Kanban é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho para definir, gerenciar e melhorar serviços que fornecem trabalho de conhecimento. Seu objetivo é ajudá-lo a visualizar seu trabalho, maximizar a eficiência e melhorar continuamente. Do japonês, kanban é traduzido como outdoor ou tabuleta. Originário da fabricação, mais tarde tornou-se um território reivindicado pelas equipes de desenvolvimento de software Agile. Recentemente, ele começou a ser reconhecido por unidades de negócios em vários setores.
À medida que mais e mais pessoas ouvem sobre Kanban, frequentemente há interpretações erradas.
O que exatamente é Kanban? Como construir um sistema Kanban?
Aqui estão as coisas mais importantes que você precisa saber sobre o método e sua aplicação prática.
O que é Kanban? Definição e breve introdução.
Definição de kanban. Inicialmente, surgiu como um sistema de programação para a manufatura enxuta, originado do Toyota Production System (TPS). No final da década de 1940, a Toyota introduziu a manufatura “just in time” em sua produção. A abordagem representa um sistema pull. Isso significa que a produção é baseada na demanda do cliente, em vez da prática push padrão para produzir bens e colocá-los no mercado.
Seu sistema de produção exclusivo estabeleceu a base da manufatura enxuta ou simplesmente enxuta. Seu objetivo principal é minimizar o desperdício de atividades sem sacrificar a produtividade. O principal objetivo é criar mais valor para o cliente sem gerar mais custos.
O sistema Kanban original, fonte: TOYOTA Global Website
O método Kanban
No início do século 21, os principais participantes da indústria de software perceberam rapidamente como Kanban poderia ser usado para mudar a forma como os produtos e os serviços foram entregues positivamente.
Com um foco maior na eficiência e aproveitando um Com avanços na tecnologia de computação, Kanban deixou o reino da indústria automotiva e foi aplicado com sucesso a outros setores comerciais complexos, como TI, desenvolvimento de software, R & D e outros.
Na verdade, o que agora reconhecemos como o Método Kanban com todos os elementos principais surgiu no início de 2007.
Você pode começar a construir seu sistema Kanban configurando o quadro Kanban mais direto com três colunas básicas – “Solicitado”, “Em andamento” e “Concluído”. Quando construído, gerenciado e funcionando corretamente, ele serve como um repositório de informações em tempo real, destacando gargalos no sistema e qualquer outra coisa que possa interromper as práticas de trabalho suaves.
Mas como funciona o método Kanban?
Vamos descobrir mais.
As 4 práticas centrais do Kanban
David J. Anderson (um pioneiro no campo de Lean / Kanban para o trabalho do conhecimento) formulou o método Kanban como uma abordagem para processos incrementais e evolutivos e mudança de sistemas para organizações de trabalho do conhecimento. Ele se concentra em realizar as coisas e seus fundamentos podem ser divididos em quatro princípios básicos e seis práticas.
Princípio 1: Comece com o que você faz agora
A flexibilidade do Kanban permite que ele seja sobreposto em fluxos de trabalho, sistemas e processos existentes sem interromper o que já está sendo feito com sucesso; naturalmente, ele destacará os problemas que precisam ser resolvidos e ajudará a avaliar e planejar as mudanças, para que sua implementação seja o menos disruptiva possível.
A versatilidade do Kanban permite que você apresentá-lo de forma incremental a todos os tipos de organizações sem medo de comprometimento excessivo ou choque cultural, pois não há necessidade de você fazer mudanças radicais desde o início.
Princípio 2: Concordar em buscar o incremento , Mudança Evolutiva
A metodologia Kanban é projetada para encontrar resistência mínima. Encoraja pequenas mudanças incrementais e evolutivas contínuas no processo atual. Em geral, mudanças radicais são desencorajadas porque geralmente encontram resistência devido ao medo ou incerteza.
Princípio 3: Respeite o processo atual, funções & Responsabilidades
Kanban reconhece que os processos, funções, responsabilidades e títulos existentes têm valor e, geralmente, vale a pena preservá-los. O método Kanban não proíbe mudanças, mas também não o prescreve como uma “panaceia”. Ele é projetado para promover e encorajar mudanças incrementais e lógicas sem desencadear o medo da própria mudança.
Princípio 4: Encorajar Atos de liderança em todos os níveis
Este é o mais novo princípio do Kanban.Ele lembra que a liderança vem dos atos diários das pessoas na linha de frente de suas equipes. Todos devem promover uma mentalidade de melhoria contínua (Kaizen) para alcançar o desempenho ideal em um nível de equipe / departamento / empresa. Isso não pode ser uma gestão atividade de nível.
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As 6 práticas de Kanban
Ao tentar implementar o método Kanban, toda organização deve ter cuidado com as etapas práticas. Existem seis práticas principais, conforme identificadas por David Anderson, que precisam estar presentes para uma implementação bem-sucedida.
Visualize o fluxo de trabalho
Um quadro Kanban simples
Para visualizar seu processo com sistema Kanban, você precisará de um quadro com cartões e colunas. Cada coluna do placa representa uma etapa em seu fluxo de trabalho. Cada cartão Kanban representa um item de trabalho.
A primeira e mais importante coisa para você é entender o que é necessário para levar um item de uma solicitação a um produto a ser entregue. Somente depois de entender como o fluxo de trabalho funciona atualmente, você pode aspirar a melhorá-lo, fazendo os ajustes necessários.
Quando você começa a trabalhar no item X, você o puxa de a coluna “Tarefas” e, quando estiver concluída, mova-a para “Concluído” Dessa forma, você pode rastrear facilmente o progresso e identificar gargalos.
Limitar o trabalho em andamento
Quadro Kanban digital com limites de WIP
Uma das funções principais do Kanban é garantir um número gerenciável de itens ativos em andamento a qualquer momento. não há limites de trabalho em andamento, você não está fazendo Kanban. Mudar o foco de uma equipe na metade geralmente prejudica o processo, e multitarefa é um caminho certo para gerar desperdício e ineficiência.
Limitar o WIP significa implementar um sistema pull em peças ou o fluxo de trabalho completo. Definir o máximo de itens por estágio garante que um cartão só seja” puxado “para a próxima etapa quando houver capacidade disponível. Essas restrições iluminarão rapidamente as áreas problemáticas em seu fluxo para que você possa identificá-los e resolvê-los.
Gerenciar o fluxo
Gerenciar o fluxo é gerenciar o trabalho, mas não as pessoas. Por fluxo, queremos dizer a movimentação de itens de trabalho através do processo de produção.
Um dos principais objetivos ao implementar um sistema Kanban é criar um fluxo regular e saudável. Em vez de microgerenciar pessoas e tentar mantê-las ocupadas o tempo todo, devemos nos concentrar em gerenciar os processos de trabalho e entender como fazer com que esse trabalho seja mais rápido por meio do sistema. Isso significaria que nosso sistema Kanban está criando valor mais rapidamente.
Torne as políticas do processo explícitas
Você não pode melhorar algo que não faz Compreendo. É por isso que seu processo deve ser claramente definido, publicado e socializado. As pessoas não associariam e participariam de algo que não acreditam que seria útil.
Quando todos estiverem familiarizados com o objetivo comum, eles serão capazes de trabalhar e tomar decisões em relação a um impacto positivo.
Feedback Loops
Para equipes e empresas que desejam ser mais ágeis, implementar feedback Loops é uma etapa obrigatória. Eles garantem que as organizações estão respondendo adequadamente às mudanças potenciais e permitem a transferência de conhecimento entre as partes interessadas. Um exemplo desse ciclo de feedback é a reunião diária em pé para sincronização da equipe. Ele ocorre na frente do quadro Kanban, e cada membro diz aos outros o que fizeram no dia anterior e o que farão hoje.
Existem também os revisão da entrega de serviço, revisão de operações, revisão de estratégia e reuniões de revisão de risco. A frequência depende de muitos fatores, mas a ideia é que eles sejam regulares, em uma hora estritamente fixada, direto ao ponto e nunca desnecessariamente longos.
O ideal a duração média de um stand up deve ser entre 10-15 minutos, e outros podem chegar até uma hora ou mais dependendo do tamanho da equipe e dos tópicos.
Melhore colaborativamente (usando modelos & o método científico)
A maneira de alcançar a melhoria contínua e a mudança sustentável dentro de uma organização é por meio de uma visão compartilhada de um futuro melhor e de um coletivo compreensão dos problemas que precisam ser corrigidos.
Equipes com uma compreensão compartilhada de seus objetivos, fluxo de trabalho, processo e riscos têm maior probabilidade de construir uma compreensão compartilhada de um problema e trabalhar juntos para a melhoria.
O lado positivo do Kanban
Atualmente, muitas organizações adotam o método Kanban para se tornarem mais ágeis e ordenar seus processos de trabalho caóticos. Simplificando, um sistema Kanban ajuda você a realizar mais trabalho.
Mas vamos cavar um pouco mais fundo e ver os reais benefícios de usar Kanban.
Todos estão na mesma página
A ideia básica do Kanban é visualizar cada trabalho em um quadro branco. Dessa forma, o quadro Kanban se transforma em um hub central de informações. Todas as tarefas são visíveis e nunca se perdem, o que traz transparência a todo o processo de trabalho. Cada membro da equipe pode ter uma atualização rápida sobre o status de cada projeto ou tarefa.
Kanban revela gargalos em seu fluxo de trabalho
Depois de criar um No quadro Kanban e preenchê-lo com cartões, você verá que algumas colunas ficarão superlotadas com tarefas. Isso ajudará você a identificar gargalos em seu fluxo de trabalho e a resolvê-los de maneira adequada. Por exemplo, você pode ter uma noção de como as tarefas devem ser grandes para que sua equipe possa levá-las adiante imediatamente.
Kanban traz flexibilidade
Se você der uma olhada nos princípios básicos do Kanban, você entenderá rapidamente que qualquer equipe pode usá-lo em sua organização, de R & D a RH.
O principal motivo é que Kanban respeita o estado atual de sua organização e não requer mudanças revolucionárias. Ao contrário, sugere que você deve buscar mudanças incrementais e evolutivas e melhorar continuamente.
Sua equipe fica mais responsiva
Kanban foi criado para atender a demanda real do cliente na hora certa, em vez de empurrar produtos para o mercado. Hoje, em trabalho de conhecimento, Kanban torna mais fácil responder aos requisitos em constante mudança do cliente. Ele permite que as equipes sejam mais ágeis, se adaptem às mudanças de prioridades, reorganizem ou mudem o foco rapidamente.
Você se concentra s sobre como terminar o trabalho para aumentar a colaboração e a produtividade
Uma das principais vantagens do Kanban é que ele exige que as equipes se concentrem em suas tarefas atuais até que estejam concluídas. Isso é possível, graças ao conceito de limitar o trabalho em andamento.
Limitar o WIP estimula as equipes a colaborar para concluir os itens de trabalho mais rapidamente, o que, por outro lado, elimina distrações como mudança de contexto e multitarefa. No final do dia, isso tem um impacto positivo na produtividade da equipe.
Kanban moderno
Com o desenvolvimento da tecnologia, Kanban também tem melhorado continuamente. Soluções de quadro Kanban digital foram desenvolvidas para superar os problemas que surgem em equipes remotas.
Exemplo de quadro Kanban digital
Fácil acesso para membros remotos da equipe
Hoje em dia, as equipes costumam estar distribuídas em todo o mundo. Eles não podem trabalhar em um quadro branco físico e, portanto, precisam de um digital que possam acessar de qualquer lugar para serem mais ágeis. Quadros Kanban na nuvem são a maneira mais eficaz de colocar todos no mesmo caminho. Eles fornecem acesso a todas as informações de qualquer dispositivo a qualquer momento e mostram ações ao vivo.
Análise de fluxo
Além disso, o software Kanban permite um processo analítico sofisticado para ajudá-lo a rastrear o desempenho em detalhes, descobrir gargalos e implementar as mudanças necessárias.
Integrações com outras ferramentas
As placas digitais também são fáceis de integrar com outros sistemas. Eles podem fornecer uma perspectiva valiosa de todo o processo, economizar tempo e aumentar a eficiência.
Automação do fluxo de trabalho
A solução Kanban online permite automatizar algumas partes de seus processos e economizar um tempo valioso. Com autômatos personalizados, qualquer fluxo de trabalho típico pode se tornar mais eficiente.
Kanban resumido
Um sistema Kanban é mais do que notas adesivas no parede. A maneira mais fácil de entender Kanban é abraçar sua filosofia e aplicá-la em seu trabalho diário. Se você ler, compreender e concordar com os quatro princípios básicos, a transição prática parecerá lógica e até inevitável.
Visualização do fluxo de trabalho, definição de limites de WIP, gerenciamento de fluxo, garantir políticas explícitas e melhoria colaborativa levará seu processo muito além do que você poderia imaginar. Lembre-se de organizar ciclos regulares de feedback, e todas essas peças juntas revelarão o verdadeiro poder do Kanban.
Acelere a entrega do projeto.
Ganhe visibilidade em todos os projetos e portfólios.
Em resumo
Tentar aprender o que é Kanban pode ser difícil no início, mas agora que você sabe o que é, pode tirar o máximo proveito dos principais benefícios do Kanban:
- Quadros Kanban físicos e digitais ajudam a visualizar seu trabalho
- Kanban é fácil de adotar e – comece com o que você tem
- Os limites de WIP permitem que você se torne mais eficiente
- Os princípios e práticas Kanban oferecem um caminho evolutivo para a agilidade sem interromper os processos atuais