Zaktualizowano styczeń 2021 r.
Pobieranie czynszu jest jednym z podstawowych aspektów działalności wynajmu i istnieje wiele sposobów na zapewnienie takiego przepływu gotówki. Niektórzy właściciele wolą, aby ich najemcy używali czeków; inni przyjmują gotówkę. W zależności od tego, gdzie mieszkasz, możesz nawet podlegać ograniczeniom stanowym i lokalnym w odniesieniu do rodzajów płatności czynszu, jakie możesz otrzymywać.
Niezależnie od tego, w jaki sposób lokatorzy płacą czynsz, dobrą praktyką jest zapewnienie im z potwierdzeniem zapłaty. Jest to szczególnie ważne, gdy czeki przychodzą pocztą lub są wręczane bezpośrednio. Niedostarczenie pokwitowania i dowodu wpłaty, zwłaszcza w przypadku opłacenia czynszu gotówką, czekiem lub przekazem pocztowym, może ostatecznie spowodować wiele szkód i problemów na drodze.
Jeśli tego nie zrobisz Jeśli masz odpowiedni system pokwitowań czynszu, możesz mieć kłopoty finansowe. Złożenie wniosku o eksmisję będzie trudniejsze, jeśli nie masz pokwitowań czynszu, a możesz nie być w stanie odebrać tego, co jest Ci prawnie należne!
Czas, aby dowiedzieć się więcej o pokwitowaniu czynszu. Sprawdź przykładowy szablon i dowiedz się, dlaczego zawsze powinieneś używać tego prostego dokumentu.
Spis treści dla formatu pokwitowania czynszu
W tym artykule omówimy te ważne aspekty wpływów z czynszu:
- Znaczenie wpływów z czynszu
- Odpowiedzialność i przejrzystość
- Organizacja Paper Trail
- Zwróć uwagę na Prawo
- Kiedy korzystać z pokwitowań czynszu
- Płatności online: czy nadal potrzebuję pokwitowań czynszu?
- Próbka pokwitowania czynszu i jak Aby z niego skorzystać
- Data i dane identyfikacyjne
- Kwota i czas
- Saldo należności
- Rodzaj płatności
- Przepisy stanowe dotyczące pokwitowań czynszu
- Oddaj to do umowy najmu!
- Często zadawane pytania dotyczące pokwitowań czynszu
- Jak wystawić rachunek za czynsz?
- Jak wygląda pokwitowanie czynszu?
- Jakie informacje powinny znajdować się na pokwitowaniu czynszu?
- Czy pokwitowanie czynszu jest dowodem miejsca zamieszkania?
- Kiedy należy wystawiać pokwitowania czynszu?
Znaczenie wpływów z czynszu
Wpływy z czynszu mogą być bardzo ważną częścią procesu wynajmu, nawet jeśli są one przekazywane najemcom w prostej formie. Czasami mogą być jedynym możliwym do zweryfikowania sposobem udowodnienia, że czynsz został otrzymany w określonej kwocie i / lub w określonym terminie.
Niestety, zdarza się, że wynajmowanie nieruchomości staje się wspomniana sytuacja między tobą a twoimi lokatorami. W takich przypadkach udowodnienie, że przekazałeś lokatorowi pokwitowanie czynszu, może pomóc w rozwiązaniu sporów, a nawet wygrać sprawę eksmisji w sądzie. To skrajny przykład, ale może naprawdę pomóc.
Potwierdzenia płatności czynszu zawierają wszystkie poniższe informacje na jednym prostym dowodzie:
- Zapewnij odpowiedzialność zarówno właścicielowi, jak i najemcy
- Stwórz relację opartą na zaufaniu między Tobą a najemcą
- Zachowaj papierowy zapis wszystkich płatności
- Organizuj otrzymane płatności
Porozmawiajmy więcej o tym, dlaczego każdy z tych czynników jest ważny dla zachowania sukcesu Twojej firmy.
Odpowiedzialność i przejrzystość
Wpływy z czynszu mogą służyć jako sposób na zbudowanie zaufania i odpowiedzialności między Tobą a najemcami. Przedstawiając pokwitowanie, potwierdzasz, że rozpoznajesz ich płatność i nie zamierzasz prosić ich o wyższy czynsz w tym miesiącu.
Chociaż nigdy nie rozważałeś tego, niektórzy właściciele będą fałszywie domagać się nigdy nie otrzymali czynszu. Może to spalić najemców i sprawić, że stracą zaufanie do przyszłych właścicieli. Właściciele, którzy wiedzą, jak wypisać pokwitowanie czynszu i szybko go dostarczyć, mogą uniknąć tego problemu.
Dodatkowo przekazanie najemcy paragonu czynszu pozwala mu wiedzieć, że jego płatność została przetworzona bez żadnych problemów. Najemcy, którzy przesyłają czynsz pocztą lub przekazują czeki, będą chcieli mieć pewność, że wszystko zostało prawidłowo rozliczone, więc pokwitowanie czynszu może być doskonałym narzędziem komunikacji w tej sytuacji.
Organizacja Paper Trail
Potwierdzenia czynszu to świetny sposób na uporządkowanie historii płatności za wynajem. Mając rachunki z każdego miesiąca, w którym otrzymałeś czynsz, możesz łatwo i wyraźnie zobaczyć, ile Ci zapłacono, a co nie.
Posiadanie pokwitowań czynszu jest również świetnym sposobem, aby upewnić się, że nie niech niezapłacony czynsz pozostanie niezauważony. Jeśli jesteś zajęty lub nie jesteś skupiony, możesz nie zauważyć, kiedy najemca spóźnia się z czynszem. Jednak po prostu przeglądając co miesiąc kopie paragonu czynszu, będziesz mógł łatwo potwierdzić, kto to zrobił, a kto nie.
Na koniec bardzo przydatna będzie papierowa ścieżka utworzona przez pokwitowania czynszu jeśli kiedykolwiek będziesz musiał zakwestionować najemcę lub umowę najmu w sądzie.Na przykład złożenie wniosku o eksmisję będzie lepiej obsługiwane, jeśli będziesz mieć wyraźny papierowy zapis rachunków za czynsz za miesiące, które zostały zapłacone, niż gdybyś miał tylko swoje słowo w porównaniu z najemcą.
Jako właściciel mieszkania, bardzo ważne jest, aby zachować porządek i upewnić się, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby zachować porządek. Skorzystaj z pokwitowań czynszu na swoją korzyść podczas organizowania wynajmu, aby odnieść wielki sukces!
Zwróć uwagę na prawo
Czy znasz lokalne przepisy? Czy wiesz, że niektóre przepisy wymagają, aby wynajmujący przedstawiali rachunki za czynsz w określonym czasie po otrzymaniu płatności czynszu?
Niektóre stany i lokalne jurysdykcje wymagają nawet wystawiania rachunków za czynsz w pewnych sytuacjach. Jeśli nie masz pewności, czy musisz przedstawić pokwitowanie czynszu, czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego i kiedy mogą być wymagane pokwitowania czynszu.
Kiedy używać pokwitowań czynszu
Dawanie pokwitowań czynszu za wszelkie płatności offline jest dobrą praktyką. Jeśli płatności są dokonywane online, historię tych transakcji można sprawdzić w dowolnym momencie, ale nie zawsze ma to miejsce w przypadku płatności gotówką, przekazem pocztowym lub czekiem.
Istnieje wiele przypadków, gdy powinieneś upewnić się, że najemca ma pokwitowanie czynszu:
- Jeśli o to poprosi: W większości stanów najemca ma prawo zażądać pokwitowania płatności czynszu.
- Jeśli chcesz, aby byli odpowiedzialni: Przypomnij najemcom, że historię wynajmu można przekazać agencjom kredytowym, aby poprawić (lub obniżyć) ich zdolność kredytową.
- Jeśli jest to wymagane przez prawo: stanowe i lokalne przepisy prawa mogą tego wymagać.
- Jeśli płacą gotówką: Nie ma innego sposobu śledzenia tej płatności, więc jeśli zdecydujesz się na płatność gotówką, zawsze powinieneś przedstawić pokwitowanie płatności gotówką.
Jeśli przetwarzasz płatności za wynajem w trybie offline, zdecydowanie zalecamy wystawianie paragonów za każdą otrzymaną płatność. Bycie odpowiedzialnym to najlepszy sposób, aby stać się wspaniałym właścicielem, a ta odpowiedzialność przyniesie Ci długoterminowe korzyści.
Płatności online: czy nadal potrzebuję pokwitowań czynszu?
W miarę jak technologia staje się coraz bardziej zintegrowana z naszym codziennym życiem, więcej ludzi niż kiedykolwiek czuje się komfortowo płacąc rachunki elektronicznie. W rzeczywistości wielu woli radzić sobie w ten sposób! Jeśli korzystasz z internetowego systemu płatności za czynsz, możesz się zastanawiać, co zrobić z pokwitowaniami czynszu i czy nadal są one powodem do niepokoju.
Obsługa płatności czynszu online ma wiele zalet:
- Przejrzystość
- Mniejsza szansa na błąd ludzki (np. wysłanie wiadomości na zły adres)
- Zmniejsza nieporozumienia
- Usprawnia płatności
- Przyspiesza przetwarzanie płatności
- Ułatwia płacenie czynszu
- Tworzy cyfrowy ślad papierowy
- Bezpieczniejsze niż płacenie gotówką, czekiem lub przekazem pieniężnym
Czy przyjmując płatności online, nadal musisz przedstawić dowód czynszu?
Tak; nadal musisz przedstawić pokwitowanie czynszu we wszystkich tych samych sytuacjach, w których chciałbyś przedstawić pokwitowanie czynszu za płatności przyjmowane offline. Główna różnica przy akceptowaniu płatności online polega na tym, że paragon może być wbudowany w usługę, z której korzystasz!
Jeśli korzystasz z portalu płatności czynszu, prawdopodobnie ma on funkcję pokwitowania, którą możesz dostosować do swoich potrzeb . Oznacza to, że pokwitowanie zostanie automatycznie wysłane, gdy płatność najemcy zostanie przekazana na Twoje konto.
Jeśli akceptujesz płatność online za pośrednictwem innej platformy, możesz utworzyć pokwitowanie cyfrowe i odesłać je do najemcy . Właściciele, którzy planują to zrobić, powinni dołączyć informacje o sposobie dostarczania rachunków w pierwotnej umowie najmu, aby uniknąć późniejszych niejasności.
Niezależnie od tego, czy Twój portal płatności online może tworzyć zapisy, upewnij się, że wiesz, jak wystawić pokwitowanie za otrzymane płatności czynszu.
Wzór paragonu czynszu i jak go używać
Jeśli nie masz pewności, jakiego typu pokwitowania czynszu powinieneś być używając do tworzenia rachunków czynszu, mamy tylko przykładowy szablon, którego potrzebujesz:
Przykładowy paragon czynszu
Ten szablon pokwitowania czynszu może dać ci wyobrażenie o tym, jak aby skonfigurować własne spersonalizowane szablony. Wszystko, co musisz zrobić za każdym razem, gdy otrzymujesz płatność, to dostosować daty i kwoty przed wydaniem paragonu!
Rozbijmy kluczowe elementy, które musisz uwzględnić podczas finalizowania własnego paragonu czynszu do wydrukowania.
Data i dane identyfikacyjne
Najpierw zacznij pokwitowanie czynszu wraz ze wszystkimi niezbędnymi identyfikującymi danymi kontaktowymi. Należy podać:
- Data
- Nazwy najemców
- Adres nieruchomości
Te etykiety informacyjne płatność od kogo to pochodzi, za jaką nieruchomość i w jakim terminie. Wszystkie te informacje są ważne dla celów papierowych i księgowych.
Kwota i terminy
Następnie podaj kwotę, która jest płacona za czynsz i jaki okres najmu obejmuje ten czynsz. Na przykład, jeśli najemca dał ci 500 $ za kwietniowy czynsz, możesz oznaczyć to jako taką w tej sekcji. Podanie dokładnych kwot i okresu pomaga tworzyć lepsze zapisy.
Dodatkowo, rachunek za wynajem powinien wskazywać, czy czynsz jest płacony z opóźnieniem i czy wraz z czynszem zostały uiszczone opłaty za zwłokę. Czasami najemcy zapobiegawczo uwzględniają opłaty za zwłokę, gdy wiedzą, że płacą z opóźnieniem. Śledzenie tego jest ważne, więc zarówno Ty, jak i Twój najemca wiecie, czy należy naliczyć jakiekolwiek opłaty, a następnie uiścić.
Saldo należności
Jeśli Twój najemca nadal ma pozostałe należne saldo należy dołączyć do tego rachunku. Pomoże to utrzymać was oboje na tej samej stronie, jeśli najemca nie płaci starych płatności, zapomina o uiszczeniu pewnych opłat lub po prostu płaci za mało.
Chociaż łatwo jest założyć, że najemca celowo nie płaci wystarczająco dużo czynszu, mogli się naprawdę zdezorientować w którymś momencie procesu wynajmu. Informując najemcę, że nadal ma saldo należne podczas wystawiania pokwitowania czynszu, możesz upewnić się, że nie ma nieporozumień.
Dodatkowo, posiadanie rejestru niedopłat może pomóc, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał udać się do sądu eksmisyjnego eksmitować najemcę. Najemcy w sądzie eksmisyjnym mogą próbować twierdzić, że zapłacili czynsz tylko raz za późno. Jeśli rachunki za czynsz mogą udowodnić, że jest inaczej, będziesz miał większe szanse na odzyskanie kontroli nad wynajmowaną nieruchomością.
Rodzaj płatności
Na koniec pamiętaj, aby podać metodę płatności w. To jest ważna informacja. Jeśli nie zostanie to uwzględnione na paragonie, najemca może zażądać zapłaty gotówką, a Ty tego nie odnotowałeś.
Jeśli masz rodzaj płatności zapisany na tym potwierdzeniu, łatwiej będzie dokładnie sprawdzić status w razie potrzeby coś w rodzaju czeku lub przekazu pieniężnego. Jeśli to możliwe, spróbuj podać odpowiednie numery czeków i przekazów pieniężnych, aby śledzenie było jeszcze prostsze.
Jeśli to możliwe, zaznacz, czy jakikolwiek czek lub przekaz pieniężny został jeszcze przetworzony. Jest to ważne, ponieważ istnieje prawdopodobieństwo, że przekaz pieniężny będzie zawierał problem lub czek zostanie odrzucony. W takich przypadkach będziesz musiał ponownie pobrać czynsz, a najemca może spróbować użyć paragonu czynszu, aby uniknąć płacenia.
Stanowe przepisy dotyczące pokwitowań czynszu
Jak wspomniano wcześniej, istnieje szereg stanów, które wymagają okazania najemcy paragonu czynszu w określonych sytuacjach. Jeśli pracujesz w jednym z tych stanów, upewnij się, że jesteś na bieżąco z aktualnymi przepisami dotyczącymi pokwitowań czynszu, które mają wpływ na Twoje nieruchomości.
Oto kilka stanów, które wymagają pokwitowań i kiedy one są wymagane:
- Najemca płaci gotówką:
Waszyngton, Maryland, Nowy Jork - Najemca prosi o potwierdzenie czynszu:
Waszyngton, Maryland, Nowy Jork i o wiele więcej! - Wszystkie sytuacje:
Massachusetts
Umiejętność wypełnienia paragonu czynszu zgodnie z lokalnymi przepisami jest bardzo ważna. Oprócz przepisów stanowych dotyczących wpływów z czynszu, niektóre miasta mają dodatkowe wymagania. Sprawdź lokalny kod miasta, aby określić, czy tego rodzaju prawo będzie miało wpływ na Twoje nieruchomości.
Oddaj to do umowy najmu!
Jak w przypadku wielu innych rzeczy, zawsze dobrze jest zawrzeć w umowie przed podpisaniem informację o procedurze, która będzie stosowana z paragonami czynszu. Umowa najmu powinna zawierać jak najwięcej informacji w jasny sposób. Gwarantuje to, że obie strony są świadome procesów i oczekiwań, aw razie potrzeby może być doskonałym narzędziem obrony w sądzie.
Jeśli chodzi o płatności czynszu i pokwitowania czynszu, upewnij się, że wszystkie poniższe kwestie są jasne w warunkach najmu przed podpisaniem umowy z najemcą:
- Kiedy należy zapłacić czynsz
- Ile wynosi czynsz
- Dopuszczalne formy płatności
- Czy iw jaki sposób będą wystawiane pokwitowania czynszu
- Co się stanie, jeśli czek zostanie zwrócony
- Co się stanie, jeśli czynsz się spóźni
- Co najemca powinien to zrobić, jeśli ma jakiekolwiek pytania dotyczące czynszu.
Tak jak w przypadku warunków korzystania z kaucji w leasingu, należy dołączyć informacje dotyczące płatności czynszu i pokwitowania.
Dzięki jasnemu określeniu wszystkich tych kwestii z góry w ramach dzierżawy, możesz później pomóc wyeliminować problematyczne nieporozumienia. Twoja relacja z najemcą skorzysta na silniejszej umowie najmu, więc nie bój się uzyskać szczegółowych informacji podczas opracowywania warunków umowy.
Często zadawane pytania dotyczące rachunków czynszu
Jak Mam paragon za wynajem?
W większości przypadków nie ma ścisłych zasad dotyczących wyglądu paragonu czynszu. Chociaż mamy przykładowy format, który pomoże Ci stworzyć własny szablon paragonu czynszu, paragon można utworzyć na różne sposoby!
Jeśli chcesz, aby wszystko było niewiarygodnie proste, możesz kupić książkę z paragonami, którą możesz wypełnić ręcznie. Gdy najemca przyniesie Ci płatność lub prześle ją pocztą, natychmiast wypełnij ten formularz i otrzymaj z powrotem. Te księgi pokwitowań zachowują kopię dla Ciebie i kopię dla najemcy, więc są dobrym sposobem na zachowanie papierowego śladu na obu końcach.
Alternatywnie możesz utworzyć łatwy szablon, który możesz wypełnić i wydrukuj, jak ten, który dostarczyliśmy powyżej. Zachowaj jedną kopię dla siebie i przekaż ją najemcy.
Sporządzenie paragonu czynszu nie musi być skomplikowaną sprawą. O ile podane są wymagane informacje, paragon może przybierać różne formy. Oczywiście dobrze jest zachować jak najbardziej profesjonalny wygląd. Gdybyś musiał wnieść sprawę do sądu w związku z brakiem płatności, posiadanie profesjonalnej dokumentacji będzie działać tylko na Twoją korzyść.
Jak wygląda pokwitowanie czynszu?
Zwykle pokwitowanie czynszu to wiadomość e-mail lub kartka papieru, w której można śledzić otrzymaną płatność, datę jej otrzymania i przeznaczenie. Jak wspomniano powyżej, nie ma jednego surowego sposobu, aby paragon czynszu wyglądał! Chociaż niektóre miasta i jurysdykcje mogą mieć przykładowe formaty, które zaleca wynajmującym, zazwyczaj możesz stworzyć własny szablon.
Zastanów się, jakie informacje musisz przekazać i jak chcesz je przekazać. Jeśli masz logo lub szablon, który jest używany w większości dokumentacji, rozważ utworzenie formatu pokwitowania czynszu, który pasuje do zwykłego projektu. Jedyną rzeczą, którą musisz upewnić się, jest to, że wszystkie informacje są jasno i poprawnie przekazane na pokwitowaniu czynszu.
Jakie informacje powinny znajdować się na pokwitowaniu czynszu?
W większości sytuacji na pokwitowaniu czynszu muszą znajdować się te cztery główne elementy:
- Data zapłaty
- Dane identyfikacyjne (adres nieruchomości i nazwa najemcy)
- Kwota zapłacona
- Rodzaj płatności
Uwzględniając te cztery podstawowe kwestie, podajesz niezbędne informacje o tym, kto, co, kiedy i jak płacono czynsz. To są główne czynniki, które należy odnotować i ważne jest, aby rejestrować je jak najdokładniej. Korzystając z pokwitowania czynszu, możesz upewnić się, że obie strony są na tej samej stronie.
Jest kilka dodatkowych rzeczy, które również mogą być uwzględnione. Na przykład, możesz uwzględnić pozostałe saldo lub należną kwotę, jeśli najemca zapłacił zbyt mało lub nadal ma niedopłacony czynsz z poprzedniego miesiąca. Umieszczenie tych informacji na pokwitowaniu czynszu może służyć jako delikatne przypomnienie, a także w razie potrzeby budować mocną argumentację dla sądu eksmisyjnego.
Czy dowód na rachunek za czynsz jest potwierdzeniem miejsca zamieszkania?
W większości przypadków pokwitowanie czynszu nie będzie traktowane jako dowód zamieszkania. Ostateczna decyzja, czy można go użyć jako ważnej formy dowodu, będzie zależeć od tego, gdzie się znajdujesz i jakiego rodzaju dowodu potrzebujesz.
Chociaż paragon czynszu może nie być tym, czego potrzebuje Twój najemca aby uzyskać nowy dowód osobisty lub w inny sposób udowodnić miejsce zamieszkania, kopia umowy najmu może pasować do rachunku! Jeśli najemca chce uzyskać dowód zamieszkania, może przyjść do Ciebie z prośbą o dodatkową kopię umowy najmu, jeśli nie ma dostępu do swojej własnej kopii.
Jest to rozsądna prośba i nie jest coś, na co powinieneś uważać. Możesz również zalecić lokatorowi, aby rozważył wykorzystanie rachunków za media lub kablówkę, jeśli ma to zastosowanie, do udowodnienia miejsca zamieszkania.
Kiedy należy wystawiać pokwitowania czynszu?
Jako wynajmujący zawsze dobrym pomysłem jest przygotowanie się do wystawiania paragonów z wyprzedzeniem. W twoim najlepszym interesie leży uświadomienie sobie, kiedy musisz przedstawić pokwitowanie czynszu, zanim zostaniesz poproszony.
Zawsze powinieneś przedstawić pokwitowanie czynszu:
- Kiedy zażąda tego najemca
- Gdy jest to prawnie wymagane przez prawo lokalne lub stanowe
- Gdy najemca płaci gotówką
- Podczas przetwarzania płatności offline
Niezależnie od tego, czy jest to wymagane przez prawo, prowadzenie papierowego rejestru wszystkich płatności w trybie offline to świetny sposób na zapewnienie odpowiedzialności Tobie i lokatorowi. Historia wynajmu może być trudna do wyśledzenia, jeśli nie wiesz, kiedy otrzymałeś zapłatę, a udowodnienie swojej racji w sądzie byłoby niemożliwe, gdybyś musiał eksmitować najemcę, który zapłacił offline bez tego.
Jeśli korzystasz z narzędzia do płatności za wynajem online, sprawdź, jakiego rodzaju rachunki za czynsz zapewnia i jak możesz uzyskać do nich dostęp. Narzędzia internetowe często tworzą ten papierowy ślad, więc możesz zaoszczędzić sobie podwójnej pracy, jeśli ta funkcja jest dołączona.
Keep Your Business Record
Wydawanie pokwitowania płatności czynszu co czas, w którym najemca dokonuje płatności, może wydawać się dużym wysiłkiem w przypadku bardzo krótkiej próbki, ale ten zapis płatności może utrzymać zarówno Ciebie, jak i Twojego najemcę w lepszej sytuacji dzięki relacjom między właścicielem a najemcą.
Wydając pokwitowania czynszu, możesz upewnić się, że:
- Tworzysz papierowy ślad.
- Komunikacja o czynszu jest przejrzysta.
- Przestrzegasz swoich obowiązków prawnych jako wynajmujący.
Pamiętaj, że wydawanie rachunków za czynsz nie musi być trudnym procesem. Po skorzystaniu z naszego szablonu paragonu czynszu w celu utworzenia własnego szablonu niestandardowego, możesz go po prostu zmodyfikować za każdym razem, gdy otrzymasz płatność. Zadbaj o to, by było to szybkie, proste i łatwe!
Twoja firma i najemca będą Ci wdzięczni!