Resepsjonister er et sentralt medarbeider i ethvert selskap. De er det første kontaktpunktet for besøkende på kontoret eller alle som kontakter en organisasjon, så det å være godt presentert og høflig er viktige trekk.
En resepsjonist opprettholder også sikkerhet ved å logge alle besøkende og eventuelt utstede besøkende passerer, pluss gi støtte til HR-teamet etter behov.
Resepsjonistens plikter og ansvar for jobben
Som fronten på huset og ofte første kontaktpunkt for eksterne besøkende, en resepsjonist stillingsbeskrivelse bør inneholde:
- Dagbokledelse og ledelse av møterom
- Eventuelt håndtering av arrangementskoordinering, både internt og eksternt
- Håndtering av spørsmål og klager via telefon, e-post og generell korrespondanse
- Hilsen alle besøkende
- Overføre samtaler etter behov
- Eventuelt administrere kontorrekvisita som papirvarer, utstyr og møbler
- Utføre ad-hoc administrasjonsoppgaver
- Opprettholde kontortjenester etter behov (for eksempel rengjørings- og vedlikeholdsselskaper)
- Motta og sende leveranser
- Hjelpe med post etter behov
- Ta og sørge for at meldinger blir sendt til riktig medarbeider i tide
- Hjelpe HR-teamet med rekruttering, ombordstigning og avslutningsprosesser
Resepsjonistens stillingskrav og krav
Noen selskaper vil kanskje ha kandidater som har tidligere prestasjons-, administrasjons- eller resepsjonistserfaring.
Det er ikke obligatorisk å ha en høyere utdannelsesgrad for å påta seg en resepsjonist-rolle. En resepsjonists plikter bør imidlertid omfatte:
- Organisasjonsferdigheter
- Oppmerksomhet på detaljer
- Eksepsjonell multitasker
- Utmerket kommunikasjon ferdigheter
- Høflige
- Sterke kundeserviceferdigheter
Det er også viktig at en resepsjonist har en høflig telefonisk måte og i det hele tatt er godt presentert ganger.
Leter du etter en rolle som resepsjonist? Se våre siste resepsjonistjobber her.
Leter du etter informasjon om resepsjonistens lønn? Gå til resepsjonistens lønnguide for innsikt og trender.