Microsoft Wordで時間のかかるタスクの1つは、テキストのクリーンアップです。外部ソースから、特にドキュメントに削除したい余分なハードリターンがある場合。これらのドキュメントには、PDFからコピーされたテキスト、Zoom会議からのトランスクリプト、YouTubeまたは他のサービスからのテキスト、および他のプログラムを使用している可能性のある同僚やクライアントから受け取ったドキュメントが含まれます。課題は、ドキュメントテキストで不要なハードリターンを削除するためにこれらのファイルを手動でクリーンアップするのに多くの時間を浪費していることです。
ハードリターンまたは段落記号を簡単に削除する簡単な手順についてMicrosoft Wordのテキストファイルを読み続けるか、ビデオをご覧ください：
ドキュメントに段落記号を表示する
最初にやりたいことは、より多くの情報を取得することです。これを行うには、表示/非表示を使用します。これは、段落グループの[ホーム]タブにあります。これは段落記号の記号で見つけることができます。このオプションを選択すると、非表示文字と呼ばれることもある非印刷文字が表示されます。行の終わりでハードリターンが発生する場所と、厄介な場所でテキストが壊れている場所を確認できます。以下のサンプルドキュメントでは、ハードリターンがどこから来るのかを簡単に確認できます。つまり、テキストはソフトリターンと呼ばれるものでラップされていません。各行の終わりにハードリターンがあり、Word文書であらゆる種類の編集とフォーマットの問題が発生します。
ハードリターンを削除する方法
かなり時間のかかるプロセスになる可能性がありますが、テキストを手動で編集して余分なハードリターンを削除し、必要に応じてスペースまたは句読点を追加して、この方法でドキュメントのクリーンアップを続行します。ただし、ハードリターンを削除するためのはるかに簡単なアプローチがあります。そして、それは検索と置換コマンドを使用することです。以下に詳述するように、ハードリターンまたは段落記号を削除する基本的なプロセスは次のとおりです。
- 元のドキュメントを新しい名前で保存します。
- 置換コマンドを起動します。
- 必要に応じて、保持する複数のハードリターンをプレースホルダーに置き換えます。
- 検索のその他の>スペシャルを使用して、残りのハードリターンを検索して置き換えます。および[置換]ダイアログボックス。 [特別]の下のオプションから[段落記号]を選択します。ドキュメントに応じて、段落記号をスペースに置き換えるか、まったく置き換えないでください。
- 保持する段落記号のプレースホルダーを作成した場合は、手順3で使用した手順を逆にして段落を元に戻します。ドキュメントに保持するマーク。
- 必要に応じてドキュメントを確認および編集して、ファイルのクリーンアップを完了します。
検索方法&段落記号の置換
まず、[ホーム]タブの右側にある[検索]コマンドと[置換]コマンドを見つけます。次のキーボードショートカットを使用することもできます。
- 検索：+ F
- 置換：+ H
おそらく使用したことがありますこれらの前に、テキスト（おそらく句読点）を見つけて、それを別のものに置き換えます。ただし、この機能には、単にテキストを探して別のものに置き換えるだけではありません。まず、[置換]を選択します。 [検索と置換]ダイアログボックスで、[その他]を選択します。これにより、検索方法と置換方法を改善できるオプションが提供されます。テキストファイルからハードリターンを削除するには、[特別]オプションを選択します。ここには、段落記号を含め、検索して置き換えることができるさまざまな記号や文字がいくつも表示されます。
クリーンアップするにはドキュメントの場合、段落記号が出現する場所を見つけて、スペースに置き換えるか、すでにスペースがある場合は何も置き換えないことがよくあります。これを定期的に行う場合、これを作成するもう1つの方法は、キャレット記号（^）と文字Pを使用することです。キャレットはキーボード上部の数字の6キーの上にあります。したがって、^ Pは段落記号を表示する別の方法です。次に、スペースなど、置き換えたいコンテンツを続けます。注：編集を開始する前に、元に戻す必要がある場合に備えて、ドキュメントのコピーを作成してください。
ただし、実際にはハードリターンや段落記号を付けたい場合があるため、注意すべき点がもう1つあります。真の段落の終わり。上記のサンプルドキュメントでは、段落の最後に2つのハードリターンがあることに気付くでしょう。これらのタイプのドキュメントの場合、必ずしもすべての段落記号を探して置き換える必要はありません。これは、ドキュメントのクリーンアップに時間を費やす必要がある別の場所を作成しているためです。
この場合、ハードリターンが2つある場合も探します。次に、2つのハードリターンをプレースホルダーに置き換えます。現在、このプレースホルダーは基本的に、通常はドキュメントに表示されないものであれば何でもかまいません。プレースホルダーには、2つのアスタリスク（**）、3つの感嘆符（!!!）があります。これは、ドキュメントの編集を終了する準備ができたときに戻る場所になります。まだ自信がない場合は、[次を検索]、[置換]の順に使用して、ダブルハードリターンを個別に置換できます。動作を確認したら、[すべて置換]を試してください。これで、段落記号を実際に表示したい場所のプレースホルダーができました。後で、テキストに戻って、これらのプレースホルダーを探し、最終的なドキュメントで実際に必要な場所ごとに2つのハードリターンに置き換えることができます。
次に、クリーンアップします。ドキュメントから削除するハードリターン。単純に、ハードリターンが発生するたびに検索するようにWordに依頼し、内容に応じて、何も置き換えない（[置換]を空白のままにする）か、場合によってはスペースを追加します。もう一度、いくつかのオカレンスをテストしたら、[すべて置換]を試してください。
最後の手順は、2つのアスタリスクなどのプレースホルダーで現在表されているハードリターンをリセットすることです。プレースホルダーには特定の意味がないことを忘れないでください。あなたは単にそれらをあなたが見つけることができるものとして使用し、それからそれらを2つのハードリターンに置き換えています。繰り返しになりますが、[特別]の下の[その他]セクションにある[検索と置換]ダイアログボックスでそれらを見つけることができます。単純なテキストや句読点以外にも、ドキュメント内で検索するものがたくさんあるので、他のオプションを確認してください。
これで、追加などのクリーンアップが少しだけ必要なドキュメントができました。またはいくつかのスペースを削除します。数回クリックするだけで、Word文書の編集にかかる時間を節約できるため、自分にとってより重要なことに集中できます。
Dawn Bjork、MCT、MOSM、CVP、TheSoftwarePro®
Microsoft認定トレーナー、生産性スピーカー、認定仮想プレゼンター