De tutorial laat zien hoe rijen in Excel te groeperen om gecompliceerde spreadsheets gemakkelijker leesbaar te maken . Kijk hoe u snel rijen binnen een bepaalde groep kunt verbergen of de volledige omtrek kunt samenvouwen tot een bepaald niveau.
Werkbladen met veel complexe en gedetailleerde informatie zijn moeilijk te lezen en te analyseren. Gelukkig biedt Microsoft Excel een gemakkelijke manier om gegevens in groepen te organiseren, zodat u rijen met vergelijkbare inhoud kunt samenvouwen en uitvouwen om compactere en begrijpelijkere weergaven te maken.
- Rijen groeperen in Excel
- Rijen automatisch groeperen (omtrek)
- Rijen handmatig groeperen (geneste groepen)
- Rijen samenvouwen in Excel
- Hoe rijen uit te vouwen
- Hoe omtreklijnen te verwijderen en rijen op te heffen
- Excel-groeperingstips
- Automatisch groepssubtotalen berekenen
- Standaard Excel-stijlen toepassen naar samenvattingsrijen
- Selecteer en kopieer alleen zichtbare rijen
- Verberg en toon overzichtssymbolen
- Overzichtssymbolen verschijnen niet in Excel
Rijen groeperen in Excel
Groeperen in Excel werkt het beste voor gestructureerde werkbladen met kolomkoppen, geen lege rijen of kolommen en een samenvattingsrij ( subtotaal) voor elke subset rijen. Gebruik een van de volgende manieren om de gegevens te groeperen, terwijl de gegevens correct zijn georganiseerd.
Groepeer automatisch rijen (maak een overzicht)
Als uw dataset slechts één niveau aan informatie bevat, is de snelste manier om Excel automatisch rijen voor u te laten groeperen. Dit is hoe:
- Selecteer een cel in een van de rijen die u wilt groeperen.
- Ga naar het tabblad Gegevens > Omtrek groep, klik op de pijl onder Groep, en selecteer Auto omtrek.
Dat is alles!
Hier is een voorbeeld van wat voor soort rijen die Excel kan groeperen:
Zoals te zien is in de onderstaande schermafbeelding, zijn de rijen perfect gegroepeerd en vertegenwoordigen de omtrekbalken verschillende gegevensniveaus organisatie zijn toegevoegd aan de linkerkant van kolom A.
Zodra de omtrek is gemaakt, kunt u snel details binnen een bepaalde groep verbergen of weergeven door op de min 
of plus 
teken voor die groep. U kunt ook alle rijen samenvouwen of uitvouwen tot een bepaald niveau door op de niveauknoppen 
in de linkerbovenhoek van het werkblad te klikken. Zie Rijen samenvouwen in Excel voor meer informatie.
Rijen handmatig groeperen
Als uw werkblad twee of meer informatieniveaus bevat, is de Auto Outline van Excel mogelijk niet groepeer uw gegevens correct. In dat geval kunt u rijen handmatig groeperen door de onderstaande stappen uit te voeren.
1. Maak buitenste groepen (niveau 1)
Selecteer een van de grotere subsets met gegevens, inclusief alle tussenliggende samenvattingsrijen en hun detailrijen.
Om in de onderstaande dataset alle gegevens voor rij 9 (totaal oost) te groeperen, selecteren we rijen 2 tot en met 8.
Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op de knop Groep, selecteer Rijen en klik op OK.
Hiermee wordt een balk aan de linkerkant van het werkblad die de geselecteerde rijen omvat:
Op een vergelijkbare manier creëer je zoveel buitenste groepen als nodig is.
In dit voorbeeld hebben we nog een buitenste groep nodig voor de regio Noord. Hiervoor selecteren we rijen 10 tot 16 en klikken op het tabblad Gegevens > Groepsknop > Rijen.
Dat set rijen is nu ook gegroepeerd:
2. Geneste groepen maken (niveau 2)
Om een geneste (of binnenste) groep te maken, selecteert u alle detailrijen boven de gerelateerde samenvattingsrij en klikt u op de knop Groeperen.
Bijvoorbeeld, om de Apples-groep in de regio Oost te maken, selecteert u rij 2 en 3 en drukt u op Groep. Om de sinaasappels-groep te maken, selecteert u rij 5 tot en met 7 en drukt u nogmaals op de knop Groeperen.
Op dezelfde manier maken we geneste groepen voor de noordelijke regios en krijgen we het volgende resultaat:
3. Voeg indien nodig meer groeperingsniveaus toe
In de praktijk zijn datasets zelden compleet.Als er op een bepaald moment meer gegevens aan uw werkblad worden toegevoegd, wilt u waarschijnlijk meer overzichtsniveaus maken.
Laten we als voorbeeld de rij met het eindtotaal in onze tabel invoegen en vervolgens de buitenste overzichtsniveau. Om dit te doen, selecteert u alle rijen behalve de rij Eindtotaal (rijen 2 tot en met 17), en klikt u op het tabblad Gegevens > Groepsknop > Rijen.
Zoals te zien is in de onderstaande schermafbeelding, zijn onze gegevens nu gegroepeerd in 4 niveaus:
- Niveau 1: totaal totaal
- Niveau 2: regiototalen
- Niveau 3: artikelsubtotalen
- Niveau 4: detailrijen
Nu we een overzicht van rijen hebben, laten we eens kijken hoe het onze gegevens gemakkelijker zichtbaar maakt.
Rijen samenvouwen in Excel
Een van de handigste functies van Excel-groepering is de mogelijkheid om de detailrijen voor een bepaalde groep te verbergen en weer te geven, en om de volledige omtrek met een muisklik tot een bepaald niveau in of uit te vouwen.
Rijen in een groep samenvouwen
Om de rijen in een bepaalde groep samen te vouwen, klikt u op de min-knop onder aan die groep “s-balk.
Zo kunt u bijvoorbeeld snel alle detailrijen voor de regio Oost verbergen, inclusief subtotalen, en alleen de rij Totaal Oost weergeven:
Een andere manier om rijen in Excel samen te vouwen, is door een cel in de groep te selecteren en op de knop Details verbergen op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht te klikken:
Hoe dan ook, de groep wordt geminimaliseerd tot de overzichtsrij en alle detailrijen worden verborgen.
Samenvouwen of uitvouwen van het geheel overzicht naar een specifiek niveau
Om alle groepen op een bepaald niveau te minimaliseren of uit te breiden, klikt u op het corresponderende overzichtsnummer in de linkerbovenhoek van uw werkblad.
Niveau 1 geeft de minste hoeveelheid gegevens terwijl het hoogste aantal alle rijen uitvouwt. Als uw overzicht bijvoorbeeld 3 niveaus heeft, klikt u op nummer 2 om het derde niveau (detailrijen) te verbergen, terwijl u de andere twee niveaus (overzichtsrijen) weergeeft.
In onze voorbeeldgegevensset hebben we 4 overzichtsregels niveaus, die als volgt werken:
- Niveau 1 toont alleen eindtotaal (rij 18) en verbergt alle andere rijen.
- Niveau 2 toont eindtotaal en regionale subtotalen (rijen 9, 17 en 18).
- Niveau 3 geeft de subtotalen van het eindtotaal, de regio en het item weer (rijen 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 en 18).
- Niveau 4 toont alle rijen.
De volgende schermafbeelding toont de omtrek samengevouwen tot niveau 3.
Rijen uitvouwen in Excel
Om de rijen binnen een bepaalde groep uit te vouwen, klikt u op een cel in de zichtbare samenvattingsrij en klikt u vervolgens op de knop Details weergeven op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht:
Of klik op het plusteken voor de samengevouwen groep rijen die u willen expa nd:
Hoe omtrek in Excel te verwijderen
Als u alle rijgroepen tegelijk wilt verwijderen, dan duidelijk de omtrek. Als u slechts enkele rijgroepen wilt verwijderen (bijv. Geneste groepen), degroepeer dan de geselecteerde rijen.
Hoe de volledige omtrek te verwijderen
Ga naar het tabblad Gegevens > Overzichtsgroep, klik op de pijl onder Groep opheffen en klik vervolgens op Overzicht wissen.
Opmerkingen:
- Als u een omtrek verwijdert in Excel, worden geen gegevens verwijderd.
- Als u een omtrek verwijdert met enkele samengevouwen rijen, blijven die rijen mogelijk verborgen nadat de omtrek is gewist . Om de rijen weer te geven, gebruikt u een van de methoden die worden beschreven in Rijen zichtbaar maken in Excel.
- Zodra de omtrek is verwijderd, kunt u deze niet meer terughalen door op de knop Ongedaan maken te klikken of op de Snelkoppeling ongedaan maken (Ctrl + Z). U moet de omtrek helemaal opnieuw maken.
Een bepaalde groep rijen opheffen
Groepering voor bepaalde rijen verwijderen doe het volgende zonder de hele omtrek te verwijderen:
- Selecteer de rijen die u wilt degroeperen.
- Ga naar het tabblad Gegevens > Groep opheffen en klik op de knop Groep opheffen. Of druk op Shift + Alt + pijl-links, de snelkoppeling Groep opheffen in Excel.
- Selecteer in het dialoogvenster Groep opheffen Rijen en klik op OK.
Hier is bijvoorbeeld hoe u twee geneste rijgroepen (appels subtotaal en sinaasappels subtotaal) kunt degroeperen terwijl u de buitenste oost-totale groep behoudt:
Excel-groeperingstips
Zoals u zojuist heeft gezien, is het vrij eenvoudig om rijen in Excel te groeperen. Hieronder vindt u vind een paar handige trucs die uw werk met groepen nog gemakkelijker zullen maken.
Hoe groepssubtotalen automatisch te berekenen
In alle bovenstaande voorbeelden hebben we onze eigen subtotaalrijen met SUM-formules ingevoegd. Om subtotalen automatisch te laten berekenen, gebruikt u het Subtotaal-commando met de samenvattingsfunctie van uw keuze, zoals SOM, AANTAL, GEMIDDELDE, MIN, MAX, etc. Het Subtotaal-commando zal niet alleen samenvattingsrijen invoegen, maar ook een overzicht maken met in- en uitklapbare rijen , dus twee taken tegelijk voltooien!
Standaard Excel-stijlen toepassen op samenvattingsrijen
Microsoft Excel heeft de vooraf gedefinieerde stijlen voor twee niveaus van samenvattingsrijen: RowLevel_1 (vet) en RowLevel_2 (cursief ). U kunt deze stijlen voor of na het groeperen van rijen toepassen.
Om automatisch Excel-stijlen toe te passen op een nieuw overzicht, gaat u naar het tabblad Gegevens > Overzichtsgroep, klikt u op de Het startprogramma voor het dialoogvenster voor het overzicht, schakel het selectievakje Automatische stijlen in en klik op OK. Daarna maakt u zoals gewoonlijk een omtrek.
Om stijlen toe te passen op een bestaande omtrek, selecteert u ook het vak Automatische stijlen zoals hierboven weergegeven, maar klik op de knop Stijlen toepassen in plaats van op OK.
Hier ziet u hoe een Excel-omtrek met de standaardstijlen voor samenvattingsrijen eruit ziet:
Hoe selecteer en kopieer je alleen zichtbare rijen
Nadat je irrelevante rijen hebt samengevouwen, wil je misschien de weergegeven relevante gegevens ergens anders naartoe kopiëren. Als u de zichtbare rijen echter op de gebruikelijke manier met de muis selecteert, selecteert u in feite ook de verborgen rijen.
Om alleen de zichtbare rijen te selecteren, moet u een paar extra stappen uitvoeren :
- Selecteer zichtbare rijen met de muis.
We hebben bijvoorbeeld alle detailrijen samengevouwen en selecteren nu de zichtbare samenvattingsrijen:
- Ga naar het tabblad Home > Groep bewerken en klik op Zoeken & Selecteer > Ga naar speciaal. Of druk op Ctrl + G (snelkoppeling Ga naar) en klik op de knop Speciaal….
- In het dialoogvenster Ga naar speciaal , selecteer Alleen zichtbare cellen en klik op OK.
Als resultaat worden alleen de zichtbare rijen geselecteerd (de rijen naast verborgen rijen zijn gemarkeerd met een witte rand):
En nu druk je gewoon op Ctrl + C om de geselecteerde rijen te kopiëren en Ctrl + V om ze te plakken hoe u maar wilt.
Hoe omtrekssymbolen te verbergen en weer te geven
Gebruik de volgende sneltoets om de omtrekbalken en niveaunummers in Excel te verbergen of weer te geven: Ctrl + 8.
Als u voor de eerste keer op de snelkoppeling drukt, worden de overzichtssymbolen verborgen. Als u er nogmaals op drukt, wordt de omtrek opnieuw weergegeven.
De overzichtssymbolen verschijnen niet in Excel
Als u kan noch de plus- en mintekens in de groepsbalken noch de cijfers bovenaan de omtrek zien, controleer dan de volgende instelling in uw Excel:
- Ga naar het tabblad Bestand > Opties > Geavanceerde categorie.
- Scrol omlaag naar de sectie Weergaveopties voor dit werkblad, selecteer het gewenste werkblad en zorg ervoor dat het vak Overzichtssymbolen weergeven als een omtrek is toegepast is geselecteerd.
Zo groepeert u rijen in Excel om bepaalde secties van uw dataset in of uit te vouwen. Op dezelfde manier kunt u kolommen in uw werkbladen groeperen. Ik dank u voor het lezen en ik hoop u volgende week op onze blog te zien.
- Kolommen verbergen en groeperen in Excel
- Kolommen zichtbaar maken in Excel
- Rijen verbergen en zichtbaar maken in Excel
- Subtotalen invoegen, gebruiken en verwijderen in Excel
- Elke andere rij of elke N-de rij in Excel verwijderen