Actualizado en enero de 2021
Cobrar el alquiler es una de las principales aspectos de su negocio de alquiler, y hay muchas formas de generar ese flujo de efectivo. Algunos propietarios prefieren que sus inquilinos utilicen cheques; otros aceptan efectivo. Dependiendo de dónde viva, es posible que las leyes estatales y locales lo restrinjan con respecto a los tipos de pagos de alquiler que puede recibir.
Independientemente de cómo paguen el alquiler sus inquilinos, es una buena práctica proporcionarlos con recibo de pago. Esto es especialmente importante cuando los cheques llegan por correo o se le entregan directamente. No proporcionar un recibo y comprobante de pago, especialmente en el caso de que el alquiler se pague en efectivo, mediante cheque o giro postal, en última instancia, puede causar muchos daños y problemas en el futuro.
Si no lo hace Si cuenta con el sistema de recibo de alquiler adecuado, podría terminar en problemas financieros. Solicitar el desalojo será más difícil si no tiene recibos de alquiler y es posible que no pueda cobrar lo que se le debe por derecho.
Es hora de que aprenda más sobre el recibo de alquiler. Consulte una plantilla de muestra y descubra por qué siempre debe utilizar este sencillo documento.
Una tabla de contenido para el formato de recibo de alquiler
En este artículo, cubriremos estos aspectos importantes de los recibos de alquiler:
- La importancia de los recibos de pago de alquiler
- Responsabilidad y transparencia
- Organización del registro de documentos
- Preste atención a la Ley
- Cuándo usar recibos de alquiler
- Pagos en línea: ¿Todavía necesito recibos de alquiler?
- Muestra de recibo de alquiler y cómo Para usarlo
- Fecha e información de identificación
- Monto y momento
- Saldo adeudado
- Tipo de pago
- Leyes estatales sobre recibos de alquiler
- ¡Inclúyalo en el contrato de arrendamiento!
- Preguntas frecuentes sobre recibos de alquiler
- ¿Cómo hago un recibo de alquiler?
- ¿Cómo se ve un recibo de alquiler?
- ¿Qué información debe estar en un recibo de alquiler?
- ¿Es un recibo de alquiler comprobante de residencia?
- ¿Cuándo se deben emitir los recibos de alquiler?
La importancia de los recibos de pago de alquiler
Los recibos de alquiler pueden ser una parte muy importante del proceso de alquiler, incluso si se entregan a los inquilinos de forma sencilla. A veces, pueden ser la única forma verificable de demostrar que el alquiler se recibió en una determinada cantidad y / o en una fecha determinada.
Desafortunadamente, hay ocasiones en las que alquilar propiedades se convierte en un asunto de él dijo-ella dicha situación entre usted y sus inquilinos. En estos casos, poder demostrar que le entregó un recibo de alquiler a su inquilino puede ayudar a resolver disputas o incluso ganar un caso de desalojo en la corte. Ese es un ejemplo extremo, pero realmente puede ayudar.
Los recibos de pago del alquiler hacen todo lo siguiente en un simple recibo:
- Proporcionan responsabilidad tanto al propietario como al inquilino
- Cree una relación de confianza entre usted y su inquilino
- Mantenga un registro en papel de todos los pagos
- Organice los pagos recibidos
Hablemos más sobre por qué cada uno de estos factores es importante para preservar el éxito de su negocio.
Responsabilidad y transparencia
Los recibos de alquiler pueden actuar como un medio para establecer confianza y responsabilidad entre usted y sus inquilinos. Al proporcionar un recibo, usted reconoce que reconoce su pago y que no va a intentar pedirles más alquiler ese mes.
Si bien nunca consideraría hacerlo, algunos propietarios reclamarán falsamente nunca recibieron alquiler. Esto puede quemar a los inquilinos y hacer que desconfíen de los futuros propietarios. Los propietarios que sepan cómo redactar un recibo de alquiler y entregarlo de inmediato pueden evitar este problema.
Además, proporcionar al inquilino un recibo de alquiler les permite saber que su pago se ha procesado sin ningún problema. Los inquilinos que envíen su alquiler por correo o entreguen cheques querrán asegurarse de que todo se haya liquidado correctamente, por lo que el recibo del alquiler puede actuar como una excelente herramienta de comunicación en esta situación.
Paper Trail Organization
Los recibos de alquiler son una excelente manera de organizar su historial de pagos de alquiler. Al tener los recibos de cada mes que recibió el alquiler, puede ver fácil y claramente lo que se le ha pagado y lo que no se ha pagado.
Tener los recibos del alquiler también es una excelente manera de asegurarse de que no No dejes que el alquiler impago pase desapercibido. Si está ocupado o desconcentrado, es posible que no se dé cuenta de que el alquiler de un inquilino se atrasa. Sin embargo, simplemente examinando sus copias del recibo de alquiler cada mes, podrá confirmar fácilmente quién pagó y quién no.
Finalmente, el rastro en papel creado por los recibos de alquiler será muy útil si alguna vez necesita desafiar al inquilino o al contrato de alquiler en la corte.Presentar una solicitud de desalojo, por ejemplo, estará mejor respaldado si tiene un registro en papel claro de los recibos de alquiler de los meses que se pagaron que si solo tiene su palabra frente a la de su inquilino.
Como propietario, Es muy importante mantenerse organizado y asegurarse de tener todo lo que necesita para realizar un seguimiento en orden. ¡Utilice los recibos de alquiler a su favor cuando organice su negocio de alquiler para lograr grandes éxitos!
Preste atención a la ley
¿Está al día con las leyes locales? ¿Sabía que algunas leyes requieren que los propietarios entreguen recibos de alquiler dentro de un cierto período de tiempo después de recibir un pago de alquiler?
Algunos estados y jurisdicciones locales incluso requieren que entregue recibos de alquiler en determinadas situaciones. Si no está seguro de si debe proporcionar un recibo de alquiler, siga leyendo para obtener más información sobre por qué y cuándo se pueden solicitar los recibos de alquiler.
Cuándo usar los recibos de alquiler
Dar recibos de alquiler por cualquier pago fuera de línea es una buena práctica. Si los pagos se realizan en línea, se puede verificar un historial de estas transacciones en cualquier momento, pero este no siempre es el caso con pagos en efectivo, giros postales o cheques.
Hay varias ocasiones en las que debe asegurarse de entregar un recibo de alquiler a su inquilino:
- Si lo solicita: Es el derecho legal de su inquilino, en la mayoría de los estados, solicitar un recibo por cualquier pago de alquiler.
- Si desea que sean responsables: recuerde a los inquilinos que se puede proporcionar el historial de alquiler a las agencias de crédito para mejorar (o reducir) su puntaje crediticio.
- Si es un requisito legal: estatal y local las leyes pueden exigirlo.
- Si pagan en efectivo: no hay otra forma de rastrear este pago, por lo que siempre debe dar un recibo por los pagos en efectivo si decide aceptar un pago en efectivo.
Si está procesando el pago del alquiler fuera de línea, le recomendamos encarecidamente que proporcione recibos de alquiler por cada pago que reciba. Ser responsable es la mejor manera de convertirse en un gran propietario, y esta responsabilidad lo beneficiará a largo plazo.
Pagos en línea: ¿todavía necesito recibos de alquiler?
A medida que la tecnología se integra cada vez más en nuestra vida diaria, más personas que nunca se sienten cómodas pagando sus facturas electrónicamente. De hecho, ¡muchos prefieren manejar las cosas de esta manera! Si está utilizando un sistema de pago de alquiler en línea, es posible que se pregunte qué hacer con los recibos de alquiler y si todavía son algo de qué preocuparse.
Manejar los pagos de alquiler en línea tiene muchos beneficios:
- Transparencia
- Menos posibilidades de error humano (es decir, enviar a la dirección incorrecta)
- Reduce la confusión
- Agiliza el pago
- Acelera el procesamiento de pagos
- Facilita el pago del alquiler
- Crea un rastro de papel digital
- Más seguro que pagar en efectivo, cheque o giro postal
Al aceptar pagos en línea, ¿aún necesita proporcionar un recibo de alquiler?
Sí; aún debe proporcionar un recibo de alquiler en todas las mismas situaciones en las que proporcionaría un recibo de alquiler para los pagos aceptados fuera de línea. ¡La principal diferencia al aceptar pagos en línea es que el recibo puede estar integrado en el servicio que está utilizando!
Si está utilizando un portal de pago de alquiler, es probable que tenga una función de recibo que puede personalizar para satisfacer sus necesidades. . Esto significa que el recibo se enviará automáticamente cuando el pago del inquilino se haya transferido a su cuenta.
Si acepta el pago en línea a través de otra plataforma, puede crear un recibo digital y enviárselo al inquilino. . Los propietarios que planean hacer esto deben incluir información sobre cómo se entregarán los recibos en el contrato de alquiler original para evitar confusiones al respecto más adelante.
Independientemente de si su portal de pagos en línea puede crear registros, asegúrese de usted sabe cómo hacer un recibo por los pagos de alquiler recibidos.
Muestra de recibo de alquiler y cómo usarlo
Si no está seguro de qué tipo de formato de recibo de alquiler debe usar que utiliza para crear sus recibos de alquiler, tenemos la plantilla de muestra que necesita:
Muestra de recibo de alquiler
Esta plantilla de recibo de alquiler puede darle una idea de cómo para configurar sus propias plantillas personalizadas. ¡Todo lo que tendrá que hacer cada vez que reciba un pago es ajustar las fechas y los montos antes de entregar el recibo!
Analicemos los componentes clave que debe incluir al finalizar su propio recibo de alquiler imprimible.
Fecha e información de identificación
Primero, comience el recibo de alquiler con toda la información de contacto de identificación necesaria. Debe incluir:
- Fecha
- Nombre (s) del inquilino
- Dirección de la propiedad
Estas etiquetas de información el pago para quién vino, para qué propiedad y en qué fecha. Toda esta información es importante para un registro de documentos y para fines contables.
Monto y calendario
A continuación, enumere el monto que se paga por el alquiler y el período de alquiler que cubre ese alquiler. Por ejemplo, si un inquilino le dio $ 500 por el alquiler de abril, lo etiquetaría como tal en esta sección. Incluir las cantidades exactas y el período ayuda a crear mejores registros.
Además, su recibo de alquiler debe indicar si el alquiler se paga con retraso y si se han pagado o no los cargos por atraso junto con el alquiler. A veces, los inquilinos incluirán preventivamente los cargos por pago atrasado cuando saben que están pagando tarde. Hacer un seguimiento de esto es importante para que tanto usted como su inquilino sepan si es necesario aplicar y luego pagar alguna tarifa.
Saldo adeuda
Si su inquilino aún tiene una saldo adeudado restante, debe incluirlo en este recibo. Esto los ayudará a mantenerlos a ambos en la misma página si el inquilino no realiza pagos anteriores, se olvida de cubrir ciertas tarifas o simplemente le paga menos.
Aunque es fácil asumir que su inquilino no le paga lo suficiente intencionalmente alquiler, es posible que se hayan confundido genuinamente en algún momento durante el proceso de alquiler. Al alertar al inquilino de que todavía tiene un saldo adeuda al entregar un recibo de alquiler, puede asegurarse de que no haya problemas de comunicación.
Además, tener un registro de pagos insuficientes puede ayudar si alguna vez necesita ir a la corte de desalojo tener un inquilino desalojado. Los inquilinos en la corte de desalojo pueden intentar reclamar que solo pagaron el alquiler tarde una vez. Si sus recibos de alquiler pueden demostrar lo contrario, tendrá un caso más sólido para recuperar el control de su propiedad de alquiler.
Tipo de pago
Por último, asegúrese de incluir el método de pago. in. Este es un dato esencial. Si no se incluye en el recibo, el inquilino podría reclamar que pagó en efectivo y usted no lo registró.
Si tiene el tipo de pago registrado en este recibo, será más fácil verificar el estado de algo como un cheque o un giro postal si es necesario. Cuando sea posible, intente incluir los números de cheques y giros postales relevantes para que este seguimiento sea aún más simple.
Si es posible, debe marcar si se han procesado o no algún cheque o giros postales. Esto es importante porque existe la posibilidad de que el giro postal tenga un problema o que el cheque rebote. En esos casos, deberá volver a cobrar el alquiler, y el inquilino puede intentar utilizar el recibo del alquiler para evitar pagar.
Leyes estatales sobre recibos de alquiler
Como se mencionó anteriormente, Hay varios estados que requieren que le entregue a su inquilino un recibo de alquiler en situaciones específicas. Si está trabajando en uno de estos estados, asegúrese de estar al día con las leyes vigentes sobre recibos de alquiler que afectan sus propiedades.
Estos son algunos de los estados que exigen recibos y cuándo son obligatorio:
- El inquilino paga en efectivo:
Washington, Maryland, Nueva York - El inquilino solicita un recibo de alquiler:
Washington, Maryland, Nueva York y ¡muchos más! - Todas las situaciones:
Massachusetts
Es muy importante saber cómo llenar un recibo de alquiler de acuerdo con las leyes locales. Además de las leyes estatales sobre recibos de alquiler, algunas ciudades tienen requisitos adicionales. Consulte el código de su ciudad local para determinar si este tipo de ley afectará sus propiedades.
¡Póngalo en el contrato de arrendamiento!
Como sucede con muchas cosas, siempre es una buena idea incluir información sobre el procedimiento que se seguirá con los recibos de alquiler en el contrato de alquiler antes de firmarlo. El contrato de arrendamiento debe contener tanta información como sea posible de manera clara. Esto asegura que ambas partes estén al tanto de los procesos y expectativas, y puede ser una gran herramienta de defensa en el tribunal si es necesario.
Cuando se trata de pagos de alquiler y recibos de alquiler, asegúrese de que todo lo siguiente sea claro en los términos del contrato de arrendamiento antes de firmar las cosas con su inquilino:
- Cuándo vence el alquiler
- Cuánto es el alquiler
- Tipos de pago aceptables
- Si y cómo se emitirán los recibos de alquiler
- Qué sucederá si un cheque rebota
- Qué pasará si el alquiler se atrasa
- Qué el inquilino debe hacer si tiene alguna pregunta relacionada con el alquiler
Al igual que usted establece los términos sobre el uso de depósitos de seguridad en el contrato de arrendamiento, debe incluir el pago del alquiler y la información del recibo.
Al ser muy claro sobre todas estas cosas desde el principio en el contrato de arrendamiento, puede ayudar a eliminar confusiones problemáticas más adelante. Su relación con su inquilino se beneficiará de un contrato de arrendamiento más sólido, así que no tenga miedo de detallar los términos del contrato.
Preguntas frecuentes sobre recibos de alquiler
¿Cómo funciona? ¿Hago un recibo de alquiler?
En la mayoría de los casos, no existen reglas estrictas sobre cómo debe verse un recibo de alquiler. Si bien tenemos un formato de muestra para ayudarlo a crear su propia plantilla de recibo de alquiler, ¡el recibo se puede crear de varias maneras!
Si desea que las cosas sean increíblemente simples, puede comprar un talonario de papel de recibo que puede llenar a mano. Cuando un inquilino le trae un pago o se lo envía por correo, debe completarlo inmediatamente y devolvérselo. Estos talonarios de recibos guardan una copia para usted y una copia para el inquilino, por lo que son una buena manera de mantener un registro en papel en ambos extremos.
Alternativamente, puede crear una plantilla fácil que pueda completar e imprimir, como el que proporcionamos anteriormente. Guarde una copia para usted y entréguela al inquilino.
Hacer un recibo de alquiler no tiene por qué ser un asunto complicado. Siempre que se incluya la información requerida, el recibo puede tomar muchas formas. Por supuesto, puede ser bueno mantener las cosas lo más profesionales posible. Si tiene que presentar un caso judicial por pagos pendientes en el futuro, tener un registro de documentos profesional solo funcionará a su favor.
¿Qué aspecto tiene un recibo de alquiler?
Por lo general, un recibo de alquiler es un correo electrónico o una hoja de papel que rastrea el pago que se recibió, cuándo se recibió y para qué fue. Como se mencionó anteriormente, ¡no hay una forma estricta en la que deba verse un recibo de alquiler! Si bien algunas ciudades y jurisdicciones pueden tener formatos de muestra que recomiendan que sigan los propietarios, generalmente puede crear su propia plantilla.
Piense qué tipo de información necesita transmitir y cómo desea transmitirla. Si tiene un logotipo o una plantilla que se utiliza en la mayor parte de su documentación, considere la posibilidad de crear un formato de recibo de alquiler que se ajuste al diseño habitual. Lo único que debe asegurarse es que toda la información se transmita de forma clara y correcta a través del recibo de alquiler.
¿Qué información debe figurar en un recibo de alquiler?
La mayoría de las situaciones requerirán que se incluyan estas cuatro cosas principales en un recibo de alquiler:
- Fecha de pago
- Información de identificación (dirección de la propiedad y nombre del inquilino)
- Monto pagado
- Tipo de pago
Al cubrir estos cuatro aspectos básicos, brinda la información necesaria sobre quién, qué, cuándo y cómo se pagó el alquiler. Esos son los factores principales que deben registrarse y es importante registrarlos con la mayor precisión posible. Al usar un recibo de alquiler, puede ayudar a asegurarse de que ambas partes estén en la misma página.
Hay algunas cosas adicionales que también se pueden incluir. Por ejemplo, podría incluir un saldo restante o un monto adeudado si el inquilino pagó mal o aún está mal pagado de un mes anterior de alquiler perdido. Incluir esta información en el recibo de alquiler puede actuar como un recordatorio amable y, al mismo tiempo, crear un caso sólido para la corte de desalojo, si es necesario.
¿Es un recibo de alquiler una prueba de residencia?
En la mayoría de los casos, un recibo de alquiler no se considerará como prueba de residencia. La decisión final sobre si se puede utilizar o no como una forma válida de prueba dependerá de dónde se encuentre y qué tipo de prueba necesita.
Si bien es posible que un recibo de alquiler no sea lo que su inquilino necesita para obtener una nueva identificación o para probar su ubicación de residencia, ¡una copia de su contrato de alquiler puede ser suficiente! Si su inquilino está buscando obtener un comprobante de residencia, puede acudir a usted solicitando una copia adicional del contrato de alquiler si no tiene acceso a su propia copia.
Esta es una solicitud razonable y no es algo de lo que debes tener cuidado. También puede recomendar que su inquilino considere usar sus facturas de servicios públicos o cable, si corresponde, para probar su residencia.
¿Cuándo se deben emitir los recibos de alquiler?
Como propietario, siempre es una buena idea estar preparado para emitir recibos de alquiler por adelantado. Le conviene saber cuándo debe proporcionar recibos de alquiler antes de que se los soliciten.
Siempre debe proporcionar un recibo de alquiler:
- Cuándo solicitado por su inquilino
- Cuando lo exija legalmente la ley local o estatal
- Cuando su inquilino paga en efectivo
- Al procesar pagos fuera de línea
Ya sea que lo exija la ley o no, mantener un registro en papel de todos los pagos fuera de línea es una excelente manera de que usted y su inquilino sean responsables. El historial de alquiler puede ser difícil de rastrear si no sabe cuándo le pagaron, y sería imposible probar su caso en la corte si necesita desalojar a un inquilino que pagó fuera de línea sin él.
Si está utilizando una herramienta de pago de alquiler en línea, asegúrese de verificar qué tipo de recibos de alquiler proporciona y cómo puede acceder a esos registros. Las herramientas en línea a menudo producen este rastro en papel, por lo que puede evitar hacer el doble de trabajo si la función está incluida.
Mantenga su negocio registrado
Entregue un recibo de pago de alquiler cada El tiempo que su inquilino hace un pago puede parecer un gran esfuerzo para una muestra muy corta, pero este registro de pago puede mantenerlos a usted y a su inquilino en una mejor posición a través de su relación entre el propietario y el inquilino.
Al dar recibos de alquiler, puede asegurarse de:
- Crear un registro en papel.
- La comunicación de alquiler es transparente.
- Está cumpliendo con sus obligaciones legales como propietario.
Recuerde que entregar los recibos de alquiler no tiene por qué ser un proceso difícil. Una vez que haya utilizado nuestra plantilla de recibo de alquiler para crear su propia plantilla personalizada, simplemente puede modificarla cada vez que reciba un pago. ¡Hágalo rápido, simple y fácil!
¡Su empresa y su inquilino se lo agradecerán!