute este să îl convertesc într-un tabel Excel.
Tabelul Excel oferă multe avantaje care sunt cruciale în timp ce creați un tablou de bord Excel.
Pentru a converti datele tabulare într-un tabel Excel, selectați datele și accesați fila Inserare și faceți clic pe pictograma Tabel.
Iată avantajele utilizării unui tabel Excel pentru tabloul dvs. de bord:
- Când convertiți un set de date tabulare într-un tabel Excel , nu trebuie să vă faceți griji cu privire la schimbarea datelor într-o etapă ulterioară. Chiar dacă obțineți date suplimentare, puteți pur și simplu să le adăugați la tabel fără să vă faceți griji cu privire la formule înșelate. Acest lucru este foarte util atunci când creez tablouri de bord plug-and-play.
- Cu un tabel Excel, puteți utiliza numele coloanelor în loc de referință. De exemplu, în schimb este C2: C1000, puteți utiliza „Vânzări”.
Funcții Excel importante pentru tablouri de bord
Puteți crea o mulțime de tablouri de bord Excel interactive interactive prin doar folosind formule Excel.
Când faceți o selecție dintr-o listă derulantă, sau utilizați o bară de derulare sau bifați o casetă de selectare, există formule care se actualizează pe baza rezultatelor și vă oferă datele actualizate / vizualizare în tabloul de bord.
Iată primele mele cinci funcții Excel pentru tablourile de bord Excel:
- Funcția SUMPRODUCT: este funcția mea preferată în timp ce creez un tablou de bord Excel interactiv. Îmi permite să fac calcule complexe atunci când există multe variabile. De exemplu, să presupunem că am un tablou de bord de vânzări și vreau să știu care au fost vânzările efectuate de reprezentantul Bob în al treilea trimestru în regiunea Est. Pot crea pur și simplu o formulă SUMPRODUCT pentru acest lucru.
- Funcția INDEX / MATCH: Sunt un mare susținător al utilizării combinației dintre formula INDEX și MATCH pentru a căuta date în tablourile de bord Excel. Puteți utiliza, de asemenea, funcția VLOOKUP, dar consider că INDEX / MATCH este o alegere mai bună.
- Funcția IFERROR: Când faceți calcule pe datele brute, veți ajunge adesea la erori. Folosesc extensiv IFERROR pentru a ascunde erorile din tabloul de bord (și de multe ori și în datele brute).
- Funcția TEXT: Dacă doriți să creați titluri sau titluri dinamice, trebuie să utilizați funcția TEXT pentru it.
- FUNCȚII RÂNDURI / CULOANE: le folosesc des atunci când trebuie să copiez o formulă și unul dintre argumente trebuie să se incrementeze pe măsură ce coborâm / dreapta celulei.
Lucruri de reținut atunci când lucrați cu formule într-un tablou de bord Excel:
- Evitați să utilizați formule volatile (cum ar fi OFFSET, ACUM, AZI, etc.) pe..). Acestea vă vor încetini registrul de lucru.
- Eliminați formulele inutile. Dacă aveți câteva formule suplimentare în foaia de calcul, eliminați-le în timp ce finalizați tabloul de bord.
- Utilizați coloane de ajutor, deoarece vă pot ajuta să evitați formule de matrice lungi.
Interactiv Instrumente pentru a îmbunătăți tabloul de bord Excel
Există multe instrumente interactive pe care le puteți utiliza pentru a face tabloul de bord Excel dinamic și ușor de utilizat.
Iată câteva dintre acestea pe care le folosesc în mod regulat:
- Bare de derulare: utilizați bare de derulare pentru a salva imobilele din registrul dvs. de lucru. De exemplu, dacă aveți 100 de rânduri de date, puteți utiliza o bară de derulare cu doar 10 rânduri în tabloul de bord. Un utilizator poate utiliza bara de derulare dacă dorește să arunce o privire asupra întregului set de date.
- Casete de selectare: Casetele de selectare vă permit să faceți selecții și să actualizați tabloul de bord. De exemplu, să presupunem că am un tablou de bord de instruire și că sunt CEO-ul companiei, aș vrea să mă uit la tabloul de bord general al companiei. Dar dacă sunt șeful vânzărilor, aș vrea doar să mă uit la performanțele departamentului meu. Într-un astfel de caz, puteți crea un tablou de bord cu casete de selectare pentru diferite divizii ale companiei.
- Listă derulantă: o listă derulantă permite utilizatorului să facă o selecție exclusivă. Puteți utiliza aceste selecții derulante pentru a actualiza tabloul de bord. De exemplu, dacă afișați date pe departamente, puteți avea numele departamentelor în meniul derulant.
Utilizarea diagramelor Excel pentru a vizualiza datele într-un tablou de bord Excel
Diagramele nu numai că fac tabloul de bord Excelent atrăgător din punct de vedere vizual, ci și îl fac ușor de consumat și interpretat.
Iată câteva sfaturi în timpul utilizării diagramelor într-un tablou de bord Excel:
- Selectați diagrama potrivită: Excel vă oferă o mulțime de opțiuni de diagramă și trebuie să utilizați diagrama potrivită. De exemplu, dacă trebuie să afișați o tendință, trebuie să utilizați o diagramă liniară, dar dacă doriți să evidențiați valorile reale, o diagramă cu bare / coloane ar putea fi alegerea potrivită. În timp ce o mulțime de experți sfătuiesc să nu folosiți o diagramă circulară, v-aș sugera să vă folosiți discreția. Dacă publicul dvs. este obișnuit să vadă diagrame, puteți utiliza la fel de bine acestea.
- Utilizați diagrame combinate: vă recomand să folosiți diagrame combinate, deoarece acestea permit utilizatorului să compare valori și să atragă informații semnificative. De exemplu, puteți afișa cifra de vânzări ca o diagramă pe coloane și creșterea ca o diagramă liniară.
- Utilizați diagrame dinamice: dacă doriți să permiteți utilizatorului să facă selecții și doriți ca diagrama să se actualizeze odată cu aceasta, utilizați diagrame dinamice. Acum, un grafic dinamic nu este altceva decât un grafic obișnuit ale cărui date se actualizează în back-end atunci când efectuați selecții.
- Utilizați Sparklines pentru a vă face datele mai semnificative: dacă aveți o mulțime de date în tabloul de bord / raport, puteți lua în considerare utilizarea Sparklines pentru a le face vizuale. Un sparkline este un grafic minuscul care se află într-o celulă și poate fi creat folosind un set de date. Acestea sunt utile atunci când doriți să afișați o tendință în timp și, în același timp, economisiți spațiu pe tabloul de bord. Puteți afla mai multe despre Excel Sparklines aici.
- Utilizați culori contrastante pentru a evidenția datele: acesta este un sfat generic de diagramă în care ar trebui să evidențiați datele într-un grafic, astfel încât să fie ușor de înțeles. De exemplu, dacă aveți date despre vânzări, puteți evidenția anul cu cea mai mică valoare a vânzărilor în roșu.
Puteți parcurge unele dintre tutorialele mele de diagramă aici.
De asemenea, dacă doriți să fiți mai avansat în diagramele Excel, vă recomand să vizitați blogul de către expertul în grafice Excel, Jon Peltier.
Tablourile de bord Excel nu fac și nu
Să începem mai întâi cu Donts!
Iată câteva dintre lucrurile pe care vă recomand să le evitați în timp ce creați un tablou de bord Excel. Din nou, acestea ar varia în funcție de proiect și de părțile interesate, dar sunt valabile în majoritatea cazurilor.
- Nu vă aglomerați tablourile de bord: doar pentru că aveți date și diagrame nu înseamnă că ar trebui să meargă în tabloul de bord. Amintiți-vă că obiectivul tabloului de bord este de a ajuta la identificarea unei probleme sau a ajuta la luarea deciziilor. Așadar, păstrați-l relevant și eliminați tot ce nu aparține acolo. Mă întreb adesea dacă ceva este bine să trebuiască să fie absolut obligatoriu. Apoi, merg mai departe și elimin toate bunătatea.
- Nu folosiți formule volatile: deoarece va încetini calculele.
- Nu păstrați date suplimentare în registrul dvs. de lucru: dacă aveți nevoie de aceste date, creați o copie a tabloului de bord și păstrați-le drept copie de rezervă.
Acum, să aruncăm o privire la câteva activități (sau cele mai bune practici)
- Numerotarea diagramelor / secțiunii: tabloul de bord nu este doar un set aleatoriu de diagrame și puncte de date. În schimb, este o poveste în care un lucru duce la celălalt.Trebuie să vă asigurați că publicul dvs. respectă pașii în ordinea corectă și, prin urmare, este mai bine să le numărați. Deși este posibil să îi puteți îndruma atunci când prezentați live, este de mare ajutor atunci când cineva vă folosește tabloul de bord într-o etapă ulterioară sau scoate o imprimare din acesta.
- Restricționați mișcarea în zona tabloului de bord: Ascundeți toate rândurile / coloanele pentru a vă asigura că utilizatorul nu derulează din greșeală.
- Înghețați rândurile / coloana importante: utilizați panourile de înghețare atunci când doriți ca unele rânduri / coloane să fie întotdeauna vizibile pe tabloul de bord.
- Make Shapes / Charts Stick: Asigurați-vă că formele / diagramele sau comenzile interactive nu ascund sau redimensionează atunci când cineva ascunde / redimensionează celulele. De asemenea, puteți utiliza instrumentul Cameră Excel pentru a face o captură de diagrame / tabele și a o plasa în tabloul de bord Excel (aceste imagini sunt dinamice și se actualizează la actualizarea diagramei / tabelului back-end).
- Furnizați un Ghidul utilizatorului: Dacă aveți un tablou de bord complex, este o idee bună să creați o foaie de lucru separată și să evidențiați pașii. Acesta îi va ajuta pe oameni să vă folosească tabloul de bord chiar și atunci când nu sunteți acolo.
- Economisiți spațiu cu diagrame combinate: utilizați diagrame combinate (cum ar fi diagrame, diagrame termometre și diagrame reale față de țintă) pentru a salva foaia de lucru spațiu.
- Utilizați simboluri & Formatare condiționată: utilizați simboluri (cum ar fi săgețile sus / jos sau bifă / marcaj încrucișat) și formatarea condițională pentru a adăuga un strat de analiză pe tabloul de bord (dar nici nu exagerați).
Doriți să creați tablouri de bord profesionale în Excel? Consultați cursul tabloului de bord Excel online, unde vă arăt totul despre crearea unui tablou de bord Excel de clasă mondială.
Exemple de tablouri de bord
Iată câteva exemple de tablouri de tablouri Excel pe care le puteți descărca și juca cu.
Tabloul de bord Excel KPI
Puteți utiliza acest tablou de bord pentru a urmări indicatorii KPI ai diferitelor companii și apoi utilizați diagrame pentru a vă adânci în performanța companiei individuale.
Faceți clic aici pentru a descărca acest tablou de bord KPI.
Dacă sunteți interesat să aflați cum să creați acest tablou de bord KPI – faceți clic pe aici.
Tabloul de bord al performanței centrului de apel
Puteți utiliza acest tablou de bord pentru a urmări KPI-urile cheie ale unui call center. Din acest tablou de bord, puteți afla cum să creați diagrame combinate, cum să evidențiați anumite puncte de date în diagrame, cum să sortați folosind butoane radio etc.
Faceți clic aici pentru a descărca tabloul de bord.
Puteți citi mai multe despre acest tablou de bord aici.
Sezonul EPL vizualizat într-un tablou de bord Excel
În acest tablou de bord, veți învăța cum să utilizați VBA în tablourile de bord Excel. În acest tablou de bord, detaliile jocurilor se actualizează atunci când faceți dublu clic pe celulele din stânga. De asemenea, folosește VBA pentru a afișa un meniu de ajutor pentru a ghida utilizatorul în utilizarea acestui tablou de bord.
Faceți clic aici pentru a descărca tabloul de bord EPL.
Puteți citi mai multe despre acest tablou de bord aici.
Instruire recomandată pentru tabloul de bord
Dacă doriți să aflați cum să creați tablouri de bord profesionale de clasă mondială în Excel, consultați Cursul GRATUIT online pentru tabloul de bord Excel.