Een van de tijdrovende taken in Microsoft Word is het opschonen van tekst van externe bronnen, vooral als het document extra harde aangiften heeft die u wilt verwijderen. Deze documenten omvatten tekst die is gekopieerd uit een pdf, transcripties van een Zoom-vergadering, tekst van YouTube of andere services en documenten die zijn ontvangen van collegas en klanten die mogelijk andere programmas gebruiken. De uitdaging is dat u teveel tijd verspilt met het handmatig opschonen van deze bestanden om harde aangiften te verwijderen die niet nodig zijn in de documenttekst.
Voor de eenvoudige stappen om gemakkelijk harde aangiften of alineamarkeringen te verwijderen van een tekstbestand in Microsoft Word lees verder of bekijk mijn video:
Alinea-markeringen weergeven in een document
Het eerste dat u wilt doen, is meer informatie krijgen. U doet dit door te werken met Weergeven / verbergen. Dit bevindt zich op het tabblad Start in de groep Alinea. U vindt dit met een alineamarkeringssymbool. Selecteer deze optie en u geeft nu niet-afdrukbare tekens weer, ook wel verborgen tekens genoemd. U kunt zien waar harde returns voorkomen aan het einde van regels en waar ze de tekst op lastige plaatsen breken. In het onderstaande voorbeelddocument is het vrij eenvoudig om te zien waar de harde aangiften binnenkomen. Dat wil zeggen, de tekst loopt niet rond met wat een zachte terugkeer wordt genoemd. Er zijn harde aangiften aan het einde van elke regel die allerlei bewerkings- en opmaakproblemen in een Word-document zullen veroorzaken.
Hoe harde aangiften te verwijderen
Hoewel het een behoorlijk tijdrovend proces kan zijn, kunnen we bewerk de tekst handmatig om de extra harde aangiften te verwijderen, voeg een spatie of interpunctie toe indien nodig, en ga door met het opschonen van het document op deze manier. Er is echter een veel eenvoudigere aanpak om harde opbrengsten te verwijderen. En dat is om de opdrachten Zoeken en Vervangen te gebruiken. Het basisproces om harde returns of alineamarkeringen te verwijderen, zoals hieronder wordt beschreven, is:
- Bewaar het originele document met een nieuwe naam.
- Start de opdracht Vervangen.
- Vervang indien nodig meerdere harde aangiften die u wilt behouden door een tijdelijke aanduiding.
- Zoek en vervang de resterende harde aangiften met de > Special van de zoekfunctie. en het dialoogvenster Vervangen. Kies Alinea-markering uit de opties onder Speciaal. Vervang, afhankelijk van uw document, de alineamarkeringen door een spatie of helemaal niets.
- Als u tijdelijke aanduidingen hebt gemaakt voor de alineamarkeringen die u wilt behouden, keert u de stappen die u voor stap 3 hebt gebruikt om de alinea terug te plaatsen om markeringen die u in het document wilt behouden.
- Bekijk en bewerk uw document indien nodig om het opschonen van uw bestand te voltooien.
Hoe vindt u & Alinea-markeringen vervangen
Om te beginnen vind je de opdrachten Zoeken en vervangen aan de rechterkant van het tabblad Home. Je kunt ook de volgende sneltoetsen gebruiken:
- Zoeken: + F
- Vervangen: + H
Je hebt waarschijnlijk gebruikt deze eerder om tekst te zoeken, misschien interpunctie, en deze te vervangen door iets anders. Maar deze functie is meer dan alleen naar tekst zoeken en deze door iets anders vervangen. Kies eerst Vervangen. Kies Meer in het dialoogvenster Zoeken en vervangen. Dit geeft je de mogelijkheid om te verfijnen hoe je zoekt en vervangt. Kies de optie Speciaal om harde returns uit een tekstbestand te verwijderen. Hier ziet u een willekeurig aantal verschillende symbolen en tekens die u kunt vinden en vervangen, inclusief de Alinea-markering.
Om onze documenten, willen we vaak zoeken waar de alineamarkering voorkomt en deze vervangen door een spatie of niets als er al een spatie is. Als je dit nu regelmatig doet, is de andere manier om dit te maken met het caret-symbool (^) en de letter P. Je vindt het caret-teken bovenaan je toetsenbord boven de cijfertoets 6. Dus ^ P is een andere manier om de alineamarkering weer te geven. Volg vervolgens de inhoud die u wilt vervangen, zoals een spatie. Opmerking: maak voordat u begint met bewerken een kopie van uw document voor het geval u terug moet naar het origineel.
Maar er is nog iets waar u op moet letten, want misschien wilt u een aantal harde aangiften of alineamarkeringen bij de einde van de echte alineas. U zult in het voorbeelddocument hierboven opmerken dat er aan het einde van de alineas twee harde aangiften zijn. Voor dit soort documenten willen we niet per se naar alle alineamarkeringen zoeken en ze vervangen, omdat we nu een andere plek creëren waar we onze tijd zullen moeten besteden aan het opruimen van het document.
In dit geval wilt u ook zoeken naar een gebeurtenis waarbij er twee harde aangiften zijn. Vervolgens vervangt u de twee harde aangiften door tijdelijke aanduidingen. Nu kan deze tijdelijke aanduiding in wezen alles zijn dat normaal niet in het document zou verschijnen. De tijdelijke aanduidingen kunnen een paar asterisken (**), drie uitroeptekens (!!!) zijn – iets dat een plaats kan zijn waar u naar terugkeert wanneer u klaar bent om het document te bewerken. Als u nog niet al te zeker bent, kunt u de dubbele harde aangiften afzonderlijk vervangen met Volgende zoeken en vervolgens vervangen. Als je eenmaal ziet hoe het werkt, probeer dan Alles vervangen. Nu heb je die tijdelijke aanduidingen voor waar je echt een alineamarkering wilt zien. Later kunt u teruggaan naar de tekst en naar deze tijdelijke aanduidingen zoeken en ze vervangen door de twee harde aangiften voor elke plaats waar u ze in het uiteindelijke document wilt hebben.
Vervolgens is het tijd om op te ruimen de harde returns die u uit het document wilt verwijderen. Vraag Word simpelweg om te zoeken naar elke keer dat een harde return voorkomt en, afhankelijk van de inhoud, deze door niets te vervangen (laat Replace leeg) of voeg eventueel een spatie toe. Probeer nogmaals Alles te vervangen als je een paar keer hebt getest.
Je laatste stappen kunnen zijn om die harde aangiften te resetten die momenteel worden weergegeven door tijdelijke aanduidingen zoals twee sterretjes. Onthoud dat de tijdelijke aanduidingen niet echt een specifieke betekenis hebben. U gebruikt ze gewoon als iets dat u kunt vinden en vervangt ze vervolgens door twee harde aangiften. Nogmaals, je zou ze vinden in het dialoogvenster Zoeken en vervangen in het gedeelte Meer onder Speciaal. Bekijk de andere opties, want je zult veel dingen zien waarnaar je in een document kunt zoeken, behalve eenvoudige tekst en interpunctie.
Nu heb je een document dat waarschijnlijk maar een klein beetje moet worden opgeschoond, zoals het toevoegen of het verwijderen van een paar spaties. Het enige dat nodig is, zijn een paar klikken en een paar reparaties om tijd te besparen bij het bewerken van uw Word-documenten, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijker voor u is.
Door Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro® Microsoft Certified Trainer, Productivity Speaker, Certified Virtual Presenter