Hvordan gruppere rader i Excel for å gjøre dem sammenleggbare og utvidbare

Opplæringen viser hvordan du grupperer rader i Excel for å gjøre kompliserte regneark lettere å lese . Se hvordan du raskt kan skjule rader i en bestemt gruppe eller skjule hele omrisset til et bestemt nivå.

Arbeidsark med mye kompleks og detaljert informasjon er vanskelig å lese og analysere. Heldigvis gir Microsoft Excel en enkel måte å organisere data i grupper på, slik at du kan kollapse og utvide rader med lignende innhold for å skape mer kompakte og forståelige visninger.

• Hvordan gruppere rader i Excel
  • Gruppér rader automatisk (disposisjon)
  • Gruppér rader manuelt (nestede grupper)
• Hvordan skjule rader i Excel
• Slik utvider du rader
• Slik fjerner du omriss og grupperer rader
• Excel-grupperingstips
  • Beregn gruppesubtotaler automatisk
  • Bruk standard Excel-stiler til sammendragsrader
  • Velg og kopier bare synlige rader
  • Skjul og vis omrissesymboler
  • Rissymboler vises ikke i Excel

Slik grupperer du rader i Excel

Gruppering i Excel fungerer best for strukturerte regneark som har kolonneoverskrifter, ingen tomme rader eller kolonner, og en sammendragsrad ( Delsum) for hvert delsett av rader. Med dataene ordentlig organisert, bruk en av følgende måter å gruppere dem på.

Gruppér rader automatisk (opprett en oversikt)

Hvis datasettet ditt inneholder bare ett nivå av informasjon, vil den raskeste måten være å la Excel gruppere rader for deg automatisk. Slik gjør du det:

1. Velg hvilken som helst celle i en av radene du vil gruppere.
2. Gå til Data-fanen > Outline group, klikk på pilen under Group og velg Auto Outline.

Det er alt det er til det!

Her er et eksempel på hva slags av rader Excel kan gruppere:

Som vist på skjermbildet nedenfor, er radene gruppert perfekt, og omrisselinjene representerer forskjellige nivåer av data organisasjon er lagt til venstre for kolonne A.

Merk. Hvis sammendragsradene dine er plassert over en gruppe detaljrader, før du oppretter en disposisjon, går du til Data-fanen > Disposisjonsgruppe, klikker på dialogboksen Disposisjon og tøm oppsummeringsradene under detalj avkrysningsruten.

Når disposisjonen er opprettet, kan du raskt skjule eller vise detaljer i en bestemt gruppe ved å klikke på minus eller pluss for den gruppen. Du kan også skjule eller utvide alle rader til et bestemt nivå ved å klikke på nivåknappene øverst til venstre på regnearket. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Slik skjuler du rader i Excel.

Slik grupperer du rader manuelt

Hvis regnearket inneholder to eller flere informasjonsnivåer, kan det hende at Autos disposisjon i Excel ikke er mulig gruppere dataene dine riktig. I et slikt tilfelle kan du gruppere rader manuelt ved å utføre trinnene nedenfor.

1. Opprett ytre grupper (nivå 1)

Velg en av de større undergruppene med data, inkludert alle de mellomliggende sammendragsrader og deres detaljrader.

I datasettet nedenfor, for å gruppere alle data for rad 9 (øst totalt), velger vi rad 2 til 8.

I kategorien Data, i områdegruppen, klikker du på Gruppeknappen, velger Rader og klikker OK.

Dette vil legge til en bar på venstre side av regnearket som strekker seg over de valgte radene:

På lignende måte oppretter du så mange ytre grupper som nødvendig.

I dette eksemplet trenger vi en ytterligere gruppe for Nord-regionen. For dette velger vi rad 10 til 16, og klikker Data-fanen > Gruppeknapp > Rader.

At sett med rader er nå også gruppert:

2. Opprett nestede grupper (nivå 2)

For å opprette en nestet (eller indre) gruppe, velg alle detaljrader over den relaterte sammendragsraden, og klikk på Gruppeknappen.

For eksempel, for å opprette Apple-gruppen i øst-regionen, velg rad 2 og 3, og trykk på Gruppe. For å lage Oranges-gruppen, velg rad 5 til 7 og trykk på Group-knappen igjen.

På samme måte oppretter vi nestede grupper for Nord-regionene, og får følgende resultat:

3. Legg til flere grupperingsnivåer om nødvendig

I praksis er datasett sjelden komplett.Hvis det på et eller annet tidspunkt blir lagt til flere data i regnearket, vil du sannsynligvis opprette flere omrissnivåer.

Som et eksempel, la oss sette inn rad totalt i tabellen vår, og deretter legge til den ytterste disposisjonsnivå. For å få det gjort, velg alle radene bortsett fra rad totalt totalt (rad 2 til 17) og klikk Data-kategorien > Gruppeknapp > Rader.

Som vist på skjermbildet nedenfor, er dataene våre nå gruppert i fire nivåer:

• Nivå 1: Totalt totalt
• Nivå 2: Regiontotaler
• Nivå 3: Delsummer i varen
• Nivå 4: Detaljrader

Nå som vi har en oversikt over rader, la oss se hvordan det gjør dataene våre lettere å se.

Hvordan skjule rader i Excel

En av de mest nyttige funksjonene i Excel-gruppering er muligheten til å skjule og vise detaljradene for en bestemt gruppe, samt å kollapse eller utvide hele omrisset til et visst nivå med et museklikk.

Skjul rader i en gruppe

For å skjule radene i en bestemt gruppe, klikker du bare på minusknappen nederst i gruppen «s bar.

Dette er for eksempel hvordan du raskt kan skjule alle detaljrader for Øst-regionen, inkludert delsummer, og bare vise Øst-totalraden:

En annen måte å skjule rader i Excel er å velge hvilken som helst celle i gruppen og klikke på Skjul detalj-knappen i Data-fanen, i disposisjonsgruppen:

Uansett vil gruppen minimeres til sammendragsraden, og alle detaljradene blir skjult.

Skjul eller utvid hele disposisjon til et bestemt nivå

Hvis du vil minimere eller utvide alle gruppene på et bestemt nivå, klikker du på det tilsvarende disposisjonsnummeret øverst til venstre på regnearket.

Nivå 1 viser minst mengden data mens det høyeste antallet utvider alle radene. For eksempel, hvis disposisjonen din har 3 nivåer, klikker du på nummer 2 for å skjule det tredje nivået (detaljrader) mens du viser de to andre nivåene (sammendragsrader).

I vårt datasett har vi fire omriss nivåer som fungerer på denne måten:

• Nivå 1 viser bare totalsum (rad 18) og skjuler alle andre rader.
• Nivå 2 viser totalsum og delsummer for region (rader 9, 17 og 18).
• Nivå 3 viser totalsum totalt, region og element (rad 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 og 18).
• Nivå 4 viser alle radene.

Skjermbildet nedenfor viser omrisset som er kollapset til nivå 3.

Slik utvider du rader i Excel

Hvis du vil utvide radene i en bestemt gruppe, klikker du på en hvilken som helst celle i den synlige sammendragsraden, og deretter klikker du Vis detalj-knappen i kategorien Data i områdegruppen:

Eller klikk på plusstegnet for den skjulte gruppen av rader som du vil expa nd:

Slik fjerner du disposisjon i Excel

Hvis du vil fjerne alle radgruppene samtidig, så fjern oversikten. Hvis du vil fjerne bare noen av radgruppene (f.eks. Nestede grupper), så grupperer du de valgte radene.

Slik fjerner du hele omrisset

Gå til Data-fanen > Oversiktsgruppe, klikk på pilen under Opphev gruppering, og klikk deretter Fjern disposisjon.

Merknader:

1. Hvis du fjerner disposisjon i Excel, slettes ingen data.
2. Hvis du fjerner en disposisjon med noen sammenklappede rader, kan det hende at disse radene forblir skjulte etter at omrisset er fjernet . For å vise radene, bruk en av metodene som er beskrevet i Slik viser du rader i Excel.
3. Når omrisset er fjernet, vil du ikke kunne få det tilbake ved å klikke på Angre-knappen eller trykke på Angre snarvei (Ctrl + Z). Du må gjenskape disposisjonen fra bunnen av.

Slik fjerner du grupperingen av en bestemt gruppe med rader

For å fjerne gruppering for visse rader uten å slette hele disposisjonen, gjør følgende:

1. Velg radene du vil oppheve gruppen.
2. Gå til Data-fanen > Disposisjonsgruppe, og klikk på Opphev gruppe-knappen. Eller trykk på Skift + Alt + venstre pil som er snarveien til å oppheve gruppen i Excel.
3. I dialogboksen Opphev gruppe velger du Rader og klikker OK.

For eksempel, her er hvordan du kan oppheve gruppering av to nestede radgrupper (Apples Subtotal and Oranges Subtotal) mens du holder den ytre østlige Total-gruppen:

Excel-grupperingstips

Som du nettopp har sett, er det ganske enkelt å gruppere rader i Excel. Nedenfor vil du finn noen nyttige triks som vil gjøre arbeidet ditt med grupper enda enklere.

Hvordan beregne gruppetototaler automatisk

I alle eksemplene ovenfor har vi satt inn våre egne delsum rader med SUM formler. For å få beregnet delsummer automatisk, bruk Subtotal-kommandoen med sammendragsfunksjonen du ønsker, for eksempel SUM, COUNT, GJENNOMSNITT, MIN, MAX osv. Subtotal-kommandoen vil ikke bare sette inn sammendragsrader, men også lage en disposisjon med sammenleggbare og utvidbare rader , og fullfører dermed to oppgaver samtidig!

Bruk standard Excel-stiler på sammendragsrader

Microsoft Excel har de forhåndsdefinerte stilene for to nivåer av sammendragsrader: RowLevel_1 (fet) og RowLevel_2 (kursiv ). Du kan bruke disse stilene før eller etter gruppering av rader.

Hvis du vil bruke Excel-stiler automatisk på en ny disposisjon, går du til Data-fanen > Konturgruppe, klikk på Oppstartsdialogboksen, og merk deretter av for Automatiske stiler, og klikk OK. Deretter oppretter du en disposisjon som vanlig.

For å bruke stiler på en eksisterende disposisjon, velger du også boksen Automatiske stiler som vist ovenfor, men klikk på Apply Styles-knappen i stedet for OK.

Slik ser et Excel-omriss med standardstiler for sammendragsrader ut:

Hvordan velge og kopiere bare synlige rader

Etter at du har kollapset irrelevante rader, kan det være lurt å kopiere de viste dataene et annet sted. Når du velger de synlige radene på vanlig måte ved hjelp av musen, velger du imidlertid også de skjulte radene.

Hvis du bare vil velge de synlige radene, må du utføre noen ekstra trinn. :

1. Velg synlige rader ved hjelp av musen.

   For eksempel har vi skjult alle detaljradene, og nå velger du de synlige sammendragsradene:
   

2. Gå til Hjem-fanen > Redigeringsgruppe, og klikk Finn & Velg > Gå til Spesial. Eller trykk Ctrl + G (Gå til snarvei) og klikk Spesial… -knappen.
3. I dialogboksen Gå til spesial velger du bare Synlige celler og klikker OK.
   

Som et resultat blir bare de synlige radene valgt (radene ved siden av skjulte rader er merket med en hvit kant):

Og nå trykker du bare på Ctrl + C for å kopiere de valgte radene og Ctrl + V å lime dem inn rever du vil.

Slik skjuler og viser du omrissesymboler

For å skjule eller vise omrisselinjene og nivånumrene i Excel, bruk følgende hurtigtast: Ctrl + 8.

Ved å trykke på snarveien for første gang skjules omrisssymbolene, og du trykker på den igjen viser omrisset.

Disposisjonssymbolene vises ikke i Excel

Hvis du kan verken se pluss- og minussymbolene i gruppelinjene eller tallene øverst i oversikten, sjekk følgende innstilling i Excel:

1. Gå til fil-kategorien > Alternativer > Avansert kategori.
2. Bla ned til visningsalternativene for dette regnearkdelen, velg regnearket av interesse, og sørg for boksen Vis omrisssymboler hvis en disposisjon brukes.

Slik grupperer du rader i Excel for å skjule eller utvide visse deler av datasettet. På lignende måte kan du gruppere kolonner i regnearkene dine. Jeg takker deg for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke.

• Hvordan skjule og gruppere kolonner i Excel
• Hvordan skjule kolonner i Excel
• Slik skjuler og viser du rader i Excel
• Slik setter du inn, bruker og fjern delsummer i Excel
• Slik sletter du annenhver rad eller hver nende rad i Excel