Microsoft Word에서 시간이 많이 걸리는 작업 중 하나는 텍스트를 정리하는 것입니다. 특히 문서에 삭제하려는 추가 하드 리턴이있는 경우 외부 소스에서. 이러한 문서에는 PDF에서 복사 한 텍스트, Zoom 회의의 대화 내용, YouTube 또는 기타 서비스의 텍스트, 다른 프로그램을 사용하고있을 수있는 동료 및 고객으로부터받은 문서가 포함됩니다. 문제는 문서 텍스트에 필요하지 않은 하드 리턴을 제거하기 위해 이러한 파일을 수동으로 정리하는 데 너무 많은 시간을 낭비하고 있다는 것입니다.
간단한 단계를 통해 하드 리턴이나 단락 표시를 쉽게 제거 할 수 있습니다. Microsoft Word의 텍스트 파일을 계속 읽거나 내 동영상보기 :
문서에 단락 표시 표시
가장 먼저해야 할 일은 더 많은 정보를 얻는 것입니다. 표시 / 숨기기를 사용하여이 작업을 수행합니다. 이것은 단락 그룹의 홈 탭에 있습니다. 단락 기호 기호로 찾을 수 있습니다. 이 옵션을 선택하면 인쇄되지 않는 문자 (숨겨진 문자라고도 함)가 표시됩니다. 줄 끝에서 하드 리턴이 발생하는 곳과 어색한 곳에서 텍스트가 깨지는 곳을 볼 수 있습니다. 아래의 샘플 문서에서 하드 리턴이 들어오는 위치를 매우 쉽게 확인할 수 있습니다. 즉, 텍스트가 소프트 리턴이라고하는 것으로 래핑되지 않습니다. Word 문서에서 모든 종류의 편집 및 서식 문제를 만드는 각 줄 끝에 하드 리턴이 있습니다.
하드 리턴 제거 방법
꽤 많은 시간이 소요될 수 있지만 텍스트를 수동으로 편집하여 여분의 하드 리턴을 삭제하고 필요한 경우 공백 또는 구두점을 추가 한 다음이 방법으로 문서를 계속 정리하십시오. 그러나 하드 수익을 제거하는 훨씬 더 쉬운 방법이 있습니다. 그리고 그것은 찾기 및 바꾸기 명령을 사용하는 것입니다. 아래에 설명 된대로 하드 리턴 또는 단락 표시를 제거하는 기본 프로세스는 다음과 같습니다.
- 원본 문서를 새 이름으로 저장합니다.
- 바꾸기 명령을 실행합니다.
- 필요에 따라 유지하려는 여러 하드 리턴을 자리 표시 자로 바꿉니다.
- 찾기에서 더보기 > 스페셜을 사용하여 나머지 하드 리턴을 찾아서 교체합니다. 및 바꾸기 대화 상자. Special 아래의 옵션에서 Paragraph Mark를 선택합니다. 문서에 따라 단락 기호를 공백으로 바꾸거나 전혀 바꾸지 마십시오.
- 유지하려는 단락 기호에 대한 자리 표시자를 만든 경우 3 단계에서 사용한 단계를 반대로 수행하여 단락을 다시 배치합니다. 문서에서 유지하려는 마크입니다.
- 필요에 따라 문서를 검토하고 편집하여 파일 정리를 마칩니다.
& 단락 표시 바꾸기
시작하려면 홈 탭의 오른쪽에서 찾기 및 바꾸기 명령을 찾으십시오. 다음 단축키를 사용할 수도 있습니다.
- 찾기 : + F
- 바꾸기 : + H
이것들은 텍스트, 아마도 구두점을 찾고 다른 것으로 대체하기 전에. 하지만이 기능에는 단순히 텍스트를 찾아서 다른 것으로 바꾸는 것 이상의 것이 있습니다. 먼저 바꾸기를 선택합니다. 찾기 및 바꾸기 대화 상자에서 자세히를 선택합니다. 이렇게하면 찾기 및 교체 방법을 구체화 할 수있는 옵션이 제공됩니다. 텍스트 파일에서 하드 리턴을 제거하려면 특수 옵션을 선택하십시오. 여기에는 단락 표시를 포함하여 찾아서 바꿀 수있는 다양한 기호와 문자가 표시됩니다.
문서에서 단락 기호가 발생하는 위치를 찾고 공백으로 대체하거나 이미 공백이있는 경우 아무 것도 표시하지 않으려는 경우가 많습니다. 이제이 작업을 정기적으로 수행하는 경우이를 만드는 다른 방법은 캐럿 기호 (^)와 문자 P를 사용하는 것입니다. 키보드 상단의 숫자 6 키 위에 캐럿이 있습니다. 따라서 ^ P는 단락 기호를 표시하는 또 다른 방법입니다. 그런 다음 공백과 같이 바꿀 내용을 따르십시오. 참고 : 편집을 시작하기 전에 원본으로 돌아 가야하는 경우를 대비하여 문서의 사본을 만드십시오.
하지만 실제로는 하드 리턴이나 단락 표시를 원할 수 있으므로주의해야 할 또 다른 사항이 있습니다. 진정한 단락의 끝. 위의 샘플 문서에서 단락 끝에 두 개의 하드 리턴이 있음을 알 수 있습니다. 이러한 유형의 문서의 경우 모든 단락 기호를 찾아서 바꾸고 싶지는 않습니다. 이제 문서를 정리하는 데 시간을 할애해야하는 또 다른 장소를 만들고 있기 때문입니다.
이 경우 두 번의 하드 리턴이있는 항목도 찾아야합니다. 그런 다음 두 개의 하드 리턴을 자리 표시 자로 대체합니다. 이제이 자리 표시자는 기본적으로 문서에 일반적으로 나타나지 않는 모든 것이 될 수 있습니다. 자리 표시자는 두 개의 별표 (**), 세 개의 느낌표 (!!!)가 될 수 있습니다. 문서 편집을 마칠 준비가되었을 때 다시 돌아올 위치 일 수 있습니다. 아직 확신이없는 경우 다음 찾기와 바꾸기를 사용하여 이중 하드 리턴을 개별적으로 바꿀 수 있습니다. 작동 방식을 확인한 후 모두 바꾸기를 시도하십시오. 이제 실제로 단락 기호를 보려는 위치에 대한 자리 표시자가 있습니다. 나중에 텍스트로 돌아가서 이러한 자리 표시자를 찾아 최종 문서에서 실제로 원하는 각 위치에 대해 두 개의 하드 리턴으로 바꿀 수 있습니다.
다음으로 정리할 시간입니다. 문서에서 제거하려는 하드 리턴. 간단히 Word에 하드 리턴이 발생할 때마다 검색하도록 요청하고 내용에 따라 아무것도 바꾸지 않거나 (바꾸기 공백으로 두십시오) 공백을 추가 할 수도 있습니다. 다시 한 번 몇 번 테스트 한 후 모두 바꾸기를 시도하십시오.
마지막 단계는 현재 두 개의 별표와 같은 자리 표시 자로 표시되는 하드 리턴을 재설정하는 것입니다. 자리 표시 자에는 실제로 특별한 의미가 없습니다. 단순히 찾을 수있는 것으로 사용한 다음 두 개의 하드 리턴으로 교체하는 것입니다. 다시 한 번 Special 아래의 More 섹션에있는 Find and Replace 대화 상자에서 찾을 수 있습니다. 간단한 텍스트와 구두점 이외에도 문서에서 검색 할 항목이 많이 표시되므로 다른 옵션을 확인하십시오.
이제 추가와 같은 약간의 정리 만 필요한 문서가 있습니다. 또는 몇 개의 공백을 삭제합니다. 몇 번의 클릭과 몇 번의 수정으로 Word 문서를 편집하는 시간을 절약 할 수 있으므로 더 중요한 것에 집중할 수 있습니다.
작성자 : Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoft 공인 강사, 생산성 강연자, 공인 가상 발표자