Una delle attività che richiedono tempo in Microsoft Word è pulire il testo da fonti esterne, specialmente quando il documento ha dei ritorni rigidi extra che vuoi eliminare. Questi documenti includono testo copiato da un PDF, trascrizioni di una riunione Zoom, testo da YouTube o altri servizi e documenti ricevuti da colleghi e clienti che potrebbero utilizzare altri programmi. La sfida è che stai sprecando troppo tempo a ripulire manualmente questi file per rimuovere i ritorni a capo che non sono necessari nel testo del documento.
Per i semplici passaggi per rimuovere facilmente i ritorni a capo o i segni di paragrafo da un file di testo in Microsoft Word continua a leggere o guarda il mio video:
Visualizzazione dei segni di paragrafo in un documento
La prima cosa che vuoi fare è ottenere maggiori informazioni. Lo farai lavorando con Mostra / Nascondi. Si trova nella scheda Home nel gruppo Paragrafo. Lo troverai con un simbolo di segno di paragrafo. Seleziona questa opzione e ora verranno visualizzati caratteri non stampabili, a volte indicati come caratteri nascosti. Puoi vedere dove si verificano i ritorni rigidi alla fine delle righe e dove interrompono il testo in punti scomodi. Nel documento di esempio qui sotto, è abbastanza facile vedere dove arrivano i ritorni rigidi. Cioè, il testo non si avvolge con quello che viene chiamato un ritorno morbido. Ci sono ritorni a capo alla fine di ogni riga che creeranno tutti i tipi di problemi di modifica e formattazione in un documento di Word.
Come rimuovere i ritorni a capo
Sebbene possa richiedere molto tempo, potremmo modificare manualmente il testo per eliminare i ritorni rigidi extra, aggiungere uno spazio o un segno di punteggiatura se necessario e continuare a ripulire il documento in questo modo. Tuttavia, esiste un approccio molto più semplice per rimuovere i ritorni rigidi. E questo è usare i comandi Trova e sostituisci. Il processo di base per rimuovere i ritorni a capo o i segni di paragrafo come descritto di seguito è:
- Salva il documento originale con un nuovo nome.
- Avvia il comando Sostituisci.
- Se necessario, sostituisci più ritorni a capo rigido che desideri mantenere con un segnaposto.
- Trova e sostituisci i ritorni a capo restanti utilizzando Altro > Speciale da Trova e Sostituisci nella finestra di dialogo. Scegli Segno di paragrafo dalle opzioni in Speciale. A seconda del documento, sostituisci i segni di paragrafo con uno spazio o niente.
- Se hai creato segnaposto per i segni di paragrafo che desideri mantenere, inverti i passaggi che hai utilizzato per il passaggio 3 per rimettere il paragrafo contrassegni che desideri conservare nel documento.
- Rivedi e modifica il documento secondo necessità per completare la pulizia del file.
Come trovare & Sostituisci segni di paragrafo
Per iniziare, troverai i comandi Trova e sostituisci sul lato destro della scheda Home. Puoi anche utilizzare le seguenti scorciatoie da tastiera:
- Trova: + F
- Sostituisci: + H
Probabilmente hai usato questi prima di trovare testo, forse punteggiatura, e sostituirlo con qualcosaltro. Ma cè di più in questa funzione che semplicemente cercare testo e sostituirlo con qualcosaltro. Innanzitutto, scegli Sostituisci. Dalla finestra di dialogo Trova e sostituisci, seleziona Altro. Questo ti dà la possibilità di perfezionare il modo in cui trovi e sostituisci. Per rimuovere i ritorni a capo da un file di testo, seleziona lopzione Speciale. Qui vedrai un numero qualsiasi di simboli e caratteri diversi che puoi trovare e sostituire, incluso il segno di paragrafo.
Per ripulire il nostro documenti, spesso si desidera trovare il punto in cui si trova il segno di paragrafo e sostituirlo con uno spazio o niente se è già presente uno spazio. Ora, se lo fai regolarmente, laltro modo per crearlo è con il simbolo del cursore (^) e la lettera P. Troverai il cursore nella parte superiore della tastiera sopra il tasto numero 6. Quindi ^ P è un altro modo per visualizzare il segno di paragrafo. Quindi, segui il contenuto che desideri sostituire, ad esempio uno spazio. Nota: prima di iniziare a modificare, crea una copia del documento nel caso in cui sia necessario tornare alloriginale.
Ma cè unaltra cosa a cui prestare attenzione perché potresti effettivamente voler avere dei ritorni a capo o segni di paragrafo al fine dei paragrafi veri. Noterai nel documento di esempio sopra che ci sono due ritorni rigidi alla fine dei paragrafi. Per questi tipi di documenti, non vogliamo necessariamente cercare tutti i segni di paragrafo e sostituirli perché ora stiamo creando un altro luogo in cui dovremo dedicare il nostro tempo a ripulire il documento.
In questo caso, dovrai cercare anche qualsiasi occorrenza in cui sono presenti due ritorni rigidi. Quindi, sostituirai i due ritorni rigidi con segnaposto. Ora, questo segnaposto potrebbe essere essenzialmente qualsiasi cosa che normalmente non apparirebbe nel documento. I segnaposto potrebbero essere un paio di asterischi (**), tre punti esclamativi (!!!) – solo qualcosa che può essere un punto in cui tornerai quando sarai pronto per terminare la modifica del documento. Se non sei ancora troppo sicuro, puoi sostituire i doppi resi rigidi individualmente utilizzando Trova successivo e poi Sostituisci. Una volta visto come funziona, prova a sostituire tutto. Ora hai quei segnaposto per dove vuoi effettivamente vedere un segno di paragrafo. Successivamente, puoi tornare nel testo e cercare questi segnaposto e sostituirli con i due ritorni rigidi per ogni punto in cui li desideri effettivamente nel documento finale.
Successivamente, è il momento di ripulire i ritorni a capo che si desidera rimuovere dal documento. Semplicemente, chiedi a Word di cercare ogni occorrenza di un hard return e, a seconda del contenuto, sostituiscilo con niente (lascia Sostituisci vuoto) o eventualmente aggiungi uno spazio. Ancora una volta, prova a sostituire tutto dopo aver testato alcune occorrenze.
Gli ultimi passaggi potrebbero essere reimpostare quei ritorni rigidi che sono attualmente rappresentati da segnaposto come due asterischi. Ricorda, i segnaposto non hanno alcun significato specifico. Li stai semplicemente usando come qualcosa che puoi trovare e poi sostituirli con due ritorni rigidi. Ancora una volta, li troverai nella finestra di dialogo Trova e sostituisci nella sezione Altro in Speciale. Controlla le altre opzioni perché vedrai molte cose da cercare in un documento oltre al semplice testo e punteggiatura.
Ora hai un documento che probabilmente necessita solo di un po di pulizia come laggiunta o eliminando alcuni spazi. Bastano pochi clic e alcune correzioni per risparmiare tempo nella modifica dei documenti di Word in modo da poterti concentrare su ciò che è più importante per te.
Di Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoft Certified Trainer, Productivity Speaker, Certified Presenter virtuale