Uma das tarefas demoradas do Microsoft Word é limpar o texto de fontes externas, especialmente quando o documento tem retornos rígidos extras que você deseja excluir. Esses documentos incluem texto copiado de um PDF, transcrições de uma reunião do Zoom, texto do YouTube ou outros serviços e documentos recebidos de colegas e clientes que podem estar usando outros programas. O desafio é que você está perdendo muito tempo limpando manualmente esses arquivos para remover retornos de disco rígidos que não são necessários no texto do documento.
Para as etapas simples para remover facilmente retornos de disco rígido ou marcas de parágrafo de um arquivo de texto no Microsoft Word continue lendo ou assista ao meu vídeo:
Exibindo marcas de parágrafo em um documento
A primeira coisa que você deseja fazer é obter mais informações. Você fará isso trabalhando com Mostrar / Ocultar. Isso está na guia Home no grupo Parágrafo. Você encontrará isso com um símbolo de marca de parágrafo. Selecione esta opção e você agora exibirá caracteres não imprimíveis, às vezes chamados de caracteres ocultos. Você pode ver onde os retornos rígidos ocorrem no final das linhas e onde eles estão quebrando o texto em lugares estranhos. No documento de amostra abaixo, é muito fácil ver onde os retornos sólidos estão entrando. Ou seja, o texto não está contido no que é chamado de retorno suave. Existem retornos rígidos no final de cada linha que criarão todos os tipos de problemas de edição e formatação em um documento do Word.
Como remover retornos rígidos
Embora possa ser um processo bastante demorado, poderíamos edite manualmente o texto para excluir as devoluções extras, adicione um espaço ou pontuação, se necessário, e continue limpando o documento dessa maneira. No entanto, existe uma abordagem muito mais fácil para remover devoluções duras. E isso é para usar os comandos Localizar e Substituir. O processo básico para remover retornos físicos ou marcas de parágrafo conforme detalhado abaixo é:
- Salve o documento original com um novo nome.
- Inicie o comando Substituir.
- Conforme necessário, substitua várias devoluções definitivas que deseja manter por um espaço reservado.
- Encontre e substitua as devoluções definitivas restantes usando o More > especial do Find e Substituir caixa de diálogo. Escolha a marca de parágrafo nas opções em especial. Dependendo do seu documento, substitua as marcas de parágrafo por um espaço ou nada.
- Se você criou marcadores de posição para as marcas de parágrafo que deseja manter, inverta as etapas usadas na Etapa 3 para colocar o parágrafo de volta marcas que você deseja manter no documento.
- Revise e edite seu documento conforme necessário para terminar a limpeza de seu arquivo.
Como encontrar & Substituir marcas de parágrafo
Para começar, você localizará os comandos Localizar e Substituir no lado direito da guia Início. Você também pode usar os seguintes atalhos de teclado:
- Localizar: + F
- Substituir: + H
Você provavelmente já usou estes antes para localizar texto, talvez pontuação, e substituí-lo por outra coisa. Mas esse recurso é mais do que simplesmente procurar um texto e substituí-lo por outra coisa. Primeiro, escolha Substituir. Na caixa de diálogo Localizar e substituir, selecione Mais. Isso lhe dá a opção de refinar como localizar e substituir. Para remover retornos físicos de um arquivo de texto, escolha a opção Especial. Aqui você verá qualquer número de símbolos e caracteres diferentes que você pode encontrar e substituir, incluindo a marca de parágrafo.
Para limpar nosso documentos, muitas vezes queremos encontrar onde ocorre a marca de parágrafo e substituí-la por um espaço ou nada se já houver um espaço no lugar. Agora, se você fizer isso regularmente, a outra maneira de criar isso é com o símbolo circunflexo (^) e a letra P. Você encontrará o circunflexo na parte superior do teclado, acima da tecla numérica 6. Portanto, ^ P é outra maneira de exibir a marca de parágrafo. Em seguida, siga com o conteúdo que deseja substituir, como um espaço. Observação: antes de começar a editar, crie uma cópia do seu documento para o caso de precisar voltar ao original.
Mas há outra coisa a se observar porque você pode realmente querer alguns retornos rígidos ou marcas de parágrafo no fim dos parágrafos verdadeiros. Você notará no documento de amostra acima que há duas declarações definitivas no final dos parágrafos. Para esses tipos de documentos, não queremos necessariamente procurar todas as marcas de parágrafo e substituí-las, porque agora estamos criando outro lugar onde teremos que gastar nosso tempo limpando o documento.
Nesse caso, você também desejará procurar qualquer ocorrência em que haja duas devoluções definitivas. Em seguida, você substituirá os dois retornos sólidos por marcadores. Agora, esse espaço reservado pode ser essencialmente qualquer coisa que normalmente não apareceria no documento. Os marcadores de posição podem ser alguns asteriscos (**), três pontos de exclamação (!!!) – apenas algo que pode ser um lugar para o qual você voltará quando estiver pronto para terminar de editar o documento. Se você ainda não está muito confiante, pode substituir os retornos rígidos duplos individualmente usando Localizar próximo e Substituir. Depois de ver como funciona, tente Substituir tudo. Agora você tem aqueles espaços reservados para onde realmente deseja ver uma marca de parágrafo. Mais tarde, você pode voltar ao texto, procurar esses espaços reservados e substituí-los pelos dois retornos rígidos para cada lugar onde você realmente os deseja no documento final.
A seguir, é hora de limpar o disco rígido retorna que deseja remover do documento. Simplesmente peça ao Word para pesquisar todas as ocorrências de um retorno forçado e, dependendo do conteúdo, substitua por nada (deixe Substituir em branco) ou possivelmente adicione um espaço. Mais uma vez, tente Substituir Tudo depois de testar algumas ocorrências.
Suas últimas etapas podem ser redefinir os retornos físicos que estão atualmente representados por espaços reservados, como dois asteriscos. Lembre-se de que os marcadores de posição não têm nenhum significado específico. Você simplesmente os está usando como algo que pode encontrar e, em seguida, substitui-os por duas devoluções definitivas Mais uma vez, você os encontrará na caixa de diálogo Localizar e substituir na seção Mais em Especial. Verifique as outras opções porque você verá muitas coisas para pesquisar em um documento além de simples texto e pontuação.
Agora você tem um documento que provavelmente só precisa de um pouco de limpeza, como adicionar ou deletando alguns espaços. Bastam alguns cliques e algumas correções para economizar tempo editando seus documentos do Word para que você possa se concentrar no que é mais importante para você.
Por Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoft Certified Trainer, Palestrante de Produtividade, Apresentador Virtual Certificado