Una de las tareas que requieren mucho tiempo en Microsoft Word es limpiar texto de fuentes externas, especialmente cuando el documento tiene retornos extra duros que desea eliminar. Estos documentos incluyen texto copiado de un PDF, transcripciones de una reunión de Zoom, texto de YouTube u otros servicios, y documentos recibidos de colegas y clientes que podrían estar usando otros programas. El desafío es que está perdiendo demasiado tiempo limpiando manualmente estos archivos para eliminar devoluciones duras que no son necesarias en el texto del documento.
Para conocer los pasos simples para eliminar fácilmente devoluciones sólidas o marcas de párrafo de un archivo de texto en Microsoft Word continuar leyendo o ver mi video:
Visualización de marcas de párrafo en un documento
Lo primero que desea hacer es obtener más información. Lo hará trabajando con Mostrar / Ocultar. Esto está en la pestaña Inicio en el grupo Párrafo. Lo encontrará con un símbolo de marca de párrafo. Seleccione esta opción y ahora mostrará caracteres que no se imprimen, a veces denominados caracteres ocultos. Puede ver dónde ocurren los retornos duros al final de las líneas y dónde están rompiendo el texto en lugares incómodos. En el documento de muestra que se muestra a continuación, es bastante fácil ver dónde están ingresando los retornos duros. Es decir, el texto no se completa con lo que se llama un retorno suave. Hay devoluciones fijas al final de cada línea que crearán todo tipo de problemas de edición y formato en un documento de Word.
Cómo eliminar declaraciones fijas
Aunque puede ser un proceso bastante lento, podríamos Edite manualmente el texto para eliminar los retornos extra duros, agregue un espacio o puntuación si es necesario, y continúe limpiando el documento de esta manera. Sin embargo, existe un enfoque mucho más sencillo para eliminar las devoluciones. Y eso es usar los comandos Buscar y Reemplazar. El proceso básico para eliminar devoluciones o marcas de párrafo como se detalla a continuación es:
- Guarde el documento original con un nombre nuevo.
- Ejecute el comando Reemplazar.
- Según sea necesario, reemplace varios retornos duros que desee conservar con un marcador de posición.
- Busque y reemplace los retornos duros restantes con el especial Más > de Buscar y cuadro de diálogo Reemplazar. Elija Marca de párrafo de las opciones en Especial. Dependiendo de su documento, reemplace las marcas de párrafo con un espacio o nada en absoluto.
- Si creó marcadores de posición para las marcas de párrafo que desea conservar, invierta los pasos que utilizó en el Paso 3 para volver a colocar el párrafo marcas que desea conservar en el documento.
- Revise y edite su documento según sea necesario para finalizar la limpieza de su archivo.
Cómo encontrar & Reemplazar marcas de párrafo
Para comenzar, ubicará los comandos Buscar y Reemplazar en el lado derecho de la pestaña Inicio. También puede usar las siguientes combinaciones de teclas:
- Buscar: + F
- Reemplazar: + H
Probablemente haya usado estos antes para buscar texto, tal vez puntuación, y reemplazarlo con otra cosa. Pero hay más en esta función que simplemente buscar texto y reemplazarlo con otra cosa. Primero, elija Reemplazar. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, elija Más. Esto le da la opción de poder refinar cómo buscar y reemplazar. Para eliminar las declaraciones de impuestos de un archivo de texto, elija la opción Especial. Aquí verá una cantidad de símbolos y caracteres diferentes que puede encontrar y reemplazar, incluida la marca de párrafo.
Para limpiar nuestra documentos, a menudo queremos encontrar dónde se encuentra la marca de párrafo y reemplazarla con un espacio o nada si ya hay un espacio en su lugar. Ahora, si hace esto de forma regular, la otra forma de crearlo es con el símbolo de intercalación (^) y la letra P. Encontrará la intercalación en la parte superior de su teclado encima de la tecla número 6. Entonces ^ P es otra forma de mostrar la marca de párrafo. Luego, siga con el contenido que desea reemplazar, como un espacio. Nota: antes de comenzar a editar, cree una copia de su documento en caso de que necesite volver al original.
Pero hay otra cosa a tener en cuenta porque es posible que desee tener algunos retornos o marcas de párrafo en el final de los párrafos verdaderos. Observará que en el documento de muestra anterior hay dos retornos al final de los párrafos. Para este tipo de documentos, no necesariamente queremos buscar todas las marcas de párrafo y reemplazarlas porque ahora estamos creando otro lugar donde tendremos que dedicar nuestro tiempo a limpiar el documento.
En este caso, también querrá buscar cualquier ocurrencia donde haya dos retornos duros. Luego, reemplazará los dos retornos duros con marcadores de posición. Ahora, este marcador de posición podría ser esencialmente cualquier cosa que normalmente no aparecería en el documento. Los marcadores de posición pueden ser un par de asteriscos (**), tres signos de exclamación (!!!), algo que puede ser un lugar al que volverá cuando esté listo para terminar de editar el documento. Si aún no se siente muy seguro, puede reemplazar los retornos duros dobles individualmente usando Buscar siguiente y luego Reemplazar. Una vez que vea cómo funciona, intente Reemplazar todo. Ahora tienes esos marcadores de posición donde realmente quieres ver una marca de párrafo. Más tarde, puede volver al texto y buscar estos marcadores de posición y reemplazarlos con los dos retornos duros para cada lugar donde realmente los desee en el documento final.
A continuación, es hora de limpiar los retornos duros que desea eliminar del documento. Simplemente, pídale a Word que busque cada ocurrencia de un retorno completo y, dependiendo del contenido, lo reemplace con nada (deje Reemplazar en blanco) o posiblemente agregue un espacio. Una vez más, intente Reemplazar todo una vez que pruebe algunas ocurrencias.
Sus últimos pasos podrían ser restablecer los retornos duros que actualmente están representados por marcadores de posición como dos asteriscos. Recuerde, los marcadores de posición realmente no tienen ningún significado específico. Simplemente los está usando como algo que puede encontrar y luego reemplazarlos con dos retornos duros. Una vez más, los encontrará en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar en la sección Más en Especial. Consulte las otras opciones porque verá muchas cosas que buscar en un documento más allá del simple texto y la puntuación.
Ahora tiene un documento que probablemente solo necesite un poco de limpieza, como agregar o eliminando algunos espacios. Todo lo que se necesita son unos pocos clics y algunas correcciones para ahorrar tiempo al editar sus documentos de Word para que pueda concentrarse en lo que es más importante para usted.
Por Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Instructor certificado de Microsoft, orador de productividad, presentador virtual certificado