Bent u onlangs afwezig geweest op uw werk of bent u van plan om in de toekomst weg te gaan? Als dat het geval is, wil je misschien een excuusbrief schrijven voor je baas of HR.
In feite kan het zijn dat je je afwezigheid moet documenteren. Sommige bedrijven schrijven voor dat alle vrije dagen schriftelijk worden vastgelegd. Weer anderen hebben een schriftelijke nota nodig voor sommige afwezigheden (of de duur van de afwezigheid), maar niet voor andere. Het is het beste om vertrouwd te raken met het bedrijfsbeleid zodra u weet dat u niet aan het werk bent.
Als u dat doet, zult u waarschijnlijk opmerken dat enkele excuses voor het missen van werk zijn beschouwd als legitiemer dan anderen. Een ziektedag is bijvoorbeeld waarschijnlijk toegestaan, maar niet als dat nodig is door te veel eten of drinken. (Zelfs niet als het komt omdat je te veel verjaardagstaart hebt gegeten, wat een echt excuus is dat blijkt uit een CareerBuilder-enquête over ziektedagen.)
Of het bedrijfsbeleid is om een afwezigheids-excuusbrief of niet, het is altijd een goed idee om gemiste werkdagen te documenteren, zowel voor uw administratie als voor de administratie van het bedrijf. In sommige gevallen kunt u zich ziek melden of snel een e-mail sturen waarin staat dat u er niet bent.
Op die manier, mocht er ooit een vraag rijzen over uw vrije tijd, uit uw bestand blijkt dat uw afwezigheden allemaal legitiem waren.
Hoe u een e-mail of brief over afwezigheid op het werk schrijft
Uw excuusbrief voor het werk kan via papier worden verzonden of e-mail. Als u een brief binnen het kantoor verstuurt, moet u aan het begin de datum en de contactgegevens van uw supervisor of HR-manager vermelden.
- Uw de onderwerpregel van de e-mail moet uw naam en “Excuus bij afwezigheid” bevatten.
- Begin uw brief altijd formeel: “Geachte mevrouw Jones” of “Geachte Phyllis.”
- De hoofdtekst van uw brief moet kort en specifiek zijn, met vermelding van de reden voor uw afwezigheid, de datum, duur en of u verklarende documentatie toevoegt, zoals dokters- of ER-papierwerk.
- Gebruik een beleefde en professionele afsluiting, zoals Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groet.
Onthoud dat alle zakelijke correspondentie er professioneel uit moet zien . Gebruik, zelfs in een informeel kantoor, het juiste formaat voor uw brief en proeflees deze voordat u deze verzendt.
Onzorgvuldige fouten zijn negatief voor uw professional reputatie. U wilt niet dat een slecht geschreven verzuim-excuus onderdeel wordt van uw dienstverband.
Voorbeelden van werkverzuimbrieven
Hier zijn voorbeelden van excuusbrieven voor afwezigheid om te beoordelen wanneer u een schriftelijk excuus moet geven voor ontbrekend werk. Het is prima om de brief kort en simpel te houden. Vermeld alleen de exacte datum van de afwezigheid en de belangrijkste reden erachter.
Voorbeeldwerk Afwezigheidsbrief # 1
Datum
Voornaam Achternaam
Titel
Organisatie
Adres Stad, staat Postcode
Geachte heer Achternaam:
Accepteer deze brief als schriftelijke kennisgeving dat ik op 1 augustus 2019 niet naar het werk kon gaan vanwege een ziekte van mijn familie.
Laat het me weten als ik kan verstrekken alle verdere informatie of documentatie van het kantoor van onze arts.
Met vriendelijke groet,
Uw handtekening (papieren brief)
Uw getypte naam
Uitvouwen
Voorbeeld Excuusbrief # 2 Afwezigheid
Datum
Voornaam Achternaam
Titel
Organisatie
Adres Stad, Staat Postcode
Geachte mevrouw Achternaam,
Ik schrijf om mijn afwezigheid op 15 juli 2019 te documenteren. Ik moest mijn zoon om zijn been te zetten na een blessure in zijn honkbalwedstrijd de vorige nacht.
Zie bijgevoegde documentatie van de pediatrische orthopedist. Laat het me weten als u aanvullende informatie nodig heeft.
Met vriendelijke groet,
Uw handtekening (papieren brief)
Uw getypte naam
Expand
Voorbeeld van e-mailbericht 1 van afwezigheid
Onderwerp: Voornaam Achternaam – Excuus afwezigheid
Beste manager,
Accepteer deze brief als bewijs van mijn afwezigheid op 9 augustus 2019. Ik was op reis naar en woonde de begrafenis van mijn grootmoeder bij.
Als je vragen hebt, graag neem gerust contact met mij op. Bedankt voor uw begrip.
Met vriendelijke groet,
Voornaam Achternaam
555-555-5555
Uitvouwen
Voorbeeld van excuus voor afwezigheid e-mailbericht # 2
Onderwerp: Roger Bledsoe – Excuus voor afwezigheid
Geachte heer Garner,
Accepteer deze brief als schriftelijke documentatie van mijn afwezigheid op 30 augustus 2019. Zoals u weet, ben ik in een echtscheidingsproces en heb ik besprekingen gehad met mijn advocaat en financieel planner.
Ik waardeer uw steun en begrip. Laat het me weten als ik aanvullende details of documentatie kan verstrekken.
Met vriendelijke groet,
Roger Bledsoe
555-555-5555
Uitvouwen
Voorbeeld van afwezigheidsbericht nr. 3
Onderwerp: Janet Nathan – Excuus voor afwezigheid
Geachte mevrouw Blevens,
Accepteer deze e-mail als schriftelijke documentatie van mijn afwezigheid gisteren op 14 november 2018. Een boom viel op ons huis tijdens de storm van de avond ervoor, en ik moest onze verzekeringsagent, een boomverzorger en een dakdekker ontmoeten.
Ik waardeer uw steun en begrip. Laat het me weten als ik aanvullende details of documentatie kan verstrekken, zoals fotos van de schade.
Met vriendelijke groet,
Janet Nathan
555-555-5555
Uitvouwen
Belangrijkste afhaalmaaltijden
Als u afwezig bent van het werk, plan dan om een afwezigheid te schrijven Excuusbrief: sommige bedrijven hebben beleidsregels die deze brieven vereisen, maar u moet er in ieder geval een sturen.
Sommige excuses zijn beter dan andere: maak uzelf vertrouwd met het bedrijfsbeleid zodat u zeker weet dat uw excuus gedekt is .
Wees snel en professioneel: schrijf een formele zakelijke brief of e-mail en zorg ervoor dat u deze proefleest voordat u deze verstuurt.
Gebruik een voorbeeld van een excuusbrief of e-mail: pas uw notitie aan zodat deze uw omstandigheden.