De non-profit sector dient het algemeen belang en speelt een essentiële rol in onze economieën. Door hard te werken om gemeenschappen te versterken en een verscheidenheid aan problemen en uitdagingen aan te pakken, verrijken non-profitorganisaties ons leven op verschillende manieren. Ze komen onze samenleving ten goede op gebieden als religie, wetenschap, economie, gezondheid, kunst en cultuur, burgerrechten, milieu en onderwijs, en meer.
Individuen, bedrijven, stichtingen en regeringen helpen allemaal om dat mogelijk te maken door tijd, middelen en geld te investeren in non-profitorganisaties.
Statuten voor non-profitorganisaties verhogen het niveau van aansprakelijkheid, transparantie en effectiviteit van alle non-profitorganisaties om uitmuntendheid in hun dienstverlening te bevorderen en vertrouwen te wekken.
Hoe verwijderen we een bestuurslid? Hoe vaak moet het bestuur vergaderen? Dit zijn enkele van de vele veelgestelde vragen die opkomen tijdens non-profitbijeenkomsten, die allemaal kunnen en moeten worden beantwoord in de statuten van non-profitorganisaties. De statuten van een non-profitorganisatie moeten deze en andere vragen beantwoorden terwijl alle toepasselijke staatswetten worden nageleefd.
In dit artikel delen we verschillende basisrichtlijnen en best practices, zodat u een goed beheerde en verantwoord bestuurde organisatie kunt realiseren.
Wat zijn statuten voor non-profitorganisaties?
Statuten voor non-profitorganisaties zijn de bedieningshandleiding van een non-profitorganisatie. Statuten voor non-profitorganisaties (of statuten en statuten) zijn het belangrijkste bestuursdocument voor een non-profitorganisatie. Het zijn de belangrijkste officiële documenten van een organisatie, non-profit of for-profit.
Het bestuur stelt statuten op wanneer de organisatie is opgericht. Statuten vormen een aanvulling op de regels die al zijn gedefinieerd door de code van staatsbedrijven en zullen helpen bij het beheren van uw non-profitorganisatie. Het is belangrijk om de toepasselijke staatswetten te verkrijgen en ervoor te zorgen dat de statuten van uw non-profitorganisatie in overeenstemming zijn. Bovendien hebben sommige steden verdere regels voor non-profitorganisaties.
Statuten worden gebruikt om de acties en beslissingen van het bestuur te sturen. Ze zijn nuttig bij het voorkomen of oplossen van conflicten en meningsverschillen. Ze kunnen de organisatie beschermen tegen mogelijke problemen door duidelijk regels op te stellen rond bevoegdheidsniveaus, rechten en verwachtingen.
Als de Raad van Bestuur de statuten niet volgt, kan hij aansprakelijk worden gesteld voor het schenden van zijn plicht jegens de non-profitorganisatie.
Best practices voor non-profitorganisaties
Zoek hulp.
Het is belangrijk op te merken dat statuten juridische documenten zijn. Dit betekent dat er wettelijke vereisten zijn voor wat er moet worden opgenomen. Deze vereisten variëren afhankelijk van de staat waarin uw non-profitorganisatie actief is. Sommige staatswetten vereisen bijvoorbeeld dat lidmaatschap, bestuursselectie en andere kwesties in de statuten worden vermeld. Om er zeker van te zijn dat uw statuten in overeenstemming zijn met de staatswetten, moet u hulp krijgen bij het opstellen of wijzigen van uw statuten van een gekwalificeerde professional die ervaring heeft met non-profitorganisaties. Niet elke advocaat begrijpt non-profitkwesties. En zelfs als je hulp krijgt, is het nog steeds de verantwoordelijkheid van het bestuur om tijdens het hele proces input te leveren en te stemmen om het eindproduct te adopteren.
Maak ze openbaar.
Hoewel statuten niet in overweging worden genomen openbare documenten, door ze openbaar en gemakkelijk beschikbaar te maken, verhoogt de verantwoordingsplicht en transparantie van de organisatie – waardoor het vertrouwen van donateurs, supporters en begunstigden wordt gewaarborgd.
Voeg geen informatie toe die regelmatig verandert.
De statuten mogen alleen fundamentele regels bevatten die gelden voor de non-profitorganisatie. Informatie die waarschijnlijk vaak zal veranderen (bijv. Functiebeschrijvingen van het personeel, fondsenwervings- of marketingrichtlijnen, handvesten, enz.) Mag niet worden opgenomen. Deze zijn beter geschikt voor procedurehandleidingen of beleidshandleidingen.
Wees ook niet te specifiek. Het is bijvoorbeeld beter om te zeggen dat bestuursvergaderingen maandelijks zullen worden gehouden, in plaats van te specificeren dat ze elke eerste donderdag van de maand om 19.30 uur zullen plaatsvinden.
Maak ze op maat.
Statuten zijn als skeletten. Ze bepalen hoe de entiteit moet “bewegen” en werken, maar “de spieren en organen” zullen variëren – aangezien elke non-profitorganisatie zijn eigen unieke behoeften heeft. Goede statuten komen dus overeen met de missie van de organisatie, specifieke doelen voor bestuur, operationele behoeften en meer.
Een kerkelijke non-profitorganisatie ziet er bijvoorbeeld anders uit dan de non-profitorganisatie van een school. Statuten moeten ook rekening houden met de cultuur van de organisatie, het aantal mensen dat betrokken is bij het leiden van de organisatie en de verwachtingen en attitudes van de leden en bestuurders.
Weet wat het verschil is tussen zullen en mogen ”.
Bij het schrijven van uw non-profitorganisaties is het verschil tussen de woorden” zullen “en” mogen “cruciaal. Gebruik het woord “zullen” als het iets is dat bestuursleden moeten doen. Gebruik “kan” als de taak optioneel is.
Wees niet te ambitieus.
Neem alleen bepalingen op die realistisch zijn. U heeft bijvoorbeeld geen 2/3 goedkeuring nodig van elk stemgerechtigd lid als u in de praktijk niet eens 2/3 van de leden heeft kunnen laten stemmen. Bovendien, als het bestuur zich niet zorgvuldig aan specifieke bepalingen (bijv. Deadlines) gaat houden, is het veel beter om ze weg te laten.
Bekijk ze regelmatig.
Zorg ervoor dat je statuten worden herzien ongeveer elke twee jaar. Omdat de voorwaarden van de bestuursfunctionaris het voor het bestuur moeilijk maken om herzieningen van de statuten bij te houden, moet deze taak worden opgenomen als een verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur. Statuten moeten nauwkeurig weergeven hoe de organisatie werkt en relevant blijven.
Opmerking: als u belangrijke structurele of autoriteitsveranderingen heeft aangebracht, moet u deze in uw volgende formulier 990 melden.
Algemene bepalingen van non-profitorganisaties
I. Naam en doel
U kunt de naam in de titel vermelden, zoals “Statuten van XYZ Corporation”. Om te benadrukken, aangezien het doel wordt vermeld in de statuten, is het niet nodig om het opnieuw te vermelden in de statuten. Als u een doelsectie in uw statuten opneemt, moet deze exact herhalen wat er in de statuten staat.
II. Verkiezingen, rollen en voorwaarden van bestuursleden en functionarissen
Statuten moeten een samenvatting geven van de plichten van de bestuursleden om te goeder trouw te handelen, in het beste belang van de organisatie.
De meeste non-profitorganisaties zijn onder meer een president, vice-president, secretaris en penningmeester. Beschrijf de kwalificaties en taken , evenals details over verkiezing en beëindiging (aftreden en ontslag). U kunt bijvoorbeeld specificeren dat ontslag uit het bestuur schriftelijk moet gebeuren en dat een bestuurslid kan worden verwijderd door 75% van de stemmen van de resterende bestuurders, indien voldoende reden bestaat voor verwijdering.
Voeg een bepaling toe die termlimieten specificeert ruim, een termijn zou drie jaar kunnen zijn, met termijnen van twee opeenvolgende termijnen.
III. Lidmaatschapskwesties (categorieën, verantwoordelijkheden)
Het lidmaatschap van uw non-profitorganisatie kan worden beperkt tot de leden van de Raad van Bestuur. Als u leden heeft, zou u criteria opsommen voor het in aanmerking komen voor lidmaatschap, contributie, rechten van leden, stemrechten en beëindiging van het lidmaatschap.
Schrijf secties die de frequentie van vergaderingen behandelen en wanneer de jaarlijkse vergadering moet worden gehouden. Er kan een gedeelte zijn over het afhandelen van speciale vergaderingen en aankondigingen van vergaderingen.
IV. Vergaderrichtlijnen (frequentie, quorum)
Een quorum is het minimum aantal bestuursleden dat aanwezig moet zijn om officiële beslissingen te kunnen nemen. Als een organisatie momenteel bijvoorbeeld dertig leden heeft en de statuten bepalen dat een derde van de leden een quorum vormt, dan kunnen officiële beslissingen alleen worden genomen op bestuursvergaderingen waar tien of meer leden aanwezig zijn.
Opmerking: veel staten specificeren het minimum dat vereist is voor een quorum, dus zorg ervoor dat u de regels en voorschriften in uw land controleert.
V. Bestuursstructuur (grootte, vaste commissies, indien aanwezig)
Specificeer het minimum en het maximum aantal bestuursleden (bijv. Minimaal drie en maximaal twintig bestuursleden). Sommige staten specificeren een minimum, en andere specificeren een formule voor een minimum en maximum.
Noem de vaste commissies, zoals de financiële commissie of een uitvoerend comité. Bovendien moet dit artikel aangeven hoe een speciale of spoedvergadering kan worden bijeengeroepen. U kunt er ook voor kiezen om het bestuur de mogelijkheid te geven om commissies en taakgroepen op te richten in plaats van specifieke commissies in de statuten te noemen.
VI. Vergoeding en vrijwaring van bestuurders
Vrijwaring is een verklaring die de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders beperkt. In sommige gevallen zijn non-profitorganisaties verplicht om bestuurders en functionarissen te vrijwaren, dat wil zeggen, hen te beschermen en te verdedigen tegen verlies of schade als gevolg van risicos. In andere gevallen is het hun verboden dit te doen.
Schetsen van vergoedingsregelingen voor directeuren, functionarissen en werknemers. Gebruik het IRS-formulier 1023 om de taal te begrijpen die u kunt gebruiken voor de goedkeuring van compensatieregelingen.
VII. Rol van chief executive
De raad neemt de executive director aan. Hij / zij draagt de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de organisatie. Zorg ervoor dat u de bevoegdheid van de raad om de uitvoerend directeur te beëindigen specificeert, inclusief het aantal stemmen dat nodig is om dit besluit uit te voeren.
VIII. Beleid inzake belangenconflicten
Neem een bepaling op voor het omgaan met belangenconflicten. Gebruik de taal die wordt aanbevolen door de IRS. Raadpleeg IRS-formulier 1023 voor richtlijnen.
U kunt het beleid inzake belangenconflicten opnemen in uw non-profitstatuten. Anders kunt u eenvoudig in de statuten vermelden dat het beleid inzake belangenconflicten als een afzonderlijk document moet worden ontwikkeld.
IX. Wijziging van statuten
Om omslachtige procedures te vermijden, moet u ervoor zorgen dat uw statuten niet te moeilijk te wijzigen zijn.Overweeg een wijziging door te laten met een meerderheid van stemmen op een regelmatig geplande bestuursvergadering.
X. Ontbinding van de organisatie
Gewoonlijk moeten non-profitorganisaties een ontbindingsclausule hebben, tenzij anders bepaald door de wet. Wanneer ontbindingsclausules wettelijk verplicht zijn, moeten ze in het algemeen specificeren dat de activa van de organisatie worden verdeeld voor belastingvrije doeleinden.
Daarom kan de ontbindingsclausule van een liefdadigheidsinstelling aangeven dat de activa van de liefdadigheidsinstelling worden verdeeld voor andere liefdadigheidsinstellingen. doeleinden als het goede doel oplost. Of uw organisatie een ontbindingsclausule moet hebben, hangt af van het type organisatie dat u opricht en de wetten van uw staat.
Conclusie
De laatste stap is dat het bestuur de statuten beoordeelt en goedkeurt. De bestuursvoorzitter moet de statuten ondertekenen en de secretaris laten getuigen van de handtekening of alle bestuursleden de statuten laten ondertekenen.
Het opstellen van goede non-profitorganisaties is een kunst die zorgvuldige aandacht vereist voor wettelijke en regelgevende vereisten. Het vraagt om een evenwicht tussen precisie en flexibiliteit, best practices en zorgvuldige afstemming op de non-profitorganisatie.
We hopen dat dit artikel je non-profitorganisatie helpt bij het weerspiegelen van verantwoordelijkheid en transparantie, legale, ethische en verantwoorde fondsenwerving , en effectief bestuur. Door deze te versterken met goede praktijken, toont u aan dat uw non-profitorganisatie het vertrouwen van het publiek verdient. Dit toont bovenal aan dat u serieus bezig bent met het bevorderen van uw missie en het streven naar uitmuntendheid.
Disclaimer:
Niets vermeld of geïmpliceerd in dit artikel moet worden opgevat als juridisch, fiscaal of professioneel advies. Donorbox is geen advocatenkantoor. Raadpleeg een gekwalificeerde advocaat voor vragen over uw specifieke situatie.