Jednym z czasochłonnych zadań w programie Microsoft Word jest czyszczenie tekstu ze źródeł zewnętrznych, zwłaszcza gdy dokument zawiera dodatkowe twarde zwroty, które chcesz usunąć. Dokumenty te obejmują tekst skopiowany z pliku PDF, transkrypcje ze spotkania Zoom, tekst z YouTube lub innych usług oraz dokumenty otrzymane od współpracowników i klientów, którzy mogą używać innych programów. Wyzwanie polega na tym, że marnujesz zbyt dużo czasu na ręczne czyszczenie tych plików, aby usunąć twarde zwroty, które nie są potrzebne w tekście dokumentu.
Aby wykonać proste kroki, aby łatwo usunąć twarde zwroty lub znaki akapitu z plik tekstowy w programie Microsoft Word kontynuuj czytanie lub obejrzyj mój film:
Wyświetlanie znaków akapitu w dokumencie
Pierwszą rzeczą, którą chcesz zrobić, jest uzyskanie dodatkowych informacji. Zrobisz to, pracując z funkcją Pokaż / Ukryj. To jest na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit. Znajdziesz to za pomocą symbolu znaku akapitu. Wybierz tę opcję, a będziesz teraz wyświetlać znaki niedrukowalne, czasami określane jako znaki ukryte. Możesz zobaczyć, gdzie występują twarde zwroty na końcach wierszy i gdzie przerywają tekst w niezręcznych miejscach. W przykładowym dokumencie poniżej dość łatwo można zobaczyć, gdzie nadchodzą twarde zwroty. Oznacza to, że tekst nie jest zawijany tak zwanym miękkim powrotem. Na końcu każdego wiersza znajdują się twarde zwroty, które spowodują różnego rodzaju problemy z edycją i formatowaniem w dokumencie programu Word.
Jak usunąć twarde zwroty
Chociaż może to być dość czasochłonny proces, możemy ręcznie edytuj tekst, aby usunąć dodatkowe twarde zwroty, dodaj spację lub znaki interpunkcyjne, jeśli to konieczne, i kontynuuj czyszczenie dokumentu w ten sposób. Istnieje jednak znacznie łatwiejsza metoda usuwania trudnych zwrotów. I to jest użycie poleceń Znajdź i zamień. Podstawowy proces usuwania twardych zwrotów lub znaczników akapitów, jak opisano poniżej, jest następujący:
- Zapisz oryginalny dokument pod nową nazwą.
- Uruchom polecenie Zastąp.
- W razie potrzeby zamień wiele twardych zwrotów, które chcesz zachować, na symbol zastępczy.
- Znajdź i zamień pozostałe twarde zwroty za pomocą opcji Więcej > z menu Znajdź i zamień okno dialogowe. Wybierz Znak akapitu z opcji w sekcji Specjalne. W zależności od dokumentu zamień znaczniki akapitu na spację lub w ogóle.
- Jeśli utworzyłeś symbole zastępcze dla znaczników akapitu, które chcesz zachować, odwróć kroki użyte w kroku 3, aby przywrócić akapit znaczniki, które chcesz zachować w dokumencie.
- Przejrzyj i edytuj dokument zgodnie z potrzebami, aby zakończyć czyszczenie pliku.
Jak znaleźć & Zamień znaki akapitu
Aby rozpocząć, zlokalizuj polecenia Znajdź i zamień po prawej stronie karty Strona główna. Możesz także użyć następujących skrótów klawiaturowych:
- Znajdź: + F
- Zamień: + H
Prawdopodobnie użyłeś te wcześniej, aby znaleźć tekst, być może interpunkcję, i zastąpić go czymś innym. Ale ta funkcja to coś więcej niż zwykłe szukanie tekstu i zastępowanie go czymś innym. Najpierw wybierz Zastąp. W oknie dialogowym Znajdź i zamień wybierz opcję Więcej. Daje to możliwość udoskonalenia sposobu znajdowania i zastępowania. Aby usunąć twarde zwroty z pliku tekstowego, wybierz opcję Specjalne. Tutaj zobaczysz dowolną liczbę różnych symboli i znaków, które możesz znaleźć i zamienić, w tym znak akapitu.
Aby uporządkować dokumenty, często chcemy znaleźć miejsce, w którym występuje znak akapitu i zastąpić go spacją lub niczym, jeśli jest już spacja. Jeśli robisz to regularnie, innym sposobem jest użycie symbolu daszka (^) i litery P. Daszek znajduje się u góry klawiatury, nad klawiszem cyfry 6. Zatem ^ P to inny sposób wyświetlania znacznika akapitu. Następnie postępuj zgodnie z treścią, którą chcesz zastąpić, taką jak spacja. Uwaga: przed rozpoczęciem edycji utwórz kopię dokumentu na wypadek, gdybyś musiał wrócić do oryginału.
Ale jest jeszcze jedna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, ponieważ możesz chcieć mieć twarde zwroty lub znaczniki akapitu w koniec prawdziwych akapitów. Zauważysz, że w przykładowym dokumencie powyżej znajdują się dwa twarde zwroty na końcu akapitów. W przypadku tego typu dokumentów niekoniecznie chcemy szukać wszystkich znaczników akapitów i zastępować je, ponieważ teraz tworzymy kolejne miejsce, w którym będziemy musieli spędzać czas na porządkowaniu dokumentu.
W tym przypadku będziesz chciał również poszukać każdego wystąpienia, w którym występują dwa trudne zwroty. Następnie zastąpisz dwa twarde zwroty symbolami zastępczymi. Otóż, ten symbol zastępczy może zasadniczo oznaczać wszystko, co normalnie nie pojawia się w dokumencie. Symbolami zastępczymi może być kilka gwiazdek (**), trzy wykrzykniki (!!!) – po prostu coś, do czego będziesz wracać, gdy będziesz gotowy do edycji dokumentu. Jeśli nie jesteś jeszcze zbyt pewny siebie, możesz zastąpić podwójne twarde zwroty pojedynczo, używając funkcji Znajdź następny, a następnie Zamień. Gdy zobaczysz, jak to działa, spróbuj Zamień wszystko. Teraz masz te symbole zastępcze, w których faktycznie chcesz zobaczyć znacznik akapitu. Później możesz wrócić do tekstu i poszukać tych symboli zastępczych i zastąpić je dwoma twardymi zwrotami dla każdego miejsca, w którym faktycznie chcesz je znaleźć w dokumencie końcowym.
Następnie czas na uporządkowanie twarde zwroty, które chcesz usunąć z dokumentu. Po prostu poproś program Word o wyszukanie każdego wystąpienia twardego zwrotu i, w zależności od treści, zastąp go niczym (pozostaw puste miejsce Zamień) lub ewentualnie dodaj spację. Ponownie spróbuj zamienić wszystko po przetestowaniu kilku wystąpień.
Ostatnim krokiem może być zresetowanie tych twardych zwrotów, które są obecnie reprezentowane przez symbole zastępcze, takie jak dwie gwiazdki. Pamiętaj, że symbole zastępcze tak naprawdę nie mają żadnego konkretnego znaczenia. Używasz ich po prostu jako czegoś, co możesz znaleźć, a następnie zastępujesz je dwoma trudnymi zwrotami. Znów znajdziesz je w oknie dialogowym Znajdź i zamień w sekcji Więcej w obszarze Specjalne. Sprawdź inne opcje, ponieważ zobaczysz w dokumencie wiele rzeczy do wyszukania poza zwykłym tekstem i interpunkcją.
Teraz masz dokument, który prawdopodobnie wymaga tylko odrobiny uporządkowania, na przykład dodania lub usuwając kilka spacji. Wystarczy kilka kliknięć i kilka poprawek, aby zaoszczędzić czas na edytowaniu dokumentów Word i skupić się na tym, co jest dla Ciebie ważniejsze.
Autor: Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Certyfikowany trener firmy Microsoft, prelegent dotyczący produktywności, certyfikowany wirtualny prezenter