Kanban es un método de administración de flujo de trabajo para definir, administrar y mejorar los servicios que brindan trabajo de conocimiento. Su objetivo es ayudarlo a visualizar su trabajo, maximizar la eficiencia y mejorar continuamente. Del japonés, kanban se traduce como cartelera o letrero. Originario de la fabricación, más tarde se convirtió en un territorio reclamado por los equipos de desarrollo de software Agile. Recientemente, comenzó a ser reconocido por las unidades de negocios de varias industrias.
A medida que más y más personas escuchan acerca de Kanban, a menudo surgen malas interpretaciones.
¿Qué es exactamente Kanban? ¿Cómo construir un sistema Kanban?
Aquí están las cosas más importantes que necesita saber sobre el método y su aplicación práctica.
¿Qué es Kanban? Definición y breve introducción.
Definición Kanban. Inicialmente, surgió como un sistema de programación para la manufactura esbelta, que se originó en el Sistema de Producción de Toyota (TPS). A fines de la década de 1940, Toyota introdujo la fabricación «justo a tiempo» en su producción. El enfoque representa un sistema de atracción. Esto significa que la producción se basa en la demanda del cliente, en lugar de la práctica estándar de empuje para producir bienes y llevarlos al mercado.
Su exclusivo sistema de producción sentó las bases de la manufactura esbelta o simplemente esbelta. Su propósito principal es minimizar las actividades de desperdicio sin sacrificar la productividad. El objetivo principal es crear más valor para al cliente sin generar más costos.
El sistema Kanban original, fuente: sitio web global de TOYOTA
El método Kanban
A principios del siglo XXI, los actores clave de la industria del software se dieron cuenta rápidamente de cómo se podía usar Kanban para cambiar la forma en que los productos y los servicios se entregaron de manera positiva.
Con un mayor enfoque en la eficiencia y aprovechando una Con los avances en tecnología informática, Kanban abandonó el ámbito de la industria automotriz y se aplicó con éxito a otros sectores comerciales complejos como TI, desarrollo de software, R & D y otros.
De hecho, lo que ahora reconocemos como el Método Kanban con todos los elementos centrales surgió a principios de 2007.
Puede comenzar a construir su sistema Kanban configurando el tablero Kanban más sencillo con tres columnas básicas: «Solicitado», «En progreso» y «Listo». Cuando se construye, administra y funciona correctamente, sirve como un repositorio de información en tiempo real, destacando los cuellos de botella dentro del sistema y cualquier otra cosa que pueda interrumpir las prácticas de trabajo sin problemas.
Pero, ¿cómo funciona el método Kanban?
Descubramos más.
Las 4 prácticas principales de Kanban
David J. Anderson (un pionero en el campo de Lean / Kanban para el trabajo del conocimiento) ha formulado el método Kanban como un enfoque para el proceso evolutivo incremental y el cambio de sistemas para las organizaciones de trabajo del conocimiento. Se centra en hacer las cosas y sus fundamentos se pueden dividir en cuatro principios básicos y seis prácticas.
Principio 1: Empiece con lo que hace ahora
La flexibilidad de Kanban permite que se superponga a los flujos de trabajo, sistemas y procesos existentes sin interrumpir lo que ya se está haciendo con éxito; naturalmente, destacará los problemas que deben abordarse y ayudará a evaluar y planificar los cambios, de modo que su implementación sea lo más no disruptiva posible.
La versatilidad de Kanban le permite Introdúzcalo gradualmente a todo tipo de organizaciones sin temor a un compromiso excesivo o un choque cultural, ya que no es necesario que realice cambios radicales desde el principio.
Principio 2: Acuerde perseguir Incremental , Cambio evolutivo
La metodología Kanban está diseñada para encontrar una resistencia mínima. Fomenta pequeños cambios progresivos y continuos en el proceso actual. En general, se desaconsejan los cambios radicales porque suelen encontrar resistencia debido al miedo o la incertidumbre.
Principio 3: Respetar el proceso actual, roles & Responsabilidades
Kanban reconoce que los procesos, roles, responsabilidades y títulos existentes tienen valor y, en general, vale la pena preservarlos. El método Kanban no prohíbe el cambio, pero tampoco lo prescribe como una «panacea». Está diseñado para promover y fomentar cambios lógicos incrementales sin provocar el miedo al cambio en sí.
Principio 4: Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles
Este es el principio Kanban más nuevo.Le recuerda que el liderazgo proviene de los actos cotidianos de las personas en la primera línea de sus equipos. Todos deben fomentar una mentalidad de mejora continua (Kaizen) para alcanzar un rendimiento óptimo a nivel de equipo / departamento / empresa. Esto no puede ser una gestión nivel de actividad.
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Las 6 prácticas de Kanban
Al intentar implementar el método Kanban, todas las organizaciones deben tener cuidado con los pasos prácticos. Hay seis prácticas centrales identificadas por David Anderson que deben estar presentes para una implementación exitosa.
Visualice el flujo de trabajo
Un tablero Kanban simple
Para visualizar su proceso con un sistema Kanban, necesitará un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna en el tablero representa un paso en su flujo de trabajo. Cada tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo.
Lo primero y más importante para usted es comprender lo que se necesita para obtener un elemento de una solicitud a un producto entregable. Solo después de comprender cómo funciona actualmente el flujo de trabajo, puede aspirar a mejorarlo haciendo los ajustes necesarios.
Cuando comience a trabajar en el elemento X, lo extrae de la columna «Tareas pendientes», y cuando esté completa, muévala a «Listo». De esta manera, puede realizar un seguimiento del progreso y detectar cuellos de botella fácilmente.
Limitar el trabajo en progreso
Tablero Kanban digital con límites WIP
Una de las funciones principales de Kanban es garantizar un número manejable de elementos activos en progreso en cualquier momento. Si no hay límites de trabajo en progreso, no estás haciendo Kanban. Cambiar el enfoque de un equipo a la mitad generalmente dañará el proceso, y la multitarea es una ruta segura para generar desperdicio e ineficiencia.
Limitar WIP significa implementar un sistema de extracción en las piezas o en el flujo de trabajo completo. Establecer el máximo de elementos por etapa asegura que una tarjeta solo se» extraiga «en el siguiente paso cuando hay capacidad disponible. Estas limitaciones iluminarán rápidamente las áreas problemáticas en su flujo para que pueda identificarlas y resolverlas.
Administrar flujo
Administrar el flujo se trata de administrar el el trabajo pero no la gente. Por flujo, nos referimos al movimiento de elementos de trabajo a través del proceso de producción.
Uno de los principales objetivos al implementar un sistema Kanban es crear un flujo fluido y saludable. En lugar de microgestionar a las personas y tratar de mantenerlas ocupadas todo el tiempo, deberíamos centrarnos en gestionar los procesos de trabajo y comprender cómo hacer que el trabajo funcione más rápido a través del sistema. Esto significaría que nuestro sistema Kanban está creando valor más rápidamente.
Hacer explícitas las políticas de proceso
No puedes mejorar algo que no comprender. Es por eso que su proceso debe estar claramente definido, publicado y socializado. Las personas no se asociarían ni participarían en algo que no creen que sea útil.
Cuando todos estén familiarizados con el objetivo común, podrán trabajar y tomar decisiones. con respecto a un impacto positivo.
Bucles de retroalimentación
Para equipos y empresas que desean ser más ágiles, implementar bucles de retroalimentación es un paso obligatorio. Garantizan que las organizaciones estén respondiendo adecuadamente a los cambios potenciales y permiten la transferencia de conocimientos entre las partes interesadas. Un ejemplo de este ciclo de retroalimentación es la reunión diaria de pie para la sincronización del equipo. Tiene lugar frente al tablero Kanban, y cada miembro les dice a los demás lo que hicieron el día anterior y lo que harán hoy.
También están los revisión de la prestación de servicios, revisión de operaciones, revisión de estrategia y reuniones de revisión de riesgos. La frecuencia depende de muchos factores, pero la idea es que sean regulares, a una hora estrictamente fija, directamente al grano y nunca innecesariamente largas.
El ideal la duración promedio de un stand up debe ser de entre 10 y 15 minutos, y otros pueden llegar hasta una hora o más, según el tamaño del equipo y los temas.
Mejorar de manera colaborativa (utilizando modelos & el método científico)
La forma de lograr la mejora continua y el cambio sostenible dentro de una organización es a través de una visión compartida de un futuro mejor y un comprensión de los problemas que deben solucionarse.
Los equipos con una comprensión compartida de sus objetivos, flujo de trabajo, proceso y riesgos tienen más probabilidades de desarrollar una comprensión compartida de un problema y trabajar juntos para mejorar.
El lado positivo de Kanban
Hoy en día, muchas organizaciones adoptan el método Kanban para ser más ágiles y poner orden en sus caóticos procesos de trabajo. En pocas palabras, un sistema Kanban te ayuda a hacer más trabajo.
Pero profundicemos un poco más y veamos los beneficios reales de usar Kanban.
Todos están en la misma página
La idea básica de Kanban es visualizar cada trabajo en una pizarra. De esta manera, el tablero Kanban se convierte en un centro informativo central. Todas las tareas son visibles y nunca se pierden, lo que aporta transparencia a todo el proceso de trabajo. Cada miembro del equipo puede tener una actualización rápida sobre el estado de cada proyecto o tarea.
Kanban revela cuellos de botella en su flujo de trabajo
Una vez que crea un Tablero Kanban y lo llenas de tarjetas, verás que algunas columnas se llenan de tareas. Esto le ayudará a destacar los cuellos de botella en su flujo de trabajo y abordarlos correctamente. Por ejemplo, puede tener una idea de cuán grandes deben ser las tareas para que su equipo pueda avanzar rápidamente.
Kanban brinda flexibilidad
Si Si echa un vistazo a los principios básicos de Kanban, comprenderá rápidamente que cualquier equipo puede usarlo en su organización, desde R & D hasta RR.HH.
La razón principal es que Kanban respeta el estado actual de su organización y no requiere cambios revolucionarios. Por el contrario, sugiere que debe buscar cambios incrementales, evolutivos y mejorar continuamente.
Su equipo se vuelve más receptivo
Kanban se creó para satisfacer la demanda real de los clientes justo a tiempo, en lugar de lanzar productos al mercado. Hoy, en trabajo del conocimiento, Kanban facilita la respuesta a los requisitos cambiantes de los clientes. Permite que los equipos sean más ágiles, se adapten a las prioridades cambiantes, se reorganicen o cambien de enfoque rápidamente.
You focu s en terminar el trabajo para impulsar la colaboración y la productividad
Una de las principales ventajas de Kanban es que requiere que los equipos se concentren en sus tareas actuales hasta que las terminen. Esto es posible gracias al concepto de limitar el trabajo en progreso.
Limitar WIP fomenta que los equipos colaboren para completar elementos de trabajo más rápido, lo que, por otro lado, elimina distracciones como el cambio de contexto y la multitarea. Al final del día, esto tiene un impacto positivo en la productividad del equipo.
Kanban moderno
Con el desarrollo de la tecnología, Kanban también ha mejorado continuamente. Se han desarrollado soluciones de tablero Kanban digital para superar los problemas que surgen en equipos remotos.
Ejemplo de tablero Kanban digital
Fácil acceso para miembros de equipos remotos
Hoy en día, los equipos a menudo se distribuyen por todo el mundo. No pueden trabajar en una pizarra física y, por lo tanto, necesitan una digital a la que puedan acceder desde cualquier lugar para ser más ágiles. Los tableros Kanban en la nube son la forma más efectiva de hacer que todos sigan el mismo camino. Proporcionan acceso a toda la información desde cualquier dispositivo en cualquier momento y muestran acciones en vivo.
Análisis de flujo
Además, el software Kanban permite un proceso analítico sofisticado para ayudarlo a rastrear el rendimiento en detalle, descubrir cuellos de botella e implementar los cambios necesarios.
Integraciones con otras herramientas
Las placas digitales también son fáciles de integrar con otros sistemas. Pueden brindar una perspectiva valiosa de todo el proceso, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
Automatización del flujo de trabajo
La solución Kanban en línea le permite automatizar algunas partes de sus procesos y ahorrar un tiempo valioso. Con los autómatas personalizados, cualquier flujo de trabajo típico puede ser más eficiente.
Kanban en pocas palabras
Un sistema Kanban es más que notas adhesivas en el pared. La forma más fácil de entender Kanban es adoptar su filosofía y aplicarla a su trabajo diario. Si lee, comprende y resuena con los cuatro principios básicos, la transición práctica parecería lógica e incluso inevitable.
Visualización del flujo de trabajo, establecimiento de límites WIP, gestión del flujo, garantizar políticas explícitas y una mejora colaborativa llevará su proceso mucho más allá de lo que podría pensar. Recuerde organizar ciclos de retroalimentación regulares, y todas estas piezas juntas revelarán el poder real de Kanban.
Acelere la entrega del proyecto.
Obtenga visibilidad en todos los proyectos y carteras.
En resumen
Tratar de aprender qué es Kanban puede ser difícil al principio, pero ahora que sabe qué es, puede aprovechar al máximo los principales beneficios de Kanban:
- Los tableros Kanban físicos y digitales lo ayudan a visualizar su trabajo
- Kanban es fácil de adoptar y, simplemente comience con lo que tiene
- Los límites de WIP le permiten ser más eficiente
- Los principios y prácticas Kanban ofrecen un camino evolutivo hacia la agilidad sin interrumpir los procesos actuales