Opprette et Excel-dashbord (forklart med eksempler og maler)

Et Excel-dashbord kan være et fantastisk verktøy når det gjelder å spore KPIer, sammenligne datapunkter, og få data-støttede visninger som kan hjelpe ledelsen med å ta beslutninger.

I denne veiledningen lærer du hvordan du lager et Excel-dashbord, beste fremgangsmåter for å følge mens du oppretter en, funksjoner og verktøy du kan bruke i Excel , ting du må unngå for enhver pris, og anbefalt opplæringsmateriell.

Hva er et Excel Dashboard og hvordan skiller det seg fra en rapport?

La oss først forstå hva som er et Excel-dashbord.

Et Excel-dashbord er en personsøker (for det meste, men ikke alltid nødvendig) som hjelper ledere og bedriftsledere med å spore viktige KPI-er eller beregninger og ta en beslutning basert på den. Den inneholder diagrammer / tabeller / visninger som er støttet av data.

Et dashbord kalles ofte en rapport, men ikke alle rapportene er dashboards.

Her er forskjellen:

• En rapport vil bare samle inn og vise data på ett sted. For eksempel, hvis en leder ønsker å vite hvordan salget har vokst den siste perioden og hvilken region som var mest lønnsom, ville en rapport ikke kunne svare på den. Det ville bare rapportere alle relevante salgsdata. Disse rapportene blir deretter brukt til å lage dashbord (i Excel eller PowerPoint) som vil hjelpe deg med å ta beslutninger.
• Et dashbord, derimot, vil umiddelbart svare på viktige spørsmål som hvilke regioner som klarer seg bedre og hvilke produkter skal ledelsen fokusere på. Disse instrumentbordene kan være statiske eller interaktive (der brukeren kan foreta valg og endre visninger og dataene vil oppdateres dynamisk).

Nå som vi har forståelse for hva et dashbord er, la oss dykke inn og lære hvordan du lager et dashbord i Excel.

Hvordan lager du et Excel Dashboard?

Å lage et Excel-dashbord er en flertrinnsprosess, og det er noen viktige ting du må huske på når du oppretter det.

Selv før du starter Excel, må du være klart om målene for dashbordet.

Hvis du for eksempel lager et KPI-dashbord for å spore økonomiske KPIer for et selskap, vil målet ditt være å vise sammenligningen av den nåværende perioden med den siste perioden (s).

På samme måte, hvis du lager et instrumentbord for personalavdelingen for å spore arbeidstakeropplæringen, vil målet være å vise hvor mange ansatte som har fått opplæring og hvor mange som trenger å bli opplært. for å nå målet.

Ting å gjøre før du til og med begynner å lage et Excel-dashbord

Mange begynner å jobbe på dashbordet så snart de får tak i dataene.

Og i de fleste tilfeller bringer de den elendigheten med å omarbeide på dashbordet, da målene for klienten / interessenten ikke blir oppfylt.

Nedenfor er noen av må du ha svart før du begynner å bygge et Excel Dashboard:

Spørsmål: Hva er formålet med Dashboard?

Den første tingen å gjøre så snart du får dataene ( eller til og med før du får dataene), er å få klarhet i hva interessenten din ønsker. Vær tydelig på hvilket formål instrumentbordet skal tjene.

Er det å spore KPI bare en gang, eller med jevne mellomrom? Må det spores KPI-er for hele selskapet eller divisjonsmessig ?. Å stille de riktige spørsmålene vil hjelpe deg med å forstå hvilke data du trenger og hvordan du designer dashbordet.

Spørsmål: Hva er datakildene?

Vet alltid hvor dataene kommer fra og i hvilket format. I et av prosjektene mine ble dataene levert som PDF-filer på spansk. Dette endret omfanget fullstendig, og det meste av vår tid ble sugd opp i å manuelt slette dataene. Her er spørsmålene du bør stille: Hvem eier dataene? I hvilket format vil du få dataene? Hvor ofte oppdateres dataene?

Spørsmål: Hvem vil bruke dette Excel Dashboard?

En leder vil sannsynligvis bare være interessert i innsikten dashbordet gir, men noen dataanalytikere i teamet hans kan trenge en mer detaljert oversikt. Basert på hvem som bruker dashbordet ditt, må du strukturere dataene og den endelige utgangen.

Spørsmål: Hvor ofte må Excel Dashboard oppdateres?

Hvis dashbordene dine skal oppdateres ukentlig eller månedlig, er det bedre å lage en plug-and-play-modell (der du bare kopierer og limer inn dataene og den automatisk oppdateres). Hvis det bare er en engangsøvelse, kan du utelate litt automatisering og gjøre det manuelt.

Spørsmål: Hvilken versjon av Office bruker klienten / interessenten?

Det er bedre å ikke anta at klienten / interessenten har den nyeste versjonen av MS Office. Jeg opprettet en gang et dashbord bare for å vite at interessenten min brukte Excel 2003.Dette førte til litt omarbeid da IFERROR-funksjonen ikke fungerer i Excel 2003-versjonen (som jeg hadde brukt mye når jeg opprettet dashbordet).

Få data i Excel

Når du har en god ide om hva du trenger å lage, de neste trinnene er å få tak i dataene og få dem i Excel.

Livet ditt er enkelt når klienten gir deg data i Excel, men Hvis det ikke er tilfelle, må du finne ut en effektiv måte å få det til i Excel.

Hvis du får CSV-filer eller tekstfiler, kan du enkelt konvertere disse i Excel. Hvis du har tilgang til en database som lagrer dataene, kan du opprette en forbindelse og oppdatere dem indirekte.

Når du har dataene, må du rense dem og standardisere dem.

Det kan for eksempel hende du må kvitte deg med ledende, etterfølgende eller doble mellomrom, finne og fjerne duplikater, fjerne blanke og feil, og så videre.

I noen tilfeller kan det hende du må til å restrukturere data (for eksempel si at du må lage en pivottabell).

Disse trinnene vil avhenge av prosjektet og hvordan dataene dine ser ut i Excel.

Skisserer strukturen til dashbordet

Når du har dataene i Excel, vet du nøyaktig hva du kan og ikke kan bruke i Excel-dashbordet.

På dette stadiet er det lurt å sirkle tilbake med interessenter med en oversikt over Excel-dashbordet.

Som en god praksis lager jeg en enkel oversikt i PowerPoint sammen med flere notater. Hensikten med dette trinnet er å sørge for at interessenten din forstår hva slags instrumentbord han / hun kan forvente med tilgjengelige data.

Det hjelper også da interessenten kan foreslå endringer som vil gi ham mer verdi.

Her er et eksempel på et eksempel på en oversikt jeg opprettet for et av KPI-dashbordene:

Når du har skissert oversikten, er det på tide å begynne å lage Excel-dashbordet.

Som en best praksis kan du dele Excel-arbeidsboken i tre deler (disse er regnearkene jeg lager med samme navn):

• Data – Dette kan være ett eller flere regneark som inneholder rådataene.
• Beregninger – Dette er der du gjør alle beregningene. Igjen kan det hende du har ett eller flere ark for beregninger.
• Dashboard – Dette er arket som har dashbordet. I de fleste tilfeller er det en enkelt sidevisning som viser analyse / innsikt støttet av data.

Excel-tabell – Den hemmelige sausen til et effektivt Excel-dashbord

Det første jeg gjør med rådataene er å konvertere den til en Excel-tabell.

Excel-tabellen gir mange fordeler som er avgjørende når du oppretter et Excel-dashbord.

For å konvertere tabelldata til en Excel-tabell, velg dataene og gå til Sett inn-fanen og klikk på Tabell-ikonet.

Her er fordelene ved å bruke en Excel-tabell for dashbordet ditt:

• Når du konverterer et datasett til en Excel-tabell , trenger du ikke å bekymre deg for at data blir endret på et senere tidspunkt. Selv om du får tilleggsdata, kan du bare legge dem til tabellen uten å bekymre deg for at formlene blir skrudd opp. Dette er veldig nyttig når jeg lager plug-and-play dashboards.
• Med en Excel-tabell kan du bruke navnene på kolonnene i stedet for referansen. I stedet er for eksempel C2: C1000, du kan bruke Salg.

Viktige Excel-funksjoner for dashbord

Du kan lage mange gode interaktive Excel-dashboards ved å bare ved hjelp av Excel-formler.

Når du foretar et valg fra en rullegardinliste, eller bruker en rullefelt eller merker av i avkrysningsruten, er det formler som oppdateres basert på resultatene og gir deg de oppdaterte dataene / se på dashbordet.

Her er mine fem beste Excel-funksjoner for Excel Dashboards:

• SUMPRODUCT Funksjon: Det er min favorittfunksjon mens jeg lager et interaktivt Excel-dashbord. Det lar meg gjøre komplekse beregninger når det er mange variabler. Anta for eksempel at jeg har et salgsdashboard og jeg vil vite hva salgene ble gjort av representanten Bob i tredje kvartal i Øst-regionen. Jeg kan ganske enkelt lage en SUMPRODUCT-formel for dette.
• INDEKS / MATCH-funksjon: Jeg er en stor forkjemper for å bruke kombinasjonen av INDEX og MATCH-formel for å slå opp data i Excel Dashboards. Du kan også bruke VLOOKUP-funksjonen, men jeg synes INDEX / MATCH er et bedre valg.
• FEILFUNKSJON Funksjon: Når du gjør beregninger på rådataene, vil du ofte ende opp med feil. Jeg bruker IFERROR mye for å skjule feil i dashbordet (og mange ganger i rådata også).
• TEKST-funksjon: Hvis du vil lage dynamiske overskrifter eller titler, må du bruke TEKST-funksjonen for det.
• Rader / kolonner Funksjon: Jeg bruker disse ofte når jeg må kopiere en formel, og ett av argumentene må økes når vi går ned / til høyre for cellen.

Ting du må huske på når du arbeider med formler i et Excel-dashbord:

• Unngå å bruke flyktige formler (som OFFSET, NÅ, I DAG og så videre på..). Disse vil redusere arbeidsboken din.
• Fjern unødvendige formler. Hvis du har noen ekstra formler i beregningsarket, kan du fjerne disse mens du er ferdig med dashbordet.
• Bruk hjelpekolonner, da det kan hjelpe deg å unngå formler med lange matriser.

Interaktiv Verktøy for å gjøre Excel-dashbordet ditt kjempebra

Det er mange interaktive verktøy du kan bruke til å gjøre Excel-dashbordet ditt dynamisk og brukervennlig.

Her er noen av disse jeg bruker regelmessig:

• Rullefelt: Bruk rullefelt for å lagre arbeidsboken din. For eksempel, hvis du har 100 rader med data, kan du bruke en rullefelt med bare 10 rader i dashbordet. En bruker kan bruke rullefeltet hvis han / hun ønsker å se på hele datasettet.
• Avkrysningsruter: Med avkrysningsbokser kan du gjøre valg og oppdatere dashbordet. Anta for eksempel at jeg har et treningspanel og at jeg er selskapets administrerende direktør. Jeg vil se på det samlede selskapets dashbord. Men hvis jeg er salgssjef, vil jeg bare se på resultatene til avdelingen min. I et slikt tilfelle kan du opprette et dashbord med avkrysningsbokser for forskjellige divisjoner i selskapet.
• Drop Down List: En rullegardinliste lar en bruker gjøre et eksklusivt valg. Du kan bruke disse rullegardinvalgene for å oppdatere dashbordet. Hvis du for eksempel viser data etter avdeling, kan du ha avdelingsnavnene i rullegardinmenyen.

Bruke Excel-diagrammer til å visualisere data i et Excel-dashbord

Diagrammer gjør ikke bare Excel-dashbordet ditt visuelt tiltalende, men gjør det også enkelt å konsumere og tolke.

Her er noen tips når du bruker diagrammer i et Excel Dashboard:

• Velg riktig diagram: Excel gir deg mange kartalternativer, og du må bruke riktig diagram. For eksempel, hvis du må vise en trend, må du bruke et linjediagram, men hvis du vil markere de faktiske verdiene, kan et søylediagram / kolonnediagram være det riktige valget. Mens mange eksperter fraråder å bruke et kakediagram, vil jeg foreslå at du bruker ditt skjønn. Hvis publikum er vant til å se kakediagrammer, kan du like godt bruke disse.
• Bruk kombinasjonskart: Jeg anbefaler på det sterkeste å bruke kombinasjonskart, da disse lar brukerne sammenligne verdier og tegne betydningsinnsikt. Du kan for eksempel vise salgstallet som et kolonnediagram og vekst som et linjediagram.

• Bruk dynamiske diagrammer: Bruk dynamiske diagrammer hvis du vil la brukeren gjøre valg og vil at kartet skal oppdateres med det. Nå er et dynamisk diagram ikke annet enn et vanlig diagram hvis data oppdateres i back-end når du foretar valg.

• Bruk Sparklines for å gjøre dataene dine mer meningsfylte: Hvis du har mye data i dashbordet / rapporten, kan du vurdere å bruke Sparklines for å gjøre det visuelt. En sparkline er et lite diagram som ligger i en celle og kan opprettes ved hjelp av et datasett. Disse er nyttige når du vil vise en trend over tid og samtidig spare plass på dashbordet ditt. Du kan lære mer om Excel Sparklines her.
• Bruk kontrasterende farger for å markere data: Dette er et generelt diagramtips der du bør markere data i et diagram slik at det er lett å forstå. Hvis du for eksempel har salgsdata, kan du markere året med lavest salgsverdi i rødt.

Du kan bla gjennom noen av veiledningene mine i kartlegging her.

Også, hvis du vil bli mer avansert i Excel-kartlegging, anbefaler jeg at du besøker bloggen av Excel-kartekspert Jon Peltier.

Excel Dashboards Dos and Donts

La oss først starte med Donts!

Her er noen av tingene jeg anbefaler at du unngår når du oppretter et Excel-dashbord. Igjen vil disse variere avhengig av prosjekt og interessent, men er gyldige i de fleste tilfeller.

• Ikke rot dashbordene dine: Bare fordi du har data og diagrammer, betyr det ikke at det skal gå i dashbordet ditt. Husk at målet med dashbordet er å hjelpe til med å identifisere et problem eller hjelpe til med å ta beslutninger. Så hold det relevant og fjern alt som ikke hører hjemme der. Jeg spør meg ofte om noe bare er bra å ha til absolutt må-ha. Så fortsetter jeg og fjerner alle de gode tingene.
• Ikke bruk flyktige formler: Da det vil redusere beregningene.
• Ikke hold ekstra data i arbeidsboken din: Hvis du trenger disse dataene, kan du lage en kopi av dashbordet og beholde den som sikkerhetskopi.

La oss nå ta en titt på noen gjøremål (eller beste fremgangsmåter)

• Nummerering av diagrammer / seksjon: Dashbordet ditt er ikke bare et tilfeldig sett med diagrammer og datapunkter. I stedet er det en historie der den ene tingen fører til den andre.Du må sørge for at publikum følger trinnene i riktig rekkefølge, og det er derfor best å nummerere disse. Selv om du kanskje kan veilede dem når du presenterer live, er det til stor hjelp når noen bruker dashbordet ditt på et senere tidspunkt eller tar en utskrift av det.
• Begrens bevegelse i dashbordområdet: Skjul alle rader / kolonner for å sikre at brukeren ikke ved et uhell ruller bort.
• Frys Viktige rader / kolonner: Bruk fryseruter når du vil at noen rader / kolonner alltid skal være synlige på dashbordet.
• Lag figurer / diagrammer: Sørg for at figurene / diagrammene eller interaktive kontrollene ikke skjuler eller endrer størrelse når noen skjuler / endrer størrelsen på cellene. Du kan også bruke Excel Camera-verktøyet til å ta et øyeblikksbilde av diagrammer / tabeller og plassere det i Excel-dashbordet (disse bildene er dynamiske og oppdateres når backend-diagrammet / tabellen oppdateres).
• Gi en Brukerhåndbok: Hvis du har et komplekst dashbord, er det lurt å lage et eget regneark og markere trinnene. Det vil hjelpe folk å bruke dashbordet ditt selv når du ikke er der.
• Spar plass med kombinasjonsdiagrammer: Bruk kombinasjonskart (for eksempel punktdiagrammer, termometerdiagrammer og faktiske kontra måldiagrammer) for å lagre regnearket mellomrom.
• Bruk symboler & Betinget formatering: Bruk symboler (for eksempel pil opp / ned eller hake / kryss) og betinget formatering for å legge til et analyselag til dashbordet ditt (men ikke overdriv det heller).

Vil du lage profesjonelle dashboards i Excel? Ta en titt på Online Excel Dashboard-kurset der jeg viser deg alt om å lage et Excel-dashbord i verdensklasse.

Eksempler på dashbord

Her er noen kule Excel-dashboardeksempler du kan laste ned og spille med.

Excel KPI Dashboard

Du kan bruke dette dashbordet til å spore KPIer fra forskjellige selskaper og bruk deretter punkttegn for å dykke ned i det enkelte selskaps ytelse.

Klikk her for å laste ned dette KPI Dashboard.

Hvis du er interessert i å lære hvordan du lager dette KPI dashbordet – klikk her.

Performance Center Dashboard

Du kan bruke dette dashbordet til å spore viktige KPI-er for en callcenter. Fra dette dashbordet kan du lære hvordan du lager kombinasjonskart, hvordan du fremhever spesifikke datapunkter i diagrammer, hvordan du sorterer ved hjelp av radioknapper osv.

Klikk her for å laste ned dashbordet.

Du kan lese mer om dette dashbordet her.

EPL Season visualisert i et Excel Dashboard

I dette dashbordet lærer du hvordan du bruker VBA i Excel-dashboards. I dette dashbordet oppdateres detaljene i spillene når du dobbeltklikker på cellene til venstre. Den bruker også VBA til å vise en hjelpemeny som veileder brukeren i å bruke dette dashbordet.

Klikk her for å laste ned EPL-dashbordet.

Du kan lese mer om dette dashbordet her.

Anbefalt dashbordopplæring

Hvis du vil lære hvordan du lager profesjonelle dashbord i verdensklasse i Excel, kan du sjekke ut mitt GRATIS online Excel Dashboard Course.