8-stopniowy model zmiany Kottera

„Zmiana jest jedyną stałą.” – Heraklit, grecki filozof

To, co było prawdą ponad 2000 lat temu, jest tak samo aktualne. Żyjemy w świecie gdzie „biznes jak zwykle” to zmiana. Nowe inicjatywy, praca oparta na projektach, ulepszenia technologii, wyprzedzanie konkurencji – te rzeczy łączą się, aby napędzać ciągłe zmiany w sposobie naszej pracy.

Czy Ty rozważając małą zmianę w jednym lub dwóch procesach lub ogólnosystemową zmianę w organizacji, często czujesz się nieswojo i onieśmielona skalą wyzwania.

Wiesz, że zmiana musi zdarza się, ale tak naprawdę nie wiesz, jak to zrobić. Gdzie zaczynasz? Kogo w to angażujesz? Jak doprowadzisz to do końca?

Istnieje wiele teorii na temat tego, jak „dokonać” zmiany. Wiele z nich pochodzi od Johna Kottera, guru przywództwa i zarządzania zmianą. Profesor Harvard Business School i światowej sławy ekspert w dziedzinie zmian, Kotter przedstawił swój ośmiostopniowy proces zmian w swojej książce „Leading Change” z 1995 roku.

W tym artykule, wideo i infografice przyglądamy się jego osiem kroków prowadzących do wprowadzenia zmian, poniżej.

Krok 1: Utwórz pilność

Aby zmiana się wydarzyła, pomaga, jeśli cała firma naprawdę tego chce. Rozwiń poczucie pilności wokół potrzeby zmiany. Może to pomóc Ci pobudzić początkową motywację do ruszenia z miejsca.

To nie jest tylko kwestia pokazywania ludziom słabych statystyk sprzedaży lub mówienia o zwiększonej konkurencji. Otwórz szczery i przekonujący dialog o tym, co się dzieje na rynku i u konkurencji. Jeśli wiele osób zacznie mówić o proponowanej przez Ciebie zmianie, pilność może się zbudować i czerpać z niej korzyści.

Co możesz zrobić:

• Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia i opracuj scenariusze pokazujące co może się wydarzyć w przyszłości.
• Zbadaj możliwości, które powinny być lub mogłyby zostać wykorzystane.
• Rozpocznij uczciwe dyskusje i podaj dynamiczne i przekonujące powody, aby ludzie zaczęli mówić i myśleć.
• Poproś o wsparcie klientów, zewnętrznych interesariuszy i ludzi z branży, aby wzmocnić swoją argumentację.

Krok 2: Utwórz silną koalicję

Przekonaj ludzi, że zmiana jest konieczna. Często wymaga to silnego przywództwa i widocznego wsparcia kluczowych osób w Twojej organizacji. Zarządzanie zmianą nie wystarczy – musisz nią kierować.

W całej organizacji możesz znaleźć skutecznych liderów zmian – niekoniecznie przestrzegają oni tradycyjnej hierarchii firmy. Aby przewodzić zmianom, musisz zebrać koalicję lub zespół wpływowych ludzi, których władza pochodzi z różnych źródeł, w tym stanowiska, statusu, wiedzy i znaczenia politycznego.

Po utworzeniu „Koalicja zmiany” musi pracować jako zespół, nadal budując pilność i rozpęd wokół potrzeby zmiany.

Co możesz zrobić:

• Zidentyfikuj prawdziwych liderów w swoją organizację, a także kluczowych interesariuszy.
• Poproś o emocjonalne zaangażowanie tych kluczowych osób.
• Pracuj nad budowaniem zespołu w ramach koalicji zmian.
• Sprawdź swój zespół pod kątem słabych obszarów i upewnij się, że masz dobrą mieszankę ludzi z różnych działów i różnych poziomów w swojej firmie.

Krok 3: Stwórz wizję zmiany

Kiedy po raz pierwszy zaczniesz myśleć o zmianie, prawdopodobnie pojawi się wiele świetnych pomysłów i rozwiązań. Połącz te pojęcia z ogólną wizją, którą ludzie mogą łatwo uchwycić i zapamiętać.

Jasna wizja może pomóc każdemu zrozumieć, dlaczego „prosisz ich o zrobienie czegoś. Kiedy ludzie sami zobaczą, o co Ci chodzi” osiągnąć, wtedy dyrektywy, które im zostały przekazane, będą miały większy sens.

Co możesz zrobić:

• Określ wartości, które są kluczowe dla zmiany.
• Opracuj krótkie podsumowanie (jedno lub dwa zdania), które przedstawi to, co „widzisz” jako przyszłość swojej organizacji.
• Utwórz strategię realizacji tej wizji.
• Upewnij się, że koalicja zmian może opisać wizję w pięć minut lub krócej.
• Często ćwicz „przemówienie wizji”.

Krok 4: Przekaż wizję

To, co zrobisz ze swoją wizją po jej utworzeniu, zadecyduje o Twoim sukcesie. Twoja wiadomość prawdopodobnie będzie miała silną konkurencję ze strony innych codziennych komunikatów w firmie, więc musisz przekazywać ją często i silnie oraz osadzać we wszystkim, co robisz.

Nie tylko dzwonić specjalne spotkania, aby przekazać swoją wizję. Zamiast tego rozmawiaj o niej przy każdej okazji. Korzystaj z wizji codziennie, aby podejmować decyzje i rozwiązywać problemy. Kiedy będziesz mieć ją świeżą w umysłach wszystkich, zapamiętają ją i zareagują.

Ważne jest również, aby „przejść rozmowę”. To, co robisz, jest o wiele ważniejsze – i wiarygodne – niż to, co mówisz. Zademonstruj zachowanie, jakiego oczekujesz od innych.

Co możesz zrobić:

• Często rozmawiaj o swojej wizji zmiany.
• Zwracaj się do ludzi ” obawy i obawy, otwarcie i szczerze.
• Zastosuj swoją wizję do wszystkich aspektów operacji – od szkolenia po ocenę wyników. Powiąż wszystko z wizją.
• Daj przykład.

Krok 5: Usuń przeszkody

Jeśli wykonasz te kroki i osiągniesz ten punkt w procesie zmiany, mówisz o swojej wizji i budowaniu akceptacji wszystkich poziomy organizacji. Miejmy nadzieję, że Twoi pracownicy będą chcieli być zajęci i osiągnąć korzyści, które promujesz.

Ale czy ktoś opiera się zmianie? Czy są procesy lub struktury, które stają mu na drodze?

Stwórz strukturę umożliwiającą zmianę i nieustannie sprawdzaj, czy nie ma na nią przeszkód. Usuwanie przeszkód może wzmocnić ludzi, których potrzebujesz, aby zrealizować swoją wizję, i może pomóc w rozwoju zmian.

Co chcesz do:

• Zidentyfikuj lub zatrudnij liderów zmiany, których głównym zadaniem jest dostarczenie zmiany.
• Przyjrzyj się swojej strukturze organizacyjnej, opisom stanowisk oraz systemom wydajności i wynagrodzeń aby upewnić się, że są one zgodne z Twoją wizją.
• Rozpoznawaj i nagradzaj ludzi za dokonywanie zmian.
• Zidentyfikuj osoby, które opierają się zmianie i pomóż im zobaczyć, co jest potrzebne .
• Podejmij działania, aby szybko usunąć bariery (ludzkie lub inne).

Krok 6: Stwórz krótkoterminowe zwycięstwa

Nic nie motywuje bardziej niż sukces. Daj swojej firmie posmak zwycięstwa już na wczesnym etapie procesu zmian. W krótkim czasie (może to być miesiąc lub rok, w zależności od rodzaju zmiany), będziesz chciał mieć kilka „szybkich zwycięstw”, które zobaczą Twoi pracownicy. Bez tego krytycy i negatywni myśliciele mogą zranić Twoje postęp.

Stwórz krótkoterminowe cele – a nie tylko jeden cel długoterminowy. Chcesz, aby każdy mniejszy cel był osiągalny, z niewielką szansą na porażkę. Twój zespół zajmujący się zmianą może wymagać bardzo ciężkiej pracy, aby go osiągnąć z tymi celami, ale każda „wygrana”, którą wyprodukujesz, może dodatkowo zmotywować cały personel.

Co możesz zrobić:

• Poszukaj pewnych projektów, które możesz wdrożyć bez pomocy jakichkolwiek zdecydowanych krytyków zmiany.
• Nie wybieraj wczesnych celów, które są drogie. Chcesz być w stanie uzasadnić inwestycję w każdy projekt.
• Dokładnie przeanalizuj potencjalne zalety i wady swoich celów. Jeśli nie uda Ci się osiągnąć wczesnego celu, może to zaszkodzić całej inicjatywie zmiany.
• Nagradzaj ludzi, którzy pomagają Ci osiągnąć cele.

Krok 7: Buduj na zmianie

Kotter twierdzi, że wiele projektów zmian kończy się niepowodzeniem, ponieważ zwycięstwo jest ogłaszane zbyt wcześnie. Prawdziwa zmiana jest głęboka. Szybkie zwycięstwa to dopiero początek tego, co należy zrobić, aby osiągnąć długoterminową zmianę.

Uruchomienie jednego nowego produktu przy użyciu nowego systemu jest świetne. Jeśli jednak możesz wprowadzić 10 produktów, oznacza to, że nowy system działa. Aby osiągnąć ten dziesiąty sukces, musisz nadal szukać ulepszeń.

Każdy sukces jest okazją do oparcia się na tym, co poszło dobrze, i określenia, co możesz poprawić.

Co możesz zrobić:

• Po każdej wygranej przeanalizuj, co poszło dobrze i co wymaga poprawy.
• Wyznacz cele, aby dalej budować na osiągniętym tempie.
• Dowiedz się więcej o kaizen, idei ciągłego doskonalenia.
• Utrzymuj świeżość pomysłów, wprowadzając nowe zmiany panowie i liderzy Twojej koalicji na rzecz zmian.

Krok 8: Zakotwicz zmiany w kulturze korporacyjnej

Wreszcie, aby wprowadzić zmiany, powinno stać się częścią jądra Twojej organizacji.Twoja kultura korporacyjna często decyduje o tym, co zostanie zrobione, więc wartości stojące za Twoją wizją muszą być widoczne w codziennej pracy.

Nieustannie staraj się, aby zmiana była widoczna w każdym aspekcie Twojej organizacji. Pomoże to nadać tej zmianie solidne miejsce w kulturze Twojej organizacji.

Ważne jest również, aby liderzy Twojej firmy nadal wspierali zmianę. Obejmuje to obecnych pracowników i nowych liderów, którzy są w. Jeśli stracisz wsparcie tych ludzi, możesz skończyć z powrotem tam, gdzie zacząłeś.

Co możesz zrobić:

• Rozmawiaj o postępach przy każdej okazji. Opowiedz historie sukcesu dotyczące procesu zmiany i powtórz inne historie, które słyszysz.
• Uwzględnij ideały zmiany i wartości podczas zatrudniania i szkolenia nowych pracowników.
• Publicznie rozpoznawaj kluczowych członków swojego oryginału zmień koalicję i upewnij się, że reszta personelu – zarówno nowa, jak i stara – pamięta ich wkład.
• Twórz plany zastępowania kluczowych liderów zmian w miarę ich przechodzenia. Pomoże to zapewnić, że ich dziedzictwo nie zostanie utracone lub zapomniany.

Przedruk za zgodą Harvard Business Review. Z „Leading Change” Johna P. Kottera. Copyright © 2012 Harvard Busin Ess School Publishing Corporation; wszelkie prawa zastrzeżone.

Infografika

Kliknij poniższy obrazek, aby zobaczyć model Kottera przedstawiony na infografice: