Excelダッシュボードは、KPIの追跡、データポイントの比較、
このチュートリアルでは、Excelダッシュボードを作成する方法、ダッシュボードを作成する際に従うべきベストプラクティス、Excelで使用できる機能とツールについて学習します。 、絶対に避けるべきこと、および推奨されるトレーニング資料。
このチュートリアルの内容：
Excelダッシュボードとは何ですか？レポートとの違いは何ですか？
まず、Excelダッシュボードとは何かを理解しましょう。
Excelダッシュボードは1ページのポケットベルであり（ほとんどの場合、必ずしも必要ではありません）、マネージャーやビジネスリーダーが主要なKPIや指標を追跡するのに役立ちます。それに基づいて決定を下します。データに裏打ちされたグラフ/表/ビューが含まれています。
ダッシュボードはレポートと呼ばれることがよくありますが、すべてのレポートがダッシュボードであるとは限りません。
違いは次のとおりです。
- レポートは、1か所でのみデータを収集して表示します。たとえば、マネージャーが過去の期間に売上がどのように増加したか、どの地域が最も収益性が高かったかを知りたい場合、レポートはそれに答えることができません。関連するすべての販売データを報告するだけです。次に、これらのレポートを使用して、意思決定に役立つダッシュボード（ExcelまたはPowerPoint）を作成します。
- 一方、ダッシュボードは、パフォーマンスが優れている地域や製品などの重要な質問に即座に回答します。経営陣が焦点を当てるべきです。これらのダッシュボードは静的またはインタラクティブにすることができます（ユーザーが選択を行ってビューを変更すると、データが動的に更新されます）。
ダッシュボードとは何かを理解したので、詳しく見ていきましょう。で、Excelでダッシュボードを作成する方法を学びます。
Excelダッシュボードを作成する方法は？
Excelダッシュボードの作成は複数のステップからなるプロセスであり、作成する際に留意する必要のある重要な事項がいくつかあります。
Excelを起動する前でも、次のことを行う必要があります。ダッシュボードの目的を明確にします。
たとえば、企業の財務KPIを追跡するKPIダッシュボードを作成する場合、目的は現在の期間と過去の期間の比較を表示することです。 （s）。
同様に、人事部門が従業員のトレーニングを追跡するためのダッシュボードを作成する場合、目的は、トレーニングを受けた従業員の数とトレーニングが必要な数を示すことです。
Excelダッシュボードの作成を開始する前に行うべきこと
多くの人は、データを入手するとすぐにダッシュボードで作業を開始します。
そして、ほとんどの場合、クライアント/利害関係者の目的が達成されていないため、ダッシュボードでやり直すという悲惨さをもたらします。
以下にいくつかの質問があります。 Excelダッシュボードの作成を開始する前に回答しておく必要のあるコメント：
Q：ダッシュボードの目的は何ですか？
データを取得したらすぐに最初に行うこと（またはデータを取得する前でも）、利害関係者が何を望んでいるかを明確にすることです。ダッシュボードが提供する必要のある目的を明確にします。
KPIを1回だけ追跡するのですか、それとも定期的に追跡するのですか。会社全体または部門ごとのKPIを追跡する必要がありますか？適切な質問をすることで、必要なデータとダッシュボードの設計方法を理解するのに役立ちます。
Q：データソースは何ですか？
データの出所と場所を常に把握してください。どのような形式。私のプロジェクトの1つでは、データはスペイン語のPDFファイルとして提供されていました。これによりスコープが完全に変更され、ほとんどの時間は手動でデータをカリングすることに費やされました。ここにあなたが尋ねるべき質問があります：誰がデータを所有していますか？どの形式でデータを取得しますか？データはどのくらいの頻度で更新されますか？
Q：このExcelダッシュボードを使用するのは誰ですか？
マネージャーはおそらくダッシュボードが提供する洞察にのみ関心がありますが、一部のデータアナリストは彼のチームは、より詳細なビューが必要な場合があります。ダッシュボードを使用するユーザーに基づいて、データと最終出力を構造化する必要があります。
Q：Excelダッシュボードを更新する必要がある頻度はどれくらいですか？
ダッシュボードを更新する場合毎週または毎月更新する場合は、プラグアンドプレイモデルを作成することをお勧めします（データをコピーして貼り付けるだけで、自動的に更新されます）。 1回限りの演習の場合は、自動化を省略して手動で行うことができます。
Q：クライアント/利害関係者はどのバージョンのOfficeを使用していますか？
クライアント/利害関係者が最新バージョンのMSOfficeを持っていると想定しないでください。私はかつて、利害関係者がExcel2003を使用していることを知るためだけにダッシュボードを作成しました。これにより、IFERROR関数がExcel 2003バージョン（ダッシュボードの作成時に広範囲に使用したもの）では機能しないため、いくつかの手直しが発生しました。
Excelでデータを取得する
何を作成する必要があるかをよく理解してください。次のステップは、データを取得してExcelで取得することです。
クライアントがExcelでデータを提供すると、生活は楽になります。そうでない場合は、Excelで取得するための効率的な方法を見つける必要があります。
CSVファイルまたはテキストファイルが提供されている場合は、これらをExcelで簡単に変換できます。データを保存するデータベースにアクセスできる場合は、接続を作成して間接的に更新できます。
データを取得したら、データをクリーンアップして標準化する必要があります。
たとえば、先頭、末尾、または二重のスペースを削除したり、重複を見つけて削除したり、空白やエラーを削除したりする必要がある場合があります。
場合によっては、再構築が必要になることもあります。データ（たとえば、ピボットテーブルを作成する必要がある場合）。
これらの手順は、プロジェクトとExcelでのデータの外観によって異なります。
ダッシュボードの構造の概要
Excelにデータを入力すると、Excelダッシュボードで使用できるものと使用できないものが正確にわかります。
この段階で、元に戻すことをお勧めします。 Excelダッシュボードの概要を示す利害関係者。
ベストプラクティスとして、PowerPointで簡単な概要と追加のメモを作成します。このステップの目的は、利用可能なデータでどのようなダッシュボードを期待できるかを関係者が確実に理解できるようにすることです。
また、関係者が自分に付加価値を与える変更を提案する場合にも役立ちます。
KPIダッシュボードの1つに対して作成したサンプルアウトラインの例を次に示します。
概要が決まったら、Excelダッシュボードの作成を開始します。
ベストプラクティスとして、Excelワークブックを3つの部分に分割します（これらは同じ名前で作成したワークシートです）：
- データ–これは生データを含む1つまたは複数のワークシートである可能性があります。
- 計算–これはここですべての計算を行います。繰り返しになりますが、計算用に1つまたは複数のシートがある場合があります。
- ダッシュボード–これはダッシュボードがあるシートです。ほとんどの場合、これはデータに裏付けられた分析/洞察を表示する単一のページビューです。
Excelテーブル–効率的なExcelダッシュボードの秘訣
生データを使って最初に行うことは、それをExcelテーブルに変換することです。
Excelテーブルには、次のような多くの利点があります。 Excelダッシュボードを作成する際に重要です。
表形式のデータをExcelテーブルに変換するには、データを選択して[挿入]タブに移動し、[テーブル]アイコンをクリックします。
ダッシュボードにExcelテーブルを使用する利点は次のとおりです。
- 表形式のデータセットをExcelテーブルに変換する場合、後の段階でデータが変更されることを心配する必要はありません。追加のデータを取得した場合でも、数式が台無しになることを心配せずに、テーブルに追加するだけで済みます。これは、プラグアンドプレイダッシュボードを作成するときに非常に役立ちます。
- Excelテーブルを使用すると、参照の代わりに列の名前を使用できます。たとえば、代わりにC2：C1000の場合、「Sales」を使用できます。
ダッシュボードの重要なExcel関数
次の方法で、優れたインタラクティブなExcelダッシュボードを多数作成できます。 Excelの数式を使用するだけです。
ドロップダウンリストから選択するか、スクロールバーを使用するか、チェックボックスを選択すると、結果に基づいて更新され、更新されたデータを提供する数式があります。ダッシュボードに表示します。
ExcelダッシュボードのExcel関数のトップ5は次のとおりです。
- SUMPRODUCT関数：インタラクティブなExcelダッシュボードを作成する際のお気に入りの関数です。変数が多い場合に複雑な計算ができます。たとえば、販売ダッシュボードがあり、東部地域の第3四半期に担当者のBobが行った販売を知りたいとします。このためのSUMPRODUCT数式を簡単に作成できます。
- INDEX / MATCH関数：Excelダッシュボードでデータを検索するためにINDEXとMATCH数式を組み合わせて使用することを大いに支持しています。 VLOOKUP関数を使用することもできますが、INDEX / MATCHの方が適していると思います。
- IFERROR関数：生データで計算を行うと、エラーが発生することがよくあります。私はIFERRORを広範囲に使用して、ダッシュボード（および生データでも何度も）のエラーを非表示にします。
- TEXT関数：動的な見出しまたはタイトルを作成する場合は、TEXT関数を使用する必要があります。
- ROWS / COLUMNS関数：式をコピーする必要があり、セルの右下に移動するときに引数の1つをインクリメントする必要がある場合に、これらを頻繁に使用します。
Excelダッシュボードで数式を操作する際の注意事項：
- 揮発性の数式（OFFSET、NOW、TODAYなど）の使用は避けてください。オン..）。これらはワークブックの速度を低下させます。
- 不要な数式を削除します。計算シートに追加の数式がある場合は、ダッシュボードを完成させるときにこれらを削除します。
- 長い配列の数式を避けるのに役立つ可能性があるため、ヘルパー列を使用します。
インタラクティブExcelダッシュボードをすばらしいものにするためのツール
Excelダッシュボードを動的でユーザーフレンドリーにするために使用できるインタラクティブなツールはたくさんあります。
私が定期的に使用しているツールのいくつかを次に示します。
- スクロールバー：スクロールバーを使用して、ブックの領域を節約します。たとえば、100行のデータがある場合、ダッシュボードに10行しかないスクロールバーを使用できます。ユーザーは、データセット全体を確認したい場合に、スクロールバーを使用できます。
- チェックボックス：チェックボックスを使用すると、選択を行ってダッシュボードを更新できます。たとえば、トレーニングダッシュボードがあり、会社のCEOである場合、会社のダッシュボード全体を確認します。しかし、私が営業部長である場合は、自分の部門の業績のみを確認したいと思います。このような場合、会社のさまざまな部門のチェックボックスを備えたダッシュボードを作成できます。
- ドロップダウンリスト：ドロップダウンリストを使用すると、ユーザーは排他的な選択を行うことができます。これらのドロップダウン選択を使用して、ダッシュボードを更新できます。たとえば、部門ごとにデータを表示している場合は、ドロップダウンに部門名を表示できます。
Excelグラフを使用してExcelダッシュボードでデータを視覚化する
グラフを使用すると、Excelダッシュボードが視覚的に魅力的になるだけでなく、使いやすく、解釈しやすくなります。
Excelダッシュボードでグラフを使用する際のヒントを次に示します。
- 選択適切なグラフ：Excelには多くのグラフオプションがあり、適切なグラフを使用する必要があります。たとえば、傾向を表示する必要がある場合は折れ線グラフを使用する必要がありますが、実際の値を強調表示する場合は、棒グラフ/縦棒グラフが適切な選択になる可能性があります。多くの専門家が円グラフの使用に反対するようアドバイスしていますが、私はあなたがあなたの裁量を使用することをお勧めします。視聴者が円グラフを見ることに慣れている場合は、これらを使用することもできます。
- 組み合わせグラフを使用する：ユーザーが値を比較して意味のある洞察を引き出すことができるため、組み合わせグラフを使用することを強くお勧めします。たとえば、売上高を縦棒グラフで、成長を折れ線グラフで表示できます。
- 動的グラフを使用する：ユーザーが選択できるようにし、グラフを更新する場合は、動的グラフを使用します。これで、動的グラフは、選択を行うとバックエンドでデータが更新される通常のグラフに他なりません。
- スパークラインを使用してデータをより意味のあるものにする：ダッシュボード/レポートに大量のデータがある場合は、スパークラインを使用してデータを視覚化することを検討できます。スパークラインは、セル内に存在する小さなグラフであり、データセットを使用して作成できます。これらは、時間の経過に伴う傾向を表示すると同時に、ダッシュボードのスペースを節約したい場合に役立ちます。 Excelスパークラインの詳細についてはこちらをご覧ください。
- 対照的な色を使用してデータを強調表示する：これは、わかりやすいようにグラフ内のデータを強調表示する必要がある一般的なグラフ作成のヒントです。たとえば、販売データがある場合は、販売額が最も少ない年を赤で強調表示できます。
ここで私のグラフ作成チュートリアルの一部を参照できます。
また、Excelグラフ作成をさらに高度にしたい場合は、Excelグラフ作成のエキスパートであるJonPeltierのブログにアクセスすることをお勧めします。
Excelダッシュボードの推奨事項と禁止事項
まずは禁止事項から始めましょう！
Excelダッシュボードを作成する際に避けることをお勧めする事項をいくつか示します。繰り返しになりますが、これらはプロジェクトと利害関係者によって異なりますが、ほとんどの場合に有効です。
- ダッシュボードを乱雑にしないでください：データとグラフがあるからといって、それがうまくいくとは限りません。ダッシュボードで。ダッシュボードの目的は、問題の特定や意思決定の支援であることを忘れないでください。したがって、関連性を保ち、そこに属していないものはすべて削除してください。私はよく、絶対に持っていなければならない何かがちょうど良いかどうかを自問します。次に、先に進んで、すべての便利な機能を削除します。
- 揮発性の数式を使用しないでください。計算が遅くなるためです。
- 余分なデータを保持しないでください。ワークブック：そのデータが必要な場合は、ダッシュボードのコピーを作成し、バックアップとして保持します。
次に、いくつかの推奨事項（またはベストプラクティス）を見てみましょう。
- グラフ/セクションの番号付け：ダッシュボードは、グラフとデータポイントのランダムなセットではありません。代わりに、それはあることが他につながる物語です。視聴者が正しい順序で手順を実行していることを確認する必要があるため、これらに番号を付けるのが最善です。ライブでプレゼンテーションを行うときにガイドできる場合もありますが、誰かが後の段階でダッシュボードを使用したり、ダッシュボードを印刷したりする場合に非常に役立ちます。
- ダッシュボード領域での移動を制限する：すべての行/列を非表示にして、ユーザーが誤ってスクロールして離れないようにします。
- 重要な行/列をフリーズする：ダッシュボードに常に表示する行/列がある場合は、フリーズペインを使用します。
- 図形/グラフを固定する：誰かがセルを非表示/サイズ変更したときに、図形/グラフまたはインタラクティブコントロールが非表示になったりサイズ変更されたりしないようにします。 Excelカメラツールを使用して、グラフ/表のスナップショットを作成し、Excelダッシュボードに配置することもできます（これらの画像は動的であり、バックエンドのグラフ/表が更新されると更新されます）。
- 提供するユーザーガイド：複雑なダッシュボードがある場合は、別のワークシートを作成して手順を強調表示することをお勧めします。そこにいないときでもダッシュボードを使用するのに役立ちます。
- 組み合わせグラフでスペースを節約：組み合わせグラフ（箇条書きグラフ、温度計グラフ、実際のグラフと目標のグラフなど）を使用してワークシートを保存しますスペース。
- 記号を使用する&条件付き書式：記号（上/下矢印やチェックマーク/クロスマークなど）と条件付き書式を使用して、ダッシュボードの分析レイヤー（ただし、やりすぎないでください）。
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ダッシュボードの例
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Excelダッシュボードで視覚化されたEPLシーズン
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