Atualizado em janeiro de 2021
A coleta do aluguel é uma das principais aspectos de seu negócio de aluguel e há muitas maneiras de gerar esse fluxo de caixa. Alguns proprietários preferem seus inquilinos usando cheques; outros aceitam dinheiro. Dependendo de onde você mora, você pode até ser restringido pelas leis estaduais e locais em relação aos tipos de pagamentos de aluguel que pode receber.
Independentemente de como seus inquilinos pagam o aluguel, é uma boa prática fornecê-los com um recibo de pagamento. Isso é especialmente importante quando cheques chegam pelo correio ou são entregues a você diretamente. Não fornecer um recibo e prova de pagamento, especialmente no caso de aluguel sendo pago em dinheiro, cheque ou ordem de pagamento, pode causar muitos danos e problemas no futuro.
Se você não fizer isso Se você tiver o sistema correto de recibo de aluguel, poderá ter problemas financeiros. Preencher o processo de despejo será mais difícil se você não tiver recibos de aluguel e talvez não consiga cobrar o que é devido por direito!
É hora de você aprender mais sobre o recibo de aluguel. Confira um modelo de amostra e saiba por que você deve sempre usar este documento simples.
Um índice para formato de recibo de aluguel
Neste artigo, abordaremos esses aspectos importantes de recibos de aluguel:
- A importância dos recibos de pagamento de aluguel
- Responsabilidade e transparência
- Paper Trail Organization
- Preste atenção ao Lei
- Quando usar recibos de aluguel
- Pagamentos online: ainda preciso de recibos de aluguel?
- Amostra de recibo de aluguel e como Para usá-lo
- data e informações de identificação
- valor e tempo
- saldo devedor
- tipo de pagamento
- Leis estaduais sobre recibos de aluguel
- Coloque no contrato de locação!
- Perguntas frequentes sobre recibos de aluguel
- Como faço um recibo de aluguel?
- Qual é a aparência de um recibo de aluguel?
- Quais informações devem constar em um recibo de aluguel?
- O recibo de aluguel é prova de residência?
- Quando os recibos do aluguel devem ser emitidos?
A importância dos recibos de pagamento do aluguel
Os recibos do aluguel podem ser uma parte muito importante do processo de locação, mesmo que sejam entregues aos locatários de forma simples. Às vezes, podem ser a única forma verificável de provar que o aluguel foi recebido em um determinado valor e / ou em uma determinada data.
Infelizmente, há momentos em que o aluguel de propriedades se torna uma tal situação entre você e seus inquilinos. Nestes casos, ser capaz de provar que deu um recibo de aluguel ao seu inquilino pode ajudar a resolver disputas ou até mesmo ganhar um processo de despejo no tribunal. Esse é um exemplo extremo, mas pode realmente ajudar.
Os recibos de pagamento do aluguel fazem tudo a seguir em um simples recibo:
- Fornece responsabilidade ao proprietário e ao inquilino
- Crie uma relação de confiança entre você e seu inquilino
- Mantenha um registro em papel de todos os pagamentos
- Organize os pagamentos recebidos
Vamos conversar mais sobre por que cada um desses fatores é importante para preservar o sucesso do seu negócio.
Responsabilidade e transparência
Os recibos do aluguel podem atuar como um meio de estabelecer confiança e responsabilidade entre você e seus inquilinos. Ao fornecer um recibo, você está reconhecendo que reconhece o pagamento deles e que não vai tentar pedir mais aluguel naquele mês.
Embora você nunca pensasse em fazer isso, alguns proprietários alegam falsamente eles nunca receberam aluguel. Isso pode queimar os inquilinos e fazer com que eles não confiem em futuros proprietários. Os proprietários que sabem escrever um recibo de aluguel e entregá-lo prontamente podem evitar esse problema.
Além disso, fornecer ao seu inquilino um recibo de aluguel permite que eles saibam que seu pagamento foi processado sem problemas. Os inquilinos que enviarem o aluguel pelo correio ou entregar cheques irão querer ter certeza de que tudo foi compensado corretamente, de modo que o recibo do aluguel pode funcionar como uma ótima ferramenta de comunicação nesta situação.
Paper Trail Organization
Os recibos de aluguel são uma ótima maneira de organizar seu histórico de pagamento de aluguel. Ao ter os recibos de cada mês de aluguel, você pode ver de maneira fácil e clara o que foi pago e o que não foi pago.
Ter recibos de aluguel também é uma ótima maneira de garantir que você don não deixe o aluguel não pago passar despercebido. Se você estiver ocupado ou sem foco, pode ser possível não notar quando o aluguel do inquilino está atrasado. No entanto, simplesmente navegando nas suas cópias do recibo de aluguel a cada mês, você poderá confirmar facilmente quem pagou e quem não pagou.
Finalmente, a trilha de papel criada pelos recibos de aluguel será muito útil se você precisar contestar o inquilino ou o contrato de locação em tribunal.O processo de despejo, por exemplo, terá mais suporte se você tiver um registro claro dos recibos de aluguel dos meses que foram pagos do que se você tiver apenas a sua palavra em comparação com a do inquilino.
Como locador, é muito importante manter a organização e garantir que você tenha tudo o que precisa para manter o controle em ordem. Use os recibos de aluguel a seu favor ao organizar seu negócio de aluguel para obter grande sucesso!
Preste atenção à lei
Você está em dia com as leis locais? Você sabia que algumas leis exigem que os locadores forneçam recibos de aluguel dentro de um determinado período de tempo após o recebimento do pagamento do aluguel?
Alguns estados e jurisdições locais exigem que você forneça recibos de aluguel em certas situações. Se você não tem certeza se deve ou não fornecer um recibo de aluguel, continue lendo para saber mais sobre por que e quando os recibos de aluguel podem ser necessários.
Quando usar os recibos de aluguel
Dar recibos de aluguel para qualquer pagamento offline é uma boa prática. Se os pagamentos forem feitos online, um histórico dessas transações pode ser verificado a qualquer momento, mas nem sempre é o caso com dinheiro, ordem de pagamento ou cheque.
Muitas vezes, quando você deve se certificar de dar um recibo do aluguel ao seu inquilino:
- Se eles solicitarem: É o direito legal do seu inquilino, na maioria dos estados, solicitar um recibo de qualquer pagamento do aluguel.
- Se você deseja mantê-los responsáveis: lembre aos inquilinos que o histórico de locação pode ser fornecido a agências de crédito para melhorar (ou diminuir) sua pontuação de crédito.
- Se for legalmente exigido: estadual e local as leis podem exigir isso.
- Se eles pagarem em dinheiro: Não há outra maneira de rastrear este pagamento, então você sempre deve fornecer um recibo para pagamentos em dinheiro se decidir aceitar um pagamento em dinheiro.
Se você estiver fazendo o processamento do pagamento do aluguel off-line, é altamente recomendável fornecer recibos do aluguel para cada pagamento que receber. Ser responsável é a melhor maneira de se tornar um grande proprietário, e essa responsabilidade o beneficiará no longo prazo.
Pagamentos online: ainda preciso de recibos de aluguel?
À medida que a tecnologia se torna cada vez mais integrada em nossas vidas diárias, mais pessoas do que nunca se sentem confortáveis para pagar suas contas eletronicamente. Na verdade, muitos preferem lidar com as coisas dessa maneira! Se estiver usando um sistema de pagamento de aluguel online, você deve estar se perguntando o que fazer com os recibos de aluguel e se eles ainda são algo para se preocupar.
O tratamento de pagamentos de aluguel online tem muitos benefícios:
- Transparência
- Menos chance de erro humano (ou seja, envio para o endereço errado)
- Reduz a confusão
- Otimiza o pagamento
- Acelera o processamento do pagamento
- Torna o pagamento do aluguel mais fácil
- Cria uma trilha de papel digital
- Mais seguro do que pagar em dinheiro, cheque ou ordem de pagamento
Ao aceitar pagamentos online, você ainda precisa fornecer um recibo do aluguel?
Sim; você ainda precisa fornecer um recibo de aluguel em todas as mesmas situações em que forneceria um recibo de aluguel para pagamentos aceitos off-line. A principal diferença ao aceitar pagamentos online é que o recibo pode ser integrado ao serviço que você está usando!
Se você estiver usando um portal de pagamento de aluguel, provavelmente tem um recurso de recibo que você pode personalizar para atender às suas necessidades . Isso significa que o recibo será enviado automaticamente quando o pagamento do inquilino for transferido para a sua conta.
Se você estiver aceitando o pagamento online por meio de outra plataforma, pode criar um recibo digital e enviá-lo de volta ao inquilino . Os proprietários que planejam fazer isso devem incluir informações sobre como os recibos serão entregues no contrato de locação original para evitar confusão sobre isso mais tarde.
Independentemente de seu portal de pagamento online poder criar registros ou não, certifique-se de você sabe como fazer um recibo para pagamentos de aluguel recebidos.
Amostra de recibo de aluguel e como usá-lo
Se você não tem certeza sobre o tipo de formato de recibo de aluguel que deve ser usando para criar seus recibos de aluguel, temos apenas o modelo de amostra de que você precisa:
Amostra de recibo de aluguel
Este modelo de recibo de aluguel pode lhe dar uma ideia de como para configurar seus próprios modelos personalizados. Tudo o que você precisará fazer sempre que receber um pagamento é ajustar as datas e os valores antes de distribuir o recibo!
Vamos analisar os principais componentes que você precisa incluir ao finalizar seu próprio recibo de aluguel para impressão.
Data e informações de identificação
Primeiro, inicie o recibo do aluguel com todas as informações de contato de identificação necessárias. Você deve incluir:
- Data
- Nome (s) do locatário
- Endereço da propriedade
Rótulos dessas informações o pagamento de quem veio, para que propriedade e em que data. Todas essas informações são importantes para um registro em papel e para fins contábeis.
Valor e tempo
A seguir, liste o valor que está sendo pago pelo aluguel e qual período de aluguel o aluguel está cobrindo. Por exemplo, se um inquilino deu a você $ 500 pelo aluguel de abril, você o classificaria como tal nesta seção. Incluir os valores exatos e o período ajuda a criar registros melhores.
Além disso, o recibo do aluguel deve indicar se o aluguel está sendo pago com atraso e se as taxas atrasadas foram pagas ou não junto com o aluguel. Às vezes, os inquilinos incluem preventivamente as taxas de atraso quando sabem que estão pagando com atraso. Manter o controle disso é importante para que você e seu locatário saibam se alguma taxa deve ser aplicada e paga.
Saldo devedor
Se o seu locatário ainda tiver um saldo remanescente devido, você deve incluí-lo neste recibo. Isso ajudará a mantê-los na mesma página se o inquilino estiver perdendo pagamentos antigos, se esquecendo de cobrir certas taxas ou simplesmente pagando a menos.
Embora seja fácil presumir que o inquilino não está pagando o suficiente intencionalmente alugar, eles podem ter ficado genuinamente confusos em algum momento durante o processo de aluguel. Ao alertar o inquilino de que ele ainda tem um saldo devido ao entregar o recibo do aluguel, você pode garantir que não haja falha de comunicação.
Além disso, ter um registro de pagamentos a menor pode ajudar se você precisar ir ao tribunal de despejo para que um inquilino seja despejado. Os inquilinos no tribunal de despejo podem tentar alegar que só pagaram o aluguel com atraso uma vez. Se seus recibos de aluguel puderem provar o contrário, você terá um argumento mais forte para recuperar o controle de sua propriedade de aluguel.
Tipo de pagamento
Por último, certifique-se de incluir a forma de pagamento in. Esta é uma informação essencial. Se não estiver incluído no recibo, o inquilino pode reclamar que pagou em dinheiro e você não o registrou.
Se você tiver o tipo de pagamento registrado neste recibo, será mais fácil verificar o status de algo como um cheque ou ordem de pagamento, se necessário. Quando possível, tente incluir os números de cheque e ordem de pagamento relevantes para tornar esse rastreamento ainda mais simples.
Se possível, você deve marcar se algum cheque ou ordem de pagamento já foi processado ou não. Isso é importante porque há uma chance de que a ordem de pagamento esteja com problemas ou que o cheque seja devolvido. Nesses casos, você precisaria cobrar o aluguel novamente, e o inquilino pode tentar usar o recibo do aluguel para evitar o pagamento.
Leis estaduais sobre recibos do aluguel
Conforme mencionado anteriormente, há vários estados que exigem que você dê ao seu inquilino um recibo de aluguel em situações específicas. Se você estiver trabalhando em um desses estados, certifique-se de estar atualizado sobre as leis atuais de recebimento de aluguel que afetam suas propriedades.
Aqui estão alguns dos estados que exigem recebimentos e quando obrigatório:
- O inquilino paga em dinheiro:
Washington, Maryland, Nova York - O inquilino solicita um recibo de aluguel:
Washington, Maryland, Nova York e muito mais! - Todas as situações:
Massachusetts
É muito importante saber como preencher um recibo de aluguel de acordo com as leis locais. Além das leis estaduais sobre recibos de aluguel, algumas cidades têm requisitos adicionais. Verifique o código da sua cidade local para determinar se esse tipo de lei afetará suas propriedades.
Coloque no contrato!
Como acontece com muitas coisas, é sempre uma boa ideia incluir informações sobre o procedimento que será seguido com os recibos do aluguel no contrato de aluguel antes de ser assinado. O arrendamento deve conter o máximo de informações possível de forma clara. Isso garante que ambas as partes estejam cientes dos processos e expectativas e pode ser uma ótima ferramenta de defesa no tribunal, se necessário.
Quando se trata de pagamentos e recebimentos de aluguel, certifique-se de que todos os itens a seguir estejam claros nos termos do aluguel antes de assinar coisas com o seu inquilino:
- Quando o aluguel é devido
- Quanto é o aluguel
- Tipos de pagamento aceitáveis
- Se e como os recibos de aluguel serão emitidos
- O que acontecerá se um cheque for devolvido
- O que acontecerá se o aluguel atrasar
- O que o inquilino deve fazer se tiver alguma dúvida relacionada ao aluguel
Assim como você coloca os termos sobre o uso de depósitos de segurança no aluguel, você deve incluir o pagamento do aluguel e as informações de recibo.
Sendo muito claro sobre todas essas coisas no início do contrato, você pode ajudar a eliminar confusões problemáticas mais tarde. Seu relacionamento com seu inquilino se beneficiará de um contrato de locação mais forte, portanto, não tenha medo de obter detalhes ao elaborar os termos do contrato.
Perguntas frequentes sobre recibos de aluguel
Como fazer Faço um recibo para alugar?
Na maioria dos casos, não há regras rígidas sobre a aparência de um recibo de aluguel. Embora tenhamos um formato de amostra para ajudá-lo a criar seu próprio modelo de recibo de aluguel, o recibo pode ser criado de várias maneiras!
Se você quiser manter as coisas incrivelmente simples, você pode comprar um livro de papel de recibo que você pode preencher à mão. Quando um inquilino lhe traz um pagamento ou o envia pelo correio, você deve preencher o formulário imediatamente e devolvê-lo. Esses livros de recibos mantêm uma cópia para você e uma cópia para o inquilino, portanto, são uma boa maneira de manter uma trilha de papel em ambas as extremidades.
Como alternativa, você pode criar um modelo fácil para preencher e imprimir, como o fornecido acima. Guarde uma cópia para você e dê outra ao inquilino.
Fazer um recibo de aluguel não precisa ser uma tarefa complicada. Desde que as informações exigidas sejam incluídas, o recibo pode assumir várias formas. Claro, pode ser bom manter a aparência o mais profissional possível. Se você tiver que abrir um processo judicial por falta de pagamento no futuro, ter um registro profissional em papel só funcionará a seu favor.
Qual é a aparência de um recibo de aluguel?
Normalmente, um recibo de aluguel é um e-mail ou um pedaço de papel que rastreia o pagamento que foi recebido, quando foi recebido e para que servia. Como mencionado acima, não existe uma maneira estrita de ter um recibo de aluguel! Embora algumas cidades e jurisdições possam ter formatos de amostra que eles recomendam que os proprietários sigam, geralmente você pode criar seu próprio modelo.
Pense sobre que tipo de informação você precisa transmitir e como deseja transmiti-la. Se você tiver um logotipo ou modelo que é usado na maioria de sua documentação, considere a criação de um formato de recibo de aluguel que se encaixa no design usual. A única coisa que você precisa garantir é que todas as informações sejam transmitidas de forma clara e correta por meio do recibo do aluguel.
Quais informações devem estar no recibo do aluguel?
A maioria das situações exigirá que estes quatro itens principais sejam incluídos no recibo do aluguel:
- Data do pagamento
- Informações de identificação (endereço da propriedade e nome do inquilino)
- Valor pago
- Tipo de pagamento
Ao cobrir essas quatro coisas básicas, você está fornecendo as informações necessárias sobre quem, o quê, quando e como o aluguel foi pago. Esses são os principais fatores que precisam ser registrados e é importante registrá-los com a maior precisão possível. Ao usar um recibo de aluguel, você pode ajudar a garantir que ambas as partes estejam na mesma página.
Existem alguns itens adicionais que podem ser incluídos também. Por exemplo, você pode incluir um saldo restante ou valor devido se o inquilino tiver pago a menos ou ainda estiver a menos de um mês anterior de aluguel perdido. Incluir essas informações no recibo do aluguel pode servir como um lembrete gentil ao mesmo tempo que cria um caso forte para o tribunal de despejo, se necessário.
O recibo do aluguel é uma prova de residência?
Na maioria dos casos, o recibo do aluguel não será considerado como prova de residência. A decisão final sobre se ele pode ou não ser usado como uma forma válida de prova dependerá de onde você está localizado e do tipo de prova de que você precisa.
Embora um recibo de aluguel possa não ser o que seu inquilino precisa para obter uma nova identidade emitida ou para provar seu local de residência, uma cópia de seu contrato de aluguel pode caber a conta! Se o seu inquilino deseja obter um comprovante de residência, ele poderá solicitar uma cópia adicional do contrato de locação, caso não tenha acesso à sua própria cópia.
Este é um pedido razoável e não é algo que você deve ter cuidado. Você também pode recomendar que seu inquilino considere usar suas contas de serviços públicos ou de TV a cabo, se aplicável, para comprovar sua residência.
Quando os recibos do aluguel devem ser emitidos?
Como proprietário, estar preparado para emitir recibos de aluguel com antecedência é sempre uma boa ideia. É de seu interesse estar ciente de quando você será obrigado a fornecer recibos de aluguel antes que eles sejam solicitados.
Você deve sempre fornecer um recibo de aluguel:
- Quando solicitado a fazê-lo pelo seu inquilino
- Quando for legalmente exigido pela legislação local ou estadual
- Quando o seu inquilino pagar em dinheiro
- Quando processar pagamentos offline
Quer seja ou não exigido por lei, manter um registro em papel de todos os pagamentos off-line é uma ótima maneira de manter você e seu inquilino responsáveis. O histórico de locações pode ser difícil de rastrear se você não sabe quando foi pago, e seria impossível provar seu caso no tribunal se você precisasse despejar um inquilino que pagou offline sem ele.
Se você estiver usando uma ferramenta de pagamento de aluguel online, certifique-se de verificar que tipo de recibos de aluguel ela fornece e como você pode acessar esses registros. As ferramentas online geralmente produzem esse registro de papel, então você pode evitar o dobro do trabalho se o recurso estiver incluído.
Mantenha seu negócio registrado
Distribuindo um recibo de pagamento do aluguel a cada A hora em que seu inquilino faz um pagamento pode parecer um grande esforço para uma amostra muito curta, mas esse registro de pagamento pode manter você e seu inquilino em uma posição melhor por meio de sua relação locador-inquilino.
Ao fornecer recibos de aluguel, você pode garantir:
- Você cria uma trilha de papel.
- A comunicação do aluguel é transparente.
- Você está cumprindo seus deveres legais como proprietário.
Lembre-se de que distribuir recibos de aluguel não precisa ser um processo difícil. Depois de usar nosso modelo de recibo de aluguel para criar seu próprio modelo personalizado, você pode simplesmente modificá-lo sempre que receber um pagamento. Mantenha-o rápido, simples e fácil!
Sua empresa e seu locatário vão agradecer!