Os recepcionistas são um membro essencial da equipe em qualquer empresa. Eles são o primeiro ponto de contato para qualquer visitante do escritório ou qualquer pessoa que contate uma organização, portanto, ser bem apresentado e educado são características essenciais.
Uma recepcionista também mantém a segurança registrando todos os visitantes e, possivelmente, emitindo visitantes passa, além de fornecer suporte para a equipe de RH conforme necessário.
Deveres e responsabilidades do recepcionista
Como a frente da casa e geralmente o primeiro ponto de contato para visitantes externos, um Recepcionista a descrição do trabalho deve incluir:
- Gerenciamento de diário e gerenciamento de salas de reunião
- Possivelmente lidar com a coordenação de eventos, tanto interna quanto externamente
- Tratamento de dúvidas e reclamações via telefone, e-mail e correspondência geral
- Saudação a todos os visitantes
- Transferência de chamadas conforme necessário
- Possivelmente gerenciamento de suprimentos de escritório, como papelaria, equipamentos e móveis
- Desempenhar funções de administração ad-hoc
- Manutenção de serviços de escritório conforme necessário (como empresas de limpeza e manutenção)
- Recebendo e despachando entregas
- Ajudando com a correspondência, conforme necessário
- Recebendo e garantindo que as mensagens sejam passadas para o funcionário apropriado em tempo hábil
- Auxiliar a equipe de RH com processos de recrutamento, integração e rescisão
Qualificações e requisitos para o trabalho de recepcionista
Algumas empresas podem querer candidatos que tenham experiência anterior de escritório, administração ou recepcionista.
Não é obrigatório possuir o ensino superior para exercer a função de Recepcionista. No entanto, as funções de um Recepcionista devem incluir:
- Habilidades organizacionais
- Atenção aos detalhes
- Multitarefa excepcional
- Excelente comunicação habilidades
- Cortês
- Fortes habilidades de atendimento ao cliente
Também é imperativo que uma recepcionista tenha uma atitude educada ao telefone e seja bem apresentada vezes.
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