Kanban uitgelegd voor beginners | De complete gids

Kanban is een methode voor werkstroombeheer voor het definiëren, beheren en verbeteren van services die kenniswerk opleveren. Het is bedoeld om u te helpen uw werk te visualiseren, de efficiëntie te maximaliseren en continu te verbeteren. Vanuit het Japans wordt kanban vertaald als billboard of uithangbord. Oorspronkelijk afkomstig uit de productie, werd het later een gebied dat werd opgeëist door Agile-softwareontwikkelingsteams. Sinds kort wordt het herkend door business units in verschillende branches.

Naarmate meer en meer mensen over Kanban horen, zijn er vaak verkeerde interpretaties.
Wat is kanban precies? Hoe bouw je een Kanban-systeem?
Hier zijn de belangrijkste dingen die u moet weten over de methode en de praktische toepassing ervan.

Wat is Kanban? Definitie en korte introductie.

Kanban-definitie. Aanvankelijk ontstond het als een planningssysteem voor lean manufacturing, afkomstig uit het Toyota Production System (TPS). Eind jaren veertig introduceerde Toyota “just in time” -productie in zijn productie. De benadering vertegenwoordigt een pull-systeem. Dit betekent dat de productie gebaseerd is op de vraag van de klant, in plaats van op de standaard push-praktijk om goederen te produceren en op de markt te brengen.

Hun unieke productiesysteem legde de basis van Lean Manufacturing of simpelweg Lean. Het belangrijkste doel is het minimaliseren van afvalactiviteiten zonder in te boeten aan productiviteit. Het belangrijkste doel is om meer waarde te creëren voor de klant zonder meer kosten te genereren.

Het originele Kanban-systeem, bron: TOYOTA Global Website

De Kanban-methode

Aan het begin van de 21e eeuw realiseerden belangrijke spelers in de software-industrie zich snel hoe Kanban kon worden gebruikt om de manier waarop producten en diensten werden positief geleverd.

Met een grotere focus op efficiëntie, en door een Door de ontwikkeling van computertechnologie verliet Kanban het rijk van de auto-industrie en werd het met succes toegepast op andere complexe commerciële sectoren, zoals IT, softwareontwikkeling, R & D en andere.

Inderdaad, wat we nu herkennen als de Kanban-methode met alle kernelementen ontstond begin 2007.

U kunt beginnen met het bouwen van uw Kanban-systeem door het eenvoudigste Kanban-bord in te stellen met drie basiskolommen: “Gevraagd”, “In uitvoering” en “Gereed”. Als het correct is opgebouwd, beheerd en functioneert, dient het als een realtime gegevensopslagplaats, waarbij knelpunten binnen het systeem worden benadrukt en al het andere dat een soepele werkpraktijk zou kunnen onderbreken.

Maar hoe werkt de Kanban-methode?

Laten we meer ontdekken.

De 4 Kanban Core Practices

David J. Anderson (een pionier op het gebied van Lean / Kanban voor kenniswerk) heeft de Kanban-methode geformuleerd als een benadering voor incrementele, evolutionaire proces- en systeemverandering voor kenniswerkorganisaties. Het is erop gericht dingen voor elkaar te krijgen en de basisprincipes ervan kunnen worden onderverdeeld in vier basisprincipes en zes praktijken.

Principe 1: begin met wat je nu doet

Door de flexibiliteit van Kanban kan het over bestaande workflows, systemen en processen heen worden gelegd zonder te verstoren wat al succesvol wordt gedaan; het zal natuurlijk de problemen benadrukken die moeten worden aangepakt en helpen bij het beoordelen en plannen van veranderingen, zodat de implementatie ervan zo min mogelijk verstorend is.

Dankzij de veelzijdigheid van Kanban kunt u introduceer het stapsgewijs bij alle soorten organisaties zonder bang te hoeven zijn voor overmatige toewijding of cultuurschok, aangezien u niet vanaf het begin ingrijpende veranderingen hoeft door te voeren.

Principe 2: ga akkoord om incrementeel na te streven , Evolutionaire verandering

De Kanban-methodologie is ontworpen om minimale weerstand te bieden. Het moedigt voortdurende kleine incrementele en evolutionaire veranderingen in het huidige proces aan. In het algemeen worden ingrijpende veranderingen ontmoedigd omdat ze gewoonlijk weerstand ondervinden door angst of onzekerheid.

Principe 3: respecteer het huidige proces, rollen & Verantwoordelijkheden

Kanban erkent dat bestaande processen, rollen, verantwoordelijkheden en titels waarde hebben en over het algemeen de moeite waard zijn om te behouden. De Kanban-methode verbiedt verandering niet, maar schrijft het ook niet voor als een “wondermiddel”. Het is ontworpen om incrementele, logische veranderingen te bevorderen en aan te moedigen zonder angst voor verandering zelf op te wekken.

Principe 4: Handelingen aanmoedigen van leiderschap op alle niveaus

Dit is het nieuwste Kanban-principe.Het herinnert je eraan dat leiderschap voortkomt uit de dagelijkse handelingen van mensen in de frontlinie van hun teams. Iedereen moet een mentaliteit van continue verbetering (Kaizen) koesteren om optimale prestaties te bereiken op team- / afdelings- / bedrijfsniveau. Dit kan geen management zijn niveau activiteit.

De 6 praktijken van Kanban

Bij het implementeren van de Kanban-methode moet elke organisatie voorzichtig zijn met de praktische stappen. Er zijn zes kernpraktijken zoals geïdentificeerd door David Anderson die aanwezig moeten zijn voor een succesvolle implementatie.

Visualiseer de workflow

Een eenvoudig Kanban-bord

Om uw proces met een Kanban-systeem te visualiseren, heeft u een bord met kaarten en kolommen nodig board vertegenwoordigt een stap in uw workflow. Elke Kanban-kaart vertegenwoordigt een werkitem.

Het eerste en belangrijkste voor u is te begrijpen wat er nodig is om een item van een verzoek naar een leverbaar product te krijgen. Pas als u begrijpt hoe de werkstroom momenteel functioneert, kunt u ernaar streven deze te verbeteren door de nodige aanpassingen aan te brengen.

Wanneer u aan item X begint te werken, haalt u het uit de “Taken” -kolom, en wanneer deze is voltooid, verplaatst u deze naar “Gereed”. Op deze manier kunt u gemakkelijk de voortgang volgen en knelpunten opsporen.

Werk in uitvoering beperken

Digitaal Kanban-bord met WIP-limieten

Een van de belangrijkste functies van Kanban is om ervoor te zorgen dat er op elk moment een beheersbaar aantal actieve items in uitvoering is. er zijn geen limieten voor onderhanden werk, je doet geen Kanban. Halverwege de focus van een team veranderen zal over het algemeen het proces schaden, en multitasking is een zekere manier om verspilling en inefficiëntie te genereren.

WIP beperken betekent het implementeren van een pull-systeem op onderdelen of de volledige workflow. Door het maximumaantal items per fase in te stellen, zorgt u ervoor dat een kaart pas naar de volgende stap wordt” getrokken “als er capaciteit beschikbaar is. Dergelijke beperkingen zullen probleemgebieden in uw stroom snel verlichten, zodat u ze kunt identificeren en oplossen.

Stroom beheren

Bij het beheren van de stroom gaat het om het beheren van de stroom. werk maar niet de mensen. Met flow bedoelen we de verplaatsing van werkitems door het productieproces.

Een van de belangrijkste doelen bij het implementeren van een Kanban-systeem is het creëren van een soepele, gezonde flow. In plaats van mensen micro-managen en proberen ze de hele tijd bezig te houden, moeten we ons concentreren op het beheren van de werkprocessen en begrijpen hoe we dat werk sneller via het systeem kunnen krijgen. Dit zou betekenen dat ons Kanban-systeem sneller waarde creëert.

Maak procesbeleid expliciet

Je kunt niets verbeteren wat je niet doet begrijpen. Daarom moet uw proces duidelijk worden gedefinieerd, gepubliceerd en gesocialiseerd. Mensen zouden niet associëren en deelnemen aan iets waarvan ze niet denken dat het nuttig zou zijn.

Als iedereen bekend is met het gemeenschappelijke doel, zouden ze kunnen werken en beslissingen kunnen nemen met betrekking tot een positieve impact.

Feedback Loops

Voor teams en bedrijven die wendbaarder willen zijn, is het implementeren van feedback loops een verplichte stap. Ze zorgen ervoor dat organisaties adequaat reageren op mogelijke veranderingen en maken kennisoverdracht tussen belanghebbenden mogelijk. Een voorbeeld van zon feedbackloop is de dagelijkse stand up meeting voor teamsynchronisatie. Het vindt plaats voor het Kanban-bord en elk lid vertelt de anderen wat ze de vorige dag hebben gedaan en wat ze vandaag zullen doen.

Er zijn ook de service delivery review, de operations review, strategie review en de risk review meetings. De frequentie hangt van veel factoren af, maar het idee is dat ze regelmatig zijn, op een strikt vast uur, direct ter zake en nooit onnodig lang.

Het ideale de gemiddelde duur van een stand-up zou tussen de 10-15 minuten moeten zijn, en andere kunnen oplopen tot een uur of langer, afhankelijk van de teamgrootte en onderwerpen.

Samen verbeteren (met modellen & de wetenschappelijke methode)

De manier om continue verbetering en duurzame verandering binnen een organisatie te bereiken, is via een gedeelde visie op een betere toekomst en een collectieve inzicht in de problemen die moeten worden opgelost.

Teams met een gedeeld begrip van hun doelen, workflow, proces en risicos zullen eerder een gedeeld begrip van een probleem opbouwen en samen werken aan verbetering.

De positieve kant van Kanban

Tegenwoordig gebruiken veel organisaties de Kanban-methode om wendbaarder te worden en orde te brengen in hun chaotische werkprocessen. Simpel gezegd, een Kanban-systeem helpt je om meer werk gedaan te krijgen.

Maar laten we wat dieper graven en de echte voordelen van het gebruik van Kanban zien.

Iedereen is op dezelfde pagina

Het basisidee van Kanban is het visualiseren van elk werkstuk op een whiteboard. Op deze manier verandert het Kanban-bord in een centraal informatiecentrum. Alle taken zijn zichtbaar en gaan nooit verloren, wat transparantie geeft in het hele werkproces. Elk teamlid kan een snelle update krijgen over de status van elk project of elke taak.

Kanban onthult knelpunten in uw workflow

Zodra u een Kanbanbord en je vult het met kaarten, je zult zien dat sommige kolommen overvol raken met taken. Dit helpt je om knelpunten in je workflow onder de aandacht te brengen en op de juiste manier aan te pakken. U kunt bijvoorbeeld een idee krijgen van hoe groot taken zouden moeten zijn, zodat uw team ze onmiddellijk vooruit kan helpen.

Kanban biedt flexibiliteit

If als je de basisprincipes van Kanban bekijkt, zul je snel begrijpen dat elk team het in jouw organisatie kan gebruiken, van R & D tot HR.

De belangrijkste reden is dat Kanban de huidige staat van uw organisatie respecteert en geen revolutionaire veranderingen vereist. Integendeel, het suggereert dat u stapsgewijze, evolutionaire veranderingen moet nastreven en voortdurend moet verbeteren.

Uw team reageert sneller

Kanban is gemaakt om net op tijd aan de werkelijke vraag van de klant te voldoen, in plaats van goederen naar de markt te duwen. kenniswerk, maakt Kanban het gemakkelijk om in te spelen op de steeds veranderende eisen van de klant. Het stelt teams in staat flexibeler te zijn, zich aan te passen aan veranderende prioriteiten, reorganiseert of snel van focus te wisselen.

s over het afronden van werk om de samenwerking en productiviteit te verhogen

Een van de belangrijkste voordelen van Kanban is dat teams zich moeten concentreren op hun huidige taken totdat ze klaar zijn. Dit is mogelijk dankzij het concept van het beperken van onderhanden werk.

Het beperken van OHW bevordert teams om samen te werken om werkitems sneller af te ronden, wat aan de andere kant elimineert afleidingen zoals context-switching en multitasking. Aan het eind van de dag heeft dit een positieve impact op de productiviteit van het team.

Modern Kanban

Met de ontwikkeling van technologie is Kanban ook continu aan het verbeteren. Digitale Kanban-bordoplossingen zijn ontwikkeld om de problemen te overwinnen die zich voordoen in teams op afstand.

Voorbeeld van digitaal Kanban-bord

Gemakkelijke toegang voor teamleden op afstand

Tegenwoordig worden teams vaak over de hele wereld verspreid. Ze kunnen niet op een fysiek whiteboard werken en hebben dus een digitaal bord nodig waartoe ze overal toegang hebben om wendbaarder te zijn. Kanbanborden in de cloud zijn de meest effectieve manier om iedereen op hetzelfde spoor te krijgen. Ze bieden op elk moment toegang tot alle informatie vanaf elk apparaat en tonen acties live.

Flow-analyse

Bovendien maakt Kanban-software een geavanceerd analytisch proces mogelijk om u te helpen prestaties in detail te volgen, knelpunten te ontdekken en de nodige wijzigingen te implementeren.

Integraties met andere tools

Digitale borden zijn ook gemakkelijk te integreren met andere systemen. Ze kunnen een waardevol perspectief van het hele proces bieden, tijd besparen en de efficiëntie verhogen.

Workflowautomatisering

Met de online Kanban-oplossing kunt u sommige delen van uw processen automatiseren en kostbare tijd besparen. Met aangepaste automaten kan elke typische workflow efficiënter worden gemaakt.

Kanban in een notendop

Een Kanban-systeem is meer dan alleen plaknotities op de muur. De gemakkelijkste manier om Kanban te begrijpen, is door de filosofie te omarmen en toe te passen op uw dagelijkse werk. Als je de vier kernprincipes leest, begrijpt en ermee resoneert, lijkt de praktische overgang logisch en zelfs onvermijdelijk.

Werkstroom visualiseren, WIP-limieten instellen, stroom beheren, door expliciet beleid en gezamenlijke verbetering te waarborgen, gaat uw proces veel verder dan u zou kunnen denken. Vergeet niet om regelmatig feedbackloops te organiseren, en al deze onderdelen samen zullen de echte kracht van Kanban onthullen.

Samenvatting

Proberen te leren wat Kanban is, zou in het begin moeilijk kunnen zijn, maar nu je weet wat het is, kun je het meeste uit de belangrijkste voordelen van Kanban halen:

• Fysieke en digitale Kanban-borden helpen u bij het visualiseren van uw werk
• Kanban is gemakkelijk toe te passen en – begin gewoon met wat u heeft
• WIP-limieten stellen u in staat efficiënter te worden
• De Kanban-principes en -praktijken bieden een evolutionaire weg naar behendigheid zonder te verstoren de huidige processen