Pulpit nawigacyjny programu Excel może być niesamowitym narzędziem, jeśli chodzi o śledzenie wskaźników KPI, porównywanie punktów danych, i uzyskiwanie widoków opartych na danych, które mogą pomóc kierownictwu w podejmowaniu decyzji.
Z tego samouczka dowiesz się, jak utworzyć pulpit nawigacyjny programu Excel, najlepsze praktyki do przestrzegania podczas jego tworzenia, funkcje i narzędzia, których możesz używać w programie Excel , rzeczy, których należy unikać za wszelką cenę oraz zalecane materiały szkoleniowe.
Ten samouczek obejmuje:
Co to jest pulpit nawigacyjny programu Excel i czym różni się od raportu?
Najpierw zrozumiemy, czym jest pulpit nawigacyjny programu Excel.
Pulpit nawigacyjny programu Excel to jednostronicowy (głównie, ale nie zawsze konieczny) panel, który pomaga menedżerom i liderom biznesowym w śledzeniu kluczowych wskaźników KPI lub wskaźników i na tej podstawie podejmij decyzję. Zawiera wykresy / tabele / widoki poparte danymi.
Pulpit nawigacyjny jest często nazywany raportem, jednak nie wszystkie raporty są panelami.
Oto różnica:
- Raport gromadziłby i wyświetlał dane tylko w jednym miejscu. Na przykład, jeśli menedżer chce wiedzieć, jak wzrosła sprzedaż w ostatnim okresie i który region był najbardziej zyskowny, raport nie byłby w stanie odpowiedzieć na to pytanie. Po prostu raportowałby wszystkie istotne dane dotyczące sprzedaży. Raporty te są następnie wykorzystywane do tworzenia pulpitów nawigacyjnych (w programie Excel lub PowerPoint), które pomogą w podejmowaniu decyzji.
- Z drugiej strony pulpit nawigacyjny natychmiast odpowiadałby na ważne pytania, takie jak: które regiony radzą sobie lepiej i które produkty powinien skupić się na zarządzaniu. Te pulpity nawigacyjne mogą być statyczne lub interaktywne (gdzie użytkownik może dokonywać wyborów i zmieniać widoki, a dane byłyby dynamicznie aktualizowane).
Teraz, gdy już wiemy, czym jest pulpit nawigacyjny, przejdźmy do in i dowiedz się, jak utworzyć pulpit nawigacyjny w programie Excel.
Jak utworzyć pulpit nawigacyjny programu Excel?
Tworzenie pulpitu nawigacyjnego programu Excel to proces wieloetapowy i podczas jego tworzenia należy pamiętać o kilku kluczowych kwestiach.
Nawet przed uruchomieniem programu Excel należy jasne, jakie są cele pulpitu nawigacyjnego.
Na przykład, jeśli tworzysz pulpit wskaźników KPI do śledzenia finansowych wskaźników KPI firmy, Twoim celem byłoby pokazanie porównania bieżącego okresu z okresem przeszłym (s).
Podobnie, jeśli tworzysz pulpit nawigacyjny dla działu zasobów ludzkich, aby śledzić szkolenie pracowników, celem byłoby pokazanie, ilu pracowników zostało przeszkolonych, a ilu trzeba przeszkolić aby osiągnąć cel.
Rzeczy do zrobienia, zanim jeszcze zaczniesz tworzyć pulpit nawigacyjny programu Excel
Wiele osób zaczyna pracę nad pulpitem, gdy tylko zdobędą dane.
W większości przypadków sprowadzają one na nich niedolę związaną z przepracowywaniem deski rozdzielczej, ponieważ cele klienta / interesariusza nie są osiągane.
Poniżej znajdują się niektóre z kolejki części, na które musisz odpowiedzieć, zanim zaczniesz budować pulpit nawigacyjny programu Excel:
P: Jaki jest cel pulpitu nawigacyjnego?
Pierwszą rzeczą do zrobienia, gdy tylko otrzymasz dane ( lub nawet przed uzyskaniem danych), ma na celu uzyskanie jasności co do tego, czego chce interesariusz. Jasno określ, czemu ma służyć pulpit nawigacyjny.
Czy śledzenie KPI ma być jednorazowe, czy regularnie? Czy konieczne jest śledzenie wskaźników KPI dla całej firmy lub działu? Zadawanie właściwych pytań pomoże Ci zrozumieć, jakich danych potrzebujesz i jak zaprojektować pulpit nawigacyjny.
P: Jakie są źródła danych?
Zawsze wiesz, skąd i skąd pochodzą dane jaki format. W jednym z moich projektów dane zostały dostarczone jako pliki PDF w języku hiszpańskim. To całkowicie zmieniło zakres i większość naszego czasu pochłonęła ręczna selekcja danych. Oto pytania, które należy zadać: Kto jest właścicielem danych? W jakim formacie otrzymasz dane? Jak często dane są aktualizowane?
P: Kto będzie korzystał z tego pulpitu nawigacyjnego programu Excel?
Menedżer prawdopodobnie byłby zainteresowany tylko spostrzeżeniami, które zapewnia panel, jednak niektórzy analitycy danych w jego zespół może potrzebować bardziej szczegółowego widoku. W zależności od tego, kto korzysta z Twojego pulpitu nawigacyjnego, musisz uporządkować dane i ostateczne wyniki.
P: Jak często należy aktualizować pulpit nawigacyjny programu Excel?
Jeśli panele informacyjne mają być aktualizowane co tydzień lub co miesiąc, lepiej jest utworzyć model typu plug-and-play (w którym po prostu kopiujesz i wklejasz dane, a one automatycznie aktualizują się). Jeśli jest to jednorazowe ćwiczenie, możesz pominąć część automatyzacji i zrobić to ręcznie.
P: Z jakiej wersji pakietu Office korzysta klient / interesariusz?
Lepiej jest nie zakładaj, że klient / interesariusz posiada najnowszą wersję MS Office. Kiedyś utworzyłem pulpit nawigacyjny tylko po to, aby wiedzieć, że mój interesariusz używa programu Excel 2003.Doprowadziło to do pewnych przeróbek, ponieważ funkcja IFERROR nie działa w wersji programu Excel 2003 (z którego często korzystałem podczas tworzenia pulpitu nawigacyjnego).
Pobieranie danych w programie Excel
Kiedy już masz dobre pojęcie o tym, co musisz stworzyć, następnym krokiem jest zdobycie danych i pobranie ich w programie Excel.
Twoje życie jest łatwe, gdy klient przekazuje dane w programie Excel, jednak jeśli tak nie jest, musisz znaleźć skuteczny sposób na uzyskanie tego w programie Excel.
Jeśli masz pliki CSV lub pliki tekstowe, możesz je łatwo przekonwertować w programie Excel. Jeśli masz dostęp do bazy danych, która przechowuje dane, możesz utworzyć połączenie i zaktualizować je pośrednio.
Gdy masz już dane, musisz je wyczyścić i ustandaryzować.
Na przykład może zajść potrzeba pozbycia się początkowych, końcowych lub podwójnych spacji, znalezienia i usunięcia duplikatów, usunięcia spacji i błędów itd.
W niektórych przypadkach może być nawet konieczna zmiana struktury dane (na przykład załóżmy, że musisz utworzyć tabelę przestawną).
Te kroki będą zależeć od projektu i wyglądu danych w programie Excel.
Zarys struktury pulpitu nawigacyjnego
Gdy masz już dane w programie Excel, będziesz dokładnie wiedzieć, czego możesz, a czego nie możesz używać w swoim pulpicie nawigacyjnym programu Excel.
Na tym etapie dobrze jest zawrócić interesariuszy z zarysem pulpitu nawigacyjnego programu Excel.
W ramach najlepszej praktyki tworzę prosty konspekt w programie PowerPoint wraz z dodatkowymi notatkami. Celem tego kroku jest upewnienie się, że interesariusz rozumie, jakiego rodzaju dashboardu może się spodziewać po dostępnych danych.
Jest to również pomocne, ponieważ interesariusz może zasugerować zmiany, które dodałyby mu więcej wartości.
Oto przykład przykładowego konspektu, który utworzyłem dla jednego z pulpitów wskaźników KPI:
Po opracowaniu konspektu nadszedł czas, aby rozpocząć tworzenie pulpitu nawigacyjnego programu Excel.
Najlepszą praktyką jest podzielenie skoroszytu programu Excel na trzy części (te to arkusze, które tworzę pod tą samą nazwą):
- Dane – może to być jeden lub więcej arkuszy zawierających surowe dane.
- Obliczenia – to jest gdzie wykonujesz wszystkie obliczenia. Ponownie, możesz mieć jeden lub więcej arkuszy do obliczeń.
- Pulpit nawigacyjny – jest to arkusz zawierający pulpit nawigacyjny. W większości przypadków jest to widok pojedynczej strony, który przedstawia analizę / spostrzeżenia poparte danymi.
Tabela programu Excel – sekret wydajnego pulpitu nawigacyjnego programu Excel
Pierwszą rzeczą, którą robię z surowymi danymi, jest przekształcenie ich w tabelę programu Excel.
Tabela programu Excel oferuje wiele zalet, które są kluczowe podczas tworzenia pulpitu nawigacyjnego programu Excel.
Aby przekonwertować dane tabelaryczne na tabelę programu Excel, wybierz dane i przejdź do zakładki Wstaw i kliknij ikonę Tabela.
Oto zalety korzystania z tabeli programu Excel na pulpicie nawigacyjnym:
- Podczas konwersji zestawu danych tabelarycznych na tabelę programu Excel , nie musisz martwić się o zmianę danych na późniejszym etapie. Nawet jeśli uzyskasz dodatkowe dane, możesz po prostu dodać je do tabeli, nie martwiąc się, że formuły zostaną zepsute. Jest to naprawdę pomocne, gdy tworzę pulpity nawigacyjne typu plug-and-play.
- W przypadku tabeli programu Excel możesz użyć nazw kolumn zamiast odniesienia. Na przykład zamiast C2: C1000 możesz użyć „Sprzedaż”.
Ważne funkcje programu Excel dla pulpitów nawigacyjnych
Możesz utworzyć wiele dobrych interaktywnych pulpitów nawigacyjnych w programie Excel, po prostu używając formuł programu Excel.
Kiedy dokonujesz wyboru z listy rozwijanej, używasz paska przewijania lub zaznaczasz pole wyboru, istnieją formuły, które aktualizują się na podstawie wyników i podają zaktualizowane dane / widok na pulpicie nawigacyjnym.
Oto pięć moich najważniejszych funkcji programu Excel dla pulpitów nawigacyjnych programu Excel:
- Funkcja SUMPRODUCT: To moja ulubiona funkcja podczas tworzenia interaktywnego pulpitu nawigacyjnego programu Excel. Pozwala mi na wykonywanie skomplikowanych obliczeń przy wielu zmiennych. Na przykład załóżmy, że mam pulpit sprzedażowy i chcę wiedzieć, jakie transakcje sprzedaży dokonał przedstawiciel Bob w trzecim kwartale w regionie wschodnim. Mogę po prostu utworzyć w tym celu formułę SUMPRODUCT.
- Funkcja INDEKS / DOPASUJ: Jestem wielkim zwolennikiem używania kombinacji formuły INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ do wyszukiwania danych w panelach Excel. Możesz także użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, ale uważam, że INDEKS / PODAJ.POZYCJĘ to lepszy wybór.
- Funkcja JEŻELI BŁĄD: podczas wykonywania obliczeń na nieprzetworzonych danych często pojawiają się błędy. Używam często funkcji IFERROR, aby ukryć błędy na pulpicie nawigacyjnym (i wiele razy w surowych danych).
- Funkcja TEKST: Jeśli chcesz tworzyć dynamiczne nagłówki lub tytuły, musisz użyć funkcji TEKST to.
- ROWS / COLUMNS Funkcja: używam ich często, gdy muszę skopiować formułę i jeden z argumentów musi się zwiększać, gdy schodzimy w dół / w prawo od komórki.
O czym należy pamiętać podczas pracy z formułami na pulpicie nawigacyjnym programu Excel:
- Unikaj stosowania formuł nietrwałych (takich jak PRZESUNIĘCIE, TERAZ, DZIŚ itd. na..). Spowolni to Twój skoroszyt.
- Usuń niepotrzebne formuły. Jeśli masz dodatkowe formuły w arkuszu obliczeniowym, usuń je podczas finalizowania pulpitu nawigacyjnego.
- Użyj kolumn pomocniczych, ponieważ może to pomóc w uniknięciu długich formuł tablicowych.
Interaktywne Narzędzia, dzięki którym Twój pulpit nawigacyjny programu Excel będzie niesamowity
Istnieje wiele interaktywnych narzędzi, których możesz użyć, aby uczynić pulpit nawigacyjny programu Excel dynamicznym i przyjaznym dla użytkownika.
Oto niektóre z nich, których używam regularnie:
- Paski przewijania: użyj pasków przewijania, aby zapisać miejsce w skoroszycie. Na przykład, jeśli masz 100 wierszy danych, możesz użyć paska przewijania zawierającego tylko 10 wierszy na pulpicie nawigacyjnym. Użytkownik może użyć paska przewijania, jeśli chciałby zobaczyć cały zestaw danych.
- Pola wyboru: Pola wyboru umożliwiają dokonywanie wyborów i aktualizowanie pulpitu nawigacyjnego. Załóżmy na przykład, że mam pulpit szkoleniowy i jestem dyrektorem generalnym firmy, chciałbym spojrzeć na ogólny pulpit nawigacyjny firmy. Ale gdybym był szefem sprzedaży, chciałbym tylko przyjrzeć się wydajności mojego działu. W takim przypadku możesz utworzyć pulpit nawigacyjny z polami wyboru dla różnych działów firmy.
- Lista rozwijana: Lista rozwijana umożliwia użytkownikowi dokonanie wyłącznego wyboru. Możesz użyć tych opcji rozwijanych, aby zaktualizować pulpit nawigacyjny. Na przykład, jeśli wyświetlasz dane według działu, możesz mieć nazwy działów na liście rozwijanej.
Używanie wykresów programu Excel do wizualizacji danych w pulpicie nawigacyjnym programu Excel
Wykresy nie tylko sprawiają, że pulpit nawigacyjny programu Excel jest atrakcyjny wizualnie, ale także ułatwiają korzystanie z niego i interpretację.
Oto kilka wskazówek dotyczących korzystania z wykresów w pulpicie nawigacyjnym programu Excel:
- Wybierz odpowiedni wykres: Excel oferuje wiele opcji tworzenia wykresów i musisz użyć właściwego wykresu. Na przykład, jeśli musisz pokazać trend, musisz użyć wykresu liniowego, ale jeśli chcesz podkreślić rzeczywiste wartości, wykres słupkowy / kolumnowy może być właściwym wyborem. Chociaż wielu ekspertów odradza korzystanie z wykresu kołowego, radziłbym zachować dyskrecję. Jeśli Twoi odbiorcy są przyzwyczajeni do przeglądania wykresów kołowych, równie dobrze możesz z nich skorzystać.
- Użyj wykresów złożonych: zdecydowanie polecam używanie wykresów złożonych, ponieważ pozwalają one użytkownikowi porównać wartości i wyciągnąć wnioski co do znaczenia. Na przykład możesz przedstawić wielkość sprzedaży jako wykres kolumnowy, a wzrost jako wykres liniowy.
- Używaj wykresów dynamicznych: jeśli chcesz umożliwić użytkownikowi dokonywanie wyborów i chcesz, aby wykres był aktualizowany wraz z nimi, użyj wykresów dynamicznych. Teraz wykres dynamiczny to nic innego jak zwykły wykres, którego dane są aktualizowane na zapleczu po dokonaniu selekcji.
- Skorzystaj z wykresów przebiegu w czasie, aby dane były bardziej zrozumiałe: jeśli masz dużo danych w panelu / raporcie, możesz rozważyć użycie wykresów przebiegu w czasie, aby uczynić je wizualnymi. Wykres przebiegu w czasie to mały wykres, który znajduje się w komórce i można go utworzyć przy użyciu zestawu danych. Są przydatne, gdy chcesz pokazać trend w czasie i jednocześnie zaoszczędzić miejsce na pulpicie nawigacyjnym. Więcej informacji na temat wykresów przebiegu w czasie w programie Excel można znaleźć tutaj.
- Użyj kontrastujących kolorów, aby wyróżnić dane: jest to ogólna wskazówka dotycząca wykresów, w której należy wyróżnić dane na wykresie, aby był łatwy do zrozumienia. Na przykład, jeśli masz dane dotyczące sprzedaży, możesz zaznaczyć na czerwono rok z najniższą wartością sprzedaży.
Tutaj możesz przejrzeć niektóre z moich samouczków dotyczących wykresów.
Ponadto, jeśli chcesz uzyskać bardziej zaawansowane wykresy w programie Excel, polecam odwiedzenie bloga Jona Peltiera, eksperta od wykresów w programie Excel.
Pulpity nawigacyjne programu Excel – co wolno, a czego nie wolno
Zacznijmy od tego, czego nie wolno!
Oto kilka rzeczy, których zalecamy unikać podczas tworzenia pulpitu nawigacyjnego programu Excel. Ponownie będą się one różnić w zależności od projektu i interesariusza, ale są ważne w większości przypadków.
- Nie zaśmiecaj swoich pulpitów nawigacyjnych: tylko dlatego, że masz dane i wykresy, nie oznacza, że powinno się to udać w panelu. Pamiętaj, że celem deski rozdzielczej jest pomoc w zidentyfikowaniu problemu lub pomoc w podejmowaniu decyzji. Dlatego zadbaj o to, by były istotne i usuń wszystko, co tam nie pasuje. Często zadaję sobie pytanie, czy coś jest po prostu dobre, co absolutnie trzeba mieć. Następnie idę dalej i usuwam wszystkie dobra do posiadania.
- Nie używaj niestabilnych formuł: spowolni to obliczenia.
- Nie przechowuj dodatkowych danych w skoroszyt: jeśli potrzebujesz tych danych, utwórz kopię pulpitu nawigacyjnego i zachowaj ją jako kopię zapasową.
Teraz przyjrzyjmy się niektórym zaleceniom (lub najlepszym praktykom)
- Numerowanie wykresów / sekcji: Twój pulpit nawigacyjny to nie tylko losowy zestaw wykresów i punktów danych. Zamiast tego jest to historia, w której jedna rzecz prowadzi do drugiej.Musisz upewnić się, że Twoi odbiorcy wykonują kroki we właściwej kolejności, dlatego najlepiej je ponumerować. Chociaż możesz być w stanie pokierować nimi podczas prezentacji na żywo, jest to bardzo pomocne, gdy ktoś korzysta z pulpitu nawigacyjnego na późniejszym etapie lub pobiera z niego wydruk.
- Ogranicz ruch w obszarze panelu: Ukryj wszystkie wiersze / kolumny, aby upewnić się, że użytkownik nie przewinie się przypadkowo.
- Zablokuj ważne wiersze / kolumny: użyj blokowanych okienek, jeśli chcesz, aby niektóre wiersze / kolumny były zawsze widoczne na pulpicie nawigacyjnym.
- Make Shapes / Charts Stick: Upewnij się, że Twoje kształty / wykresy lub interaktywne elementy sterujące nie ukrywają ani nie zmieniają rozmiaru, gdy ktoś ukrywa / zmienia rozmiar komórek. Możesz również użyć narzędzia Excel Camera, aby zrobić migawkę wykresów / tabel i umieścić je na pulpicie nawigacyjnym programu Excel (te obrazy są dynamiczne i aktualizowane po zaktualizowaniu wykresu / tabeli zaplecza).
- Podaj Podręcznik użytkownika: jeśli masz złożony pulpit nawigacyjny, dobrym pomysłem jest utworzenie osobnego arkusza i wyróżnienie kroków. Pomoże to ludziom w korzystaniu z pulpitu nawigacyjnego nawet wtedy, gdy Cię tam nie ma.
- Oszczędź miejsce dzięki wykresom złożonym: użyj wykresów kombinowanych (takich jak wykresy punktowe, wykresy termometryczne i wykresy rzeczywiste i docelowe), aby zapisać arkusz spacji.
- Użyj symboli & Formatowanie warunkowe: użyj symboli (takich jak strzałki w górę / w dół lub znacznik wyboru / krzyżyka) i formatowania warunkowego, aby dodać warstwy analizy do pulpitu nawigacyjnego (ale też nie przesadzaj).
Chcesz tworzyć profesjonalne pulpity nawigacyjne w programie Excel? Zapoznaj się z kursem dotyczącym pulpitu nawigacyjnego programu Excel online, w którym pokazuję wszystko na temat tworzenia światowej klasy pulpitu nawigacyjnego programu Excel.
Przykłady pulpitów nawigacyjnych
Oto kilka fajnych przykładów pulpitów nawigacyjnych programu Excel, które można pobrać i zagrać z.
Pulpit nawigacyjny KPI programu Excel
Możesz użyć tego pulpitu nawigacyjnego do śledzenia wskaźników KPI różnych firm i następnie użyj wykresów punktowych, aby szczegółowo przeanalizować wyniki poszczególnych firm.
Kliknij tutaj, aby pobrać ten pulpit wskaźników KPI.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak utworzyć ten panel wskaźników KPI – kliknij tutaj.
Pulpit nawigacyjny wydajności Call Center
Możesz użyć tego pulpitu do śledzenia kluczowych wskaźników KPI Centrum telefoniczne. Z tego pulpitu dowiesz się, jak tworzyć wykresy kombinowane, jak wyróżniać określone punkty danych na wykresach, jak sortować za pomocą przycisków opcji itp.
Kliknij tutaj, aby pobrać panel.
Możesz przeczytać więcej o tym panelu tutaj.
Sezon EPL wizualizowany na pulpicie nawigacyjnym programu Excel
Na tym pulpicie dowiesz się, jak używać języka VBA w panelach Excel. W tym panelu szczegóły gry są aktualizowane po dwukrotnym kliknięciu komórek po lewej stronie. Używa również języka VBA do wyświetlania menu pomocy, które prowadzi użytkownika do korzystania z tego pulpitu.
Kliknij tutaj, aby pobrać pulpit EPL.
Możesz przeczytać więcej o tym panelu tutaj.
Zalecane szkolenie dotyczące pulpitów nawigacyjnych
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak tworzyć światowej klasy profesjonalne pulpity nawigacyjne w programie Excel, zapoznaj się z moim BEZPŁATNYM kursem dotyczącym pulpitu nawigacyjnego online.