Kanban wyjaśniony dla początkujących | Kompletny przewodnik

Kanban to metoda zarządzania przepływem pracy służąca do definiowania, zarządzania i ulepszania usług dostarczających wiedzę. Ma na celu pomóc Ci zwizualizować Twoją pracę, zmaksymalizować wydajność i ciągłe doskonalenie. Z języka japońskiego kanban jest tłumaczony jako billboard lub szyld. Pochodzący z produkcji, później stał się terytorium zajmowanym przez zespoły programistów Agile. Ostatnio zaczęły być rozpoznawane przez jednostki biznesowe z różnych branż.

Ponieważ coraz więcej osób słyszy o Kanbanie, często pojawiają się błędne interpretacje.
Czym dokładnie jest Kanban? Jak zbudować system Kanban?
Oto najważniejsze rzeczy, które musisz wiedzieć o metodzie i jej praktycznym zastosowaniu.

Co to jest Kanban? Definicja i krótkie wprowadzenie.

Definicja Kanban. Początkowo powstał jako system harmonogramowania dla odchudzonej produkcji, wywodzący się z Toyota Production System (TPS). Pod koniec lat czterdziestych Toyota wprowadziła do swojej produkcji produkcję „just in time”. Podejście to reprezentuje system pull. Oznacza to, że produkcja opiera się na popycie klientów, a nie na standardowej praktyce wypychania towarów i wypychania ich na rynek.

Ich unikalny system produkcji położył podwaliny pod produkcję odchudzoną lub po prostu odchudzoną. Jego głównym celem jest zminimalizowanie ilości odpadów bez poświęcania produktywności. Głównym celem jest zwiększenie wartości dla klienta bez generowania dodatkowych kosztów.

Oryginalny system Kanban, źródło: Toyota Global Website

Metoda Kanban

Na początku XXI wieku kluczowi gracze w branży oprogramowania szybko zdali sobie sprawę, jak można wykorzystać Kanban do zmiany sposobu produktów i usługi były świadczone pozytywnie.

Ze zwiększonym naciskiem na wydajność i wykorzystując Dzięki postępom w technologii komputerowej Kanban opuścił świat motoryzacyjny i został z powodzeniem zastosowany w innych złożonych sektorach komercyjnych, takich jak IT, rozwój oprogramowania, R & D i inne.

Rzeczywiście, to, co obecnie rozpoznajemy jako metodę Kanban ze wszystkimi podstawowymi elementami, pojawiło się na początku 2007 roku.

Możesz zacząć budować swój system Kanban, konfigurując najprostszą tablicę Kanban z trzema podstawowymi kolumnami – „Żądane”, „W toku” i „Gotowe”. Prawidłowo skonstruowany, zarządzany i działający służy jako repozytorium informacji w czasie rzeczywistym, wskazując wąskie gardła w systemie i wszystko inne, co może zakłócić płynne praktyki pracy.

Ale jak działa metoda Kanban?

Odkryjmy więcej.

Cztery podstawowe praktyki Kanban

David J. Anderson (pionier w dziedzinie Lean / Kanban dla pracy z wiedzą) sformułował metodę Kanban jako podejście do przyrostowych, ewolucyjnych procesów i zmian systemowych w organizacjach pracujących nad wiedzą. Koncentruje się na wykonywaniu zadań, a jego podstawy można podzielić na cztery podstawowe zasady i sześć praktyk.

Zasada 1: Zacznij od tego, co teraz robisz

Elastyczność Kanban pozwala na nałożenie go na istniejące przepływy pracy, systemy i procesy bez zakłócania tego, co już zostało pomyślnie wykonane; naturalnie wskaże problemy, które należy rozwiązać, i pomoże ocenić i zaplanować zmiany, tak aby ich wdrażanie nie było uciążliwe, jak to tylko możliwe.

Wszechstronność Kanban pozwala na wprowadzaj ją stopniowo do wszystkich typów organizacji, bez obawy przed nadmiernym zaangażowaniem lub „szokiem kulturowym”, ponieważ nie ma potrzeby wprowadzania gruntownych zmian od samego początku.

Zasada 2: Zgoda na kontynuację przyrostu , Ewolucyjna zmiana

Metodologia Kanban została zaprojektowana tak, aby stawić czoła minimalnemu oporowi. Zachęca do ciągłych małych przyrostowych i ewolucyjnych zmian w obecnym procesie. Ogólnie rzecz biorąc, odradza się wprowadzanie gruntownych zmian, ponieważ zwykle napotykają opór spowodowany strachem lub niepewnością.

Zasada 3: Szanuj obecny proces, role & Obowiązki

Kanban uznaje, że istniejące procesy, role, obowiązki i tytuły mają wartość i generalnie warto je zachować. Metoda Kanban nie zabrania zmiany, ale też nie zaleca jej jako „panaceum”. Ma na celu promowanie i zachęcanie do stopniowych, logicznych zmian bez wywoływania strachu przed samą zmianą.

Zasada 4: Zachęcanie do działania przywództwa na wszystkich poziomach

To najnowsza zasada Kanbana.Przypomina, że przywództwo pochodzi z codziennych działań ludzi na pierwszej linii ich zespołów. Każdy musi wspierać nastawienie na ciągłe doskonalenie (Kaizen), aby osiągnąć optymalne wyniki na poziomie zespołu / działu / firmy. To nie może być kierownictwo poziom aktywności.

Sześć praktyk Kanban

Chcąc wdrożyć metodę Kanban, każda organizacja musi ostrożnie podchodzić do praktycznych kroków. Istnieje sześć podstawowych praktyk określonych przez Davida Andersona, które muszą być obecne w celu pomyślnego wdrożenia.

Wizualizuj przepływ pracy

Prosta tablica Kanban

Aby zwizualizować swój proces w systemie Kanban, będziesz potrzebować tablicy z kartami i kolumnami Tablica reprezentuje krok w Twoim przepływie pracy. Każda karta Kanban reprezentuje element pracy.

Pierwszą i najważniejszą rzeczą dla Ciebie jest zrozumienie, co jest potrzebne, aby uzyskać element z żądania do produktu dostarczanego. Dopiero po zrozumieniu, jak obecnie funkcjonuje przepływ pracy, możesz dążyć do jego ulepszenia poprzez wprowadzenie niezbędnych zmian.

Kiedy zaczynasz pracę nad elementem X, wyciągasz go z kolumnę „Do zrobienia”, a po jej zakończeniu przenosisz ją do „Gotowe”. W ten sposób możesz łatwo śledzić postępy i wykrywać wąskie gardła.

Ograniczenie pracy w toku

Cyfrowa tablica Kanban z limitami WIP

Jedną z głównych funkcji Kanban jest zapewnienie zarządzalnej liczby aktywnych elementów w toku w dowolnym momencie. nie ma limitów pracy w toku, nie korzystasz z Kanbana. Przełączanie punktu ciężkości zespołu w połowie zwykle szkodzi procesowi, a wielozadaniowość to pewna droga do generowania marnotrawstwa i nieefektywności.

Ograniczenie WIP oznacza wdrożenie systemu ściągania części lub całego przepływu pracy. Ustawienie maksymalnej liczby elementów na etap zapewnia, że karta zostanie„ wciągnięta ”do następnego kroku tylko wtedy, gdy jest dostępna pojemność. Takie ograniczenia szybko oświetlą obszary problemowe w Twoim przepływie, dzięki czemu można je zidentyfikować i rozwiązać.

Zarządzaj przepływem

Zarządzanie przepływem polega na zarządzaniu praca, ale nie ludzie. Przez przepływ rozumiemy przepływ elementów pracy przez proces produkcyjny.

Jednym z głównych celów wdrażania systemu Kanban jest stworzenie płynnego, zdrowego przepływu. Zamiast mikro-zarządzania ludźmi i starania się, aby byli przez cały czas zajęci, powinniśmy skupić się na zarządzaniu procesami pracy i zrozumieniu, jak przyspieszyć tę pracę przez system. Oznaczałoby to, że nasz system Kanban szybciej tworzy wartość.

Wyraźnie określ zasady procesu

Nie możesz ulepszyć czegoś, czego nie masz Rozumiesz. Dlatego twój proces powinien być jasno zdefiniowany, opublikowany i uspołeczniony. Ludzie nie zrzeszaliby się i nie brali udziału w czymś, w co ich zdaniem nie byłoby przydatne.

Gdy wszyscy znają wspólny cel, będą mogli pracować i podejmować decyzje dotyczące pozytywnego wpływu.

Pętle opinii

W przypadku zespołów i firm, które chcą być bardziej elastyczne, wdrożenie pętli opinii jest obowiązkowym krokiem. Zapewniają, że organizacje odpowiednio reagują na potencjalne zmiany i umożliwiają transfer wiedzy między interesariuszami. Przykładem takiej pętli sprzężenia zwrotnego jest codzienne spotkanie stand up w celu synchronizacji zespołu. Odbywa się przed tablicą Kanban, a każdy członek mówi innym, co robili poprzedniego dnia i co będą robić dzisiaj.

Istnieją również przegląd świadczenia usług, przegląd operacji, przegląd strategii i spotkania dotyczące przeglądu ryzyka. Częstotliwość zależy od wielu czynników, ale idea jest taka, że są one regularne, o ściśle określonej godzinie, od razu do celu i nigdy niepotrzebnie długie.

Idealny średnia długość walki powinna wynosić od 10 do 15 minut, a inni mogą trwać nawet godzinę lub dłużej, w zależności od wielkości zespołu i tematów.

Ulepszaj zespołowo (używając modeli & metoda naukowa)

Sposobem na osiągnięcie ciągłego doskonalenia i trwałych zmian w organizacji jest wspólna wizja lepszej przyszłości i zbiorowa zrozumienie problemów, które wymagają naprawy.

Zespoły ze wspólnym zrozumieniem swoich celów, przepływu pracy, procesu i ryzyka mają większe szanse na wspólne zrozumienie problemu i wspólnie pracować nad ulepszeniami.

Pozytywna strona Kanbana

Obecnie wiele organizacji przyjmuje metodę Kanban, aby stać się bardziej zwinnymi i uporządkować chaotyczne procesy pracy. Mówiąc najprościej, system Kanban pomaga wykonać więcej pracy.

Ale zagłębmy się nieco głębiej i zobaczmy prawdziwe korzyści płynące z używania Kanban.

Wszyscy są na tej samej stronie

Podstawową ideą Kanbana jest wizualizacja każdej pracy na tablicy. W ten sposób tablica Kanban zamienia się w centralne centrum informacyjne. Wszystkie zadania są widoczne i nigdy się nie gubią, co zapewnia przejrzystość całego procesu pracy. Każdy członek zespołu może mieć szybką aktualizację stanu każdego projektu lub zadania.

Kanban ujawnia wąskie gardła w Twoim przepływie pracy

Po utworzeniu Tablica Kanban i wypełnisz ją kartami, zobaczysz, że niektóre kolumny będą przepełnione zadaniami. Pomoże Ci to dostrzec wąskie gardła w przepływie pracy i odpowiednio je rozwiązać. Na przykład możesz zorientować się, jak duże powinny być zadania, aby Twój zespół mógł szybko je wykonać.

Kanban zapewnia elastyczność

Jeśli jeśli przyjrzysz się podstawowym zasadom Kanban, szybko zrozumiesz, że każdy zespół może go używać w Twojej organizacji, od R & D do HR.

Głównym powodem jest to, że Kanban szanuje obecny stan Twojej organizacji i nie wymaga rewolucyjnych zmian. Wręcz przeciwnie, sugeruje, że powinieneś dążyć do stopniowych, ewolucyjnych zmian i ciągłego doskonalenia.

Twój zespół jest bardziej responsywny

Kanban został stworzony, aby zaspokoić rzeczywiste zapotrzebowanie klientów w odpowiednim czasie, a nie wypychać towary na rynek. Dzisiaj, w pracy z wiedzą, Kanban ułatwia reagowanie na ciągle zmieniające się wymagania klientów. Pozwala zespołom być bardziej elastycznymi, dostosowywać się do zmieniających się priorytetów, reorganizować lub szybko przełączać koncentrację.

Skupiasz się s na zakończeniu pracy w celu zwiększenia współpracy i produktywności

Jedną z głównych zalet Kanban jest to, że wymaga od zespołów skupienia się na ich bieżących zadaniach, dopóki nie zostaną ukończone. Jest to możliwe dzięki koncepcji ograniczania pracy w toku.

Ograniczenie WIP sprzyja współpracy zespołów w celu szybszego wykonywania zadań, co z drugiej strony eliminuje czynniki rozpraszające, takie jak przełączanie kontekstów i wielozadaniowość. Ostatecznie ma to pozytywny wpływ na produktywność zespołu.

Współczesny Kanban

Wraz z rozwojem technologii Kanban również był stale ulepszany. Cyfrowe tablice Kanban zostały opracowane w celu przezwyciężenia problemów pojawiających się w zdalnych zespołach.

Przykład cyfrowej tablicy Kanban

Łatwy dostęp dla zdalnych członków zespołu

W dzisiejszych czasach zespoły są często rozproszone po całym świecie. Nie mogą pracować na fizycznej tablicy, dlatego potrzebują cyfrowej tablicy, do której będą mieli dostęp z dowolnego miejsca, aby być bardziej elastycznym. Tablice Kanban w chmurze to najskuteczniejszy sposób na doprowadzenie wszystkich do tego samego toru. Zapewniają dostęp do wszystkich informacji z dowolnego urządzenia w dowolnym momencie i pokazują działania na żywo.

Analiza przepływu

Ponadto oprogramowanie Kanban pozwala na zaawansowany proces analityczny, który pomaga szczegółowo śledzić wydajność, wykrywać wąskie gardła i wdrażać niezbędne zmiany.

Integracje z innymi narzędziami

Tablice cyfrowe można również łatwo zintegrować z innymi systemami. Mogą dać cenną perspektywę na cały proces, zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność.

Automatyzacja przepływu pracy

Rozwiązanie Kanban online pozwala zautomatyzować niektóre części procesów i zaoszczędzić cenny czas. Dzięki niestandardowym automatom każdy typowy przepływ pracy może być bardziej wydajny.

Kanban w pigułce

System Kanban to coś więcej niż karteczki samoprzylepne na Ściana. Najłatwiejszym sposobem zrozumienia Kanbana jest przyjęcie jego filozofii i zastosowanie jej w codziennej pracy. Jeśli czytasz, rozumiesz i rezonujesz z czterema podstawowymi zasadami, praktyczne przejście wydaje się logiczne, a nawet nieuniknione.

Wizualizacja przepływu pracy, ustalanie limitów WIP, zarządzanie przepływem, zapewnienie wyraźnych zasad i usprawnień opartych na współpracy sprawi, że proces znacznie wykracza poza to, co możesz pomyśleć. Pamiętaj, aby regularnie organizować pętle opinii, a wszystkie te elementy razem ujawnią prawdziwą siłę Kanban.

Podsumowanie

Na początku próba nauczenia się, czym jest Kanban, może być trudna, ale teraz, gdy już wiesz, co to jest, możesz w pełni wykorzystać główne zalety Kanban:

• Fizyczne i cyfrowe tablice Kanban ułatwiają wizualizację pracy
• Kanban jest łatwy do przyjęcia i – po prostu zacznij od tego, co masz
• Limity WIP pozwalają stać się bardziej wydajnymi
• Zasady i praktyki Kanban oferują ewolucyjną ścieżkę prowadzącą do zwinności bez zakłócania obecne procesy