Kanban forklart for nybegynnere | Den komplette guiden

Kanban er en arbeidsflytstyringsmetode for å definere, administrere og forbedre tjenester som leverer kunnskapsarbeid. Det tar sikte på å hjelpe deg med å visualisere arbeidet ditt, maksimere effektiviteten og forbedre kontinuerlig. Fra japansk oversettes kanban som billboard eller signboard. Opprinnelig fra produksjon ble det senere et territorium som Agile programvareutviklingsteam krever. Nylig begynte det å bli anerkjent av forretningsenheter i ulike bransjer.

Etter hvert som flere og flere mennesker hører om Kanban, er det ofte feiltolkninger. – Hva er egentlig Kanban? Hvordan bygge et Kanban-system?
Her er de viktigste tingene du trenger å vite om metoden og dens praktiske anvendelse.

Hva er Kanban? Definisjon og kort introduksjon.

Kanban-definisjon. Opprinnelig oppsto det som et planleggingssystem for mager produksjon, med opprinnelse fra Toyota Production System (TPS). På slutten av 1940-tallet introduserte Toyota produksjonen «just in time». Tilnærmingen representerer et pull-system. Dette betyr at produksjonen er basert på kundenes etterspørsel, snarere enn standard push-praksis for å produsere varer og presse dem til markedet.

Deres unike produksjonssystem la grunnlaget for Lean-produksjon eller bare Lean. Hovedformålet er å minimere avfallsaktiviteter uten å ofre produktiviteten. Hovedmålet er å skape mer verdi for kunden uten å generere flere kostnader.

Det originale Kanban-systemet, Kilde: TOYOTA Global Website

Kanban-metoden

På begynnelsen av det 21. århundre innså sentrale aktører i programvarebransjen raskt hvordan Kanban kunne brukes til å endre hvordan produkter og tjenester ble levert positivt.

Med økt fokus på effektivitet, og ved å utnytte en dvans innen datateknologi, forlot Kanban bilindustriens rike og ble med hell brukt til andre komplekse kommersielle sektorer som IT, programvareutvikling, R & D og andre.

Det vi nå kjenner igjen som Kanban-metoden med alle kjerneelementene, dukket opp i begynnelsen av 2007.

Du kan begynne å bygge Kanban-systemet ditt ved å sette opp det mest enkle Kanban-kortet med tre grunnleggende kolonner – «Requested», «In Progress» og «Done». Når den er konstruert, administrert og fungerer riktig, fungerer den som et sanntidsinformasjonslager, og fremhever flaskehalser i systemet og alt annet som kan forstyrre problemfri arbeidspraksis.

Men hvordan fungerer Kanban-metoden?

La oss oppdage mer.

De 4 Kanban Core Practices

David J. Anderson (en pioner innen feltet Lean / Kanban for kunnskapsarbeid) har formulert Kanban-metoden som en tilnærming til inkrementell, evolusjonær prosess og systemendring for kunnskapsarbeidsorganisasjoner. Det er fokusert på å få ting gjort, og dets grunnleggende deler kan deles inn i fire grunnleggende prinsipper og seks praksis.

Prinsipp 1: Start med det du gjør nå

Kanbans fleksibilitet gjør at den kan legges på eksisterende arbeidsflyter, systemer og prosesser uten å forstyrre det som allerede gjøres vellykket; Naturligvis vil det fremheve problemer som må adresseres og bidra til å vurdere og planlegge endringer, slik at implementeringen av dem er så forstyrrende som mulig.

Kanbans allsidighet lar deg introdusere det trinnvis for alle typer organisasjoner uten frykt for overengasjement eller kultursjokk, da det ikke er behov for deg å gjøre omfattende endringer helt fra starten.

Prinsipp 2: Enig å fortsette inkrementell , Evolutionary Change

Kanban-metoden er designet for å møte minimal motstand. Det oppmuntrer til kontinuerlige små trinnvise og evolusjonære endringer i den nåværende prosessen. Generelt frarådes feiende endringer fordi de vanligvis møter motstand på grunn av frykt eller usikkerhet.

Prinsipp 3: Respekter den nåværende prosessen, roller & Ansvar

Kanban anerkjenner at eksisterende prosesser, roller, ansvar og titler har verdi og er generelt verdt å bevare. Kanban-metoden forbyder ikke endring, men foreskriver den heller ikke som et «universalmiddel». Den er utformet for å fremme og oppmuntre til inkrementelle, logiske endringer uten å utløse frykt for selve endringen.

Prinsipp 4: Oppmuntre til handlinger of Leadership at All Levels

Dette er det nyeste Kanban-prinsippet.Det minner deg om at ledelse kommer fra menneskers hverdagslige handlinger i frontlinjen til teamene sine. Alle må fremme en kontinuerlig forbedringstankegang (Kaizen) for å oppnå optimal ytelse på team- / avdelings- / bedriftsnivå. Dette kan ikke være en ledelse nivåaktivitet.

De 6 øvelsene til Kanban

Når vi tar sikte på å implementere Kanban-metoden, må alle organisasjoner være forsiktige med de praktiske trinnene. Det er seks kjernepraksiser som identifisert av David Anderson som må være til stede for å få en vellykket implementering.

Visualiser arbeidsflyten

Et enkelt Kanban Board

For å visualisere prosessen med et Kanban-system, trenger du et brett med kort og kolonner. Hver kolonne på styret representerer et trinn i arbeidsflyten din. Hvert Kanban-kort representerer et arbeidselement.

Det første og viktigste for deg er å forstå hva som skal til for å få en vare fra en forespørsel til et produkt som kan leveres. Først etter å ha forstått hvordan arbeidsflyten for tiden fungerer, kan du prøve å forbedre den ved å gjøre de nødvendige justeringene.

Når du begynner å jobbe med element X, trekker du det fra «Gjøremål» -kolonnen, og når den er fullført, flytter du den til «Ferdig». På denne måten kan du enkelt spore fremgang og se flaskehalser.

Begrens pågående arbeid

Digital Kanban Board med WIP-grenser

En av Kanbans primære funksjoner er å sikre et håndterbart antall aktive elementer som pågår til enhver tid. Hvis det er ingen pågående arbeidsgrenser, du gjør ikke Kanban. Hvis du bytter et teams fokus halvveis, vil det generelt skade prosessen, og multitasking er en sikker rute for å generere avfall og ineffektivitet.

Å begrense WIP betyr å implementere et pull-system på deler eller hele arbeidsflyten. Innstilling av maksimale elementer per trinn sikrer at et kort bare» trekkes «til neste trinn når det er ledig kapasitet. Slike begrensninger vil raskt belyse problemområder i strømmen din slik at du kan identifisere og løse dem.

Manage Flow

Managing the flow handler om å administrere arbeid, men ikke folket. Med flyt mener vi bevegelse av arbeidsprodukter gjennom produksjonsprosessen.

Et av hovedmålene når vi implementerer et Kanban-system er å skape en jevn, sunn flyt. I stedet for å mikrohåndtere mennesker og prøve å holde dem opptatt hele tiden, bør vi fokusere på å administrere arbeidsprosessene og forstå hvordan vi kan få det arbeidet raskere gjennom systemet. Dette vil bety at Kanban-systemet vårt skaper verdier raskere.

Gjør prosesspolicyer eksplisitte

Du kan ikke forbedre noe du ikke gjør forstå. Dette er grunnen til at prosessen din bør være klart definert, publisert og sosialisert. Folk vil ikke omgås og delta i noe de ikke tror vil være nyttig.

Når alle er kjent med det felles målet, ville de være i stand til å jobbe og ta beslutninger angående en positiv innvirkning.

Tilbakemeldingsløkker

For team og selskaper som ønsker å være mer smidige, er implementering av tilbakemeldingsløkker et obligatorisk trinn. De sørger for at organisasjoner responderer tilstrekkelig på potensielle endringer og muliggjør kunnskapsoverføring mellom interessenter. Et eksempel på en slik tilbakemeldingssløyfe er det daglige stand up-møtet for lagsynkronisering. Det foregår foran Kanban-styret, og hvert medlem forteller de andre hva de gjorde i forrige dag, og hva de skal gjøre i dag.

Det er også gjennomgang av tjenesteleveranser, operasjonsgjennomgang, strategianmeldelse og risikovurderingsmøter. Frekvensen avhenger av mange faktorer, men tanken er at de er vanlige, i en strengt fast time, rett til punktet, og aldri unødvendig lange.

Det ideelle gjennomsnittlig lengde på en stand up bør være mellom 10-15 minutter, og andre kan nå opptil en time eller mer, avhengig av teamets størrelse og emner.

Forbedre deg i samarbeid (ved bruk av modeller & den vitenskapelige metoden)

Måten å oppnå kontinuerlig forbedring og bærekraftig endring i en organisasjon er gjennom en delt visjon om en bedre fremtid og en kollektiv forståelse av problemene som må løses.

Team med en felles forståelse av sine mål, arbeidsflyt, prosess og risiko er mer sannsynlig å bygge en felles forståelse av et problem og samarbeide mot forbedring.

Den positive siden av Kanban

I dag bruker mange organisasjoner Kanban-metoden for å bli mer smidig og få orden i deres kaotiske arbeidsprosesser. Enkelt sagt, et Kanban-system hjelper deg med å få utført mer arbeid.

Men la oss grave litt dypere og se de virkelige fordelene ved å bruke Kanban.

Alle er på samme side

Den grunnleggende ideen til Kanban er å visualisere hvert stykke arbeid på en tavle. På denne måten blir Kanban-styret til et sentralt informasjonsnav. Alle oppgaver er synlige, og de går aldri tapt, noe som gir gjennomsiktighet i hele arbeidsprosessen. Hvert teammedlem kan ha en rask oppdatering om statusen til hvert prosjekt eller oppgave.

Kanban avslører flaskehalser i arbeidsflyten din

Når du har bygget en Kanban bord og du fyller det med kort, vil du se at noen kolonner blir overfylte med oppgaver. Dette vil hjelpe deg med å synliggjøre flaskehalser i arbeidsflyten din og takle dem ordentlig. For eksempel kan du få en følelse av hvor store oppgaver skal være slik at teamet ditt raskt kan flytte dem fremover.

Kanban gir fleksibilitet

Hvis du tar en titt på de grunnleggende Kanban-prinsippene, vil du raskt forstå at ethvert team kan bruke det i organisasjonen din, fra R & D til HR.

Hovedårsaken er at Kanban respekterer organisasjonens nåværende tilstand, og at det ikke krever revolusjonerende endringer. Tvert imot antyder det at du bør forfølge inkrementell, evolusjonær endring og kontinuerlig forbedre.

Teamet ditt blir mer responsivt

Kanban ble opprettet for å imøtekomme den faktiske kundens etterspørsel akkurat i tide, i stedet for å skyve varer til markedet. I dag, i kunnskapsarbeid, gjør Kanban det enkelt å svare på kundens stadig skiftende krav. Det gjør at teamene kan være mer smidige, tilpasse seg endrede prioriteringer, omorganisere eller bytte fokus raskt.

Du fokuserer s om etterbehandling for å øke samarbeidet og produktiviteten

En av Kanbans viktigste fordeler er at det krever at team fokuserer på sine nåværende oppgaver til de er ferdige. Dette er mulig takket være konseptet med å begrense pågående arbeid.

Å begrense WIP fremmer team til å samarbeide for å fullføre arbeidsartikler raskere, som derimot eliminerer distraksjoner som kontekstbytte og multitasking. På slutten av dagen har dette en positiv innvirkning på teamets produktivitet.

Moderne Kanban

Med utviklingen av teknologi har Kanban også forbedret seg kontinuerlig. Digitale Kanban-brettløsninger er utviklet for å løse problemene som oppstår i eksterne lag.

Digital Kanban Board Eksempel

Enkel tilgang for eksterne teammedlemmer

I dag distribueres ofte lag over hele verden. De kan ikke jobbe på en fysisk tavle og trenger derfor en digital en de kunne få tilgang til hvor som helst for å være mer smidige. Kanban-brett i skyen er den mest effektive måten å få alle på samme spor. De gir tilgang til all informasjonen fra hvilken som helst enhet når som helst og viser handlinger live.

Flytanalyse

Videre tillater Kanban-programvaren en sofistikert analytisk prosess som hjelper deg med å spore ytelsen i detalj, oppdager flaskehalser og implementerer de nødvendige endringene.

Integrasjoner med andre verktøy

Digitale kort er også enkle å integrere med andre systemer. De kan gi et verdifullt perspektiv på hele prosessen, spare tid og øke effektiviteten.

Automatisering av arbeidsflyt

Den online Kanban-løsningen lar deg automatisere noen deler av prosessene og spare verdifull tid. Med egendefinerte automater kan enhver typisk arbeidsflyt gjøres mer effektiv.

Kanban i et nøtteskall

Et Kanban-system er mer enn klistrelapper på vegg. Den enkleste måten å forstå Kanban er å omfavne filosofien og bruke den på ditt daglige arbeid. Hvis du leser, forstår og resonerer med de fire kjerneprinsippene, vil den praktiske overgangen virke logisk og til og med uunngåelig.

Visualisere arbeidsflyt, sette WIP-grenser, administrere flyt, å sikre eksplisitte retningslinjer og forbedringer i samarbeidet vil ta prosessen din langt utover det du kunne tenke deg. Husk å organisere regelmessige tilbakemeldingsløkker, og alle disse brikkene sammen vil avsløre Kanbans virkelige kraft.

I sammendrag

Det å prøve å lære hva som er Kanban, kan være vanskelig i begynnelsen, men nå som du vet hva det er, kan du få mest mulig ut av de viktigste fordelene med Kanban:

• Fysiske og digitale Kanban-tavler hjelper deg med å visualisere arbeidet ditt
• Kanban er enkelt å adoptere og – bare start med det du har
• WIP-grenser gir deg mulighet til å bli mer effektiv
• Kanban-prinsippene og praksisene gir en evolusjonær vei mot smidighet uten å forstyrre de nåværende prosessene