En av de tidkrevende oppgavene i Microsoft Word er å rydde opp i tekst fra eksterne kilder, spesielt når dokumentet har ekstra harde avkastninger du vil slette. Disse dokumentene inkluderer tekst kopiert fra en PDF, transkripsjoner fra et Zoom-møte, tekst fra YouTube eller andre tjenester, og dokumenter mottatt fra kolleger og klienter som kan bruke andre programmer. Utfordringen er at du kaster bort for mye tid på å rydde opp disse filene manuelt for å fjerne harde returer som ikke er nødvendige i dokumentteksten.
For de enkle trinnene for å enkelt fjerne harde retur eller avsnittmerker fra en tekstfil i Microsoft Word fortsett å lese eller se videoen min:
Viser avsnittmerker i et dokument
Det første du vil gjøre er å få mer informasjon. Du gjør dette ved å jobbe med Vis / skjul. Dette er i Hjem-fanen i Avsnitt-gruppen. Du finner dette med et avsnittssymbol. Velg dette alternativet, og du vil nå vise tegn som ikke er utskrevet, noen ganger referert til som skjulte tegn. Du kan se hvor harde avkastninger forekommer i endene av linjene, og hvor de bryter teksten på vanskelige steder. I eksempeldokumentet nedenfor er det ganske enkelt å se hvor de harde avkastningene kommer inn. Det vil si at teksten ikke er innpakket med det som kalles en myk retur. Det er harde avkastninger på slutten av hver linje som vil skape alle mulige redigerings- og formateringsproblemer i et Word-dokument.
Slik fjerner du harde retur
Selv om det kan være ganske tidkrevende, kan vi rediger teksten manuelt for å slette ekstra harde avkastninger, legg til et mellomrom eller tegnsetting om nødvendig, og fortsett å rydde opp i dokumentet på denne måten. Imidlertid er det en mye enklere tilnærming for å fjerne hard retur. Og det er å bruke kommandoene Finn og erstatt. Den grunnleggende prosessen for å fjerne harde returer eller avsnittmerker som beskrevet nedenfor er:
- Lagre originaldokumentet med et nytt navn.
- Start Erstat-kommandoen.
- Bytt ut flere harde avkastninger du ønsker å beholde, med en plassholder etter behov.
- Finn og erstatt gjenværende hardavkastning ved å bruke Mer > Spesial fra Finn og erstatt dialogboksen. Velg Avsnittmerke fra alternativene under Spesial. Avhengig av dokumentet ditt, erstatt avsnittmerkene med et mellomrom eller slett ingenting.
- Hvis du opprettet plassholdere for avsnittmerkene du vil beholde, reverserer du trinnene du brukte for trinn 3 for å sette tilbake avsnittet. merker du vil beholde i dokumentet.
- Gå gjennom og rediger dokumentet etter behov for å fullføre oppryddingen av filen.
Slik finner du & Erstatt avsnittmerker
For å begynne, finner du kommandoene Finn og erstatt på høyre side av Hjem-fanen. Du kan også bruke følgende hurtigtaster:
- Finn: + F
- Erstatt: + H
Du har sannsynligvis brukt disse før for å finne tekst, kanskje tegnsetting, og erstatte den med noe annet. Men det er mer med denne funksjonen enn å bare lete etter tekst og erstatte den med noe annet. Velg først Erstatt. Velg Mer i dialogboksen Finn og erstatt. Dette gir deg muligheten til å kunne avgrense hvordan du finner og erstatter. Velg Spesial-alternativet for å fjerne hard retur fra en tekstfil. Her ser du et hvilket som helst antall forskjellige symboler og tegn du kan finne og erstatte, inkludert avsnitt Merk.
For å rydde opp i dokumenter, vil vi ofte finne hvor avsnittstegnet forekommer og erstatte det enten med et mellomrom eller ingenting hvis det allerede er et mellomrom på plass. Nå hvis du gjør dette med jevne mellomrom, er den andre måten å lage dette på med inntegningssymbolet (^) og bokstaven P. Du finner opptaket øverst på tastaturet over nummer 6-tasten. Så ^ P er en annen måte å vise avsnittstegnet på. Deretter følger du med innholdet du vil erstatte, for eksempel et mellomrom. Merk: Før du begynner å redigere, må du opprette en kopi av dokumentet ditt i tilfelle du trenger å gå tilbake til originalen.
Men det er en annen ting å passe på fordi du kanskje vil ha noen harde avkastninger eller avsnittmerker på slutten av de sanne avsnittene. Du vil merke i eksempeldokumentet ovenfor at det er to harde avkastninger på slutten av avsnitt. For denne typen dokumenter ønsker vi ikke nødvendigvis å lete etter alle avsnittmerkene og erstatte dem, for nå skaper vi et annet sted der vi må bruke tiden på å rydde opp i dokumentet.
I dette tilfellet vil du også se etter en hendelse der det er to harde avkastninger. Deretter erstatter du de to harde avkastningene med plassholdere. Nå kan denne plassholderen i det vesentlige være noe som normalt ikke vises på dokumentet. Plassholderne kan være et par stjerner (**), tre utropstegn (!!!) – bare noe som kan være et sted du kommer tilbake til når du er klar til å redigere dokumentet. Hvis du ikke er for selvsikker ennå, kan du erstatte de dobbelte harde avkastningene enkeltvis ved hjelp av Finn neste og deretter Erstatt. Når du ser hvordan det fungerer, kan du prøve Erstatt alle. Nå har du de plassholderne der du faktisk vil se et avsnittmerke. Senere kan du gå tilbake til teksten og se etter disse plassholderne og erstatte dem med de to harde avkastningene for hvert sted der du faktisk vil ha dem i det endelige dokumentet.
Deretter er det på tide å rydde opp. de harde avkastningene du vil fjerne fra dokumentet. Bare be Word om å søke etter hver forekomst av hard retur, og avhengig av innholdet, erstatt det med ingenting (la Erstatt tomt) eller muligens legge til et mellomrom. Nok en gang, prøv å erstatte alle når du har testet noen forekomster.
De siste trinnene dine kan være å tilbakestille de harde avkastningene som for øyeblikket er representert av plassholdere, for eksempel to stjerner. Husk at plassholderne ikke har noen spesifikk betydning. Du bruker dem bare som noe du kan finne, og erstatter dem deretter med to harde avkastninger. Nok en gang vil du finne dem i dialogboksen Finn og erstatt i Mer-delen under Spesial. Ta en titt på de andre alternativene fordi du vil se mange ting å søke etter i et dokument utover enkel tekst og tegnsetting.
Nå har du et dokument som sannsynligvis bare trenger litt opprydding, for eksempel å legge til eller slette noen mellomrom. Alt som trengs er noen få klikk og noen fikser for å spare tid på redigering av Word-dokumenter, slik at du kan fokusere på det som er viktigere for deg.
Av Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoft Certified Trainer, Productivity Speaker, Certified Virtual Presenter